تخزين الملفات لعملك

أثناء متابعة إعداد عملك على Microsoft 365، من المهم فهم الخيارات المتوفرة لديك لمكان تخزين ملفاتك.

تتمثل إحدى أفضل الطرق لإعداد تخزين الملفات ومشاركتها لعملك في استخدام OneDrive للملفات الشخصية التي تريد التحكم في المشاركة معها، كما يجب أن يكون لدى SharePoint وTeams للملفات التي يجب أن يكون لكل شخص أو أكثر حق الوصول إليها.

OneDrive هو نظام أساسي للتخزين السحابي حيث يمكنك تخزين ملفاتك الفردية أو الشخصية. يتم دمج OneDrive بإحكام مع تطبيقات مثل Word وExcel وPowerPoint مما يجعله مكانا مناسبا لتخزين المستندات الحساسة والوصول إليها بأمان.

استخدم OneDrive عندما تريد إنشاء مستند خاص بك فقط، على سبيل المثال، عند العمل على معلومات حساسة للغاية أو خاصة.

لبدء استخدام OneDrive، سجل الدخول لتنزيل تطبيق OneDrive لسطح المكتب وتثبيته، ثم اتبع المطالبات لتسجيل الدخول وحدد المجلدات التي تريد مزامنتها مع السحابة. 

• لإنشاء ملف جديد في OneDrive، ما عليك سوى النقر فوق الزر جديد وتحديد نوع الملف الذي تريد إنشاؤه، مثل مستند Word أو جدول بيانات Excel.

• لإدارة الملفات في OneDrive، انقر بزر الماوس الأيمن فوق ملف وحدد إعادة تسمية لإعطائه اسما وصفيا أكثر أو اسحب الملفات وأفلتها إلى مجلدات مختلفة للحصول على مؤسسة أفضل.

• لمشاركة الملفات مع OneDrive - انقر فوق الزر مشاركة وأدخل عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين تريد مشاركة الملف معهم. تعرف على المزيد حول كيفية إدارة الملفات في OneDrive.

SharePoint هي أداة تعاون تستخدم لإدارة الملفات والمعلومات ومشاركتها عبر المؤسسة. يسمح SharePoint لعدة مستخدمين بالتعاون في موقع مركزي واحد.

استخدم SharePoint عندما تحتاج إلى إنشاء مستند ستتم كتابته وإدارته بواسطة فريق من الأشخاص أو عندما تحتاج إلى مشاركته على نطاق واسع. على سبيل المثال، استخدمه كموقع مركزي لأعضاء الفريق لعرض المخططات الزمنية والمهام والأحداث الرئيسية للمشروع. يسمح هذا للفرق بتعقب التقدم والبقاء في الجدول الزمني والتعاون بشكل أكثر كفاءة.

• لإنشاء ملف جديد في SharePoint، انتقل إلى مكتبة المستندات حيث تريد إنشاء الملف وانقر فوق الزر جديد.

• لإدارة الملفات، راجع ملفا لإجراء تغييرات عليه، ثم تحقق من الملف مرة أخرى عند الانتهاء.

• لمشاركة الملفات، انقر فوق الملف وحدد مشاركة. يمكنك أيضا التعاون في الوقت الحقيقي عن طريق فتح الملف في التطبيق المناسب، مثل Word أو Excel، وتمكين التأليف المشترك. لعرض الإصدارات السابقة من ملف، انقر فوق الملف وحدد محفوظات الإصدارات. تعرف على المزيد حول كيفية إدارة الملفات في SharePoint.