Verwenden von Microsoft Viva Insights in Outlook

Besprechungen sind für eine gesunde Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung. Bessere Besprechungsmethoden können die Produktivität, den Austausch von Informationen, Innovation, Entscheidungsfindung und Verbindungen zwischen Teammitgliedern verbessern.

Unter Vorbereiten auf Ihre Besprechungen wird eine Liste der anstehenden Besprechungen angezeigt, die Sie organisiert haben oder zu denen Sie für die nächsten sieben Kalendertage (einschließlich des aktuellen Tages) eingeladen wurden. Diese Erkenntnis hilft Ihnen zu entscheiden, ob jede Besprechung einsatzbereit ist. Wählen Sie Für Ihre Besprechungen vorbereiten aus, um einen Einblick in jede Ihrer anstehenden Besprechungen zu erhalten. Wählen Sie diese Option aus, um nach Allen, Organisiert oder Eingeladenen Besprechungen zu filtern.

Mit dieser Erkenntnis können Sie folgendes tun:

• Teilnehmer anzeigen: Ermitteln Sie den Prozentsatz der eingeladenen Personen, die die Besprechung angenommen haben, und die Anzahl der eingeladenen Personen. Wählen Sie den Pfeil nach unten aus, um weitere Informationen zu diesen Teilnehmern anzuzeigen.

• Anzeigen von Konflikten: Rufen Sie eine Liste aller anderen Besprechungen ab, bei denen ein Konflikt mit dieser Besprechung besteht.

• Antworten (wenn Sie eingeladen sind): Antworten Sie auf die Einladung mit "Ja" oder "Nein". Wenn Sie bereits geantwortet haben, wird Ihre Antwort hier angezeigt. Wenn eine Besprechung außerhalb Der üblichen Besprechungszeiten geplant ist (wenn Sie normalerweise Besprechungen während und außerhalb des Arbeitstags organisieren und daran teilnehmen), wird sie mit einer Option zur entsprechenden Antwort hervorgehoben.

• Anlagen anzeigen: Zeigen Sie die Anzahl der Anlagen im Zusammenhang mit dieser Besprechung sowie deren Titel und Speicherort (online oder lokal) an. Wenn eine Anlage online gespeichert ist, zeigen Sie weitere Details dazu an, oder öffnen Sie sie.

• Verwandte Dokumente anzeigen: Zeigen Sie Dokumente an, die Ihnen bei der Vorbereitung auf die Besprechung helfen können.

• Bestimmen Sie, ob die Besprechung über einen Onlinelink verfügt (wenn Sie der Organisator sind): Wenn die Besprechung über einen Onlinelink verfügt, sehen Sie hier ja. Wenn dies nicht der Fall ist, werden Sie ein Nein bemerken.

• Buchvorbereitungszeit: Buchen Sie entweder 15 Minuten oder 30 Minuten Vorbereitungszeit vor Ihrer Besprechung. Die gebuchte Zeit wird in Ihrem Kalender angezeigt und verweist auf die Besprechung als "Vorbereitungszeit für [Besprechungstitel]." Sie können auch die Besprechungsvorbereitung abbrechen oder direkt aus Ihrem Kalender löschen.

Gilt für: Personen, die in einem anwendbaren Serviceplan registriert sind

Mit den Öffnungsraten von E-Mails und Dokumenten nachverfolgen Viva Insights Ihnen Folgendes:

• Wie viele Personen Ihre E-Mail geöffnet haben.

• Die durchschnittliche Zeit, die Die Benutzer mit dem Lesen Ihrer E-Mail verbracht haben.

• Wie viele E-Mail-Empfänger ein Dokument geöffnet haben, das Sie in der E-Mail als Link oder als Anlage freigegeben haben.

Erhalten Sie Leseinformationen zu Ihren gesendeten E-Mails:

1. Wenn der bereich Viva Insights noch nicht geöffnet ist, wählen Sie das symbol Viva Insights im Outlook-Menüband Start aus, um ihn zu öffnen. Wenn Sie die Meldung "Willkommen!" erhalten, wählen Sie Erste Schritte aus.

2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

   1. Rate zum Öffnen von kontextbezogenen E-Mails: Zeigt Lesestatistiken für die gesendete E-Mail an, die Sie derzeit in Outlook geöffnet haben. Es bietet auch Öffnungsraten für verknüpfte oder angefügte Dokumente, die in OneDrive for Business oder in SharePoint gespeichert sind.

      Hinweis: In seltenen Fällen kann die Öffnungsrate des Dokuments höher sein als die Öffnungsrate für E-Mails. Dies kann passieren, wenn Empfänger das Dokument über andere Quellen als die E-Mail öffnen, in der es freigegeben wurde.

   2. Nachverfolgen der Öffnungsraten für E-Mails: Zeigt Lesestatistiken für alle gesendeten E-Mails an.

Beide Optionen zeigen die Betreffzeile der E-Mail und eine Zusammenfassung der Öffnungsrate, der Öffnungsrate (manchmal als Prozentsatz ausgedrückt) und der Anzahl der Weiterleitungen an.

Es kann leicht sein, den Überblick über Anforderungen zu verlieren, die Sie an Ihre Kollegen gestellt haben. Indem Sie automatisch Ihre ausstehenden Follow-Ups aus den letzten 14 Tagen der E-Mail-Kommunikation extrahieren, kann die Erkenntnis Nachverfolgung Ihrer Anforderungen Ihnen helfen, Anforderungen einzuchecken, die Sie an Ihre Kollegen gerichtet haben, z. B.:

• "Können Sie mir den neuesten Bericht für dieses Jahr zusenden?"

• "Jeder, bitte vervollständigen Sie Ihre Leistungsbewertungen bis Zum Ende der Woche."

• "Stornieren Sie mein RSVP für Carrin Patmans Mittagessen, das Anfang nächster Woche geplant ist."

1. Wählen Sie im Bereich Viva Insights Add-In die Option Nachverfolgung Ihrer Anforderungen aus.

2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

• Nachverfolgung, wodurch eine neue Nachricht in Ihrem vorhandenen E-Mail-Thread geöffnet wird.

• Als erledigt markieren, wenn die Aufgabe bereits abgeschlossen ist.

• Ellipsen (...) > Dies ist keine Folge , um dies aus Ihrer Follow-up-Liste zu entfernen. Die Kennzeichnung als Dies ist keine Nachverfolgung, hilft Viva Insights zu bestimmen, was eine Nachverfolgung in der Zukunft ist.

Zeit zum Konzentrieren zu reservieren kann Ihnen helfen, zeit für konzentrierte Arbeit zu schützen und Benachrichtigungen (und damit Ablenkung) durch Teams-Chats und -Anrufe während Ihrer Fokuszeit zu minimieren.

1. Wählen Sie im Viva Insights Add-In-Bereich Buchzeit aus, um den Fokus zu konzentrieren. Diese Erkenntnis wird angezeigt, wenn Ihr Kalender während Ihrer Arbeitszeit über Zeit verfügt, die nicht durch Besprechungen oder Termine blockiert wird.

2. Wählen Sie Folgendes:

   • Das Plussymbol (+) neben einem Fokusblock, den Sie Ihrem Kalender hinzufügen möchten.

   • Das Stiftsymbol, um zu ändern, was ihr Fokusblock in Ihrem Kalender anzeigt. Angenommen, Sie möchten sich zwei Stunden lang auf "Sales Pitch" konzentrieren. Sie würden die Bezeichnung "Fokuszeit" in "Verkaufsgespräch" ändern und dann das Plussymbol (+) auswählen. Diese Aktion bucht einen zweistündigen Termin in Ihrem Kalender mit dem Namen "Verkaufsgespräch".

   • Buchen Sie alle , um alle verfügbaren Fokuszeiten auf einmal zu planen, und richten Sie die geschützte Zeit während der woche ein. Verwenden Sie die Erkenntnis Festlegen von Mittagsstunden, um Ihre Vorlieben für die Mittagszeit festzulegen. Viva Insights werden Ihre Einstellungen berücksichtigen, wenn sie die Fokuszeit einplanen.

Nachholen von Dokumenten zeigt ihnen eine Liste der freigegebenen OneDrive- und SharePoint-Dokumente in E-Mails an, die Sie noch nicht geöffnet haben. Diese Liste enthält Dokumente der letzten 14 Tage.

1. Wählen Sie im bereich Viva Insights Add-In die Option Dokumente aufholen aus.

2. Wählen Sie Folgendes:

   • Öffnen Sie E-Mail oder Besprechung öffnen , um die E-Mail oder Besprechung zu öffnen, in der ungelesene Dokumente freigegeben wurden.

   • Buchen Sie Zeit , um Zeit in Ihrem Kalender zu planen, um ungelesene Dokumente zu überprüfen.

Basierend auf Ihren Zusammenarbeitsmustern schlägt Hinzufügen wichtiger Personen möglicherweise vor, dass Sie einige Ihrer Kontakte als wichtig markieren. Nachdem Sie diese Kontakte als wichtig markiert haben, erinnert Viva Insights Sie daran, Aufgaben für sie auszuführen und ungelesene E-Mails von ihnen zu öffnen.

1. Wählen Sie im bereich Viva Insights Add-In die Option Wichtige Personen hinzufügen aus.

2. Wählen Sie Für jeden Kontakt, den Sie priorisieren möchten, als wichtig markieren aus.

Verwenden Sie Set Lunch Hours, um Ihre Mittagszeit zu schützen, und personalisieren Sie Ihre Viva Insights, um Ihre bevorzugten Mittagsstunden zu berücksichtigen.

Sie können Ihre Mittagspausen auf zwei Arten festlegen– in den Einstellungen oder mithilfe der Karte Festlegen von Mittagsstunden:

Festlegen der Mittagsstunden in den Einstellungen 

1. Im Viva Insights Add-In-Bereich Einstellungen (zahnradsymbol).

2. Wählen Sie unter Mittagsstunden festlegen die Option Bearbeiten (Bleistift) aus.

3. Ändern Sie die Werte in den Feldern Mittagsstunde starten und Mittagsstunde beenden.

4. Wählen Sie Aktualisieren aus.

Legen Sie die Mittagspausen bis zum set lunch hours Karte

1. Wählen Sie im bereich Viva Insights Add-In die Option Mittagsstunden festlegen aus.

2. Sie werden die Standard-Mittagspausen bemerken. Wählen Sie Bestätigen aus, um zu behalten, was hier ist, oder Ändern , um sie zu bearbeiten.

3. Wenn Sie das Mittagessen in Ihrem Kalender jeden Tag blockieren möchten, wählen Sie Zum Schutz dieses Mal ein Kalenderserienereignishinzufügen aus.

4. Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie Aktualisieren aus.

Verwenden Sie die Erkenntnis Planen Ihrer Abwesenheit, um den Stress der Planung für die bevorstehende Abwesenheit von der Arbeit zu reduzieren. Dieses Prüflistentool unterstützt Sie bei folgenden Aktionen:

• Lösen Sie alle Ihre Besprechungen an einem Ort mit einer benutzerdefinierten Nachricht über Ihre geplante Freizeit auf.

• Verfassen Sie Ihre automatischen Antworten, und benachrichtigen Sie Ihr Team über Ihre geplante Freizeit.

• Planen Sie die Fokuszeit, um Aufgaben zu beenden, bevor Sie losgehen, und um die Arbeit nachzuholen, wenn Sie wieder zurückkommen.

Planen Sie Ihren Zeitplan mit diesen Optionen gleichzeitig oder einzeln, wenn Sie dem Datum näher kommen. Sie können auch jederzeit zurückkehren und Details ändern, bevor Sie fortfahren. Viva Insights verfolgen Ihren Fortschritt und aktualisieren, welche Aktionen ausgeführt werden.

1. Wechseln Sie im Bereich Viva Insights Add-Ins zu Planen Ihrer Abwesenheit Karte. 

2. Wählen Sie Planen helfen aus, um eine Checkliste mit den folgenden Planungsoptionen zu erhalten:

   1. Datum auswählen – Richten Sie einen "Abwesenheitstermin" in Ihrem Kalender für die ausgewählten Datumsangaben ein:

      1. Wählen Sie Start- und Endtermine für den Zeitpunkt aus, an dem Sie nicht mehr im Büro sind.

      2. Wählen Sie Zeitplan aus.

   2. Automatische Antworten festlegen – Verfassen und speichern Sie eine Abwesenheitsantwortnachricht für die von Ihnen ausgewählten Daten:

      1. Behalten Sie unter Nachricht verfassen oder bearbeiten die Standardantwort bei, oder bearbeiten Sie Ihre Abwesenheitsantwort.

         Hinweis: Wenn Sie eine Nachricht für einen früheren Abwesenheitszeitraum verfasst haben, werden Sie die letzte Nachricht bemerken, die Sie als Standard im Feld Nachricht verfassen oder bearbeiten verwendet haben.

      2. Wählen Sie Außerhalb meines organization senden aus, um dieselbe Nachricht an Personen innerhalb und außerhalb Ihres organization zu senden.

         Tipp: Wenn Sie eine andere Nachricht mit automatischer Antwort an Personen außerhalb Ihrer organization senden möchten, können Sie dies über Outlook: Einstellungen> Mail> Automatische Antworten tun.

      3. Wählen Sie Speichern aus.

   3. Mitarbeiter benachrichtigen– Benachrichtigen Sie Personen, mit denen Sie in den letzten vier Wochen zusammengearbeitet haben, über Ihre bevorstehende Abwesenheit.  

      1. Wenn Sie Projektmitarbeiter per E-Mail benachrichtigen möchten, wählen Sie Neuen E-Mail-Entwurf öffnen, Änderungen vornehmen und Senden aus.

      2. Wenn Sie Mitarbeiter über eine Besprechungseinladung benachrichtigen möchten, wählen Sie Neue Besprechungseinladung öffnen, Änderungen vornehmen und Senden aus.

   4. Besprechungen auflösen: Lehnen Sie Besprechungen ab, die Sie organisiert oder angenommen haben, während Sie unterwegs sind.

      1. Besprechungen mit dieser Nachricht ablehnen und abbrechen: Bearbeiten Sie die Nachricht, die Viva Insights senden wird, um Besprechungseinladungen abzulehnen oder abzubrechen.

      2. Wählen Sie Besprechungen aus, die abgelehnt und abgebrochen werden sollen: Wählen Sie aus, welche Besprechungen Sie ablehnen oder abbrechen möchten, oder verwenden Sie Alle auswählen, um alle aufgeführten Besprechungen abzulehnen oder abzubrechen. Wählen Sie abschließend Bestätigen aus. Sie können auch Neben einer Besprechung Öffnen auswählen, um weitere Details dazu anzuzeigen.

   5. Planen Sie Zeit, um sich zu konzentrieren– Planen Sie Zeit ein, um sich auf den Abschluss der Arbeit zu konzentrieren, bevor Sie losgehen, und dann auf den Aufholen, nachdem Sie wieder zurück sind.

      1. Erweitern Sie Offene Slots überprüfen.

      2. Wählen Sie das Pluszeichen (+) neben den verfügbaren Fokuszeitfenstern aus, die Sie buchen möchten.

      3. Wählen Sie Fertig aus, um sie Ihrem Kalender hinzuzufügen.

Als Manager können Sie den Einblick in Ihr Team aufholen, um Folgendes zu erreichen:

• Handeln Sie auf Aufgaben, die Sie zugesagt haben, erledigt zu werden, oder wenn Teammitglieder Sie aufgefordert haben, sie abzuschließen.

• Überprüfen Sie wichtige E-Mails und Dokumente von Teammitgliedern, die Sie noch nicht gelesen haben.

Dieses Feature ist nur für Viva Insights Benutzer verfügbar, die in Azure Active Directory über direkte Berichte verfügen. Wenn Sie vorgesetzt sind, dieses Feature aber nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren Microsoft 365-Administrator.

Wählen Sie im bereich Viva Insights Add-In die Option Mit Ihrem Team aufholen, um die Teammitglieder anzuzeigen, die Sie erneut verbinden müssen, und Aktionen, die Sie dazu ergreifen können.