|
Cuando ponga a personas a trabajar en el proyecto, tenga en cuenta dos cosas:
Para ver más artículos de esta serie de guías informativas sobre la administración de proyectos, consulte Guía básica de administración de Project. |
|---|
Sugerencias para la administración de proyectos antes de empezar. . .
Si no está familiarizado con la administración de proyectos Si no está familiarizado con la administración de proyectos, es posible que se dé cuenta de que hay mucho más de lo que preocuparse que simplemente agregar tareas, como cuántas personas hay que poner en ellas, cómo contabilizar los días festivos y las vacaciones de las personas, y cómo y dónde incluir información personal, como números de teléfono, direcciones de correo electrónico e información sobre salarios.
A continuación se indican algunas sugerencias para empezar.
Obtenga información sobre los tipos de recursos que puede asignar a las tareas Después de recopilar la información necesaria sobre las tareas del proyecto, identifique los tipos de recursos que necesitará.
- People recursos Estos son recursos en los que normalmente pensamos como trabajando en tareas. Los administradores de proyectos los denominan a veces recursos de trabajo, en oposición a los materiales y el equipamiento.
- Recursos de empresa Estos recursos son recursos de trabajo administrados y compartidos en una organización. Los recursos de la empresa se usan con Project Profesional.
- Recursos de material Entre estos recursos se incluyen los equipos o la maquinaria que se usa para completar el trabajo de las tareas.
- Recursos genéricos Estos recursos especifican los requisitos de personal para las tareas y no personas específicas, como carpinteros o desarrolladores.
Tenga en cuenta cómo el número de recursos cambia la duración Al poner varios recursos en una tarea, se esperaría que la duración de una tarea se acorte. Sin embargo, en muchos casos, agregar personas a una tarea puede tener el efecto contrario. Puede agregar costos adicionales, comunicación adicional y otras ineficiencias. Por ejemplo, el diseño de un nuevo puente de peaje probablemente no vaya a ir más rápido si duplica el número de arquitectos en el proyecto. Project le permite controlar lo que sucede con la duración de las tareas después de agregar a las tareas.
Considere cómo afectan las capacidades de una persona a la duración de las tareas La experiencia de una persona puede afectar directamente a la duración de la tarea. Es posible que espere que una persona con cinco años de experiencia complete una tarea en menos tiempo que alguien con dos.
Si es un jefe de proyecto experimentado A medida que los proyectos se van agrandando, hay más cosas en las que pensar. Ahora se preocupa por el uso de recursos en otros departamentos, la contratación de proveedores, el seguimiento del trabajo de cien personas, la generación de informes para los ejecutivos y muchas otras complejidades que aún no ha pensado. Afortunadamente, Microsoft Project tiene las herramientas de expertos que necesitará.
A continuación se indican algunas sugerencias para ganar experiencia.
Revisar y refinar las estimaciones de duración Use la información que recopile sobre su proyecto actual y proyectos similares para refinar las estimaciones de duración. La precisión de sus estimaciones en cuanto a requisitos de recursos (y, en última instancia, costes del proyecto) depende principalmente de la precisión de las estimaciones de duración de las tareas.
Realizar un seguimiento del progreso de los recursos Asegúrese de que las personas del proyecto envían actualizaciones periódicas del estado de las tareas. Las vistas y los informes de Microsoft Project le ayudan a realizar el seguimiento de lo que todo el mundo está haciendo.
Identificar problemas de sobreasignación de recursos Project puede ayudarle a identificar cuándo trabajan en demasiadas tareas al mismo tiempo.
Vigile las líneas base Las líneas base proporcionan una instantánea del proyecto para que pueda comparar el progreso actual con el progreso planeado al principio.
Distribuir el trabajo mediante redistribución Cuando los usuarios trabajan en demasiadas tareas al mismo tiempo, Project puede ajustar las asignaciones para que su carga de trabajo sea más realista. La nivelación de las asignaciones de recursos es una de las maneras para igualar la carga.
Exportar datos del proyecto a Excel para realizar un análisis más exhaustivo Excel puede ayudarle cuando necesite un análisis más exhaustivo de la información de Project. Por ejemplo, puede exportar información de recursos y tareas a Excel para generar informes de valor añadido y mostrar dicha información con minigráficos para ver la relación entre los gastos y la cantidad de trabajo completado.
Capacitar a los empleados con nuevas aptitudes Las grandes organizaciones invierten tiempo y dinero para capacitar a sus empleados para nuevas habilidades y para trabajar en diversos entornos. Entrenar a los empleados actuales puede resultar un modo rentable de mejorar el rendimiento, en lugar de contratar a nuevos trabajadores.
Paso 1: Agregar personas al proyecto
| Agregar personas al proyecto | Debe agregar las personas y los recursos para poder asignarlos para trabajar en tareas. Los otros recursos pueden incluir recursos de material como cemento o pintura, o bien recursos de costes, como vuelos y restaurantes. |
|---|---|
| Cambiar los días laborables del calendario del proyecto | Después de agregar personas a un proyecto, modifique sus calendarios de trabajo para tener en cuenta su tiempo de trabajo. Project supone que la mayoría de las personas trabajan una semana estándar, de lunes a viernes, de 8 a.m. a 5 p.m. Pero no tienes que cumplir con esa programación de trabajo. |
| Agregar días festivos y de vacaciones | Todos necesitamos vacaciones. Todos enfermamos. Y a todos nos gusta disfrutar de los festivos. Aprenda a dar cuenta de este tiempo no planificado agregándolo a la programación. |
| Compartir personas mediante un fondo de recursos | Puede agregar personas al proyecto desde un fondo de recursos. Un fondo de recursos permite mantener toda la información acerca de las personas en un archivo de Project que se utilice como parte de los proyectos maestros. |
| Ocultar una columna con información confidencial | Puede agregar información confidencial, como salarios y números de teléfono, a un proyecto, pero ocultarla de las vistas sin perder información. |
Paso 2: Asignar personas y otros recursos a las tareas
| Asignar personas para trabajar en tareas | Una vez agregadas las tareas a la programación, puede empezar a asignar personas para que trabajen en ellas. |
|---|---|
| Ver cargas de trabajo y disponibilidad de recursos | Puede buscar recursos sobreasignados o no asignados en un proyecto o entre proyectos, y ver si las asignaciones que realizó han provocado conflictos. |
| Mostrar los nombre de tareas junto a las barras del gráfico Gantt | Podrá comprender las barras Gantt más fácilmente si los nombre de las tareas aparecen junto a ellas. Esto resulta útil es informes y reuniones. |
| Introducir los costes de personas y material | Cuando agrega personas a un proyecto, puede agregarles costes. A continuación, después de asignar personas para que trabajen en tareas, Microsoft Project calcula automáticamente el coste del proyecto. |
| Comprobar las actualizaciones de estado | Si los usuarios han introducido su estado de trabajo en Project Web App, puede ver los cambios en la programación en Project. |
| Quitar una persona del proyecto | Las personas abandonan los proyectos, abandonan la empresa, o quizás, a causa de un nombre mal escrito, ni siquiera han existido nunca. Por todas estas razones, es posible que necesite quitar personas de un proyecto. |
Paso 3: Administrar personas y otros recursos
| Elegir la vista adecuada para ver los recursos | Una vez se han asignado las personas a las tareas y se ha iniciado el trabajo, use las distintas vistas de Project para supervisar su progreso y realizar cambios en la programación. |
|---|---|
| Cambiar la duración de una tarea | Un método para tratar problemas relacionados con la carga de trabajo es reducir la duración de las tareas. |
| Distribuir el trabajo para reducir la carga de trabajo de las personas | Cuando las personas del proyecto trabajan en demasiadas asignaciones al mismo tiempo, puede dejar que Project distribuya el trabajo de una manera más uniforme. |
| Cambiar la configuración condicionada por el esfuerzo de los tipos de tareas | Cuando agrega o quitar personas de una tarea, Project incrementa o reduce la duración de la tarea. Esta es la programación condicionada por el esfuerzo. Si no desea modificar la duración, puede cambiar la configuración condicionada por el esfuerzo de la tarea. |
| Realizar un seguimiento del progreso de la programación | Realizar un seguimiento del trabajo en un proyecto no solo es fundamental para garantizar que el proyecto finaliza a tiempo. También le permite aprender de errores y éxitos en un proyecto. |
| Guardar una línea de base | Cuando su jefe le pregunte cómo está avanzando el proyecto en comparación con su plan original, lo último que quiere decir es "No lo sé". Para evitar esa situación, configure una línea de base como una instantánea de la programación original antes de iniciar el proyecto. |
| Ver un informe del proyecto sobre el progreso de las personas | Cree y personalice informes sobre el progreso del proyecto. Puede ver estos informes en Project o exportarlos a otras aplicaciones, como PowerPoint, Word o Excel. |