Mit Farbkategorien können Sie verwandte Elemente in Microsoft Outlook auf einfache Weise erkennen und gruppieren. Weisen Sie einer Gruppe verwandter Elemente, wie beispielsweise Notizen, Kontakte, Termine oder E-Mail-Nachrichten, eine Farbkategorie zu, sodass Sie die Elemente schnell nachverfolgen und organisieren können. Sie können Elementen auch mehrere Farbkategorien zuweisen.

Aufgaben mit mehreren Kategorien

Sie können aus einer Reihe von Standardkategorien auswählen oder eigene Kategorien erstellen und die Kategorien dann Ihren Outlook-Elementen zuweisen. Die Kategoriefarben werden in Tabelle angezeigt, z. B. in Ihrem Posteingang und innerhalb der geöffneten Elemente selbst. Kategorien können von Ihnen mit einem aussagekräftigeren Namen versehen und die Farben der Kategorien können geändert werden. Diese flexible Gestaltung ermöglicht Ihnen das Entwickeln eines Farbkategoriesystems, das Ihren Anforderungen gerecht wird.

Hinweis: Wenn Sie Outlook mit einem IMAP-Konto verwenden, können Sie einem Element keine Kategorien zuweisen. Der ImAP-E-Mail-Kontotyp unterstützt keine Kategorien.

Zuweisen einer Farbkategorie zu einer E-Mail

Um einer Nachricht in der Nachrichtenliste eine Farbkategorie zuzuweisen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht. Wählen Sie Kategorisieren und dann eine Kategorie aus der Liste aus.

Tipp: Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht klicken und nur Optionen zum Kennzeichnen der Nachricht angezeigt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den leeren Bereich rechts neben dem Namen des Absenders.

Hinweis: Wenn Sie eine zweite oder dritte Farbkategorie zuweisen möchten, können Sie diese Aktion mehrmals ausführen.

Um eine Farbkategorie aus dem Lesebereich oder einer geöffneten Nachricht zuzuweisen, wählen Sie im Menüband aus der Gruppe Tags die Option Kategorisieren und dann eine Kategorie aus der Liste aus.

Wenn Kategorisieren nicht angezeigt wird, wählen Sie im Menüband die Dropdownliste unter Tags aus.

Kategorisieren

Hinweis: In der Dropdownliste Kategorisieren werden die zehn zuletzt verwendeten Kategorien angezeigt. Wenn Sie über weitere Kategorien verfügen, müssen Sie Alle Kategorien auswählen, um den Rest der Liste anzuzeigen.

Die Standardfarbkategorien haben generische Namen, z. B. "Rote Kategorie" und "Blaue Kategorie". Damit Sie Ihre kategorisierten Elemente einfach erkennen und strukturieren können, haben Sie die Möglichkeit, die Farbkategorien mit Namen umzubenennen, die für Sie aussagekräftig sind.

Hinweise: 

  • Wenn Sie einem Element zum ersten Mal eine vorhandene Farbkategorie zuweisen, werden Sie aufgefordert, die Farbkategorie umzubenennen.

  • Wenn Sie eine Farbkategorie ändern, die bereits Elementen zugewiesen ist, werden alle Elemente, denen diese Kategorie zugewiesen ist, auf den neuen Namen aktualisiert.

  1. Wählen Sie auf der Symbolleiste Kategorisieren Schaltflächensymbolaus.

  2. Wählen Sie Alle Kategorien aus.

    Dropdownmenü kategorisieren

  3. Wählen Sie in der Liste Name den Namen einer Farbkategorie und dann Umbenennen aus.

  4. Geben Sie in der Liste Name den neuen Namen für die Farbkategorie ein.

    Zum automatischen Zuweisen der Farbkategorie, die Sie umbenennen, zu Elementen, die im Hauptfenster der Outlook ausgewählt sind, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Farbkategorie in der Liste Name, und wählen Sie dann OK aus.

  1. Wählen Sie in einem beliebigen Nachrichtenordner in der Gruppe Kategorien im Menüband die Option Kategorisieren > Alle Kategorien aus.

    Dropdownmenü kategorisieren

    Hinweis: Bei Kalenderelementen wird die Gruppe Kategorien auf der Registerkarte Termin oder Besprechung angezeigt. Bei einem geöffneten Kontakt oder einer geöffneten Aufgabe wird die Gruppe Kategorien auf der Registerkarte Start angezeigt.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Farbkategorien auf Neu.

  3. Geben Sie einen Namen für die Kategorie ein, und wählen Sie eine Farbe sowie optional eine Tastenkombination aus. Wählen Sie dann OK aus.

    Neue Kategorie hinzufügen

Eine Schnellklick-Kategorie ist eine Standardkategorie, die Sie in bestimmten Tabellenansichten festlegen können. Wenn Sie den Lesebereich beispielsweise deaktivieren oder unter die Nachrichtenliste verschieben, werden in Ihrem Posteingang zusätzliche Spalten angezeigt, z. B. "Empfangen", "Kategorie" und "Erwähnung". Zum Zuweisen einer Schnellklick-Kategorie in einer dieser Ansichten klicken Sie in die Spalte "Kategorie", um eine Kategorie festzulegen.

  1. Wählen Sie im Menüband in der Gruppe Kategorien die Option Kategorisieren > Schnellklick festlegen aus.

  2. Wählen Sie mithilfe der Dropdownliste eine Farbkategorie aus, und klicken Sie dann auf "OK".

Tipp: In einer geöffneten Nachricht können Sie im Menü Kategorisieren auf Schnellklicken festlegen klicken, um die Standardfarbkategorie für alle zukünftigen Nachrichten (und nicht nur für die aktuell ausgewählte Nachricht) festzulegen.

Indem Sie einer Kategorie eine Tastenkombination zuordnen, können Sie die Kategorie schnell einem Element zuweisen, z. B. einer E-Mail-Nachricht, indem Sie das Element in Ihrem Posteingang oder in einer anderen Kategorieansicht auswählen und dann die Tastenkombination drücken. Sie können die Tastenkombination auch verwenden, um mehrere Elementen gleichzeitig eine Farbkategorie zuzuweisen.

  1. Wählen Sie auf der Symbolleiste des Hauptfensters OutlookKategorisieren Schaltflächensymbolaus.

  2. Wählen Sie unten im Menü Alle Kategorien aus.

  3. Aktivieren Sie in der Liste Name das Kontrollkästchen für eine Farbkategorie.

  4. Wählen Sie in der Liste Tastenkombination eine Tastenkombination aus.

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