Plan de réunion partagé dans Viva Insights

Créer et partager un plan de réunion 

1. Accédez à l’onglet Accueil dans l’application Viva Insights dans Teams ou sur le web.

2. Dans la section Recommandé pour vous, recherchez la carte Promouvoir les normes de réunion saines et sélectionnez Bien démarrer.
   
   

Créer des normes de réunion

Raccourcir les réunions 

• Vous pouvez automatiquement raccourcir la durée de toutes les réunions en choisissant si vous souhaitez que les événements commencent automatiquement en retard ou se terminent plus tôt.  

• Pour ce faire, définissez un nombre par défaut de minutes pour les réunions de moins d’une heure et pour les réunions d’une heure ou plus.

Ajouter un lien de réunion Teams

• Incluez automatiquement un lien de réunion Microsoft Teams pour les réunions en ligne dans Microsoft Teams. 

Obtenir des commentaires

• Activer les enquêtes sur l’efficacité des réunions pour les participants. 

Inviter des participants à rejoindre votre plan

1. Tapez des noms dans le champ Destinataires. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des destinataires, envoyez-leur une invitation à rejoindre votre plan.

2. Sélectionnez Confirmer pour envoyer.

3. Si vous avez une ou plusieurs personnes qui vous rendent compte, Viva Insights renseigne automatiquement les membres de votre équipe. Vous pouvez ensuite ajouter ou supprimer des personnes en fonction des besoins.

4. Après avoir reçu votre invitation, les destinataires peuvent l’accepter ou la refuser.

Participer à un plan de réunion partagé

1. Si quelqu’un vous invite à rejoindre un plan de réunion partagé, vous recevrez une invitation dans Teams. Si vous souhaitez rejoindre le plan et que vous aimez les paramètres que l’organisateur a configurés, sélectionnez Rejoindre. Si vous souhaitez modifier les paramètres de vos réunions avant de participer, sélectionnez Modifier.

2. Si vous faites déjà partie d’un plan de réunion partagé, Viva Insights applique les paramètres du plan auquel vous venez d’être invité à participer, puis récapitule les modifications sous Modifications apportées à votre plan.

3.  Sélectionnez Rejoindre pour rejoindre le plan.

4. Si vous souhaitez apporter des modifications avant de vous joindre, sélectionnez Modifier.

Modifier un plan de réunion partagé

Toute personne qui fait partie d’un plan peut apporter des modifications à ses paramètres personnels.

1. Sélectionnez Modifier sur la carte Votre plan de réunion partagé, qui vous permet d’accéder à votre page Paramètres.
   
   

2. Pour modifier si vous envoyez ou non des enquêtes de commentaires sur vos réunions, basculez le commutateur sous Obtenir des commentaires sur vos réunions. (Abonnement Premium Viva Insights requis.)

3. Pour démarrer ou arrêter automatiquement le raccourcissement des réunions, basculez le commutateur sous Raccourcir les réunions. Si vous activez la fonctionnalité, utilisez les menus déroulants pour définir le délai auquel vous souhaitez mettre fin à vos réunions ou à quel retard vous souhaitez les démarrer.

4. Pour ajouter ou arrêter l’ajout de liens Teams à des réunions, basculez le commutateur sous Ajouter une réunion Teams.
   
   

Quitter un plan de réunion partagé

1. Modifiez le plan à partir de l’onglet Productivité ou accédez à votre page Paramètres et sélectionnez Réunions effectives .

2. Dans Votre plan de réunion partagé, sélectionnez Quitter le plan.

3. Après avoir sélectionné Quitter le plan, décidez si vous souhaitez conserver les paramètres de réunion suivants de votre plan :

• Raccourcir automatiquement la durée de toutes les réunions

• Inclure automatiquement un lien de réunion Microsoft Teams

• Obtenir des commentaires des participants à la réunion

4. Sélectionnez Confirmer.