Čas můžete snadno označit jako zaneprázdněný nebo mimo kancelář v Outlook kalendáři. Ale co když ho Microsoft 365 a nemáte povolené sdílení kalendáře, ale potřebujete dát svým spolupracovníkům čas od nápadné viditelnosti kanceláře? Tento článek vysvětluje, jak přidat přizpůsobené celodenní žádosti o schůzku do kalendářů spolupracovníků, aniž by to ovlivnilo dostupný volný čas v kalendářích.

  • Další informace o různých způsobech sdílení kalendáře s ostatními najdete v tématu Sdílení kalendáře Outlook s jinými lidmi.

  • Informace o tom, jak posílat odpovědi mimo kancelář, najdete v tématu Odeslání automatických odpovědí Office z Outlook.

Plánování dovolené s žádostí o schůzku je dvoukrokový proces. Nejdřív dejte spolupracovníkům vědět, že budete chybět přidáním dovolené do jejich kalendářů. Pak si zablokujte dovolenou ve vlastním kalendáři.

Krok 1: Přidání dovolené do kalendářů spolupracovníků

Když v kalendáři označíte čas jako "mimo kancelář", vaši kolegové ho uvidí, když se pokusí naplánovat schůzku s váma. Nebylo by ale skvělé, kdybyste mohli upozornit všechny najednou před časem, aniž byste ovlivnili jejich stav volného času nebo nezahájíte jejich kalendáře? Můžete to udělat tak, že nastavíte, aby se vaše informace v jejich kalendářích objevily jako celodenní událost, ale na rozdíl od běžné celodenní události, která je obvykle nastavená na "zaneprázdněn", se tato celodenní událost zobrazí jako volný čas. Dostupnost informací o volném čase vašich spolupracovníků není ovlivněna.

Poznámka: Žádosti o schůzku jsou určené k posílání mezi Outlook uživateli. Možnost zobrazit plány ostatních lidí při vytváření žádostí o schůzku v Outlook vyžaduje, aby vaše organizace Microsoft Exchange Server.

  1. V kalendáři klikněte na kartě Domů na Nová schůzka.

    Klávesová zkratka  Chcete-li vytvořit novou žádost o schůzku, můžete stisknout kombinaci kláves CTRL+SHIFT+Q.

  2. Do pole Předmět zadejte popis a v případě potřeby zadejte umístění do pole Umístění.

  3. V seznamechČas zahájení a Čas ukončení vyberte počáteční a koncový čas pro svůj čas mimo kancelář. U dovolených to obvykle zahrnuje celé dny. V takovém případě zaškrtněte políčko Celodenní událost.

    Poznámka: Ve výchozím Outlook používá aktuální nastavení časového pásma na vašem počítači k plánování. Pokud chcete naplánovat čas mimo kancelář na základě jiného časového pásma, klikněte ve skupině Možnosti na Časová pásma.

  4. Ve skupině Účastníci zrušte u možnosti odpovědiv rozevíracím tlačítku možnost Požádat o odpovědi.

  5. Ve skupině Možnosti klikněte v rozevíracím seznamuna možnost Zobrazit jako na možnost Zdarma. Pokud jste už zadali, že se jedná o celodenní událost, je možnost Zobrazit jako nastavená automaticky na Hodnotu Zdarma.

    Důležité informace: 

    • Ujistěte se, že je nastavení Zobrazit jako nastavené na Zdarma. To příjemcům žádosti o schůzku umožňuje přijmout žádost o schůzku a přidat si čas dovolené do kalendáře, ale ne blokovat čas v kalendáři. Kalendář příjemce bude pořád zobrazovat bezplatnou dostupnost pro plánování během dovolené.

    • Při výběru celodenní události je čas zahájení události o půlnoci. Pokud chcete, aby vaši kolegové dostávali upozornění v lichých časech, nastavte nastavení Připomenutí na Žádné.

  6. Zadejte všechny informace, které chcete s příjemci sdílet.

  7. Přidejte zamýšlené příjemce na řádek Do.

  8. Pokud upozorníte lidi na řadu opakovaných časů, kdy budete mimo kancelář, klikněte ve skupině Možnosti na Opakování,vyberte způsob opakování a potom klikněte na OK.

  9. Klikněte na Odeslat.

Když odešlete tuto žádost o schůzku s nastavenou možnost Zobrazit jako na hodnotu Zdarma,zobrazí se událost v horní části každého dne v kalendářích Outlook spolupracovníků – vizuální připomenutí, které nezablokuje žádnou pracovní dobu.

Poznámka: Pokud jste nevyberou celodenní událost, zobrazí se událost v časové mřížce. nezobrazí se v horní části dne. Pořád je ale označený jako volný čas.

Krok 2: Zablokování dovolené v kalendáři

Pokud jste postupovali podle pokynů v předchozí části, byla žádost o schůzku, kterou jste odeslali, označena jako volný čas, aby se zabránilo zablokování času v kalendářích jiných lidí. Čas je ale ve vlastním kalendáři také označený jako bezplatný. Teď si musíte vytvořit další událost, aby ostatní viděli, že v době, kterou určíte, nejste k dispozici.

Častou chybou je otevření položky žádosti o schůzku v kalendáři a změna nastavení Zobrazit jako z Bezplatné na Mimo Office po odeslání původní žádosti. Když to ale budete dělat, bude všem, které jste odeslali žádost o schůzku, odeslána aktualizace, změna bezplatného nastavení na Možnost mimo Office a porazí kroky, které jste podnikli, abyste tomu zabránili. V kalendáři musíte vytvořit duplicitní událost s nastavením Zobrazit jako nastaveným na Mimo Office.

Když lidé používají kalendář Outlook k naplánování schůzek a dalších událostí, uvidí vaši dostupnost, pokud jste nezměnili oprávnění pro svůj kalendář, abyste tomu zabránili. Obvykle mají události, schůzky a události nastavení Zobrazit jakozaneprázdněné. Můžete také vytvořit položky s nastavením Zobrazit jako v části Mimo Office. Položky nastavené na Mimo Office se považují za podobné jako položky nastavené na Zaneprázdněn – někdo by neměl očekávat, že budete v té době k dispozici. Vizuálně se tyto dva typy liší – položky nastavené na Office se zobrazují fialovou barvou, položky nastavené na Zaneprázdněn jsou označené modrým barevným motivem. Tento rozdíl ve vzhledu pomáhá zdůraznit, proč nejste k dispozici. Můžete třeba přesunout konfliktní zaneprázdněnou položku, ale pravděpodobně nejste schopni nebo ochotni změnit položku Mimo Office, jako je dovolená.

  1. V kalendáři klikněte na kartě Domů na Nová událost.

  2. Do pole Předmět zadejte název svého času pryč.

  3. V části Čas zahájení a Čas ukončeníklikněte na data, kdy čas pryč začíná a končí.

  4. Zaškrtněte políčko Celodenní událost.

  5. Změňte nastavení Zobrazit jako na Mimo Office.

  6. Klikněte na Uložit a zavřít.

Poznámka: Můžete zvážit odstranění (jenom z kalendáře) počáteční žádosti o schůzku, kterou jste odeslali jiným lidem. Nebo ho můžete nechat v kalendáři, abyste ji mohli použít k odeslání aktualizace nebo zrušení, pokud se změní vaše plány.

Důležité informace:  Office 2007 se už nepodporuje. Upgradujte na Microsoft 365, abyste mohli pracovat kdekoliv na libovolném zařízení a měli jste dál k dispozici podporu.

Upgradovat hned

Krok 1: Přidání dovolené do kalendářů spolupracovníků

Když v kalendáři označíte čas jako "mimo kancelář", vaši kolegové ho uvidí, když se pokusí naplánovat schůzku s váma. Nebylo by ale skvělé, kdybyste mohli upozornit všechny najednou před časem, aniž byste ovlivnili jejich stav volného času nebo nezahájíte jejich kalendáře? Můžete to udělat tak, že nastavíte, aby se vaše informace v jejich kalendářích objevily jako celodenní událost, ale na rozdíl od běžné celodenní události, která je obvykle nastavená na "zaneprázdněn", se tato celodenní událost zobrazí jako volný čas. Dostupnost informací o volném čase vašich spolupracovníků není ovlivněna.

Poznámka: Žádosti o schůzku jsou určené k posílání mezi Outlook uživateli. Možnost zobrazit plány ostatních lidí při vytváření žádostí o schůzku v Outlook vyžaduje, aby vaše organizace Microsoft Exchange Server.

  1. V nabídce Soubor přejděte na Nový apotom klikněte na Žádost o schůzku.

    Klávesová zkratka  Chcete-li vytvořit novou žádost o schůzku, můžete stisknout kombinaci kláves CTRL+SHIFT+Q.

  2. Do pole Předmět zadejte popis a v případě potřeby zadejte umístění do pole Umístění.

  3. V seznamechČas zahájení a Čas ukončení vyberte počáteční a koncový čas pro svůj čas mimo kancelář. U dovolených to obvykle zahrnuje celé dny. V takovém případě zaškrtněte políčko Celodenní událost.

    Poznámka: Ve výchozím Outlook používá aktuální nastavení časového pásma na vašem počítači k plánování. Pokud chcete naplánovat čas mimo kancelář na základě jiného časového pásma, klikněte na kartě Schůzka ve skupině Možnosti na Časová pásma.

  4. Ve skupině Možnosti klikněte v rozevíracím seznamuna možnost Zobrazit jako na možnost Zdarma. Pokud jste už zadali, že se jedná o celodenní událost, je možnost Zobrazit jako nastavená automaticky na Hodnotu Zdarma.

    Důležité informace: 

    • Ujistěte se, že je nastavení Zobrazit jako nastavené na Zdarma. To příjemcům žádosti o schůzku umožňuje přijmout žádost o schůzku a přidat si čas dovolené do kalendáře, ale ne blokovat čas v kalendáři. Kalendář příjemce bude pořád zobrazovat bezplatnou dostupnost pro plánování během dovolené.

    • Při výběru celodenní události je čas zahájení události o půlnoci. Pokud chcete, aby vaši kolegové dostávali upozornění v lichých časech, nastavte nastavení Připomenutí na Žádné.

  5. Zadejte všechny informace, které chcete s příjemci sdílet.

  6. Přidejte zamýšlené příjemce na řádek Do.

  7. Pokud upozorníte lidi na řadu opakovaných časů, kdy budete mimo kancelář, klikněte na kartě Schůzka ve skupině Možnosti na Opakování,vyberte způsob opakování a potom klikněte na OK.

    Po přidání způsobu opakování se karta Schůzka změní na kartu Řada schůzek.

  8. Na kartě Schůzka klikněte ve skupině Zobrazit na Událost.

  9. Klikněte na Odeslat.

Když odešlete tuto žádost o schůzku s nastavenou možnost Zobrazit jako na hodnotu Zdarma,zobrazí se událost v horní části každého dne v kalendářích Outlook spolupracovníků – vizuální připomenutí, které nezablokuje žádnou pracovní dobu.

Poznámka: Pokud jste nevyberou celodenní událost, zobrazí se událost v časové mřížce. nezobrazí se v horní části dne. Pořád je ale označený jako volný čas.

Krok 2: Zablokování dovolené v kalendáři

Pokud jste postupovali podle pokynů v předchozí části, byla žádost o schůzku, kterou jste odeslali, označena jako volný čas, aby se zabránilo zablokování času v kalendářích jiných lidí. Čas je ale ve vlastním kalendáři také označený jako bezplatný. Teď si musíte vytvořit další událost, aby ostatní viděli, že v době, kterou určíte, nejste k dispozici.

Častou chybou je otevření položky žádosti o schůzku v kalendáři a změna nastavení Zobrazit jako z Bezplatné na Mimo Office po odeslání původní žádosti. Když to ale budete dělat, bude všem, které jste odeslali žádost o schůzku, odeslána aktualizace, změna bezplatného nastavení na Možnost mimo Office a porazí kroky, které jste podnikli, abyste tomu zabránili. V kalendáři musíte vytvořit duplicitní událost s nastavením Zobrazit jako nastaveným na Mimo Office.

Když lidé používají kalendář Outlook k naplánování schůzek a dalších událostí, uvidí vaši dostupnost, pokud jste nezměnili oprávnění pro svůj kalendář, abyste tomu zabránili. Obvykle mají události, schůzky a události nastavení Zobrazit jakozaneprázdněné. Můžete také vytvořit položky s nastavením Zobrazit jako v části Mimo Office. Položky nastavené na Mimo Office se považují za podobné jako položky nastavené na Zaneprázdněn – někdo by neměl očekávat, že budete v té době k dispozici. Vizuálně se tyto dva typy liší – položky nastavené na Office se zobrazují fialovou barvou, položky nastavené na Zaneprázdněn jsou označené modrým barevným motivem. Tento rozdíl ve vzhledu pomáhá zdůraznit, proč nejste k dispozici. Můžete třeba přesunout konfliktní zaneprázdněnou položku, ale pravděpodobně nejste schopni nebo ochotni změnit položku Mimo Office, jako je dovolená.

  1. V kalendářipřejděte v nabídce Soubor na Novýa potom klikněte na Událost.

  2. Do pole Předmět zadejte název svého času pryč.

  3. V části Čas zahájení a Čas ukončeníklikněte na data, kdy čas pryč začíná a končí.

  4. Zaškrtněte políčko Celodenní událost.

  5. Změňte nastavení Zobrazit jako na Mimo Office.

  6. Klikněte na Uložit a zavřít.

Poznámka: Můžete zvážit odstranění (jenom z kalendáře) počáteční žádosti o schůzku, kterou jste odeslali jiným lidem. Nebo ho můžete nechat v kalendáři, abyste ji mohli použít k odeslání aktualizace nebo zrušení, pokud se změní vaše plány.

Viz taky

Začínáme s Outlook kalendářem

Naplánování schůzky s dalšími lidmi

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojit se k programu Microsoft Insider

Byly tyto informace užitečné?

Jak jste spokojeni s kvalitou překladu?

Co ovlivnilo váš názor?

Máte další zpětnou vazbu? (Nepovinné)

Děkujeme za váš názor!

×