يمكن أن يوفر لك Microsoft 365 Copilot الوقت من خلال إنتاج مسودة أولى متينة - سواء كانت رسالة بريد إلكتروني أو ملخص اجتماع أو اقتراح أو خطة أو تحليل. لكن الرد الأول نادرا ما يكون الرد الأخير. عندما يكون الإخراج قريبا ولكن ليس صحيحا تماما، عادة لا تحتاج إلى البدء من جديد. بدلا من ذلك، بعد تشخيص ما هو الخطأ في الإخراج الخاص بك، قم بالتكرار.
التكرار يعني إجراء تغيير صغير ومتعمد على موجهك أو إخراج Copilot بحيث يكون الإصدار التالي أكثر فائدة. إنها ليست علامة على فشل (كوبليوت) إنها الطريقة التي توجه بها نقطة بداية جيدة إلى شيء يمكنك استخدامه بثقة.
كيف أعمل التكرار على إخراج Copilot بشكل فعال؟
التكرار هو عادة تحسين الإخراج في خطوات هادفة. يمكنك الاحتفاظ بما يعمل وضبط ما لا يعمل فقط - مثل الهدف أو الجمهور أو مستوى التفاصيل أو التنسيق أو الدقة.
التكرار القوي هو:
- يحتوي على ما يكفي بحيث يمكنك معرفة ما تم تغييره من إصدار إلى آخر.
- مقصود بما يكفي لتحريك الإخراج بالقرب من هدفك.
- واضح بما فيه الكفاية أنه يمكنك مقارنة الإصدار الجديد مع الإصدار الأخير وتحديد ما إذا كان قد حسن النتيجة أم لا.
فكر في رد كوبليوت الأول كمسودة. دورك هو تشكيله، وليس استبداله بشكل افتراضي.
كيف أعمل التكرار على إخراج Copilot لتحسينه؟
عندما يحتاج الإخراج إلى تحسين، انظر إليه من خلال خمس عدسات: الهدفوالجمهوروالقيودوالأدلةوالبنية. تأتي معظم المراجعات من ضبط واحدة فقط من هذه.
الهدف
هل يركز الإخراج على الهدف أو النتيجة التي أحتاجها؟
إذا كانت الاستجابة تبدو واسعة جدا، فإن المشكلة الأكبر غالبا ما تكون أنها لا تهدف بإحكام بما فيه الكفاية إلى النتيجة التي تحتاجها.
| ما يجب البحث عنه | اسأل Copilot |
|---|---|
| الإخراج ذو صلة، ولكنه لا يدعم بوضوح الإجراء أو القرار أو النتيجة التي تهتم بها. | "أعد تركيز هذا على [الهدف أو النتيجة]. قم بإزالة أي شيء لا يدعم هذا الهدف مباشرة." |
الجمهور
هل هذا مكتوب للجمهور المناسب؟
يمكن أن تكون الاستجابة صحيحة ولا تزال تشعر بالخطأ للأشخاص الذين سيقرأونها. قد تكون النغمة تقنية جدا أو غير رسمية جدا أو داخلية جدا.
| ما يجب البحث عنه | اسأل Copilot |
|---|---|
| لا تناسب التفاصيل أو اللغة أو التوكيد القارئ. | "أعد كتابة هذا ل [الجمهور]. اضبط نغمة ومستوى التفاصيل، وركز على ما يهتم به هذا الجمهور أكثر من غيرها." |
القيود
هل يفي الإخراج بقيودي (الطول والتنسيق والنطاق)؟
في بعض الأحيان، لا تكون المشكلة هي المحتوى نفسه ، بل أن هناك الكثير منه، أو القليل منه، أو نوع خاطئ من التفاصيل.
| ما يجب البحث عنه | اسأل Copilot |
|---|---|
| الإخراج طويل جدا، غامض جدا، أو يتضمن معلومات غير ضرورية. | "راجع هذا إلى [الطول أو التنسيق]. قم بتضمين [يجب أن تحتوي على عناصر] فقط واترك [ما هو غير مطلوب]." |
الادله
هل يشمل الناتج تفاصيل ملموسة وأدلة مفيدة؟
اللغة المصقولة يمكن أن تخفي أحيانا نقصا في الجوهر. لا تساعد العبارات العامة دائما الأشخاص على التصرف أو اتخاذ القرار.
| ما يجب البحث عنه | اسأل Copilot |
|---|---|
| تبدو الاستجابة معقولة ولكنها تفتقر إلى إجراءات ملموسة أو أمثلة أو تفاصيل. | "اجعل هذا أكثر واقعية. أضف إجراءات أو أمثلة أو تفاصيل محددة تدعم النقطة الرئيسية." |
هيكل
هل الإخراج منظم بحيث يكون من السهل فحصه والعمل عليه؟
حتى المحتوى القوي يمكن أن يكون من الصعب استخدامه إذا كان مدفونا في فقرات طويلة أو مختلطة معا دون نمط واضح.
| ما يجب البحث عنه | اسأل Copilot |
|---|---|
| من الصعب فحص النقاط الرئيسية أو مقارنتها أو العمل عليها. | "إعادة تنسيق هذا ك [تعداد نقطي / قائمة اختيار / ملخص مختصر]. ضع [الأولوية] أولا واحتفظ بالباقي موجزا." |
كيف أعمل التكرار دون البدء من جديد؟
يمكن أن تساعدك عملية بسيطة على تحسين الإخراج بكفاءة:
- احتفظ بما يعمل بالفعل. إذا كانت الفكرة أو المحتوى الأساسي مفيدا، فابني عليه بدلا من تجاهله.
- ابحث عن أكبر فجوة. اسأل نفسك عما هو أكثر شعورا: الهدف أو الجمهور أو القيود أو الأدلة أو البنية.
- تغيير شيء واحد في كل مرة. ضبط متغيرات متعددة في وقت واحد يجعل من الصعب معرفة ما تم تحسينه بالفعل.
- مقارنة الإصدارات. تقييم ما إذا كان الإصدار الجديد أكثر وضوحا أو دقة أو أكثر ملاءمة في النغمة أو أكثر اكتمالا - وليس فقط مختلفا.
هذا النهج يبقيك في السيطرة ويجعل التكرار أسرع بمرور الوقت.
كيف يبدو التكرار الفعال في الممارسة العملية؟
غالبا ما تؤدي التغييرات الصغيرة الصريحة في المطالبات التي تستخدمها إلى تحسينات كبيرة.
مثال: تحويل تحديث الحالة إلى موجز جاهز للتنفيذ
| قبل المطالبة | بعد المطالبة | لماذا يعمل هذا |
|---|---|---|
| اكتب تحديث الحالة. | اكتب تحديثا للحالة من خمس رصاصات للقيادة التنفيذية. ركز على المراحل الرئيسية والمخاطر والقرار التالي المطلوب. استخدم لغة عادية واحتفظ بها أقل من 120 كلمة. | الجمهور واضح. يتم تعريف البنية. القيود صريحة. الهدف أكثر وضوحا. |
مثال: تحويل ملخص اجتماع إلى ملخص جاهز للإجراء
| قبل المطالبة | بعد المطالبة | لماذا يعمل هذا |
|---|---|---|
| تلخيص هذا الاجتماع. | تلخيص هذا الاجتماع لأصحاب المصلحة في المشروع الذين لم يحضروا. استخدم خمس رصاصات. قم بتمييز القرارات الرئيسية والمخاطر المفتوحة والمالكين والخطوات التالية. احتفظ بها أقل من 150 كلمة واستخدم لغة عادية. | يتم تعريف الجمهور (أصحاب المصلحة الذين فوتوا الاجتماع). الهيكل واضح (خمس رصاصات) تحد القيود من الطول والتعقيد. ويتحول التركيز من خلاصة عامة إلى نتائج موجهة نحو اتخاذ القرارات والعمل. |
تحول هذه الأنواع من التغييرات المستهدفة ملخصا عاما إلى شيء يمكن للقراء فهمه بسرعة والعمل عليه - دون إعادة كتابة الطلب من البداية.
متى يجب التكرار - ومتى يجب أن أبدأ من جديد؟
| التكرار عندما | البدء من جديد عندما |
|---|---|
| الإخراج مفيد في الغالب. الفكرة الأساسية صحيحة، ولكن النغمة أو التفاصيل أو البنية تحتاج إلى تحسين. تريد تحسين الوضوح أو الدقة أو ملاءمة الجمهور. |
الاستجابة تفوت هدفك بالكامل. السياق أو الافتراضات الرئيسية مفقودة. الاتجاه أو البنية خاطئة بشكل أساسي. |
إذا كان الأساس متوقفا عن التشغيل، فقد لا يساعد تحسينه. يمكن أن تكون إعادة تعيين الطلب أسرع.
قائمة التحقق من الجاهزية السريعة
قبل مشاركة إخراج Copilot أو العمل عليه، تأكد من:
✔️ الهدف: يدعم المحتوى بوضوح الهدف أو النتيجة المقصودة.
✔️ الجمهور: النغمة ومستوى التفاصيل والملائمة للقراء المقصودين.
✔️ القيود: يتم التحكم في الطول والتنسيق والنطاق - يتم تضمين ما يهم فقط.
✔️ الأدلة: الحقائق والأمثلة والمصادر والتوصيات دقيقة وملائمة ومدعمة بمعلومات جديرة بالثقة.
✔️ البنية: المحتوى منظم تنظيما جيدا وسهل الفحص وقابل للتنفيذ.
إذا كانت إحدى المناطق ضعيفة، فتكرر مرة أخرى.
تلميح
قم بتنزيل Iterate على إخراج Copilot للحصول على دليل مرجعي سريع لنتائج أفضل، وهو مورد عملي يمكنك إعادة النظر فيه أثناء العمل.