هدف المستخدم: تحسين أمثلية خطة المشروع للالتزام بتاريخ الانتهاء

	لقد أدخلت تغييرات على جدول المشروع مما أدى إلى نقل تاريخ الانتهاء إلى موعد بعيد جداً. لتثبيت تاريخ انتهاء المشروع، اضبط المهام الأكثر تأثيراً في تاريخ الانتهاء. تعتمد هذه المهام على المسار الهام للمشروع. للاطلاع على المزيد من المقالات في سلسلة الدلائل الإرشادية لإدارة المشاريع، راجع خريطة طريق إدارة المشروع.

تلميحات حول إدارة المشروع قبل البدء

عندما تُدخل تغييرات على مشروعك، ثمة ثلاثة عوامل تحتاج إلى أخذها في الاعتبار: تكلفة المشروع ونطاق التسليمات والوقت. تظهر هذه العوامل في أغلب الأحيان على شكل مثلث. ولا يمكنك تغيير نقطة واحدة في المثلث دون التأثير في النقاط الأخرى.

إليك أمثلة حول ما يعني ذلك بالنسبة إلى تاريخ انتهاء المشروع.

• عندما تقوم بتقديم التاريخ المجدول لانتهاء المشروع، قد يؤدي ذلك في نهاية المطاف إلى زيادة في التكاليف وإنقاص نطاق العمل.
• إذا كنت تخطط لعدم تغيير تكاليف المشروع إطلاقاً، فقد تحصل نتيجة لذلك على جدول أطول ونطاق عمل أصغر.
• إذا قمت بزيادة نطاق العمل أو عدد التسليمات، فقد يستغرق تنفيذ مشروعك وقتاً أطول وقد يحتاج إلى تكاليف أكثر ويتطلب عاملين إضافيين أو موارد إضافية.

إذا لم تكن ملما بشكل كاف بإدارة المشاريع بصرف النظر عن التخطيط الجيد الذي وضعته للمشروع، ستسير الأمور بشكل جيد. ابدأ بالبحث عن المشاكل الآن بدلا من البحث لاحقا عندما يمكن أن تزداد الأمور سوءا.

إليك بعض الطرق التي من شأنها مساعدتك على بدء مراقبة مشروعك وإصلاحه.

• إلقاء نظرة على المهام الأكثر أهمية أولا تكون بعض المهام أكثر أهمية من غيرها عندما تحتاج إلى حل المشاكل في المشروع. إن المهام الأكثر تأثيرا في الجدول هي المهام الهامة وهي المهام التي تحتاج إلى إيلاء أكبر قدر من الاهتمام لها.
• الحصول على طريقة العرض المناسبة لمشروعك يتضمن Project الكثير من طرق العرض والتقارير لمساعدتك على اكتشاف أخطاء المشروع. بالنسبة إلى المشاريع البسيطة، راقب تاريخ انتهاء المشروع بتأن باستخدام مخطط جانت. وبالنسبة إلى المشاريع المعقدة، راجع جداول التباينات أو تقارير القيمة المكتسبة.
• الحصول على تقارير أسبوعية عن الحالة ليس من السهل على الأشخاص إرسال تقارير عن حالة العمل. وثمة طرق بسيطة للحصول على الحالة وتقضي بالإعلام عنها خلال الاجتماعات الأسبوعية للفريق. قد يؤدي تحصيل الحالة أكثر من مرة واحدة في الأسبوع إلى نتائج عكسية.

إذا كنت مدير مشروع يتمتع بالحنكة لقد عملت في مجال إدارة المشاريع منذ فترة طويلة، ولكنك الآن تعمل على مشروع يحتاج إلى مراقبة عن كثب لكي لا تتخطى الميزانية.

علاوةً على ذلك، تطالبك الجهة الراعية بتقارير تنفيذية شهرية.

إليك بعض الطرق التي من شأنها مساعدتك على بدء مراقبة مشروعك وإعداد تقارير بشأنه وإصلاحه.

• إنشاء أساس للمشروع بعد إنشاء الجدول، احفظ إصدار الأساس. يعد الأساس بمثابة إصدار أصلي للمشروع يمكنك استخدامه لمقارنته مقابل تقدم المهام.
• الحصول على طريقة العرض المناسبة لمشروعك يتضمن Project الكثير من طرق العرض والتقارير لمساعدتك على اكتشاف أخطاء المشروع. ومع ازدياد التعقيدات في المشاريع، راجع جداول التباينات أو تقارير القيمة المكتسبة.
• الحصول على تقارير أسبوعية عن الحالة ومع ازدياد حجم المشاريع، يمكنك استخدام أساليب أكثر تقدما لتجميع تقارير أسبوعية عن الحالة. بإمكان أعضاء الفريق إدخال معلومات الحالة في قائمة مهام SharePoint، والتي يمكنك عندئذ مزامنتها مع Microsoft Project. إذا كنت تستخدم Project Professional، فيمكنك أيضا استخدام Project Web App لتجميع تقارير عن الحالة من فريقك. قد يؤدي تحصيل الحالة أكثر من مرة واحدة في الأسبوع إلى نتائج عكسية.
• فهم تحليل القيمة المكتسبة يساعدك تحليل القيمة المكتسبة على تحديد ما إذا كان مشروعك على المسار الصحيح.

مراقبة المشروع

الإجراء	الوصف
تعقب تقدم الجدول	استعرض تحديثات المهام من أعضاء الفريق للتعرّف على مكامن المشاكل. يمكنك تعقب التقدم بسرعة باستخدام مخطط جانت، أو يمكنك استخدام تحليل معقد للقيمة المكتسبة. يساعدك هذا في تقييم ما إذا كان العمل على المشروع يتقدم بالشكل المتوقع له.
عرض عوامل الجدولة وتعقّبها	تعرف على كيفية جدولة المشروع. يمكنك الاطلاع على كيفية تأثير التغييرات في جدول المهام على تاريخ انتهاء المشروع.
عرض المسار الهام للمشروع	اعرض المهام ذات التأثير الأهم على تاريخ انتهاء المشروع. خذ في الاعتبار هذه المهام أولاً لإصلاح المشاكل في جدولك.
اختيار طريقة العرض المناسبة للجدول الزمني لمشروعك	استخدم طرق العرض والتقارير في Project للكشف عن المكامن المحتملة للمشاكل وللمساعدة في إدخال التغييرات على الجدول.
تعيين الأساس وحفظه	لبدء عملية التعقب من جديد، ابدأ أساساً جديداً لمقارنة التقدم المستقبلي.
عرض تقرير حول المشاكل المحتملة	يمكنك إنشاء تقارير رسومية وتخصيصها لعمليات التقدم الحاصلة في المشروع. ويمكنك عرض هذه التقارير في Project أو تصديرها إلى تطبيقات أخرى مثل PowerPoint أو Excel أو Word.
البحث عن مشاكل في استخدام تحليل القيمة المكتسبة	تساعدك القيمة المكتسبة على الإجابة عن أسئلة كالسؤال التالي "بالنظر إلى كمية العمل التي تم إنجازها حتى الآن في هذا المشروع، ما المبلغ الذي كان من المفترض أن ننفقه؟" أو "هل سنتمكن من الانتهاء في الوقت المحدد؟"

أعلى الصفحة

إصلاح المشاكل

تغيير تاريخ البدء أو تاريخ الانتهاء	اختر تاريخا يبدأ أو ينتهي في تاريخ أقدم من تاريخ الخطة الحالية. إذا كان هذا أحد الخيارات لمشروعك، فحاول تغيير تاريخ البدء أولا.
تغيير مدة إحدى المهام	اعمل على تقليل مدد المهام لتقديم تاريخ الانتهاء. تأكد من عملك على تقليل مدد المهام للمهام الهامة التي لها التأثير الأهم على تاريخ انتهاء المشروع.
إعادة تعيين العمل على مهمة	عندما يعمل الأشخاص في مشروعك على عدد كبير من التعيينات في الوقت نفسه، دع Project يقوم بتوزيع العمل بطريقة متساوية أكثر من خلال تسوية تعيينات الموارد.
تقسيم مهمة	يمكنك تقسيم مهمة واحدة إذا كانت تتألف من عناصر متعددة يمكن العمل عليها في الوقت نفسه بواسطة موارد مختلفة. إذا قسمت مهمة مسار هام إلى هذه العناصر المختلفة بتعيينات مختلفة، فقد تتمكن من الوصول إلى تاريخ الانتهاء.
إضافة أشخاص إضافيين إلى مشروعك	يمكنك إضافة أشخاص للعمل على المهام التي تتسبّب في دفع تاريخ انتهاء المشروع.
إزالة شخص من الفريق	تعد إزالة أشخاص من المهام طريقة أخرى لتقديم تاريخ انتهاء المشروع. فقد يؤدي وجود عدد كبير من الأشخاص العاملين على مهمة ما، أو أشخاص غير ملائمين، إلى حدوث مشاكل في التواصل من شأنها زيادة مدة المهمة.
تغيير أيام العمل لتقويم المشروع	يمكنك تقديم تاريخ انتهاء المشروع عبر تغيير تقويم عمل الأشخاص. يمكنك إضافة أيام عمل إضافية إلى جدول الأشخاص، أو الطلب منهم العمل لوقت إضافي.
طرح سؤال في منتدى Project	احصل على أجوبة الخبراء عن الأسئلة التي تراودك حول Project. يتضمّن منتدى Project على Answers.com مستخدمين متمرسين بالإضافة إلى مستشاري Project الجاهزين للرد على استفساراتك.
التبليغ عن معلومات المشروع	بعد إدخال تغييرات على جدول أحد الأشخاص، يمكنك تبليغه بتلك التغييرات بحيث لا يتم فقدان المعلومات.
فهم المقايضة عند إدارة مشروع	سيكون أي تغيير يحدث في المشروع على حساب الوقت أو المال أو نطاق العمل. هذه هي العوامل الثلاثة التي تتعامل معها يوميا لإبقاء خطة مشروعك في إطار المسار السليم. تعرف على كيفية التعامل مع هذه القيود.
كيفية جدولة المهام بواسطة Project	مع قيام Project بضبط جدولك، قد تتنقل المهام بطريقة غير متوقعة. فهم "لماذا" الكبير. خلف محرك الجدولة القوي الخاص ب Project.

أعلى الصفحة