Съвместна работа по бизнес документи

Когато започнете нов документ, най-добре е да го запишете в OneDrive. Това гарантира, че имате достъп до документа от всяко от вашите устройства и ви позволява лесно да го споделяте с други хора, вместо да изпращате различни копия на един и същ файл по имейл.

За да я запишете в OneDrive:

1. В Word изберете Файл > Запиши като.

2. Изберете OneDrive и след това папка, в която искате да я запишете.

3. Въведете име на файл и изберете Запиши.

С вашия файл в OneDrive сега той се записва автоматично. Край на загубата на напредъка, защото сте забравили да запишете. Когато сте готови да поканите други хора да работят по файла с вас или да получат обратна връзка:

1. Изберете Споделяне. 
   
   

2. Добавете имената или имейл адресите на хората, с които искате да споделите. Ако споделяте с други хора извън вашата фирма, не забравяйте да промените разрешенията на Всеки с връзката може да редактира.

   Съвет

   Прегледайте Споделяне на файлове и папки в OneDrive , за да научите повече за разрешенията за споделяне.

3. Добавете съобщение, ако искате, след което изберете Изпрати.

Получателите ще получат имейл с връзка към документа.

Или изберете Копирай връзката и след това можете да споделите връзката към документа по желания от вас начин, като например в имейл, чат съобщение или в друг документ.

След като споделите файл, можете да работите съвместно с други хора и да работите едновременно.

• Вижте кой друг е в документа и къде работи.

• Индикаторът за наличност показва къде някой прави промени. Виждате всички промени точно в момента, в който се правят.

• Добавете коментари и @mention други хора, за да получите въвеждане точно там, където искате.

Когато коментирате файл и използвате знака @-с нечие име, той получава имейл с връзка към вашия коментар. Щракването върху връзката ги пренася в документа и разговора.

1. Добавяне на коментар.

2. Въведете своя коментар. Използвайте @mention, за да наименуване на определени хора във вашия коментар.

3. Изберете Публикуване на коментар.

4. Получателят ще получи имейл известие. Те могат да отговорят на коментара направо от имейла или да изберат връзката, за да отидат директно на коментара.

Когато файлът е записан в OneDrive или SharePoint, използвайте хронологията на версиите, за да се върнете към предишна версия на файл, ако някой направи промяна, която не искате.

1. Изберете името на файла.

2. Изберете Хронология на версиите.

3. Изберете една от версиите.

4. Щракнете върху Промените или превъртете файла, за да сравните промените.

5. Изберете Възстановяване, за да заместите файла с по-старата версия.