Ръководство за администратори за Групи на Microsoft 365 в Outlook

Групи на Microsoft 365 в Outlook предлагат мощно решение за комуникация и сътрудничество с хора както в компанията, така и извън нея. Създайте група за споделяне на папка "Входящи", календар, OneDrive, сайт на SharePoint, бележник на OneNote и др. Можете също така да поканите гости извън вашата фирма, така че те да могат да си сътрудничат с използване на едни и същи ресурси.

Когато създадете група на Microsoft 365, Outlook автоматично създава споделена папка "Входящи" на Outlook, споделен календар и библиотека с документи за съвместна работа по файлове. Можете също да създадете екип на Microsoft и да интегрирате задачи с Planner в Teams. Не е нужно да се безпокоите за ръчното задаване на разрешения за всички тези ресурси, тъй като добавянето на членове към групата автоматично им дава нужните разрешения за инструментите, които предоставя вашата група.

Групи на Microsoft 365 предоставят на членовете:

  • Споделена папка "Входящи " – мястото, където се провеждат разговорите, които традиционно водите в списъците си за разпространение. В тази споделена папка "Входящи" можете да търсите изпълнят, така че се създава жив архив на съобщенията на групата. Новодошлите в групата могат да търсят или да превъртат назад през хронологията, за да влязат бързо в крак с това, което е било публикувано в групата по-рано. Вижте: Изпращане на имейл до група в Outlook.
  • Библиотека със споделени файлове – вашата група има библиотека с файлове на SharePoint, където потребителите могат да съхраняват, споделят и работят съвместно по документи, работни книги, презентации, изображения или всякакъв друг вид файл, върху който трябва да работят. Вижте: Споделяне на файлове с група в Outlook.
  • Споделен календар – вашата група получава споделен календар, за да публикува събития, свързани с групата. Всеки член, който се е абонирал за групата, автоматично се кани за събитията, публикувани в календара, така че тези събития да могат да се показват и в неговите лични календари, ако желае. Вижте: Използване на Групов календар в Outlook за планиране и редактиране на събития.
  • Споделен бележник на OneNote – групата автоматично има споделен бележник на OneNote, където членовете на групата могат да събират и да работят съвместно по информация. Много групи използват бележника, за да създадат жива wiki страница с често задавани въпроси и други ресурси.
  • Достъп на гости – преди можехте да добавяте външни контакти към групите за разпространение, но всичко, което те получават, е имейл. С групите можете да предлагате на гостите достъп до имейл разговори, файлове и дори споделения бележник на OneNote. Вижте: Използване на групи в Outlook като гост.
  • Съдържанието е откриваемо – групите в Outlook са публични по подразбиране, което означава, че е лесно за други хора във вашата организация да откриват и да се присъединяват към или преглеждат материалите в групата. Ако съдържанието на групата е по-поверително, можете да я превключите на лична, което скрива съдържанието от хора, които не са членове, и изисква собственикът на групата да одобрява всяко искане за присъединяване.
  • Самостоятелно създаване – ИТ не трябва да затъва в искания от потребители за създаване на групи. Потребителите могат да създават собствени групи, ако е необходимо. Ако искате да контролирате кои потребители във вашата организация могат да създават групи, вижте: Управление кой може да създава Групи на Microsoft 365.

Администриране на вашите групи

Microsoft 365 предлага редица полезни инструменти и възможности за по-лесно управление и администриране на вашите групи.

Съвет

Показалец Групи на Microsoft 365 - често срещани задачи за лесен достъп до администраторска информация за създаване на групи, делегиране, управление на имейл, пощенски поток, възстановяване и полезни скриптове.

Управление на справочен указател

Поддържането на контрола над справочния указател е грижа на всеки администратор. Ето някои от инструментите, които Microsoft 365 предлага, за да улесни това:

  • Правила за наименуване – Правилата за наименуване ви позволяват да определите кои са и кои не са приемливи имена за вашите групи. Това не позволява на потребителите да дават нецензурни или забранени имена на групи. Освен това можете да наложите стандартни префикси или суфикси на фирмата към имената на групите.
    Динамично членство – динамичното членство ви позволява да зададете членство в група по правило, което добавя (или премахва) членове на група въз основа на метаданни (например отдел или роля) във вашия указател Active Directory. Вижте "Използване на атрибути за създаване на разширени правила " за повече информация относно създаването на динамично членство.
  • Скрито членство – ако имате причина да искате членството във вашата група да бъде поверително, например ако членовете са ученици, можете да скриете членството от външни лица.
  • Разрешения за създаване – може да има някои хора във вашата организация, на които не искате да можете да създавате нови групи. Има няколко метода за управление на разрешенията за създаване във вашия указател. Вижте "Управление на създаването на групи на Microsoft 365".
  • Регистрационни файлове за проверка – можете да имате по-голяма увереност, позволявайки на потребителите да създават групи и да управляват членството в група, тъй като регистрационните файлове за проверка на Групи на Microsoft 365 ви позволяват да проследите кой е създал или изтрил определена група или е направил промени в членството в групата. Вижте: Търсене в регистрационния файл за проверка в центъра за защита & съответствие на Microsoft 365.

Управление на доставянето

Управлението на доставянето ви дава някои методи за управление на това как съобщенията трябва да се изпращат или получават от групата. Освен това има инструменти за наблюдение на потока на тези съобщения. Вижте Групи на Microsoft 365 - често срещани задачи за повече информация.

  • Изпращане като или Изпращане от името на – Тези настройки позволяват на определени потребители да изпращат имейли, все едно са дошли от или са от името на групата.
  • Ограничения за подателя – тези настройки ви позволяват да управлявате кой има право да изпраща съобщения до групата. Групата може да е конфигурирана да позволява имейл от външни лица, но може да искате да я ограничите само до определени външни лица.
  • Поддръжка на външни потребители – чрез поканването на гости във вашата група вие можете да изберете те да бъдат включени в имейл разговорите на групата. Вижте "Добавяне на гости към групи в Outlook ", за да научите как да добавяте гости.
  • Транспортни правила – транспортните правила работят за групите точно както за вашия сървър на Exchange. Правилата могат да търсят съобщения, които отговарят на определени условия, и след това могат да предприемат действия по тези съобщения.
  • Имейл съвети – Имейл съветите са информативни съобщения, които се показват на потребителите, докато съставят съобщение. Те могат да помогнат за намаляване на съобщенията за недоставяне, като предупреждават потребителя, ако има вероятност съобщението му да отиде на външни лица или да надвиши квотите за съобщения.
  • Няколко прокси адреса – една група може да има псевдоними, точно както пощенската кутия на потребителите. Допълнителните адреси на прокси сървъри могат да бъдат удобни за приемане на съобщения, изпратени до тези други псевдоними, или за улесняване на достигането до група, която има дълго или трудно за изписване име. За повече информация вижте Изберете домейна, който да се използва при създаването на групи на Microsoft 365
  • Максимален размер за изпращане/получаване – Тези квоти могат да помогнат за намаляване на проблемите с получаването (или изпращането) на изключително големи съобщения от групата, за да се управляват по-добре изискванията за съхранение и пропускателна способност.

Правила за съдържанието

Microsoft 365 също ви предоставя някои инструменти за управление на вида съдържание, което се споделя във вашата група. Вижте Групи на Microsoft 365 - често срещани задачи за повече информация.

  • Указания за използване – ще можете да дефинирате указания за използване на Групи на Microsoft 365 – за да образовате потребителите си за най-добрите практики, които помагат за поддържането на ефективността на групите им, и да ги обучавате относно вътрешните правила за съдържанието.
  • Класификация на данните – ще можете да създадете персонализирана система за класификация на данните за Групи на Microsoft 365, която позволява разделяне на групи по тип правила (напр. "некласифицирани", "корпоративно поверително" или "строго секретно"). По този начин вашите групи могат да показват правилата на друго съдържание във вашата организация. Разширените правила позволяват на вашата организация да конфигурира крайна точка, която се повиква всеки път, когато се създава или променя група, а след това можете да внедрите свои собствени правила за създаване или промяна на групи.

Изисквания към акаунта

Всеки абонамент за Microsoft 365, който има Exchange Online и SharePoint Online, ще поддържа групи. Това включва плановете Business Essentials и Business Premium, както и плановете Enterprise E1, E3 и E5.

Ако имате план само за Exchange, все още можете да получите функциите "Споделена поща" и "Calendar" на групи в Outlook, но няма да получите библиотеката с документи, Planner или някоя от другите възможности.

Управление на промяната в Групи на Microsoft 365

Потребителите понякога се чувстват неудобно при промяната, затова е важно да комуникирате със съществуващите членове на вашите списъци за разпространение, за да ги информирате какво да очакват. Ето част от информацията, която трябва да включите в това съобщение, заедно с някои отговори, които може да намерите за полезни:

Какво представляват групите в Outlook?

Групите на Microsoft 365 в Outlook са единно решение за сътрудничество за екипи/групи, които искат място за споделяне на дискусии, файлове, календари и бележки по единен начин, който е лесен за намиране. Може би най-добрата функция е, че папката "Входящи" на групата поддържа хронология на обсъжданията, което улеснява търсенето в предишни обсъждания.

Намерете повече информация в Среда на групите в Outlook.

Защо правим тази промяна?

People често искат възможност да търсят съобщенията, публикувани в нашия списък за разпространение, за да намерят информация, която е била обсъждана в миналото. Надстройването на списък за разпространение до група означава, че хората не трябва да задават или отговарят на едни и същи въпроси отново и отново.

Освен това новата група ще включва календар за нашите групови събития, споделена библиотека с файлове и бележник на OneNote, където ще можем да си сътрудничим и да събираме информация за бъдещи справки.

Трябва ли да направя нещо, за да се присъединя към тази група, ако вече съм бил член на списъка за разпространение?

Не, ако вече сте били член на списъка за разпространение, вие автоматично ставате член на новата група.

Как да получа достъп до новата група в Outlook? Какво ще кажете за Outlook в уеб?

За достъп до новата група в Outlook просто отидете на категорията "Групи" в долната част на навигационния екран вляво. Ако често използвате тази група, помислете дали да не я закачите като предпочитана, като щракнете с десния бутон върху нея и изберете "Показвай като предпочитана".

Освен това има безплатни мобилни клиенти за Групи на Microsoft 365, налични на всяка мобилна платформа (iOS, Android и т.н.), така че да имате лесен достъп до групата в движение.

Не мога ли все още просто да изпращам имейл?

Да, разбира се. Същият имейл псевдоним, който сте използвали за списъка за разпространение, ще работи добре за групата в Outlook.

Също така...

Не забравяйте да им кажете кога ще настъпи тази промяна и към кого трябва да се свържат, ако имат допълнителни въпроси.

Мигриране на вашите списъци за разпространение (списъци с контакти)

Microsoft не предоставя инструмент за конвертиране на споделена пощенска кутия в група на Microsoft 365 или обратно. Можете обаче да надстроите списъците за разпространение до групи на Microsoft 365. Това е чудесен начин да предоставите на списъците за разпространение на вашата организация всички функции и функционалност на групите на Microsoft 365. Вижте Групи на Microsoft 365 - често срещани задачи за повече информация.

Кои списъци за разпространение не могат да бъдат надстроени до групи на Microsoft 365?

Можете да надстроите само управлявани от облака прости, невложени списъци за разпространение до групи на Microsoft 365. Вижте "Не може да се надстроят списъци за разпространение до групи на Microsoft 365".

След като сте мигрирали списъка с контакти

След като сте надстроили вашата група за разпространение до група на Microsoft 365, има няколко последващи задачи, които може да искате да изпълните, за да осигурите безпроблемното протичане.

  • Последващи действия с вашите потребители – свържете се с тях веднага след приключване на надстройката и след това отново няколко дни по-късно. Ако покажете, че слушате и отговаряте на въпроси, които може да имат, това ще ги направи щастливи и да се чувстват комфортно с промяната.
  • Следете отчетите за ангажираността – Порталът за Администриране на Microsoft 365 разполага с някои добри отчети, които могат да ви покажат колко потребители използват групата, колко често и какви функции използват. Тези отчети могат да ви помогнат да планирате своите последващи действия и обучение на потребителите, както и да подчертаете къде потребителите получават най-голяма полза от новата група. Вижте: Отчети за дейността в Център за администриране на Microsoft 365.
  • Споделете опита си – информирайте другите екипи във вашата фирма, че сте надстроили своята група за разпространение и какви стъпки сте предприели, за да бъде успешна! Споделянето на тази информация може да помогне на тези други екипи да последват примера ви и да извършат собствена успешна надстройка.

Научете от техническата общност на Групи на Microsoft 365

Имате въпроси за Групи на Microsoft 365? Посетете техническата общност на Групи на Microsoft 365.

Създаване на групи от различни приложения

Съвет

По подразбиране всички потребители могат да създават групи на Microsoft 365. Научете повече в "Управление кой може да създава Групи на Microsoft 365".

Можете да създавате Групи на Microsoft 365 от различни инструменти, включително Outlook, Outlook в уеб, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams и др. Кой инструмент да изберете, за да започнете, зависи от типа на групата, с която работите. Например в Microsoft обикновено започваме от Outlook, когато създаваме група, организирана около имейл и календар. Ако групата е за комуникация в цялата компания, ние сме склонни да започнем с Viva Engage. За съвместна работа, базирана на чат, сме стартирали нашата група от Microsoft Teams.

Не могат да бъдат видени нито публични групи, нито поверителни групи от хора извън вашата организация, освен ако тези хора не са били специално поканени като гости. Вижте "Добавяне на гости към групи в Outlook " за повече информация.

Най-добри практики за Групи на Microsoft 365

Управление на собственици, членове и гости

Собствениците на групи са модераторите на групата. Те могат да добавят или премахват членове и да имат уникални разрешения, като например възможността за изтриване на разговорите от споделената папка „Входящи“ или за промяна на различни настройки за групата. Собствениците на групи могат да преименуват групата, да актуализират описанието или картината и др. Ако сте запознати с ролите на SharePoint, тогава собственикът на групата е администратор на колекцията от сайтове.

Съвет

Най-добра практика е да имате поне двама собственици за дадена група, ако можете. По този начин, ако единият собственик е недостъпен, другият може да прави промени в групата.

Членовете на групата са редовните потребители във вашата организация, които използват групата за съвместна работа. Те имат достъп до всичко в групата, но не могат да променят настройките на групата. В SharePoint те се наричат членове на сайта. За информация за добавянето или премахването на членове на група вж. "Добавяне, редактиране и премахване на членове на групи в Outlook".

Гостите са като членове на групата, но те са извън вашата организация. По подразбиране вашите потребители могат да канят гости да се присъединят към вашата група и можете да контролирате тази настройка. За повече информация вижте "Добавяне на гости към групи в Outlook".

Използвайте Microsoft Teams за постоянна, базирана на чат работна област

Отличен начин да поддържате връзка с вашата група е Microsoft Teams. Microsoft Teams е вътрешният цикъл за вашия екип – постоянна, базирана на чат работна област, в която можете да провеждате неформални разговори в реално време, разговори около много конкретни теми или специфични подгрупи в групата. Въпреки че интеграцията с Teams не се извършва автоматично, можете лесно да създадете група на Teams, базирана на вашата група в Microsoft 365.

След като дадена група изпълни предназначението си, можете да я изтриете, за да освободите системни ресурси и да спре да се показва в списъците. Вижте "Редактиране или изтриване на група в Outlook " за повече информация. Ако не искате да се налага да помните да изтривате остарели групи, вашият администратор може да зададе правила за изтичане на срока, които ще доведат до изтичане на срока на старите групи и автоматичното им премахване след определен период от време. Вижте също: Правила за изтичане на срока на Microsoft 365 Group.

Осигуряване, именуване и защита на информацията

Има три основни модела на осигуряване на Групи на Microsoft 365: Отворен, администриран или контролиран. Всеки от тях има свои предимства.

Модел Предимства
Отвори (по подразбиране) Потребителите могат да създадат собствени групи, ако е необходимо, без да трябва да чакат или да безпокоят ИТ.
Администрирани Потребители искат група от ИТ. Той може да ги напътства в избора на най-добрите инструменти за сътрудничество за техните нужди
Контролирани Създаване на групи, ограничено до определени хора, екипи или услуги (Вижте: Контрол кой може да създава Групи на Microsoft 365)

Ако искате да контролирате как се именуват вашите Групи на Microsoft 365, можете да използвате правилата за наименуване, за да принудите имената на групи да се придържат към определени стандарти, включително префикс или наставки, както и да блокират нежелателни имена. Вижте правилата за именуване на Групи на Microsoft 365 за повече информация.

Всяка група има поне един собственик, който може да добавя или премахва членове, както и да прави някакви основни корекции за групата и нейното съдържание. Ако собственик на група (или собственици) напусне организацията по някаква причина, администраторът може да присвои нов собственик на групата. 

Освен това, ако имате разрешения за администратор на Exchange Online, можете да администрирате групите си от центъра за Администриране на Microsoft 365 (вижте Управление на членството в група в Център за администриране на Microsoft 365) или от PowerShell (вижте Управление на Microsoft 365) или от PowerShell (вижте Управление Групи на Microsoft 365 с PowerShell.

Може да дойде време, когато искате да изтриете група от вашия клиент. За информация как да изтриете група вижте: Изтриване на група в Outlook. Ако група бъде случайно изтрита, администраторите могат да възстановят тази група за период до 30 дни. Вижте: Възстановяване на изтрита група на Microsoft 365.

Ако предпочитате по-автоматизиран начин за управление на жизнения цикъл на вашите Групи на Microsoft 365, можете да използвате правила за изтичане на срока на групите за определен интервал от време. Собствениците на групата ще получат имейл 30, 15 и 1 ден преди изтичането на срока на групата, който им позволява лесно да подновят групата, ако тя все още е необходима. Вижте: Правила за изтичане на срока на Microsoft 365 Group.

Ограничения за група на Microsoft 365

Намерете ограниченията за групи в Общ преглед на Групи на Microsoft 365 за администратори.

Ако планирате да използвате функцията "Обратно записване на група" от инструмента Azure Active Directory Connect, максималната дължина е 448 знака, свързани с атрибута "Описание".

За повече информация относно мястото за съхранение в SharePoint Online вж. "Ограничения" за SharePoint Online.

Управлението на вашите Групи на Microsoft 365 е по-ефективно, когато имате информация за извършване на действия за използването на групи. Центърът за Администриране на Microsoft 365 разполага с инструмент за отчитане, който може да ви позволи да видите информация, като например използване на мястото за съхранение, колко активни групи имате и дори как потребителите използват групите. Вижте: Отчети на Microsoft 365 в центъра за администриране за повече информация.

Групи на Microsoft 365 ви предоставя редица инструменти за съответствие, защита на информацията и откриване на електронни данни.

Вж. също