|
Når du sætter personer i gang med at arbejde på dit projekt, skal du huske to ting:
Du kan finde flere artikler i denne serie af projektstyringsvejledninger i Vejkortet for projektstyring. |
|---|
Tip til projektstyring før du starter. . .
Hvis projektledelse er nyt for dig Hvis du ikke har meget erfaring med projektstyring, forstår du muligvis, at der er mere at bekymre sig om end blot at tilføje opgaver, f.eks. hvor mange personer du skal tilføje, hvordan du tager højde for personernes ferietid, og hvordan og hvor du skal angive personlige oplysninger som telefonnumre, mailadresser og aflønningsoplysninger.
Her er nogle tip til at komme i gang.
Lære, hvilke typer ressourcer du kan tildele opgaver Når du har indsamlet de oplysninger om projektopgaver, du skal bruge, skal du identificere den type ressourcer, du skal bruge.
- People Resources Dette er ressourcer, vi normalt ser som dem, der arbejder på opgaver. Projektledere kalder nogle gange disse for arbejdsressourcer i modsætning til materialer og udstyr.
- Ressourcer til virksomheder Disse ressourcer er arbejdsressourcer, som administreres og deles på tværs af en organisation. Virksomhedsressourcer bruges med Project Professional.
- Materielle ressourcer Disse ressourcer omfatter computere eller maskineri, som bruges til at fuldføre arbejdet på opgaver.
- Standardressourcer Disse ressourcer angiver personalekrav til opgaver og ikke bestemte personer, f.eks. tømrere eller udviklere.
Overvej, hvordan antallet af ressourcer ændrer varigheden Når du lægger flere ressourcer på en opgave, forventer du, at varigheden af en opgave bliver kortere. I mange tilfælde kan det dog have den modsatte virkning at føje personer til en opgave. Det kan tilføje ekstra omkostninger, ekstra kommunikation og anden ineffektivitet. For eksempel vil designet af en ny betalingsbro sandsynligvis ikke gå hurtigere, hvis du fordobler antallet af arkitekter på projektet. Project giver dig mulighed for at styre, hvad der sker med opgavevarigheder, efter du har føjet til opgaver.
Overvej, hvordan en persons evner påvirker opgavevarigheder En persons oplevelse kan direkte påvirke opgavens varighed. Du kan forvente, at en person med fem års erfaring kan udføre en opgave på kortere tid end en person med to.
Hvis du er erfaren projektleder I takt med at projekterne bliver større, er der flere ting at tænke over. Du bekymrer dig nu om at bruge ressourcer i andre afdelinger, ansætte leverandører, spore hundrede personers arbejde, generere rapporter til ledere og mange andre kompleksiteter, du ikke engang har tænkt på endnu. Heldigvis har Microsoft Project de ekspertværktøjer, du har brug for.
Her er et par tip, der kan øge din ekspertise.
Gennemse og justere skøn for varigheden Brug de oplysninger, du indsamler om dit aktuelle projekt og lignende projekter, til at finjustere skønnet for varigheden. Nøjagtigheden af dine skøn for ressourcekrav (og i sidste ende projektomkostningerne) afhænger i høj grad af nøjagtigheden af dine skøn for opgavens varighed.
Spore ressourceforløb Sørg for, at personerne i dit projekt regelmæssigt indsender statusopdateringer for deres opgaver. Visninger og rapporter i Microsoft Project hjælper dig med at holde styr på, hvad hver enkelt udfører på projektet.
Identificere problemer med ressourceallokeringer Project kan hjælpe dig med at identificere, hvornår personer arbejder på for mange opgaver ad gangen.
Holde øje med de oprindelige planer De oprindelige planer giver dig et øjebliksbillede af dit projekt, så du sammenligner de aktuelle fremskridt med det, du havde planlagt til at starte med.
Fordele arbejde ved udjævning Når personer arbejder på for mange opgaver ad gangen, kan Project justere tildelinger, så der opnås en mere realistisk arbejdsbyrde. En måde at udjævne denne belastning på er ved at distribuere projektarbejdet jævnt.
Eksportér projektdata til Excel til yderligere analyse Excel kan hjælpe dig, når du har brug for yderligere analyse af Project-oplysninger. Du kan f.eks. eksportere opgave- og ressourceoplysninger til Excel til avancerede rapporter over oparbejdet værdi og derefter vise oplysningerne ved hjælp af minidiagrammer for at se, hvordan omkostningerne bruges i forhold til mængden af udført arbejde.
Oplær medarbejdere med nye færdigheder Store organisationer investerer tid og penge i at uddanne deres medarbejdere til nye færdigheder og til arbejde på tværs af forskellige miljøer. Uddannelse af nuværende medarbejdere kan være en omkostningseffektiv måde at forbedre præstationen på end at ansætte nye medarbejdere.
Trin 1: Føje personer til projektet
| Føje personer til dit projekt | Du skal tilføje personer samt andre ressourcer, før du kan tildele dem til arbejde på opgaver. De andre ressourcer kan omfatte materielle ressourcer som cement eller maling eller omkostningsressourcer som flybilletter og spisning. |
|---|---|
| Ændre arbejdsdage for projektkalenderen | Når du har føjet personer til et projekt, skal du ændre deres arbejdskalendere for at tage højde for deres arbejdstid. Project går ud fra, at de fleste personer har en standardarbejdsuge, der går fra mandag til fredag fra 08:00 til 17:00. Men du behøver ikke at holde dig til den plan. |
| Tilføje helligdage og fridage | Vi har alle brug for ferier. Vi bliver alle syge. Og vi kan alle godt lide vores ferie. Få mere at vide om, hvordan du tager højde for disse ikke-planlagte tider ved at føje dem til tidsplanen. |
| Dele personer ved hjælp af en ressourcepulje | Du kan føje personer til dit projekt fra en ressourcepulje. En ressourcepulje gør det lettere for dig at holde alle oplysninger om personer i én Project-fil, der bruges som en del af masterprojekter. |
| Skjule en kolonne med følsomme oplysninger | Du kan føje følsomme oplysninger som lønninger og telefonnumre til et projekt, men skjule disse oplysninger fra visninger – uden at miste oplysninger. |
Trin 2: Tildele personer og andre ressourcer til opgaver
| Tildele personer til at arbejde på opgaver | Når du har føjet opgaver til din plan, kan du begynde at tildele personer til at arbejde på dem. |
|---|---|
| Få vist ressourcers arbejdsmængder og tilgængelighed | Du kan finde over- eller underallokerede ressourcer i et projekt eller på tværs af projekter og se, om de tildelinger, du har foretaget, har resulteret i konflikter. |
| Vise opgavenavne ud for søjlerne i Gantt-diagrammet | Det er nemmere at forstå Gantt-diagrammer, hvis der vises opgavenavne ved siden af dem. Det er nyttigt i rapporter og møder. |
| Angive omkostninger for personer og materialer | Når du føjer personer til et projekt, tilføjer du omkostninger for dem. Derefter, når du har tildelt personer til at arbejde på opgaver, beregnes projektets omkostninger automatisk i Microsoft Project. |
| Kontrollere statusopdateringer | Hvis personer har angivet deres arbejdsstatus i Project Web App, kan du se ændringer i tidsplanen i Project. |
| Fjerne en person fra projektet | Folk forlader projekter, forlader virksomheden, eller de har måske aldrig været der, hvis et navn har været stavet forkert. Af alle disse årsager kan det være nødvendigt at fjerne personer fra et projekt. |
Trin 3: Administrere personer og andre ressourcer
| Vælge den rigtige visning til visning af ressourcer | Når du har tildelt personer til opgaver, og arbejdet er begyndt, kan du bruge de mange visninger i Project til at overvåge deres fremskridt og foretage ændringer i planen. |
|---|---|
| Ændre en opgaves varighed | En metode til håndtering af problemer med arbejdsbyrde er at reducere opgavevarigheder. |
| Distribuere arbejde for at lette personers arbejdsbelastning | Når folk i dit projekt arbejder på for mange opgaver ad gangen, kan du lade Project fordele arbejdet mere jævnt. |
| Ændre den indsatsbaserede indstilling for opgavetyper | Når føjer personer til eller fjerner dem fra en opgave, forlænges eller forkortes varigheden af opgaven i Project. Dette er indsatsbaseret planlægning. Hvis du ikke vil have, at varigheden ændres, kan du ændre indstillingen for indsatsbaseret planlægning for opgaven. |
| Spore tidsplanens status | Sporing af arbejdet i et projekt er ikke kun vigtigt for at sikre, at projektet afsluttes til tiden. Det giver også mulighed for at lære af de fejl, der blev begået i et projekt. |
| Gemme en oprindelig plan | Når din chef spørger, hvordan det går med projektet i forhold til den oprindelige plan, så er det sidste, du vil sige til ham "det ved jeg ikke". Det kan du undgå ved at have en oprindelig plan som et øjebliksbillede af den oprindelige tidsplan, før projektet starter. |
| Få vist en projektrapport over personers fremgang | Opret og tilpas grafiske rapporter over projektforløb. Du kan få vist disse rapporter i Project eller eksportere dem til andre programmer, f.eks. PowerPoint, Word eller Excel. |
Gå tilbage til Vejkortet for projektstyring