Alueen tai taulukon tietojen suodattaminen Excelissä

Kaksi suodatintyyppiä

Pikasuodattimen avulla voit luoda kahdenlaisia suodattimia: luetteloarvon tai ehtojen mukaan. Kukin näistä suodatintyypeistä ei sulje toisiaan pois kustakin solualueesta tai saraketaulukosta. Voit esimerkiksi suodattaa lukuluettelon tai ehdon mukaan, mutta et molempien mukaan. voit suodattaa kuvakkeen tai mukautetun suodattimen mukaan, mutta et molempien mukaan.

Suodattimen lisääminen uudelleen

Jos haluat selvittää, onko suodatin käytössä, huomaa sarakeotsikon kuvake:

• Avattava nuoli tarkoittaa, että suodatus on käytössä, mutta sitä ei käytetä.

  Kun pidät hiiren osoitinta sen sarakkeen otsikon päällä, jossa suodatus on käytössä, mutta ei käytössä, näyttövihje näyttää "(Näytetään kaikki)".

• Suodatin-painike tarkoittaa, että suodatinta käytetään.

  Kun osoitat suodatetun sarakkeen otsikkoa, näyttövihje näyttää kyseisessä sarakkeessa käytetyn suodattimen, kuten "Yhtä suuri kuin punainen solun väri" tai "Suurempi kuin 150".

Kun otat suodattimen uudelleen käyttöön, näkyviin tulee erilaisia tuloksia seuraavista syistä:

• Tietoja on lisätty, muokattu tai poistettu solualueeseen tai taulukon sarakkeeseen.

• Kaavan palauttamat arvot ovat muuttuneet, ja Excel on laskenut laskentataulukon uudelleen.

Älä sekoita tietotyyppejä

Jos haluat parhaan tuloksen, älä sekoita tietotyyppejä, kuten tekstiä ja numeroa, tai saman sarakkeen lukua ja päivämäärää, koska kullekin sarakkeelle on käytettävissä vain yksi suodatinkomentotyyppi. Jos tietotyyppejä on useita, näkyviin tulee eniten esiintyvä tietotyyppi. Jos sarakkeessa on esimerkiksi kolme lukuna tallennettua arvoa ja neljä tekstinä, tekstisuodattimet-komento tulee näkyviin.

1. Valitse solu alueelta tai taulukosta, jonka haluat suodattaa.

2. Valitse Tiedot-välilehdessäSuodata.

3. Valitse suodatettavan sisällön sisältävän sarakkeen nuoli.

4. Valitse Suodatin-kohdassaValitse yksi ja kirjoita sitten suodatusehdot.

   

1. Osoita sen alueen tai taulukon solua, jonka tiedot haluat suodattaa.

2. Valitse Tiedot-välilehdessäSuodata.

3. Valitse suodatettavan sisällön sisältävän sarakkeen nuoli.

4. Valitse Suodatin-kohdassaValitse yksi ja kirjoita sitten suodatusehdot.

   

5. Kirjoita ponnahdusvalikon vieressä olevaan ruutuun numero, jota haluat käyttää.

6. Valintasi mukaan käytettävissä saattaa olla lisäehtoja:

   

Voit suodattaa tietoja nopeasti visuaalisten ehtojen, kuten kirjasimen värin, solun värin tai kuvakejoukon, mukaan. Voit myös käyttää suodatusta, vaikka taulukossa olisi muotoiltuja soluja tai olisit käyttänyt solutyylejä tai ehdollista muotoilua.

1. Napsauta solualueella tai taulukon sarakkeessa solua, joka sisältää solun värin, kirjasimen värin tai kuvakkeen, jonka mukaan haluat suodattaa.

2. Valitse Tiedot-välilehdessäSuodata.

3. Valitse suodatettavan sisällön sisältävän sarakkeen nuoli.

4. Valitse Suodata-kohdan Värin mukaan -ponnahdusvalikossa Solun väri, Kirjasimen väri tai Solun kuvake ja valitse sitten väri.

Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain siinä tapauksessa, että suodatettava sarake sisältää tyhjän solun.

1. Osoita sen alueen tai taulukon solua, jonka tiedot haluat suodattaa.

2. Valitse Tiedot-työkalurivillä Suodata.

3. Valitse suodatettavan sisällön sisältävän sarakkeen nuoli.

4. Vieritä (Valitse kaikki) -alueessa alas ja valitse (Tyhjät)-valintaruutu.

   Huomautukset: 

   • Voit käyttää suodattimia vain yhteen taulukon solualueeseen kerralla.

   • Kun käytät suodatinta sarakkeeseen, muihin sarakkeisiin voidaan käyttää suodattimina vain niitä arvoja, jotka ovat näkyvissä nykyisessä suodatetussa alueessa.

   • Suodatinikkunan luettelossa näytetään vain 10 000 ensimmäistä yksilöllistä merkintää.

1. Osoita sen alueen tai taulukon solua, jonka tiedot haluat suodattaa.

2. Valitse Tiedot-välilehdessäSuodata.

3. Valitse suodatettavan sisällön sisältävän sarakkeen nuoli.

4. Valitse Suodata-kohdassaValitse yksi ja tee sitten ponnahdusvalikossa jokin seuraavista:

   Alueen suodattaminen	Valitse
   Rivit, jotka sisältävät tietyn tekstin	Sisältää tai On yhtä suuri kuin.
   Rivit, jotka eivät sisällä tiettyä tekstiä	Ei sisällä tai Eri suuri kuin.

5. Kirjoita ponnahdusvalikon vieressä olevaan ruutuun teksti, jota haluat käyttää.

6. Valintasi mukaan käytettävissä saattaa olla lisäehtoja:

   

   Toiminto	Valitse
   Suodata taulukon sarake tai valinta siten, että molempien ehtojen on oltava tosi	Ja.
   Suodata taulukon sarake tai valinta siten, että toisen tai molempien ehtojen on oltava tosi	Tai.

1. Osoita sen alueen tai taulukon solua, jonka tiedot haluat suodattaa.

2. Valitse Tiedot-työkalurivillä Suodata.

3. Valitse suodatettavan sisällön sisältävän sarakkeen nuoli.

4. Valitse Suodata-kohdassaValitse yksi ja tee sitten ponnahdusvalikossa jokin seuraavista:

   Suodata	Valitse
   Tekstirivin alku	Alkaa merkillä.
   Tekstirivin loppu	Loppuu merkkiin.
   Solut, jotka sisältävät tekstin, mutta eivät ala määritetyillä merkeillä	Ei ala merkillä.
   Solut, jotka sisältävät tekstin, mutta eivät lopu määritettyihin merkkeihin	Ei lopu merkkiin.

5. Kirjoita ponnahdusvalikon vieressä olevaan ruutuun teksti, jota haluat käyttää.

6. Valintasi mukaan käytettävissä saattaa olla lisäehtoja:

   

   Toiminto	Valitse
   Suodata taulukon sarake tai valinta siten, että molempien ehtojen on oltava tosi	Ja.
   Suodata taulukon sarake tai valinta siten, että toisen tai molempien ehtojen on oltava tosi	Tai.

Yleismerkkejä voidaan käyttää suodatusehtojen määrittämisessä.

1. Osoita sen alueen tai taulukon solua, jonka tiedot haluat suodattaa.

2. Valitse Tiedot-työkalurivillä Suodata.

3. Valitse suodatettavan sisällön sisältävän sarakkeen nuoli.

4. Valitse Suodatin-kohdassaValitse yksi ja valitse mikä tahansa vaihtoehto.

5. Kirjoita tekstiruutuun ehto ja sisällytä siihen yleismerkki.

   Jos esimerkiksi haluat suodattaa sekä sanat "kirja" että "kirje", kirjoita kirj?.

6. Tee jompikumpi seuraavista:

   Käytä	Etsittävä teksti
   ? (kysymysmerkki)	Mikä tahansa yksittäinen merkki Esimerkiksi k?ila löytää tekstit "keila" ja "kiila"
   * (tähti)	Mikä tahansa merkkimäärä Esimerkiksi *aja löytää tekstit "laaja" ja "varaaja"
   ~ (tilde)	Kysymysmerkki tai tähti Esimerkiksi v06~? löytää tekstin "v06?"

Tee jokin seuraavista:

Kun suodatat tietoja, vain ehdot täyttävät tiedot näkyvät. Tiedot, jotka eivät täytä ehtoja, piilotetaan. Kun olet suodata tiedot, voit kopioida, etsiä, muokata, muotoilla, kaaviota ja tulostaa suodatetun tiedon alijoukon.

Taulukko, jossa on käytetty neljää tärkeintä kohdetta -suodatinta

Suodattimet ovat lisäaineita. Tämä tarkoittaa, että jokainen lisäsuodatin perustuu nykyiseen suodattimeen ja pienentää edelleen tietojen alijoukkoa. Voit tehdä monimutkaisia suodattimia suodattamalla useamman kuin yhden arvon, useamman kuin yhden muotoilun tai useamman ehdon perusteella. Voit esimerkiksi suodattaa kaikki luvut, jotka ovat suurempia kuin 5 ja jotka ovat myös keskiarvon alapuolella. Jotkin suodattimet (ylimmät ja alimmat kymmenen, yli ja alle keskiarvon) perustuvat kuitenkin alkuperäiseen solualueeseen. Kun esimerkiksi suodatat kymmenen ylintä arvoa, näet koko luettelon kymmenen ylintä arvoa, ei viimeisen suodattimen alijoukon kymmenen ylintä arvoa.

Excelissä voit luoda kolmenlaisia suodattimia: arvojen, muotoilun tai ehtojen mukaan. Jokainen näistä suodatintyypeistä ei kuitenkaan sulje toisiaan pois. Voit esimerkiksi suodattaa solun värin tai numeroluettelon mukaan, mutta et molempien mukaan. Voit suodattaa kuvakkeen tai mukautetun suodattimen mukaan, mutta et molempien mukaan.

Suodattimet piilottavat ylimääräiset tiedot. Tällä tavoin voit keskittyä juuri siihen, mitä haluat nähdä. Kun sen sijaan lajittelet tietoja, tiedot järjesteletään uudelleen johonkin järjestykseen. Lisätietoja lajittelusta on artikkelissa Tietoluettelon lajitteleminen.

Kun suodatat, ota huomioon seuraavat ohjeet:

• Suodatinikkunan luettelossa näytetään vain 10 000 ensimmäistä yksilöllistä merkintää.

• Voit suodattaa useamman kuin yhden sarakkeen mukaan. Kun käytät suodatinta sarakkeeseen, muihin sarakkeisiin voidaan käyttää suodattimina vain niitä arvoja, jotka ovat näkyvissä nykyisessä suodatetussa alueessa.

• Voit käyttää suodattimia vain yhteen taulukon solualueeseen kerralla.