Loendite tutvustus

Loend on andmete kogum, mida saate jagada oma meeskonnaliikmete ja inimestega, kellele olete andnud juurdepääsu. Loendi üksuste korraldamiseks on hea lähtepunkt, kust leiate valmis loendi malle. Lisateavet leiate teemast Microsoft 365 mallide loend.

Selles artiklis kirjeldatakse loendite koostamise ja kasutamise põhimõtteid. Microsoft SharePointis saate loendeid luua rakenduses Microsoft 365 või meeskonnatööd. Lisateavet leiate teemast loendiüksuste lisamine. Siit saate teada, kuidas Microsoft teamsi loendeid alustada.

Lisateavet loendite kohta leiate järgmistest teemadest.

Märkus.: Pange tähele, et Siinne teave ja teie jaoks saadaolevad loendite tüübid sõltuvad teie kasutatavaSharePoint versioonist. Kui te ei tea, kas teie versioon ei võta ühendust administraatoriga, kasutajatoega või halduriga või vaadake, millist SharePointi versiooni ma kasutan?

Tavaliselt kasutavad organisatsioonid mitut tüüpi loendeid (sh lingid, teadaanded, kontaktid, probleemi jälgimine ja küsitlused).

Loendid võivad sisaldada ka toiminguid, mida saate kasutada meeskonnatöö-või ärilahenduse teabekeskuse teabekeskuseks. Paljudel juhtudel võivad loendid pakkuda kiireid ja tõhusaid lahendusi, millel on vähe või üldse mitte muudatusi.

Näiteks saate kasutada järgmisi loendeid.

  • Ülesanded – hõlmavad omandiõiguse ja edenemise jälgimist ning ka lehe ajaskaalat atraktiivse visuaalse esitluse leidmiseks loendi sisust.

  • Probleemi jälgimine – sisaldab versioonimise ja versiooni ajaloo salvestusruumi, töörühma projektide sügavamat analüüsi ja ühiseid tööülesandeid.

Loendid on mitmekülgsed ja paindlikud ning neis on palju integreeritud funktsioone andmete töökindlaks talletamiseks, ühiskasutuseks ja nendega töötamiseks.

Näiteks saate teha järgmist.

  • Saate luua loendi, mis sisaldab erinevaid veerge (sh Tekst, Arv, Valik, Valuuta, Kuupäev ja kellaaeg, Otsing, Jah/ei ning Arvutatud). Samuti saate loendiüksustele teabe lisamiseks manustada faile, näiteks olulisi arve sisaldava arvutustabeli või taustteabega dokumendi.

  • Saate luua loendi vaadete eri-ja konkreetsetel viisidel andmete korraldamiseks, sortimiseks ja filtreerimiseks. Muutke metaandmeid (nt veergude lisamine ja kustutamine ning kinnitusreeglite muutmine); ja kasutada loendeid järjekindlalt nii sisutüüpide, saidi veergude kui ka mallide saitidel. Näiteks saate vaadata ainult avalehel kalendris olevaid sündmusi ja luua visuaalse vaate – sarnaselt Wall calendariga – teisel lehel.

  • Saate luua loenditevahelisi seoseid, kombineerides omavahel kordumatuid veerge, otsinguveerge ja seoste jõustamist (kaskaad- ja piiratud kustutamist), mis kõik võimaldavad teil hõlpsamini luua keerukamaid ärilahendusi ja aitavad säilitada teie andmete terviklikkust.

  • Saate luua kohandatud loendeid, kuvada andmed veebiosades ja veebiosalehtedes ning importida, eksportida ja linkida andmeid muudest programmidest (nt Excelist ja Accessist).

  • Saate jälitada versioonide ja üksikasjalikku ajalugu, taotleda andmete muutmiseks kinnitamist, kasutada üksuse tasandi ning kausta turvalisust, sisse- ja väljamöllimist ning saada teatiste ja RSS-kanalite kaudu muudatuste kohta automaatseid teatisi.

  • Saate mugavamaks ja paremaks toimivuseks jagada ühe loendi sisu kaustadesse ning täiustada indekseerimise abil üleüldist suurte loendite toimivust.

Järgmistest kirjeldustest leiate teabe haldamist hõlbustavaid soovitusi loenditega töötamiseks.

Versioonide ja üksikasjaliku ajaloo jälitamine.    – Saate jälitada loendiüksuste versioone, et näha, millised üksused on versioonist versiooniks muudetud, ning kes on loendiüksusi muutnud. Kui uuem versioon sisaldab vigu, saate taastada üksuse eelmise versiooni. Loendiajaloo jälitamine on oluline juhul, kui ettevõttel on vaja jälgida loendi loomist ja täiendamist.

Kinnitamise nõudmine.    -Määrake, et loendiüksuse kinnitamist nõutakse enne, kui kõik saavad seda vaadata. Üksused jäävad ootele, kuni vastava õigusega kasutaja need kinnitab või hülgab. Saate reguleerida, millised kasutajate rühmad saavad loendiüksust enne selle kinnitamist kuvada.

Õiguste kohandamine.    -Saate määrata, kas loendi osalised saavad lugeda ja redigeerida ainult neid üksusi, mille nad on loonud, või kõik loendis olevad üksused. Kasutajad, kellel on loendite haldamise õigus, saavad lugeda ja redigeerida kõiki loendiüksusi. Kui loendiüksus sisaldab konfidentsiaalset teavet, saate sellele üksusele rakendada eriõigused.

Vaadete loomine ja haldamine.    – Saate luua samast loendist erinevaid vaateid. Loendi tegelik sisu ei muutu, kuid üksused korraldatakse ja filtreeritakse nii, et kasutajad saaksid hõlpsamini leida neile vajalikku ja neid huvitavat teavet.

Loendite värskendamine.    -Sõltumata sellest, millist tüüpi loendit te värskendate, on loend üksuste lisamise, redigeerimise ja kustutamise jaoks sarnane.

Loendiüksuste lisamiseks või redigeerimiseks on kaks võimalust.

  • Vormi abil (s.o vaikemeetod).

  • Tekstisiseselt, mis tähendab, et lisate üksuse otse loendilehel.

Kui loend on seadistatud versioonide jälitamiseks, luuakse loendiüksuse igal redigeerimisel loendiüksuse uus versioon. Saate vaadata loendiüksuse muutmise ajalugu ja vigase versiooni korral taastada eelmise versiooni.

Valemite ja arvutatud väärtuste kasutamine.    -Valemite ja arvutatud väärtuste abil saate loendi veergudes dünaamiliselt genereerida teavet. Toimingutesse saate kaasata veeru teabe, samuti süsteemifunktsioonid (nt tänase kuupäeva tähistamiseks funktsiooni [täna]). Näiteks saate määrata vaiketähtajaks tänasest kuupäevast seitse päeva hilisema kuupäeva.

Muudatustega kursis olemine.    -Loendid ja vaated saavad RSS-i kasutada, nii et töörühma liikmed saaksid värskendusi automaatselt vastu võtta. RSS on tehnoloogia, mille abil kasutajad saavad vaadata uudiste ja teabe värskendusi või RSS-kanaleid ühtses asukohas. Samuti saate luua loendi muudatustest ja uute üksuste lisamisest teavitavaid meiliteatisi. Teatiste abil saate hõlpsalt jälitada teie jaoks olulisi muudatusi.

Loendite ühendamine.    -Loo seos kahe loendi vahel, kui soovite luua otsinguveeru, mis toob (või "otsib") ühe või mitu loendis olevat väärtust, kui need väärtused vastavad loendi lookup veeru väärtusele. Soovi korral saate jätkata sihtloendist algloendisse lisaveergude lisamist. Kui loote otsinguveeru, saate ühendamiskäitumise jõustamiseks määrata kaskaad- või piiratud kustutamise, mis hoiab teie andmed kehtivatena ning ennetab ebaühtlusi, mis võivad probleeme tekitada.

Teabevahetus loendi ja andmebaasiprogrammi vahel.    -Kui teil on installitud mõni andmebaasi programm (nt Access), saate andmeid eksportida ja importida saidilt ning ka tabeli linkimine andmebaasist loendisse. Kui töötate loendi andmetega Accessi andmebaasis, saate luua ka päringuid, vorme ja aruandeid. Lugege teemat andmete importimine Accessi andmebaasi.

Loendite ühtlane kasutamine saitidel.    -Kui teie rühmas töötab mitut tüüpi loendid, saate lisada mitut tüüpi loendid, mis on seotud sisutüüpide, saidi veergude ja mallidega. Need funktsioonid võimaldavad teil sätteid ja loendi struktuuri tõhusalt uuesti kasutada. Näiteks saate luua klienditeenindusprobleemi kohta sisutüübi, mis sisaldab kindlaid veerge (nt kliendi kontaktandmed) ja vastava sisutüübi äriprotsesse. Või loote näiteks osakondade nimedele saidiveerud koos osakondade rippmenüüga. Saate veergu kasutada mitmes loendis, et tagada igas loendis nimede ühtlane kuvamine.

Loendiüksustega töötamine meiliprogrammis.    -Saate kasutada Microsofti tehnoloogiatega ühilduvat meiliprogrammi, mis võimaldab teil teha olulist teavet loendi kohta. Näiteks programmis Outlook saate vaadata ja värskendada oma saidil olevaid tööülesandeid, kontakte ja arutelutahvleid. Vaadake teemat välise loendi ühendamine Outlookiga.

Seadke sisu sihtimine    –     lubage sihtrühmad üksuste filtreerimiseks rühmade järgi.

Kasutatav loenditüüp sõltub ühiselt kasutatava teabe tüübist.

Teadaanded.    -Jagada uudiseid ja olekut ning anda meeldetuletusi. Teadaanded toetavad keerukamat vormingut koos piltide, hüperlinkide ja vormindatud tekstiga.

Kontaktid    – Saate talletada teavet inimeste või rühmade kohta, kellega te töötate. Kui kasutate meili või kontaktide halduse programmi, mis ühildub Microsoft Technologies-iga, saate oma kontakte vaadata ja värskendada oma saidilt teises programmis. Näiteks saate värskendada kõigi oma asutuse tarnijate loendit Microsofti tehnoloogiatega ühilduvast meiliprogrammi (nt Outlook). Tegelikult ei halda kontaktiloend saidi liikmeid, kuid sellega saab salvestada ja ühiselt kasutada asutuse kontakte (nt välistarnijate loend).

Arutelutahvlid    -Esitage keskset kohta, et salvestada ja talletada töörühma arutelusid, mis sarnanevad uudiserühmade vormingule. Kui teie administraator on lubanud teie saidil olevad loendid meilisõnumeid vastu võtta, saab arutelutahvli talletada meilisõnumite arutelud kõige levinumate meiliprogrammide kaudu. Saate näiteks luua arutelutahvli oma asutuse uue toote väljalaske jaoks.

Lingid.    – Saate luua keskse asukoha Interneti, teie ettevõtte sisevõrgu ja muude ressurssidega seotud linkide jaoks. Näiteks saate luua oma klientide veebisaitide linkide loendi.

Esiletõstetud lingid.    – Saate kuvada visuaalse paigutusega lingi toimingute kogumi.

Kalender    -Salvesta oma töörühma sündmusi või teatud olukordades, näiteks ettevõtte pühad. Kalendris on mitmeid laua- või seinakalendriga sarnanevaid vaateid meeskonna sündmustest (k.a koosolekud, seltskondlikud üritused ja kogupäevaüritused). Saate ka jälitada meeskonna verstaposte (nt tähtaegu või toote väljalaske kuupäevi), millel pole kindlat ajaintervalli. Kui kasutate meili või kalendri programmi, mis ühildub Microsoft Technologies-iga, saate oma kalendrit vaadata ja värskendada saidil teises programmis töötades. Saate näiteks võrrelda või värskendada oma kalendrit SharePointi saidil sündmustega oma Outlooki kalendris, kui kuvate mõlemaid kalendreid Outlookis kõrvuti või vastastikku ülekattuvalt. Lugege teemat kalendri loomine.

Ülesanded    – Siit leiate teavet selle kohta, kuidas teie rühma projekte ja muid kohapealseid sündmusi jälgida. Saate määrata inimestele tööülesandeid ning jälitada nende olekut ja valmisolekuprotsenti. Kui kasutate meili või tööülesannete haldamise programmi, mis ühildub Microsoft Technologies-iga, saate oma tööülesandeid vaadata ja värskendada oma saidilt teises programmis. Saate näiteks luua tööülesandeloendi oma asutuse eelarveprotsessi jaoks ning kuvada ja värskendada seda Outlookis koos teiste tööülesannetega. Vt teemat loendi loomine.

Projekti tööülesanded    – Saate talletada ülesande teabe Gantti vaate ja edenemisriba abil. Saate jälitada valmiva tööülesande valmimisolekut ja protsenti. Kui kasutate meili või tööülesannete halduse programmi, mis ühildub Microsofti tehnoloogiatega, saate oma projekti tööülesandeid vaadata ja värskendada oma saidilt teises programmis. Saate näiteks luua oma SharePointi saidil tööülesandeloendi, mis tuvastab ja määrab töö treeningujuhiste loomiseks ning seejärel saate ettevõtte edasijõudmist jälitada Outlookist. Vt teemat loendi loomine.

Probleemi jälgimine    -Talletab teavet kindlate probleemide kohta, nt tugiteenuste probleemid ja jälgib nende edenemist. Saate probleeme määrata, kategoriseerida ning neid omavahel siduda. Saate näiteks luua probleemijälitusloendi klienditeeninduse probleemide ja lahenduste haldamiseks. Saate probleeme kommenteerida iga kord, kui neid redigeerite, ning luua kommentaaride ajaloo ilma probleemi esialgset kirjeldust muutmata. Näiteks klienditeeninduse esindaja saab salvestada iga sammu, mis probleemi lahendamisel ette võeti ning selle tulemused. Probleemijälitusloendit saate kasutada ka kolme olekuga töövooga ettevõtte probleemide ja projektide jälitamise haldamiseks. Vt teemat loendi loomine.

Survey    -Koguge ja kompileerige tagasisidet (nt töötajate rahulolu uuring või küsitlus). Saate koostada oma küsimused ja vastused mitmel viisil ning kuvada tagasiside kokkuvõtet. Kui teil on installitud arvutustabeli või andmebaasi rakendus, mis ühildub Microsoft Technologies-iga, saate oma tulemid nende edasiseks analüüsimiseks eksportida. Vt teemat küsitluse loomine.

Kohandatud    -Alusta nimekirja algusest. Samuti saate luua kohandatud loendi, mis põhineb arvutustabelil, kui teil on arvutustabeli programm, mis ühildub Microsoft Technologies-iga. Saate näiteks importida Excelis loodud loendi, et salvestada ja hallata tarnijate lepinguid. Vt teemat loendi loomine arvutustabeli põhjal.

Välised loendid.    -Töötamine andmetega, mis on talletatud väljaspool loendit, kuid mida saate lugeda ja kirjutada rakenduses Microsoft 365. Väliste loendite andmeallikat nimetatakse väliseks sisutüübiks. Erinevalt mõnest levinud Microsoft 365 loendist kasutab väline loend äriühenduvuse teenuseid otse välissüsteemist (nt SAP, Siebeli ja Microsoft SQL Server) andmetele juurdepääsemiseks, olenemata sellest, kas see süsteem on andmebaas, veebiteenus või rea-ja ärirakenduse süsteem.

Kohandatud loend andmelehevaates    – saate luua kohandatud loendiga sarnase tühja loendi, kuid kuvada loendi vaikimisi andmelehevaates. Andmelehevaade pakub andmete vaatamiseks ja redigeerimiseks ridu ja veerge. Saate lisada ja redigeerida ridu ning veerge, rakendada filtreid ja sortimisjärjestusi, kuvada arvutatud väärtusi ja kokkuvõtteid ning redigeerida andmeid mugavalt otse võrgustiku lahtrites. Andmelehevaade nõuab, et Office oleks installitud 32-bitises klientarvutis ja ActiveX-juhtelemente toetav brauser.

Olekuloend.    -Projekti eesmärkide kuvamine ja jälgimine. Loend sisaldab värvilisi ikoone, mis näitavad eesmärkide täitmise määra.

Ringkirjad.    -Saada oma meeskonnaliikmetele teavet (sh kinnituse templid).

Microsoft IME sõnastikuloend.    -Kasutage loendis olevaid andmeid Microsoft IME-sõnastikuna. Saate Microsoft IME abil konverteerida veeru Lugemine üksused Kuva üksusteks ning vaadata sisu IME Kommentaariakna veerus Kommentaar. Andmeid saab linkida kindla URL-iga.

PerformancePointi sisuloend.    -Talletada armatuurlaua üksusi (nt tulemuskaarte, aruandeid, filtreid, armatuurlaua lehti ja muid armatuurlaua üksusi, mille loote PerformancePointi Armatuurlaua kujundaja abil).

Keeled ja tõlkijad.    -Kasutage tõlkimise teegis tõlke haldamise töövoogu. Töövoog kasutab loendit tõlketööülesannete määramiseks iga keele loendis määratud tõlkijale. Selle loendi saab luua käsitsi või automaatselt, kui lisate tõlkehaldusteeki tõlkehalduse töövoo.

KPI loend.    -Jälgige tulemuslikkuse näitajaid, mille abil saate kiiresti hinnata mõõdetavate eesmärkidega tehtud edusamme. Jõudluse jälgimiseks saate häälestada KPI loendid, kasutades ühte neljast andmeallikast: käsitsi sisestatud andmed, andmed Microsoft 365 loendis, andmed Exceli töövihikutes või analüüsiteenuste andmed (Microsoft SQL Serveri komponent). Kui KPI loend on loodud, saate seda kasutada armatuurlaua lehe näidu oleku kuvamiseks.

Arvutustabeli importimine.     – Saate kasutada olemasolevast arvutustabelist pärit veerge ja andmeid. Arvutustabeli impordiks on vaja Microsoft Excelit või muud ühilduvat programmi.

  1. Klõpsake jaotises saidid nuppu sätted Sätted: profiili värskendamine, tarkvara installimine ja selle ühendamine pilveteenusega ja seejärel nuppu saidi sisu.

  2. Klõpsake ikooni Lisa rakendus.

    Dialoogiboksi „Saidi sisu” nupp „Lisa rakendus”
  3. Kerige loendit ja klõpsake soovitud rakendust. Loendis võib lehti olla mitu.

  4. Pange rakendusele kordumatu nimi, nii et saaksite seda lehe jaoks hiljem meelde tuletada ja klõpsake käsku Loo.

  5. Kui naasete kuvale „Saidi sisu”, saate teha kolme asja.

    • Saate sulgeda akna ja naasta lehele. Saate lisada uue rakenduse lehele käsu „Lisa veebiosad” abil.

    • Saate klõpsata rakendust ja hakata andmeid sisestama.

    • Klõpsake kolmikpunkti (...) ja käsku Muuda sätteid. Siin saate lisada veerge, muuta nimesid ja teha muid toiminguid.

Kuigi loendite funktsioone saab kasutada mitmel eri viisil, sõltub nende kasutusviis loendite suurusest ja arvust ning ettevõtte vajadustest.

Mitme üksuse talletamine ühes loendis

Üks suur loend võib teenida mitut eesmärki. Näiteks võib ettevõttes vaja olla jälitada suurt hulka tehnilisi probleeme, mis võivad omakorda olla seotud mitme projekti ja rühmaga.

Kasutage ühte loendit järgmistel juhtudel.

  • Teie rühmal on vaja vaadata loendiüksuste kokkuvõtlikku teavet või ühte üksuste komplekti mitmes vaates. Näiteks võib juht soovida näha ettevõtte tehniliste probleemide edenemist või kõiki probleeme, millest on teatatud sama ajavahemiku jooksul.

  • Inimesed soovivad probleeme saidil sirvida või otsida neid samast asukohast.

  • Soovite rakendada loendiüksustele samu sätteid (nt versioonide jälitamine või kinnitamise nõudmine).

  • Loendiga töötavatel rühmadel on sarnased omadused (nt samad õigusetasemed). Teatud loendiüksustele saab rakendada kordumatuid õigusi, ent kui õigusetasemed on väga erinevad, tuleks kaaluda mitme loendi koostamist.

  • Soovite loendi teavet analüüsida või saada loendi konsolideeritud värskendusi. Võite saada loendiüksuste muutmise korral teatise või vaadata loendis tehtud muudatusi RSS-tehnoloogia abil. RSS-kanalid võimaldavad töörühma liikmetel näha muudetud teabe konsolideeritud loendit.

Mitut loendit võib vaja minna siis, kui hallatavate üksuste või nendega töötavate rühmade vahel on suur erinevus.

Kasutage mitut loendit järgmistel juhtudel.

  • Teil pole vaja kokkuvõtet kõigist üksustest.

  • Teabega töötavad rühmad on erinevad ja eri õigusetasemetega.

  • Soovite mitmele failihulgale rakendada eri sätteid (nt versioonimist ja kinnitamist).

  • Teil pole vaja kõiki üksusi koos analüüsida või loendi konsolideeritud värskendusi vastu võtta.

Loendeid ja loendiüksusi saab korraldada järgmiselt.

Veergude lisamine    -Aidata oma rühmal leida kõige olulisemaid üksusi, saate loendisse veerge lisada. Näiteks võite lisada projekti veeru loendisse, et aidata kindlates projektides töötavatel inimestel hõlpsalt üksusi vaadata ja nendega töötada. Soovi korral võite lisada ka rohkem veerge, kui soovite iga loendiüksuse kohta lisateavet (nt osakonna nimi või töötaja nimi) koguda.

Kui loendis on mitu üksust, võiksite teatud veerud indekseerida, et parandada jõudlust mitme üksuse kuvamisel või vaadete vaheldumisel. See funktsioon ei muuda üksuste korraldamise viisi, kuid võib aidata ettevõtetel kergemini loendis suurt hulka üksusi talletada. Indekseerimine võib võtta rohkem andmebaasi mahtu. Vt loendi või teegi vaate loomine, muutmine või kustutamine.

Vaadete loomine    -Kasutage seda, kui teie grupi inimestel on sageli vaja andmeid teatud viisil vaadata. Vaated veergude abil saate andmeid sortida, rühmitada, filtreerida ja kuvada. Samuti saate valida, mitu üksust igas vaates korraga kuvatakse. Näiteks saavad inimesed sirvida loendit 25 või 100 loendiüksused lehel, olenevalt nende eelistustest ja nende ühenduste kiirusest.

Vaated võimaldavad talletada loendis suurt hulka üksusi, kuid vaadata teatud ajal üksnes soovitud alamhulki (nt üksnes sel aastal postitatud probleemid või jooksvad sündmused kalendris). Saate luua eravaateid, mis on kättesaadavad üksnes teile ning kui teil on õigus loendit muuta, saate luua ka kõigile kättesaadavaid avalikke vaateid. Vt loendi või teegi vaate loomine, muutmine või kustutamine.

Kaustade loomine    -Saate lisada kaustu enamikule loenditele, kui teie loendi omanik on lubanud kaustu luua. See on eriti kasulik juhul, kui loendiüksused saab jagada teatud viisil (nt projekti või rühma alusel). Kaustad aitavad inimestel kergemini skannida ja hallata loendiüksusi. Microsofti tehnoloogiad pakuvad puu vaadet, mis võimaldab inimestel liikuda oma saitidel ja kaustades sarnaselt nende kõvakettal töötavate kaustadega. Näiteks võib igal osakonnal olla oma kaust. Vt teemat kausta loomine loendis.

Vt ka

Loendiüksuste lisamine, redigeerimine või kustutamine

Loendi või teegi versioonimise lubamine ja konfigureerimine

Kausta loomine loendis

Kausta kustutamine loendist

Kas vajate veel abi?

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×