פתיחת תיבת דואר משותפת ושימוש בה ב- Outlook

הוספת תיבת דואר משותפת ל- Outlook החדש

לאחר שמנהל המערכת יוסיף אותך כחבר בתיבת דואר משותפת, סגור את Outlook החדש ולאחר מכן הפעל אותו מחדש. תיבת הדואר המשותפת תופיע באופן אוטומטי בחלונית התיקיות.

מה עליי לעשות אם התהליך לא הצליח?

אם מנהל המערכת הוסיף אותך לאחרונה לתיבת דואר משותפת, ייתכן שיחלפו כמה דקות עד שתיבת הדואר המשותפת תופיע. המתן מעט ולאחר מכן סגור שוב את Outlook החדש והפעל אותו מחדש. לחלופין, הוסף את התיבה המשותפת באופן ידני.

1. בחר דואר מחלונית הניווט ב- Outlook החדש.

2. בחלונית התיקיה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שם החשבון שלך ובחר הוסף תיקיה משותפת או תיבת דואר.
   

3. בחלון ' הוסף תיקיה משותפת או תיבת דואר' , הקלד את שם תיבת הדואר שאליה ברצונך לגשת, לדוגמה, info@contoso.com.

   הערה

   באפשרותך להוסיף את תיבת הדואר המשותפת בכל עת, אך לפני שתוכל להתחיל להשתמש בה, מנהל ה- IT שלך חייב להוסיף אותך כחבר.

איתור תיבת הדואר המשותפת בחלונית התיקיות

בחלונית התיקיות מימין, אתר את התיקיה משותף איתי . בחר את התיקיה כדי להרחיב אותה. תיבת הדואר המשותפת היא תיקיית משנה תחת 'משותף איתי'. כאשר תבחר את שם תיבת הדואר המשותפת שם, היא תתרחב ותציג את תיקיות הדואר האלקטרוני הרגילות, כגון תיבת הדואר הנכנס, 'טיוטות' ו'פריטים שנשלחו'.

שליחת דואר מתיבת הדואר המשותפת

1. בחר 'דואר ' מחלונית הניווט ב- Outlook החדש עבור Windows.
2. בכרטיסיה 'בית', בחר'דוארחדש>'.
3. אם אינך רואה את השדה 'מאת ' בחלק העליון של ההודעה (ליד 'שלח'), בכרטיסיה 'אפשרויות ', בחר 'הצג מאת'.
4. בחר מתוך ההודעה ושנה את הכתובת לכתובת הדואר האלקטרוני המשותפת. אם אינך רואה את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת, בחר כתובת דואר אלקטרוני אחרת ולאחר מכן הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת.
5. סיים להקליד את ההודעה ולאחר מכן בחר ' שלח'.
   מעתה והלאה, כאשר תרצה לשלוח הודעה מתיבת הדואר המשותפת, הכתובת תהיה זמינה ברשימה הנפתחת 'מאת' .
   בכל פעם שתשלח הודעה מתיבת דואר משותפת, הנמענים יראו בהודעה רק את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת.

מענה לדואר שנשלח אל תיבת הדואר המשותפת

1. פתח את Outlook החדש עבור Windows.
2. פתח את הודעת הדואר האלקטרוני שברצונך להשיב לה.
3. בשדה 'מאת ' בחלק העליון של ההודעה, אתה אמור לראות את שם תיבת הדואר המשותפת. אם אינך רואה אותה, בחר את התיבה הנפתחת ' מאת ' ובחר את תיבת הדואר המשותפת.
4. סיים להקליד את ההודעה ולאחר מכן בחר ' שלח'.
   כאשר תרצה לשלוח הודעה מתיבת הדואר המשותפת, הכתובת תהיה זמינה ברשימה הנפתחת 'מאת' .
   בכל פעם שתשלח הודעה מתיבת הדואר המשותפת, הנמענים יראו בהודעה רק את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת.

חיפוש בתיבת הדואר המשותפת

לאחר הוספת תיבת דואר משותפת ל- Outlook החדש, החיפוש בתוכה דומה לחיפוש בתיבת דואר ראשית.

1. פתח את Outlook החדש עבור Windows.
2. בחר תיקיה בתוך תיבת הדואר המשותפת בחלונית התיקיות.
3. בתיבת החיפוש בחלק העליון של חלון Outlook, הקלד את השאילתה שבה ברצונך להשתמש לחיפוש ולאחר מכן הקש Enter.
   רשימת ההודעות תציג תוצאות בהתבסס על החיפוש מתוך תיקיה זו שנבחרה בתיבת הדואר המשותפת.

שימוש בלוח השנה המשותף מתיבת הדואר המשותפת

לאחר שמנהל המערכת יוסיף אותך כחבר בתיבת דואר משותפת, סגור את Outlook ולאחר מכן הפעל אותו מחדש. לוח השנה המשותף שמשויך לתיבת הדואר המשותפת מתווסף באופן אוטומטי לרשימה לוחות שנה שלך.

1. ב- Outlook החדש, עבור אל תצוגת לוח השנה ובחר את תיבת הדואר המשותפת.
   בעת הזנת פעילויות, כל החברים בתיבת הדואר המשותפת יוכלו לראות אותן.
2. כל חבר בתיבת הדואר המשותפת יכול ליצור, להציג ולנהל פעילויות בלוח השנה, באותו אופן שבו הוא מבצע זאת עבור הפעילויות האישיות שלו. כל חבר בתיבת הדואר המשותפת יכול לראות את השינויים שבוצעו בלוח השנה המשותף.

שימוש ברשימת אנשי הקשר המשותפת בתיבת הדואר

אנשי קשר עבור תיבות דואר משותפות ותיבות דואר של משתמשים אחרים אינם זמינים כעת ב- Outlook החדש. ארגון Outlook של Microsoft עובד על עדכון תוכנית זו.

זמינות תוספת בתיבות דואר משותפות

ב- Outlook החדש ב- Windows, התמיכה בתוספות בתיבות דואר משותפות משתנה בהתאם לתרחיש הספציפי ובהתאם לשאלה אם תיבת הדואר המשותפת קודמה לחשבון מלא. לקבלת מידע נוסף על תרחישים אלה, ראה שימוש בתוספות ב- Outlook.

מה עוד עליי לדעת על תיבות דואר משותפות ב- Outlook החדש?

כדי ללמוד עוד אודות האופן שבו ניתן להוסיף תיבת דואר משותפת כחשבון, ראה כאן. הוספת תיבת דואר משותפת כחשבון תספק תמיכה עבור היכולות הבאות:

יכולות אחרות שאינן זמינות כיום עבור תיבות דואר משותפות, אך יתווספו בעדכון עתידי:

• הענקת גישה מוסמכת חדשה לתיבת דואר

הנה כמה עצות דואר שיעזרו לעוזרים בכירים ולנציגים לנווט טוב יותר בניהול תיבות הדואר ב- Outlook החדש.

עצות לגבי דואר

מסנני דואר וכללים עבור מנהלי מערכת בכירים

ב- Outlook החדש, מנהלים בכירים יכולים להשתמש במסנן הדואר האלקטרוני 'יש הזמנות ללוח שנה' כדי לאתר בקלות הזמנות לפגישות.

באפשרותך גם להגדיר כלל דואר אלקטרוני שהתקבל עבור אחרים עבור החשבון של המנהל שלך, ולהעביר אותו באופן אוטומטי לתיקיה נפרדת ולסווג אותו לקטגוריות כרצונך.

גרירה ושחרור של הודעות דואר אלקטרוני כדי ליצור משימות

הישאר בשליטה ללא מאמץ על-ידי גרירת הודעות דואר אלקטרוני אל 'היום שלי' כדי להפוך אותן למשימות.

הצמד הודעות דואר אלקטרוני לצורך גישה מהירה

כעת באפשרותך להצמיד הודעת דואר אלקטרוני כך שתופיע בחלק העליון של תיבת הדואר הנכנס שלך, וכך לחסוך לך זמן שלא תצטרך לחזור ולחפש אותה. רחף או לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הודעת הדואר האלקטרוני ובחר 'הצמד ' כדי להצמיד אותה.

תזמן מתי לשלוח דואר אלקטרוני

בעולם העבודה ההיברידי של היום, היום שלך עשוי להיות לילה של מישהו אחר, לכן אינך מעוניין לשלוח הודעת דואר אלקטרוני למישהו אחר באמצע הלילה. עם Outlook החדש, תוכל לשלוח בקלות הודעת דואר אלקטרוני מתי שתרצה. פשוט בחר את החץ הנפתח לצד 'שלח' ובחר 'תזמן שליחה'.

השהיית דואר אלקטרוני

לעתים דואר אלקטרוני חשוב מאוד, אך עדיין לא. באמצעות תכונת ההשהיה, באפשרותך לתזמן מועד לשליחה מחדש של הדואר האלקטרוני לתיבת הדואר הנכנס שלך, המופיעה בזמן הרצוי, כך שתוכל לטפל בה בזמן המתאים לך. פשוט לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הודעה כלשהי ובחר 'השהה ' או בחר 'השהה ' מרצועת הכלים. לאחר מכן בחר את השעה שבה ברצונך לשלוח את ההזמנה.

הוספת תיבת דואר משותפת ל- Outlook הקלאסי

לאחר שמנהל המערכת יוסיף אותך כחבר בתיבת דואר משותפת, סגור את Outlook ולאחר מכן הפעל אותו מחדש. תיבת הדואר המשותפת אמורה להופיע באופן אוטומטי בחלונית התיקיות שלך ב- Outlook הקלאסי.

מה עליי לעשות אם התהליך לא הצליח?

• אם מנהל המערכת הוסיף אותך לאחרונה לתיבת דואר משותפת, ייתכן שיחלפו כמה דקות עד שתיבת הדואר המשותפת תופיע. המתן מעט ולאחר מכן סגור את Outlook והפעל אותו מחדש שוב.

• אם הבעיה לא נפתרה, הוסף את תיבת הדואר המשותפת באופן ידני ל- Outlook:

  1. פתח את Outlook הקלאסי.
  2. בחר את הכרטיסיה 'קובץ' ברצועת הכלים ולאחר מכן בחר 'הגדרות> חשבון' הגדרות חשבון.
  3. בחר את הכרטיסיה דואר אלקטרוני.
  4. ודא שהחשבון הנכון מסומן ולאחר מכן בחר שינוי.
  5. בחר 'הגדרות> נוספות', 'הוספהמתקדמת>'.
  6. הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת, כגון info@contoso.com.
  7. בחר OK>OK.
  8. בחר הבא>, סיום>, סגירה.

שליחת דואר מתיבת הדואר המשותפת

1. פתח את Outlook הקלאסי.
2. בחר דואר אלקטרוני חדש.
3. אם אינך רואה את השדה 'מאת ' בחלק העליון של ההודעה, בחר 'אפשרויות>מאת'.
4. בחר מתוך ההודעה ושנה את הכתובת לכתובת הדואר האלקטרוני המשותפת. אם אינך רואה את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת, בחר כתובת דואר אלקטרוני אחרת ולאחר מכן הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת.
5. בחר אישור.
6. סיים להקליד את ההודעה שלך ולאחר מכן בחר שלח.
   מעתה והלאה, כאשר תרצה לשלוח הודעה מתיבת הדואר המשותפת, הכתובת תהיה זמינה ברשימה הנפתחת 'מאת' .
   בכל פעם שתשלח הודעה מתיבת הדואר המשותפת, הנמענים יראו בהודעה רק את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת.

מענה לדואר שנשלח אל תיבת הדואר המשותפת

1. פתח את Outlook הקלאסי.
2. פתח את הודעת הדואר האלקטרוני שברצונך להשיב לה.
3. בשדה 'מאת ' בחלק העליון של ההודעה, אתה אמור לראות את שם תיבת הדואר המשותפת. אם אינך רואה אותה, בחר את התיבה הנפתחת ' מאת ' ובחר את תיבת הדואר המשותפת.
4. סיים להקליד את ההודעה שלך ולאחר מכן בחר שלח.
   כאשר תרצה לשלוח הודעה מתיבת הדואר המשותפת, הכתובת תהיה זמינה ברשימה הנפתחת 'מאת' .
   בכל פעם שתשלח הודעה מתיבת הדואר המשותפת, הנמענים יראו בהודעה רק את כתובת הדואר האלקטרוני המשותפת.

חיפוש בתיבת הדואר המשותפת

לאחר הוספת תיבת דואר משותפת ל- Outlook, החיפוש בתוכה דומה לחיפוש בתיבת דואר ראשית.

1. פתח את Outlook הקלאסי.
2. בחר תיקיה בתוך תיבת הדואר המשותפת בלוח התיקיות מימין.
3. הקלד את השאילתה בתיבת החיפוש בחלק העליון של רצועת הכלים (סרגל הכלים).
4. התחל את החיפוש על-ידי הקשה על Enter או בחירה בלחצן 'זכוכית מגדלת ' בצד השמאלי של תיבת החיפוש.
   רשימת ההודעות תחזיר תוצאות בהתבסס על החיפוש מהתיקיה שנבחרה בתיבת הדואר המשותפת.

שימוש בלוח השנה המשותף

לאחר שמנהל המערכת יוסיף אותך כחבר בתיבת דואר משותפת, סגור את Outlook ולאחר מכן הפעל אותו מחדש. לוח השנה המשותף שמשויך לתיבת הדואר המשותפת מתווסף באופן אוטומטי לרשימה לוחות שנה שלך.

1. ב- Outlook הקלאסי, עבור אל תצוגת לוח השנה ובחר את תיבת הדואר המשותפת.
   
2. בעת הזנת פעילויות, כל החברים בתיבת הדואר המשותפת יוכלו לראות אותן.
3. כל חבר בתיבת הדואר המשותפת יכול ליצור, להציג ולנהל פעילויות בלוח השנה, באותו אופן שבו הוא מבצע זאת עבור הפעילויות האישיות שלו. כל חבר בתיבת הדואר המשותפת יכול לראות את השינויים שבוצעו בלוח השנה המשותף.

שימוש ברשימת אנשי הקשר המשותפת

לאחר שמנהל המערכת יוסיף אותך כחבר בתיבת דואר משותפת, סגור את Outlook ולאחר מכן הפעל אותו מחדש. רשימת אנשי הקשר המשותפת שמשויכת לתיבת הדואר המשותפת מתווספת באופן אוטומטי לרשימה אנשי הקשר שלי שלך.

1. ב- Outlook הקלאסי, בחר People.
2. תחת אנשי הקשר שלי, בחר את תיקיית אנשי הקשר עבור רשימת אנשי הקשר המשותפת.
   

זמינות תוספת בתיבות דואר משותפות

ב- Outlook הקלאסי ב- Windows, התמיכה בתוספות בתיבות דואר משותפות משתנה בהתאם לתרחיש המסוים. לקבלת מידע נוסף על תרחישים אלה, ראה שימוש בתוספות ב- Outlook.

הוספת תיבת הדואר המשותפת כך שהיא תוצג תחת תיבת הדואר הראשית שלך

מומלץ להשתמש בשיטה זו אם ברצונך לנטר את הדואר האלקטרוני מתיבת הדואר הראשית שלך ומתיבת הדואר המשותפת בו-זמנית. לאחר השלמת משימה זו, תיבת הדואר המשותפת והתיקיות שלה יוצגו בחלונית הניווט הימנית בכל פעם שתפתח את Outlook באינטרנט.

1. היכנס לחשבון שלך ב- Outlook באינטרנט.
2. עבור תיבות דואר של Exchange Online, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תיקיות בחלונית הניווט הימנית ולאחר מכן בחר הוסף תיקיה משותפת או תיבת דואר. עבור תיבות דואר מקומיות של Exchange, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שם תיבת הדואר הראשית שלך (כגון מיכל דמפסי) בחלונית הניווט הימנית ולאחר מכן בחר הוסף תיקיה משותפת או תיבת דואר.
   
3. בתיבת הדו-שיח הוספת תיקיה משותפת , הקלד את השם של תיבת הדואר המשותפת שבה אתה חבר, כגון info@contoso.com.

תיבת הדואר המשותפת מוצגת ברשימת התיקיות שלך ב- Outlook באינטרנט. באפשרותך להרחיב או לכווץ את התיקיות של תיבת הדואר המשותפת כפי שניתן לעשות בתיבת הדואר הראשית. באפשרותך גם להסיר את תיבת הדואר המשותפת מרשימת התיקיות. כדי להסיר אותה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תיבת הדואר המשותפת ולאחר מכן לחץ על מחק תיקייה משותפת.

קבלת הודעות על הודעות חדשות בתיבת דואר משותפת

כדי לקבל הודעות על הודעות חדשות בתיבת הדואר הנכנס של תיבת דואר משותפת, עליך לפתוח את תיבת הדואר המשותפת בחלון דפדפן נפרד.

פתיחת תיבת הדואר המשותפת בחלון דפדפן נפרד

מומלץ להשתמש בשיטה זו אם ברצונך להציג ולנהל את את הדואר האלקטרוני של תיבת הדואר המשותפת בחלון דפדפן משלו. שיטה זו גם מאפשרת לך לקבל הודעות לגבי פריטים חדשים בתיבת הדואר הנכנס של תיבת הדואר המשותפת.

1. היכנס לחשבון שלך ב- Outlook באינטרנט.

2. בסרגל הניווט של Outlook באינטרנט, בחר את שמך. מופיעה רשימה.

3. לחץ על פתח תיבת דואר אחרת.

4. הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני של תיבת הדואר האחרת שברצונך לפתוח ולאחר מכן בחר פתח. הפעלה אחרת של Outlook באינטרנט נפתחת בחלון נפרד ומאפשרת גישה לתיבת הדואר האחרת.

   עצה

   אם אתה מקליד את כתובת הדואר האלקטרוני של תיבת הדואר, התוצאה היא "לא נמצאה התאמה". נסה להקליד שוב את כתובת הדואר האלקטרוני.

שלח דואר אלקטרוני מתיבת הדואר המשותפת

1. בחר 'דואר חדש ' מעל רשימת התיקיות. טופס של הודעה חדשה מופיע בחלונית הקריאה.

2. בחלק העליון של ההודעה, בחר '> נוספות'הצג מ'.
   
   אפשרות זו מראה לך שהאנשים שיקבלו את הודעת הדואר האלקטרוני יראו שהיא מגיעה מתיבת הדואר המשותפת ולא מחשבון הדואר האלקטרוני האישי שלך.

3. בפעם הראשונה שתשתמש בתיבת הדואר המשותפת, תצטרך להוסיף את הכתובת לאפשרויות הזמינות ברשימה הנפתחת 'מאת ':

   1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הכתובת 'מאת ' ובחר 'הסר'.
      
   2. הקלד את הכתובת המשותפת. בפעם הבאה שתשיב מתיבת הדואר המשותפת, הכתובת שלה תופיע כאפשרות ברשימה הנפתחת 'מאת '.

4. כדי להוסיף נמענים, הקלד את שמו של כל מי שנמצא בתיקיית אנשי הקשר או ברשימת הכתובות של הארגון שלך, או הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני בתיבה 'אל ' או 'עותק '. בפעם הראשונה שאתה מזין שם של אדם מסוים, Outlook באינטרנט מחפש את הכתובת של אדם זה. בעתיד, השם יאוחסן במטמון כך שהוא יזוהה במהירות.

5. הקלד נושא.

6. הקלד את ההודעה שברצונך לשלוח.

7. כשההודעה מוכנה, בחר שלח.

מענה לדואר שנשלח אל תיבת הדואר המשותפת

בפעם הראשונה שתשיב להודעה שנשלחה אל תיבת הדואר המשותפת תצטרך להוסיף את הכתובת לתיבה הנפתחת 'מאת '. כך תעשה זאת:

1. פתח את Outlook באינטרנט ועבור אל תיבת הדואר המשותפת שלך.
2. פתח הודעה שנשלחה לכתובת המשותפת.
3. בחר השב.
4. בחלק העליון של ההודעה, בחר '> נוספות'הצג מ'.
   
5. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הכתובת 'מאת ' ובחר 'הסר'.
   
6. הקלד את הכתובת המשותפת ושלח את ההודעה. בפעם הבאה שתשיב מתיבת הדואר המשותפת, הכתובת שלה תופיע כאפשרות ברשימה הנפתחת 'מאת '.

שליחת תשובות אוטומטיות מתיבת דואר משותפת

רק למנהל מערכת של Microsoft 365 יש הרשאות להגדרת היכולת לשלוח תשובות אוטומטיות מתיבת דואר משותפת. לקבלת הוראות, בקש ממנהל המערכת לעיין במאמר 'יצירת תיבת דואר משותפת'.

זמינות תוספת בתיבות דואר משותפות

ב- Outlook באינטרנט, התמיכה בתוספות בתיבות דואר משותפות משתנה בהתאם לתרחיש המסוים ולאופן הגישה לתיבת הדואר המשותפת. לקבלת מידע נוסף על תרחישים אלה, ראה שימוש בתוספות ב- Outlook.