Almacenamiento de archivos para su empresa

A medida que vaya configurando su empresa en Microsoft 365, es importante comprender las opciones que tiene para dónde almacenar los archivos.

Una de las mejores maneras de configurar el almacenamiento y el uso compartido de archivos para su empresa es usar OneDrive para los archivos personales con los que desea controlar el uso compartido, y SharePoint y Teams para los archivos a los que todos o la mayoría deberían tener acceso.

OneDrive es una plataforma de almacenamiento en la nube donde puede almacenar sus archivos personales o individuales. OneDrive está estrechamente integrado con aplicaciones como Word, Excel y PowerPoint, lo que hace que sea un lugar cómodo para almacenar y acceder a sus documentos confidenciales de forma segura.

Use OneDrive cuando desee crear un documento que solo sea suyo, por ejemplo, cuando trabaje en información altamente confidencial o privada.

Para empezar a usar OneDrive, inicie sesión para descargar e instalar la aplicación de escritorio de OneDrive y, a continuación, siga las indicaciones para iniciar sesión y seleccione las carpetas que desea sincronizar con la nube. 

• Para crear un archivo en OneDrive, simplemente haga clic en el botón Nuevo y seleccione el tipo de archivo que desea crear, como un documento Word o una hoja de cálculo de Excel.

• Para administrar archivos en OneDrive, haga clic con el botón derecho en un archivo y seleccione Cambiar nombre para darle un nombre más descriptivo o arrastre y coloque archivos en diferentes carpetas para mejorar la organización.

• Para compartir archivos con OneDrive : haga clic en el botón Compartir y escriba las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el archivo. Obtenga más información sobre cómo administrar archivos en OneDrive.

SharePoint es una herramienta de colaboración que se usa para administrar y compartir archivos e información en toda la organización. SharePoint permite que varios usuarios colaboren en una ubicación central.

Use SharePoint cuando necesite crear un documento que será escrito y administrado por un equipo de personas o cuando necesite compartirse ampliamente. Por ejemplo, úselo como una ubicación centralizada para que los miembros del equipo vean las escalas de tiempo, las tareas y los hitos del proyecto. Esto permite a los equipos realizar un seguimiento del progreso, mantenerse al día y colaborar de forma más eficaz.

• Para crear un archivo en SharePoint, vaya a la biblioteca de documentos donde desea crear el archivo y haga clic en el botón Nuevo .

• Para administrar archivos, deste un archivo para realizar cambios en él y, a continuación, vuelva a proteger el archivo cuando haya terminado.

• Para compartir archivos, haga clic en el archivo y seleccione Compartir. También puede colaborar en tiempo real abriendo el archivo en la aplicación correspondiente, como Word o Excel, y habilitando la coautoría. Para ver versiones anteriores de un archivo, haga clic en el archivo y seleccione Historial de versiones. Obtenga más información sobre cómo administrar archivos en SharePoint.