Configurar una biblioteca para requerir la desprotección de los archivos

Configurar una biblioteca para requerir la desprotección de los archivos

Una forma de controlar la colaboración de documentos es requerir la desprotección de los archivos, especialmente cuando varios usuarios tienen acceso a la biblioteca. Si la desprotección de una biblioteca es necesaria, otras personas no pueden sobrescribirla. Sin embargo, corre el riesgo de evitar que otras personas vean los cambios más recientes o realicen cambios propios. Si otros usuarios necesitan trabajar en el documento, es importante que los archivos se vuelvan a proteger rápidamente.

Nota: No configure la biblioteca para requerir la desprotección si los usuarios planean coautores de documentos en la biblioteca. Los usuarios no pueden trabajar simultáneamente en documentos cuando la desprotección necesaria está activada.

Requerir la desprotección de archivos para su edición

Nota: Solo los usuarios que tengan permisos de control total o de diseño pueden configurar bibliotecas para requerir la desprotección de los archivos.

  1. Vaya a la biblioteca en la que planea trabajar.

  2. Seleccione configuración Configuración: actualizar el perfil, instalar software y conectarse a la nube > configuración de biblioteca.

    Si no ve estos elementos de menú, en la cinta de opciones, seleccione bibliotecay, en el Grupo configuración, seleccione configuración de biblioteca.

  3. En la página configuración , en Configuración general, seleccione configuración de versiones.

  4. En la sección ¿desea que los documentos estén desprotegidos para poder modificarlos?de la sección requerir desprotección , haga clic en .

  5. Para guardar la configuración y volver a la página configuración de biblioteca , seleccione Aceptar.

Si hace esto...

Esto es lo que sucede...

Crear o agregar un archivo a una biblioteca

El archivo se ha desprotegido inicialmente. Debes protegerlo en la biblioteca antes de que otros puedan verlo y trabajar con él.

Abrir un archivo para su edición

El archivo se desprotegerá automáticamente cuando seleccione Editar. Un cuadro de diálogo de mensaje le avisa de que está a punto de desproteger el archivo y le ofrece la oportunidad de modificarlo en la carpeta local de borradores.

Después de la desprotección, el icono de archivo se cubre con una flecha hacia abajo de color verde, que indica que el archivo se ha desprotegido. Nadie más puede modificar el archivo y nadie más podrá ver sus cambios mientras lo tenga desprotegido.

Realizar cambios en la información sobre el archivo (propiedades)

Si el archivo no ha sido desprotegido para usted, debe desprotegerlo antes de poder realizar cambios en sus propiedades, como el título, el nombre del autor, la fecha de vencimiento, el recuento de palabras, etc. Sus cambios no se aplicarán hasta que vuelva a proteger el archivo.

Intentar abrir un archivo desprotegido para otra persona

Las opciones Desproteger y proteger no están disponibles. No puede desproteger un archivo que otra persona ha desprotegido. Si intenta hacerlo, aparece un cuadro de diálogo de mensaje que le informa de que otro usuario ha desprotegido el archivo.

Para averiguar quién ha desprotegido el archivo, desplace el puntero sobre el icono de archivo. El nombre de la persona que la tiene extraído aparece en la información sobre herramientas. Puede ponerse en contacto con esa persona para solicitar la protección del archivo si lo necesita rápidamente.

Proteger el archivo

Se le pedirá que escriba un Comentario sobre los cambios que ha realizado. Si la biblioteca realiza un seguimiento de las versiones, el comentario se convierte en parte del historial de versiones. Si se realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias, se le pedirá que elija el tipo de versión que va a proteger. Para obtener más información sobre el control de versiones, vea vea también.

Mantener el archivo desprotegido durante mucho tiempo

Nadie más puede ver sus cambios o editar el archivo mientras lo tiene desprotegido. Aunque esto es útil durante el tiempo en que realiza cambios, también puede impedir que otras personas realicen sus tareas asignadas. Es tanto una buena práctica empresarial como una cortesía común para volver a proteger el archivo lo antes posible después de desprotegerlo. En algunos casos, es posible que un administrador tenga que forzar la protección del archivo.

¿Cómo configuro una biblioteca de sitio para requerir la desprotección?

Solo las personas que tienen permisos de control total o de diseño pueden configurar bibliotecas para requerir la desprotección de los archivos.

Para requerir la desprotección de los archivos

Nota: Si esta información no se corresponde con lo que ve, es posible que esté usando Microsoft 365 después de la actualización de servicio. Para encontrar la información que se aplica a usted, seleccione la pestaña conectado, 2016, 2013 .

  1. Vaya a la biblioteca en la que planea trabajar. Si el nombre de la biblioteca no aparece en el panel de Inicio rápido , seleccione todo el contenido del sitioy, a continuación, seleccione el nombre de la biblioteca.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo herramientas de bibliotecas , seleccione la pestaña biblioteca .

  3. Seleccione configuración de biblioteca Botón Configuración de biblioteca en la cinta de la biblioteca de SharePoint Foundation .

  4. En la página Configuración de la biblioteca , en Configuración general, seleccione configuración de versiones.

  5. En la sección ¿desea que los documentos estén desprotegidos para poder modificarlos? de la sección requerir desprotección , haga clic en .

  6. Para cerrar el cuadro de diálogo y volver a la página configuración de biblioteca , seleccione Aceptar.

¿Cómo quito el requisito de desprotección de una biblioteca de sitio?

Si, después de un tiempo, su organización decide que no es realmente necesario desprotegerla, puede quitar el requisito si tiene permisos de control total o de diseño.

Para quitar el requisito de desproteger archivos

Nota: Si esta información no se corresponde con lo que ve, es posible que esté usando Microsoft 365 después de la actualización de servicio. Para encontrar la información que se aplica a usted, seleccione la pestaña conectado, 2016, 2013 .

  1. Vaya a la biblioteca en la que planea trabajar. Si el nombre de la biblioteca no aparece en el panel de Inicio rápido , seleccione todo el contenido del sitioy, a continuación, seleccione el nombre de la biblioteca.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo herramientas de bibliotecas , seleccione la pestaña biblioteca .

  3. Seleccione configuración de biblioteca Botón Configuración de biblioteca en la cinta de la biblioteca de SharePoint Foundation .

  4. En la página Configuración de la biblioteca , en Configuración general, seleccione configuración de versiones.

  5. En la sección ¿requerir que los documentos estén desprotegidos para poder modificarlos? de la sección requerir desprotección , seleccione no.

  6. Para cerrar el cuadro de diálogo y volver a la página configuración de biblioteca , seleccione Aceptar.

¿Qué sucede cuando una biblioteca de sitio tiene un requisito de desprotección?

Una forma de controlar la colaboración de documentos es requerir la desprotección de los archivos, especialmente cuando varios usuarios tienen acceso a la biblioteca. Si tiene un archivo desprotegido, puede asegurarse de que otras personas no puedan sobrescribirlo. Sin embargo, también está impidiendo que otras personas vean los cambios más recientes o realicen cambios por sí mismos, por lo que es importante que vuelva a consultar los archivos de forma inmediata.

Importante: No configure la biblioteca de sitio para que requiera la desprotección si los usuarios planean coautores de documentos en la biblioteca. Los usuarios no pueden trabajar simultáneamente en documentos cuando la desprotección necesaria está en vigor.

Cuando trabaja en una biblioteca que requiere la desprotección de archivos, le resultará útil comprender el impacto de las acciones.

Si hace esto...

Esto es lo que sucede...

Crear o agregar un archivo a una biblioteca de sitio

El archivo se ha desprotegido inicialmente. Debes protegerlo en la biblioteca antes de que otros puedan verlo y trabajar con él.

Abrir un archivo para su edición

El archivo se desprotegerá automáticamente cuando seleccione Editar en <nombre de la aplicación>. Un cuadro de diálogo de mensaje le avisa de que está a punto de desproteger el archivo y le ofrece la oportunidad de modificarlo en la carpeta local de borradores.

Mensaje de desprotección de archivos de SharePoint

Después de la desprotección, el icono de archivo se cubre con una flecha hacia abajo de color verde imagen del icono , lo que indica que el archivo se ha desprotegido. Nadie más puede modificar el archivo y nadie más podrá ver sus cambios mientras lo tenga desprotegido.

Realizar cambios en la información sobre el archivo (propiedades)

Si el archivo no ha sido desprotegido para usted, debe desprotegerlo antes de poder realizar cambios en sus propiedades, como el título, el nombre del autor, la fecha de vencimiento, el recuento de palabras, etc. Sus cambios no se aplicarán hasta que vuelva a proteger el archivo.

Intentar abrir un archivo desprotegido para otra persona

Las opciones Desproteger y proteger no están disponibles. No puede desproteger un archivo que otra persona ha desprotegido. Si intenta hacerlo, un cuadro de diálogo de mensaje le informa de que otra persona ha desprotegido el archivo.

Mensaje que le notifica si otro usuario ha bloqueado el archivo

Para averiguar quién ha desprotegido el archivo, desplace el puntero sobre el icono de archivo. El nombre de la persona que la ha extraído aparece en la información sobre herramientas.

Información sobre herramientas que aparece debajo del icono de archivo desprotegido. Permite que el usuario conozca el nombre de archivo y la persona que lo ha desprotegido.

Puede ponerse en contacto con esa persona para solicitar la protección del archivo si lo necesita rápidamente.

Proteger el archivo

Se le pedirá que escriba un Comentario sobre los cambios que ha realizado. Si la biblioteca realiza un seguimiento de las versiones, el comentario se convierte en parte del historial de versiones. Si se realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias, se le pedirá que elija el tipo de versión que va a proteger. Para obtener más información sobre el control de versiones, vea vea también.

Mantener el archivo desprotegido durante mucho tiempo

Nadie más puede ver sus cambios o editar el archivo mientras lo tiene desprotegido. Aunque esto es útil durante el tiempo en que realiza cambios, también puede impedir que otras personas realicen sus tareas asignadas. Es tanto una buena práctica empresarial como una cortesía común para volver a proteger el archivo lo antes posible después de desprotegerlo. En algunos casos, es posible que un administrador tenga que forzar la protección del archivo.

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