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Cuando ponga a personas a trabajar en el proyecto, tenga en cuenta dos cosas:
Para ver más artículos de esta serie de guías informativas sobre la administración de proyectos, consulte Guía básica de administración de Project. |
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Consejos de gestión de proyectos antes de empezar. . .
Si no está familiarizado con la administración de proyectos Si es nuevo en la administración de proyectos, es posible que se dé cuenta de que hay más de qué preocuparse que solo agregar tareas, como cuántas personas asignarles, cómo contabilizar los días festivos y el tiempo de vacaciones de las personas, y cómo y dónde ingresar información personal como números de teléfono, direcciones de correo electrónico e información salarial.
A continuación se indican algunas sugerencias para empezar.
Obtenga información sobre qué tipos de recursos puede asignar a tareas Una vez que haya recopilado la información que necesita acerca de las tareas del proyecto, identifique los tipos de recursos que necesitará.
- Recursos de People Estos son recursos que normalmente pensamos que trabajan en tareas. Los administradores de proyectos los denominan a veces recursos de trabajo, en oposición a los materiales y el equipamiento.
- Recursos de empresa Estos recursos son recursos de trabajo administrados y compartidos en toda la organización. Los recursos de la empresa se usan con Project Profesional.
- Recursos de material Estos recursos incluyen computadoras o maquinaria usadas para completar el trabajo en tareas.
- Recursos genéricos Estos recursos especifican los requisitos de personal para tareas y no personas específicas, como carpinteros o desarrolladores.
Considerar cómo cambia la duración del número de recursos Cuando se asignan varios recursos a una tarea, se espera que la duración de una tarea se acorte. En muchos casos, sin embargo, agregar personas a una tarea puede tener el efecto contrario. Puede agregar costos adicionales, comunicación adicional y otras ineficiencias. Por ejemplo, el diseño de un nuevo puente de peaje probablemente no vaya más rápido si duplica el número de arquitectos en el proyecto. Project permite controlar lo que sucede con las duraciones de las tareas después de agregarlas.
Considerar cómo afectan las capacidades de una persona a la duración de las tareas La experiencia de una persona puede afectar directamente a la duración de la tarea. Es posible que espere que una persona con cinco años de experiencia complete una tarea en menos tiempo que alguien con dos.
Si es un jefe de proyecto experimentado A medida que los proyectos crecen, hay más cosas en las que pensar. Ahora te preocupas por usar recursos en otros departamentos, contratar proveedores, rastrear el trabajo de cien personas, generar informes para ejecutivos y muchas otras complejidades en las que aún no has pensado. Afortunadamente, Microsoft Project cuenta con las herramientas expertas que necesitará.
A continuación se indican algunas sugerencias para ganar experiencia.
Revisar y refinar las estimaciones de duración Use la información que recopile sobre el proyecto actual y proyectos similares para refinar las estimaciones de duración. La precisión de sus estimaciones en cuanto a requisitos de recursos (y, en última instancia, costes del proyecto) depende principalmente de la precisión de las estimaciones de duración de las tareas.
Seguimiento del progreso de los recursos Asegúrese de que las personas del proyecto envíen actualizaciones periódicas del estado de las tareas. Las vistas y los informes de Microsoft Project le ayudan a realizar el seguimiento de lo que todo el mundo está haciendo.
Identificar problemas de sobreasignación de recursos Project puede ayudarle a identificar cuándo las personas están trabajando en demasiadas tareas al mismo tiempo.
Vigile las líneas base Las líneas base le proporcionan una instantánea del proyecto para que pueda comparar el progreso actual con lo que planeó al principio.
Distribuir el trabajo por redistribución Cuando las personas trabajan en demasiadas tareas al mismo tiempo, Project puede ajustar las tareas a una carga de trabajo más realista. La nivelación de las asignaciones de recursos es una de las maneras para igualar la carga.
Exportar datos de proyecto a Excel para un análisis más detallado Excel puede ayudarle cuando necesite un análisis más detallado de la información de Project. Por ejemplo, puede exportar información de recursos y tareas a Excel para generar informes de valor añadido y mostrar dicha información con minigráficos para ver la relación entre los gastos y la cantidad de trabajo completado.
Formar a los empleados con nuevas capacidades Las grandes organizaciones invierten tiempo y dinero para capacitar a sus empleados para nuevas habilidades y para trabajar en diversos entornos. Entrenar a los empleados actuales puede resultar un modo rentable de mejorar el rendimiento, en lugar de contratar a nuevos trabajadores.
Paso 1: Agregar personas al proyecto
| Agregar personas al proyecto | Debe agregar las personas y los recursos para poder asignarlos para trabajar en tareas. Los otros recursos pueden incluir recursos de material como cemento o pintura, o bien recursos de costes, como vuelos y restaurantes. |
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| Cambiar los días laborables del calendario del proyecto | Después de agregar personas a un proyecto, modifique sus calendarios de trabajo para tener en cuenta su tiempo de trabajo. Project asume que la mayoría de las personas trabajan una semana estándar, de lunes a viernes, de 8 a.m. a 5 p.m. Pero no tienes que seguir con ese horario de trabajo. |
| Agregar días festivos y de vacaciones | Todos necesitamos vacaciones. Todos enfermamos. Y a todos nos gusta disfrutar de los festivos. Aprenda a dar cuenta de este tiempo no planificado agregándolo a la programación. |
| Compartir personas mediante un fondo de recursos | Puede agregar personas al proyecto desde un fondo de recursos. Un fondo de recursos permite mantener toda la información acerca de las personas en un archivo de Project que se utilice como parte de los proyectos maestros. |
| Ocultar una columna con información confidencial | Puede agregar información confidencial, como salarios y números de teléfono, a un proyecto, pero ocultarla de las vistas sin perder información. |
Paso 2: Asignar personas y otros recursos a las tareas
| Asignar personas para trabajar en tareas | Una vez agregadas las tareas a la programación, puede empezar a asignar personas para que trabajen en ellas. |
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| Ver cargas de trabajo y disponibilidad de recursos | Puede encontrar recursos sobreasignados o infraasignados en un proyecto o entre proyectos, y ver si las asignaciones que realizó han provocado algún conflicto. |
| Mostrar los nombre de tareas junto a las barras del gráfico Gantt | Podrá comprender las barras Gantt más fácilmente si los nombre de las tareas aparecen junto a ellas. Esto resulta útil es informes y reuniones. |
| Introducir los costes de personas y material | Cuando agrega personas a un proyecto, puede agregarles costes. A continuación, después de asignar personas para que trabajen en tareas, Microsoft Project calcula automáticamente el coste del proyecto. |
| Comprobar las actualizaciones de estado | Si las personas han escrito su estado de trabajo en Project Web App, puede ver los cambios en la programación de Project. |
| Quitar una persona del proyecto | Las personas abandonan los proyectos, abandonan la empresa, o quizás, a causa de un nombre mal escrito, ni siquiera han existido nunca. Por todas estas razones, es posible que necesite quitar personas de un proyecto. |
Paso 3: Administrar personas y otros recursos
| Elija la vista adecuada para ver los recursos | Una vez se han asignado las personas a las tareas y se ha iniciado el trabajo, use las distintas vistas de Project para supervisar su progreso y realizar cambios en la programación. |
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| Cambiar la duración de una tarea | Un método para tratar problemas relacionados con la carga de trabajo es reducir la duración de las tareas. |
| Distribuir el trabajo para reducir la carga de trabajo de las personas | Cuando las personas del proyecto trabajan en demasiadas asignaciones al mismo tiempo, puede dejar que Project distribuya el trabajo de una manera más uniforme. |
| Cambiar la configuración condicionada por el esfuerzo de los tipos de tareas | Cuando agrega o quitar personas de una tarea, Project incrementa o reduce la duración de la tarea. Esta es la programación condicionada por el esfuerzo. Si no desea modificar la duración, puede cambiar la configuración condicionada por el esfuerzo de la tarea. |
| Realizar un seguimiento del progreso de la programación | El seguimiento del trabajo de un proyecto no solo es fundamental para garantizar que el proyecto finalice a tiempo. También te permite aprender de los errores y aciertos de un proyecto. |
| Guardar una línea de base | Cuando su jefe le pregunta cómo va su proyecto en comparación con su plan original, lo último que quiere decir es "No lo sé". Para evitar esa situación, configure una línea de base como una instantánea de la programación original antes de iniciar el proyecto. |
| Ver un informe del proyecto sobre el progreso de las personas | Cree y personalice informes sobre el progreso del proyecto. Puede ver estos informes en Project o exportarlos a otras aplicaciones, como PowerPoint, Word o Excel. |