מבוא לספריות

ספריה היא מיקום באתר שבו באפשרותך להעלות, ליצור, לעדכן ולשתף פעולה בקבצים עם חברי צוות. כל ספריה מציגה רשימת קבצים ומידע חשוב אודות הקבצים, כגון מי היה האדם האחרון ששינה קובץ. רוב האתרים כוללים ספריה בעת יצירת האתר. לדוגמה, אתר צוות מכיל ספריית מסמכים שבה באפשרותך לארגן ולשתף את המסמכים שלך. 

כאשר אתה זקוק לספריות נוספות, באפשרותך לבחור מתוך כמה יישומי ספריות מוכנים לשימוש ולהוסיף אותם לאתר שלך. באפשרותך גם להתאים אישית ספריות בכמה דרכים. לדוגמה, באפשרותך לקבוע כיצד מסמכים מוצגים, מנוהלים ונוצרים. לחלופין, עקוב אחר גירסאות של קבצים, כולל מספר הגירסות וסוג הגירסה. תוכל אפילו ליצור תצוגות, טפסים וזרימות עבודה מותאמים אישית שיסייעו לך לנהל את הפרוייקטים והתהליכים העסקיים שלך.

קישורי 'כיצד לבצע'

אם אתה מעוניין רק ליצור ספריות או לעבוד עמן וזקוק למידע מסוג 'כיצד לבצע', הנה משימות נפוצות ושימושיות שתוכל לבצע.

• יצירה, הוספה, הצגה ושינוי שם של ספריות מסמכים
• וידאו: הגדרת אחסון ושיתוף מסמכים ב- Microsoft 365
• פתיחת קבצי SharePoint דרך סייר הקבצים
• יצירת תיקיה בספריית מסמכים
• מחיקת קובץ, תיקיה או קישור מספריית מסמכים של SharePoint
• העלאה, יצירה או מחיקה של קבצים בספריה
• יצירת עמודה ברשימה או בספריה
• יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה
• הפיכת ניהול גירסאות עבור רשימה או ספריה לזמין וקביעת התצורה שלו
• הגדרת תבנית קובץ עבור ספריית מסמכים או טפסים
• סנכרן קבצים בעזרת OneDrive ב-Windows
• שימוש בזרימות עבודה עם ספריה
• הגדרת הרשאות והגדרות מתקדמות בספריה הכרת רמות הרשאה ב- SharePoint
• עבודה עם תמונות בספריית תמונות
• הגדרה של ספריית נכסים לאחסון קבצים מסוג תמונה, שמע או וידאו
• ניהול רשימות וספריות הכוללות פריטים רבים
• ניהול ספריות מסמכים ורשומות גדולות באמצעות מטה-נתונים (ראה מבוא למטה-נתונים מנוהלים)

כיצד צוות טיפוסי משתמש בספריה?

צוות שיווק ב- Contoso יוצר אתר צוות שבו הוא מתכנן לנהל פרוייקטים ומסמכים. הם בוחרים בעלים של אתר שינהל את האתר. בעלת האתר מקבלת את רמת ההרשאה 'שליטה מלאה' בעת הוספתה לקבוצה 'בעלים' של האתר. היא משתפת את האתר ומעניקה לכולם הרשאה לתרום לו. הצוות מחליט להשתמש בספריית המסמכים לניהול הודעות לעיתונות, קבצי תקציב, חוזים, הצעות ומסמכי צוות אחרים.

בעל האתר מעלה מסמכים חשובים כדי שהצוות יתחיל להשתמש בספריה כמיקום מרכזי. לאחר מכן היא מפעילה ניהול גירסאות, כך שלצוות יש היסטוריה של התפתחות הקבצים והוא יכול לשחזר גירסה קודמת, במידת הצורך. בעלי האתר גם מוסיף תבניות סטנדרטיות לספריה עבור דוחות שיווקיים, חוזי מכירות, תוכניות קמפיינים וגליונות עבודה של תקציב. כל תבנית מכילה את סמל החברה ותבנית שכולם הסכימו להשתמש בה. כאשר חברים יוצרים קובץ חדש מספריית המסמכים, הם יכולים לבחור בקלות באיזו תבנית הם רוצים להשתמש.

כאשר חברי צוות מוסיפים קבצים ומשתפים פעולה במסמכים, הם מארגנים את הספריה על-ידי הוספת עמודות ויצירת תצוגות כדי לעזור להם למצוא מסמכים במהירות. לדוגמה, בעלי האתר מוסיף עמודה בשם "שם פרוייקט" כדי שחברים יוכלו לסנן או למיין לפי עמודה זו. חברי צוות אחרים מוסיפים תצוגות ציבוריות שמקובצות לפי רבעון כספים, ומסננים חוזים שתוקפם פג בתוך שישה חודשים. כל חבר גם יוצר תצוגות אישיות כדי לעזור לו למצוא מידע במהירות ולהשלים את עבודתו.

לאחר דיונים רבים בישיבת צוות, הצוות מחליט להגדיר התראות ברמת הספרייה כדי לדווח על עדכונים פעם בשבוע. כל חבר יכול להחליט כיצד להגדיר התראות נוספות או הזנות RSS נוספות בקבצים ספציפיים, לפי הצורך.

הצוות גם מחויב ל"שיטת עבודה מומלצת" חשובה בעולם חדש זה של שיתוף פעולה. כאשר חברים רוצים לשתף מסמך, הם עומדים בפיתוי לצרף אותו להודעת דואר אלקטרוני, ובמקום זאת שולחים קישור למסמך בדואר אלקטרוני. קל לבצע שליחת קישור בדואר אלקטרוני מהספריה והיא מפנה אנשים לגירסה העדכנית ביותר באתר הצוות.

אחריות קריטית של צוות זה היא הצעת קמפיינים שיווקיים כדי להגדיל את המכירות וההכנסות. כאשר חברי צוות מפתחים תוכנית קמפיין חדשה, הם עורכים במשותף מסמכים ועוקבים אחר גירסאות משניות של הקבצים. עריכה משותפת מאפשרת לכמה אנשים לערוך מסמך בו-זמנית, מבלי לחשוש מהתאמת שינויים. אם הם טועים בגירסה אחת של המסמך, הם יכולים לשחזר גירסה קודמת. כאשר הם מסיימים את תוכנית הקמפיין, הם יכולים ליצור גירסה ראשית ולאחר מכן לשלוח אותה לאישור המחלקה המשפטית והמנהל שלהם. לאחר אישור הקובץ, עובדים אחרים בחברה יוכלו להציג אותו.

בעלי האתר מבצע מחקר לגבי התיעוד וההדרכה המקוונים, ולומד כיצד להגדיר זרימת עבודה, לשייך אותה לספריה ולהפוך את התהליך של איסוף משוב, איסוף חתימות ופרסום המסמך הסופי לאוטומטי.

לאחר שלושה חודשים של שימוש, ספריית המסמכים והאתר הפכו לקריטיים עבור צוות השיווק ועזרו לשפר את הפרודוקטיביות והניראות שלהם ברחבי הארגון. הם לא יכולים לדמיין את עצמם עובדים בלעדיה, והם מגלים דרכים אחרות להשתמש בטכנולוגיות SharePoint כדי לשתף פעולה בצורה טובה יותר.

דרכים לעבודה עם ספריות

הנה כמה דרכים לעבוד עם ספריות ולהפוך אותן לשימושיות יותר עבור הקבוצה שלך (מאורגנות באופן רופף, מבסיסי למתקדם יותר):

שימוש ויצירה של תצוגות באפשרותך להשתמש בתצוגה כדי לראות את הקבצים בספריה החשובים לך ביותר או המתאימים ביותר למטרה מסוימת. תוכן הספריה אינו משתנה, אך כל תצוגה מארגנת או מסננת את הקבצים כדי להקל עליך את החיפוש והעיון בהם באופן משמעותי. לקבלת מידע נוסף אודות תצוגות, ראה יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה.

מעקב אחר גירסאות אם עליך לשמור גירסאות קודמות של קבצים, ספריות יכולות לסייע לך לעקוב אחר הקבצים, לאחסן אותם ולשחזר אותם. באפשרותך לבחור לעקוב אחר כל הגירסאות באותו אופן. לחלופין, באפשרותך לבחור להגדיר גירסאות מסוימות כראשית, כגון הוספת פרק חדש למדריך, וגירסאות מסוימות כמשניות, כגון תיקון שגיאת איות. כדי לסייע בניהול שטח אחסון, באפשרותך לבחור את המספר של כל סוג גירסה שברצונך לאחסן.

לקבלת מידע נוסף על ניהול גירסאות, ראה הפעלה וקביעת תצורה של ניהול גירסאות עבור רשימה או ספריה.

עריכה משותפת או הוצאה של קבצים בעת עריכת מסמך Microsoft Word או PowerPoint מספריה מבלי להוציא אותו, אנשים אחרים יכולים לערוך אותו בו-זמנית (זוהי עריכה משותפת). בעת הוצאת קובץ, אתה מבטיח שרק אדם אחד יוכל לערוך את הקובץ עד להכנסתו. באפשרותך לדרוש הוצאה של מסמכים בספריות המכילות מסמכים רגישים, או כאשר ברצונך לעקוב בקפידה אחר התפתחות המסמכים. אך שים לב שדרישת הוצאת קבצים תמנע מאנשים לערוך מסמכים במשותף. בעת הוצאת הקבצים אנשים יתבקשו להשאיר הערה לגבי השינויים שהם ביצעו במסמך, אך הוצאת הקבצים גם תאט את תהליכי העריכה והסקירה. לקבלת מידע נוסף, ראה שיתוף פעולה ועריכה משותפת של מסמכים או הוצאה, הכנסה או ביטול שינויים בקבצים בספריה.

עריכת קבצים מתוכניות שולחן עבודה בעת אחסון מסמכים באתר SharePoint, באפשרותך ליצור, לערוך ולערוך במשותף מסמכים ישירות מתוכניות שולחן עבודה תואמות, כגון Microsoft Word או PowerPoint, מבלי לעבור לאתר. לדוגמה, באפשרותך לערוך מצגת PowerPoint במקביל לעריכה על-ידי אנשים אחרים (פעולה המכונה גם עריכה משותפת). באפשרותך גם לנהל את ההכנסה וההוצאה ישירות מ- PowerPoint. בנוסף, באפשרותך להשתמש ב- OneDrive לעבודה או לבית הספר או ב- Outlook כדי להעביר את תוכן הספריה למצב לא מקוון, לעבוד איתו ממיקום מרוחק ולאחר מכן לסנכרן באופן חלק את השינויים כאשר תחזור למצב מקוון.

הישאר מעודכן לגבי שינויים כדי לקבל עדכונים כאשר מסמכים בספריה משתנים, הגדר התראות, הירשם כמנוי להזנות RSS או עקוב אחר מסמכים. ההבדל העיקרי בין התראות, RSS ומעקב הוא המקום שבו אתה מקבל את ההודעות. הן התראות והן הזנות RSS מיידעות אותך על עדכונים, ושתיהן מאפשרות לך להתאים אישית את כמות המידע שאתה מקבל. באפשרותך להגדיר התראות או RSS כדי לגלות כאשר משהו משתנה בספריה. אם מסמך ספציפי מתייחס לך בלבד, הגדר התראה או עקוב אחר המסמך. התראות יכולות להגיע כהודעות דואר אלקטרוני או הודעות טקסט. הודעות RSS מגיעות להזנה מאוחדת שניתן לקרוא ב- Outlook או בקורא הזנות אחר. אם תעקוב אחר מסמך, תקבל הודעה בהזנה החדשותית שלך (אם הארגון שלך משתמש בהזנה חדשותית). לקבלת מידע נוסף אודות הודעות, ראה יצירת התראה או הרשמה כמנוי להזנת RSS.

דרישה לאישור מסמך באפשרותך לדרוש אישור מסמכים כדי שכולם יוכלו לראות אותם. מסמכים נשארים במצב המתנה עד שהם מאושרים או נדחים על-ידי אדם שיש לו הרשאה לעשות זאת. באפשרותך לקבוע אילו קבוצות של משתמשים יוכלו להציג מסמך לפני אישורו. תכונה זו יכולה להיות שימושית אם הספריה שלך מכילה הנחיות או הליכים חשובים שצריכים להיות סופיים לפני שאחרים יראו אותם.

הגדרת הרשאות קבוצות ורמות הרשאה של SharePoint מסייעות לך לנהל ביעילות את הגישה לתוכן. כברירת מחדל, הרשאות בספריות, תיקיות בתוך ספריות ומסמכים עוברות בירושה מהאתר. הקצאת הרשאות ייחודיות לספריה או למסמך ספציפיים יכולה לסייע לך להגן על תוכן רגיש, כגון חוזים או מידע תקציבי, מבלי להגביל את הגישה לשאר חלקי האתר. לקבלת מידע נוסף אודות הרשאות, ראה הכרת רמות הרשאה ב- SharePoint.

יצירת זרימות עבודה ספריית מסמכים או סוג תוכן יכולים להשתמש בזרימות עבודה שהארגון שלך הגדיר עבור תהליכים עסקיים, כגון ניהול אישור או סקירה של מסמכים. הקבוצה יכולה להחיל תהליכים עסקיים על המסמכים שלה, הידועים כזרימות עבודה, המציינות פעולות שיש לבצע ברצף, כגון אישור מסמכים. זרימת עבודה של SharePoint היא דרך אוטומטית להעברת מסמכים או פריטים דרך רצף של פעולות או משימות. שלוש זרימות עבודה זמינות לספריות כברירת מחדל: אישור, המנתב מסמך לקבוצת אנשים לצורך אישור; איסוף משוב, המנתב מסמך לקבוצת אנשים לקבלת משוב ומחזיר את המסמך לאדם שאתחל את זרימת העבודה כאוס; ו-Collect Signatures, שמנתב מסמך לקבוצת אנשים כדי לאסוף את החתימות הדיגיטליות שלהם.

לקבלת מידע נוסף אודות זרימות עבודה, ראה אודות זרימות העבודה הכלולות ב- SharePoint.

הגדרת סוגי תוכן אם הקבוצה שלך פועלת עם כמה סוגי קבצים, כגון גליונות עבודה, מצגות ומסמכים, באפשרותך להרחיב את הפונקציונליות של הספריה שלך על-ידי הפיכת סוגי תוכן מרובים לזמינים והגדרתם. סוגי תוכן מוסיפים גמישות ועקביות בספריות מרובות. כל סוג תוכן יכול לציין תבנית ואף תהליכי זרימת עבודה. התבניות משמשות כנקודת התחלה, עבור עיצוב וכל טקסט מוכן מראש ועבור מאפיינים החלים על מסמכים מסוג זה, כגון שם מחלקה או מספר חוזה.

מעקב ביקורת אם ברשותך קבוצה של קבצים רגישים, וכדאי לדעת כיצד נעשה שימוש במסמכים, באפשרותך להגדיר מדיניות המאפשרת לך לאפשר מעקב ביקורת אחר אירועים, כגון שינויי קבצים, עותקים או מחיקה.

קביעת פריטי מדיניות הגדרות מדיניות מאפשרות תפוגת מסמך, מחיקה אוטומטית או סקירה תקופתית (באמצעות זרימת עבודה) של מסמכים שהגיעו לגיל מוגדר. ככל שספריות מתפתחות, השימוש בהגדרות פריסה אלה יכול לחסוך זמן ומאמץ בהשוואה לניסיון לנקות באופן ידני שטח דיסק קשיח מלא או להימנע מהגעה למגבלות המיכסה.

שימוש באתר מרכז המסמכים תוכל להשתמש באתר 'מרכז המסמכים' כאשר תרצה ליצור, לנהל ולאחסן כמויות גדולות של מסמכים. מרכז המסמכים נועד לשמש מאגר מרכזי לניהול מסמכים רבים. תכונות, כגון מטה-נתונים וניווט של תצוגת עץ, סוגי תוכן ורכיבי Web Part, עוזרות לך לארגן ולאחזר מסמכים. "מנהלי תוכן" יכולים להגדיר במהירות ניווט מונחה מטה-נתונים כדי להשיג ביצועים טובים עבור רוב הספריות, מבלי ליצור באופן מפורש אינדקסים. לחלופין, מנהלי תוכן יכולים ליצור אינדקסים כדי לשפר את הביצועים במגוון רחב יותר של תצוגות ומסננים. באפשרותך להשתמש באתר 'מרכז המסמכים' כסביבת עריכה (שבה משתמשים מוציאים ומכניסים קבצים ויוצרים מבני תיקיות עבור קבצים אלה) או כארכיון תוכן (שבו משתמשים רק מציגים או מעלים מסמכים).

ארגון ספריות באתר

הדרך שבה אתה מארגן את הקבצים שלך בספריה תלויה בצרכים של הקבוצה שלך ובאופן שבו אתה מעדיף לאחסן ולחפש את המידע שלך. תכנון מסוים יכול לעזור לך להגדיר את המבנה המתאים ביותר עבור הקבוצה שלך. לספריות יש מספר תכונות שעוזרות לך לעבוד עם קבצים מרובים בספריה אחת. עם זאת, ספריות מרובות עשויות להתאים יותר לקבוצה שלך.

אחסון מסמכים בספריה אחת

ייתכן שתרצה שספרייה אחת תשרת צרכים מגוונים. לדוגמה, ייתכן שיש לך כמה פרוייקטים באותה קבוצה, או קבוצות מרובות שעובדות על אותו פרוייקט. שקול להשתמש בספריה אחת כאשר:

• הקבוצה שלך צריכה לראות מידע סיכום אודות אותה קבוצה של קבצים או תצוגות אחרות שלה. לדוגמה, מנהל עשוי לרצות לראות את כל הקבצים מקובצים לפי מחלקה או לפי תאריך יעד.
• People רוצים לחפש את הקבצים באותו מיקום באתר.
• ברצונך להחיל את אותן הגדרות על קבצים, כגון מעקב אחר גירסאות של קבצים או דרישת אישור.
• הקבוצות שעובדות עם הספריה חולקות מאפיינים דומים, כגון אותן רמות הרשאה.
• ברצונך לנתח מידע אודות הקבצים בגיליון אלקטרוני, או לקבל עדכונים מאוחדים אודות הקבצים.

כדי לעבוד ביעילות עם מסמכים בספריה אחת, באפשרותך לארגן קבצים בספריה על-ידי הוספת עמודות, הגדרת תצוגות או יצירת תיקיות.

אחסון מסמכים בספריות מרובות

מומלץ ליצור ספריות מרובות כאשר קיימים הבדלים ברורים בין ערכות הקבצים שברצונך לאחסן ולנהל, או בין קבוצות האנשים שעובדים עם הקבצים. השתמש בספריות מרובות כאשר:

• סוגי הקבצים שברצונך לאחסן ולנהל הם שונים, ואינך מצפה שאנשים יציגו לעתים קרובות סיכומים של הקבצים או יחפשו יחד בקבצים.
• קבוצות האנשים המשתמשים בקבצים נפרדות ויש להן רמות הרשאה שונות באופן מובהק.
• עליך להחיל הגדרות שונות, כגון ניהול גירסאות או אישור, על קבוצות שונות של קבצים.
• אינך צריך לנתח את הקבצים יחד או לקבל עדכונים מאוחדים לגבי הקבצים.
• ברצונך לספק קבוצות שונות של אפשרויות ליצירת קבצים חדשים, או שהאפשרויות בתפריט 'חדש' בספריה יופיעו בסדר שונה.

להלן כמה דרכים שבהן תוכל לעבוד ביעילות עם ספריות מרובות.

הגדרת תבניות אתר ועמודות אם הארגון שלך מעוניין לקבוע הגדרות עקביות בספריות שלו, באפשרותו להגדיר תבניות אתר ועמודות אתר. באפשרותך לשתף את ההגדרות בין ספריות מרובות כך שלא תצטרך ליצור מחדש את ההגדרות בכל פעם.

שליחת קבצים למיקום אחר אם ברצונך שקובץ יהיה זמין בספריות מרובות, באפשרותך לאחסן אותו בספריה אחת ולאחר מכן לשלוח עותק לספריות אחרות. באפשרותך לבחור לקבל תזכורת לעדכן עותקים של המסמך בעת ביצוע שינויים במקור.

יצירת תבניות ספריה אם ברצונך לקבוע הגדרות אחידות עבור ספריות או לעשות שימוש חוזר במאפיינים בין ספריות, באפשרותך לשמור ספריה כתבנית. תבניות ספריה זמינות כאפשרות בדף 'הוספת יישום' באתר שלך.

ארגון קבצים בספריה

יש כמה דרכים לארגון קבצים בספריה. ניתן להוסיף עמודות, להגדיר תצוגות וליצור תיקיות. לכל גישה יש יתרונות משלה, ואתה יכול לשלב כל גישה יחד כדי להתאים לצרכים הייחודיים של הספרייה והצוות שלך.

הוספת טורים

כברירת מחדל, ספריות עוקבות אחר שם הקובץ, וכן אחר מידע אודות מצב הקובץ, כגון אם הוא הוכנס. עם זאת, באפשרותך לציין עמודות נוספות שיעזרו לקבוצה שלך לסווג קבצים לקטגוריות ולעקוב אחריהם, כגון שם קמפיין או מספר פרוייקט, או מידע אחר החשוב לצוות שלך. עומדות לרשותך מספר אפשרויות עבור סוג העמודה שאתה יוצר, כולל שורת טקסט בודדת, רשימה נפתחת של אפשרויות, מספר המחושב מעמודות אחרות או אפילו שם ותמונה של אדם באתר שלך.

עמודות מספקות כותרות עמודות שמקלות על אנשים למיין ולסנן מסמכים. בעת הצגת קבצים בספריה, באפשרותך למיין או לסנן את הקבצים באופן זמני על-ידי הצבעה על שם עמודה ולאחר מכן לחיצה על החץ למטה לצד השם. אפשרות זו שימושית אם ברצונך לראות את הקבצים בצורה מסוימת, אך עליך לחזור על השלבים בפעם הבאה שתציג את הספריה.

לקבלת מידע נוסף אודות הוספת עמודות, ראה יצירה, שינוי או מחיקה של עמודה ברשימה או בספריה.

הגדרת תצוגות

האם משתמשים ירצו לעתים קרובות לראות: את כל המסמכים הקשורים לפרוייקט ספציפי, את כל המסמכים השייכים למחלקה מסוימת, או לקבץ את המסמכים לפי חודשי היעד שלהם? אם אתה מתכנן להציג את הקבצים באופן מסוים לעתים קרובות, באפשרותך להגדיר תצוגה. באפשרותך להשתמש בתצוגה זו בכל עת שאתה עובד עם הספריה. בעת יצירת תצוגה, היא נוספת לרשימה הנפתחת 'תצוגות נוכחיות' הממוקמת ברצועת הכלים של הספריה.

תצוגת ספריה היא מבחר של עמודות בדף שמציגות פריטים בספריה, ולעתים קרובות מגדירה סדר מיון, מסנן, קיבוץ ופריסה מותאמת אישית ספציפיים. ספריות יכולות לכלול תצוגות אישיות ותצוגות ציבוריות. כל מי שהוקצתה לקבוצה 'חברים' באתר (בעל רמת ההרשאה 'השתתפות') יכול ליצור תצוגה אישית כדי לראות את הקבצים בדרך מסוימת או לסנן רק את הקבצים שהוא מעוניין לראות. אם יש לך הרשאה לעצב ספריה, באפשרותך ליצור תצוגה ציבורית שכל אחד יוכל להשתמש בה בעת הצגת הספריה. באפשרותך גם להפוך כל תצוגה ציבורית לתצוגת ברירת המחדל, כך שאנשים יראו תצוגה זו של הספריה באופן אוטומטי.

אם חברי הקבוצה שלך מציגים את הספריות במכשיר נייד, תוכל אפילו ליצור תצוגות למכשירים ניידים המספקות מגבלות, כגון מספר הפריטים המוצגים בתצוגה, המתאימות לרוחב הפס ולמגבלות של המכשירים.

לקבלת מידע נוסף אודות תצוגות, ראה יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה.

יצירת תיקיות ושימוש בהן

תיקיות הן גורמים מכילים שניתן להשתמש בהם כדי לקבץ ולנהל תוכן בספריה או ברשימה. אם תיקיות זמינות עבור הספריה, באפשרותך להוסיף תיקיות לרוב סוגי הספריות. אם הספריה שלך מכילה פריטים רבים, תיקיות משפרות גם את יעילות הגישה לפריטים אלה. בעת יצירת תיקיה, מאחורי הקלעים אתה יוצר אינדקס פנימי. אינדקס פנימי זה נוצר גם עבור תיקיית הבסיס, או עבור הרמה העליונה של רשימה או ספריה. בעת הגישה לפריטים בתיקיה, אתה משתמש ביעילות באינדקס פנימי זה כדי לגשת לנתונים.

אם ספריה מכילה פריטים רבים שניתן לקבצם בדרך מסוימת, באפשרותך להשתמש בתיקיות כדי לארגן תוכן בתוך הספריה. דוגמאות טובות לקבוצות כוללות פרוייקטים, צוותים, מחלקות, קטגוריות מוצרים, טווחי גילאים, רשימות אלפביתיות וקבוצות משנה אלפביתיות (א-ג, ד-ו וכו'). תיקיות יכולות לסייע לאנשים לסרוק ולנהל קבצים רבים בדרך מוכרת.

כברירת מחדל, ספריה שבה התיקיות זמינות מציגה תיקיות בתצוגת ברירת המחדל של הספריה ללא מסננים. הדבר שימושי מכיוון שהמשתמשים יכולים לבחור את התיקיה המתאימה כאשר הם מוסיפים מסמכים חדשים. הצגת כל התיקיות גם מפחיתה את הסיכוי שפריטים יתווספו בשוגג מחוץ לתיקיות בספריה. באפשרותך לארגן מחדש בקלות מסמכים בתיקיות ספריה שונות באמצעות הפקודה פתח באמצעות הסייר הזמינה ברצועת הכלים של הספריה.

למרות שתיקיות ספריה אינן מוצגות בניווט האתר, בעל האתר או משתמש בעל הרשאת עיצוב אתר יכול להפוך את תצוגת העץ לזמינה, המציגה מקטע 'תוכן אתר ' בניווט האתר, ומאפשרת להרחיב ולכווץ בקלות תיקיות של ספריות ולנווט ביניהן.

לקבלת מידע נוסף אודות תיקיות, ראה יצירת תיקיה בספריית מסמכים או מחיקת תיקיה בספריה.

שימוש בעמודות, בתצוגות ובתיקיות יחד

כל שלוש הגישות יכולות לעבוד יחד. ניתן להשתמש באותן עמודות שבהן אתה משתמש כדי לעקוב אחר מסמכים בתצוגת ברירת המחדל של ספריה כדי ליצור תצוגה עם כמה קריטריוני סינון. People יכולים למיין ולסנן תצוגה באופן דינאמי על-ידי לחיצה על כותרות העמודות כדי למצוא תוכן ברגע הנכון. אם הוגדר מבנה תיקיות בספריה, באפשרותך "לשטח" תצוגת ספריה על-ידי הגדרת האפשרות הצג את כל הפריטים ללא תיקיות במקטע תיקיות בעת יצירה או שינוי של התצוגה. כל גישה יכולה להשלים את השנייה כדי לקבל את התוכן הנכון בזמן הנכון ובדרך הנכונה עבורך.

סוגי ספריות

ספריות מסוימות נוצרות עבורך בעת יצירת אתר חדש, כגון ספריית המסמכים באתר צוות. באפשרותך להתאים אישית ספריות אלה למטרות שלך, או ליצור ספריות נוספות משלך. לכל סוג של ספריה יש מטרה ספציפית, ולחלקן יש קבוצה שונה של אופני פעולה ותכונות.

ספריית נכסים כדי לשתף ולנהל נכסי מדיה דיגיטלית, כגון קבצי תמונה, שמע ווידאו, השתמש בספריית נכסים. ספריית נכסים מקלה על המשתמשים לגלות קבצי מדיה דיגיטלית שאחרים כבר יצרו, כגון סמלים ותמונות ארגוניות, ולעשות בהם שימוש חוזר. ספריית נכסים גם מספקת סוגי תוכן עם מאפיינים ותצוגות לניהול ולעיון בנכסי מדיה, כגון תמונות ממוזערות ומילות מפתח של מטה-נתונים. לדוגמה, ייתכן שתרצה לנהל ולאחסן תמונות ממותגות וקטעי תוכן הניתנים לשימוש חוזר מאפליקציות כדי שיהיו זמינים ברחבי הארגון ויהיו בשימוש עקבי.

ספריית לוחות מחוונים מכילה דפי Web Part, דפי Web Part עם רשימות מצב ולוחות מחוונים שנפרסו ב- PerformancePoint.

ספריית חיבורי נתונים כדי לפשט את התחזוקה והניהול של חיבורי נתונים, השתמש בספריית חיבורי נתונים. ספריית חיבורי נתונים היא מקום מרכזי לאחסון קבצים של חיבורים לנתונים של Office (ODC). כל אחד מקבצים אלה (.odc) מכיל מידע אודות האופן שבו ניתן לאתר מקור נתונים חיצוני, להיכנס אליו, לבצע בו שאילתה ולגשת אליו. ריכוז קבצי ODC בספריית חיבורי נתונים גם מאפשר לך לשתף, לנהל ולחפש קבצי חיבור נתונים מתוך אתר SharePoint, ועוזר להבטיח שהנתונים העסקיים והדוחות, במיוחד גליונות אלקטרוניים, ישמרו על קבוצה עקבית של ערכים ותוצאות נוסחאות כ"גירסה אחת של האמת".

ספריית מסמכים עבור סוגי קבצים רבים, כולל מסמכים וגליונות אלקטרוניים, השתמש בספריית מסמכים. ניתן לאחסן סוגים אחרים של קבצים בספריית מסמכים, על אף שסוגי קבצים מסוימים חסומים משיקולי אבטחה. כאשר אתה עובד עם תוכניות שאינן חסומות, באפשרותך ליצור קבצים אלה מהספריה. לדוגמה, ייתכן שלצוות השיווק שלך יש ספריית מסמכים משלו לחומרי תכנון, הודעות חדשות ופרסומים.

ספריית טפסים אם עליך לנהל קבוצה של טפסים עסקיים מבוססי XML, השתמש בספריית טפסים. לדוגמה, ייתכן שהארגון שלך ירצה להשתמש בספריית טפסים לדוחות הוצאות. הגדרת ספריית טפסים דורשת עורך XML או תוכנית עיצוב טפסים של XML, כגון Microsoft InfoPath. הטופס שאנשים ממלאים הוא פשוט קובץ .xml שמכיל את הנתונים (ורק את הנתונים) שהוזנו בטופס, כגון תאריך ההוצאה והסכום. כל שאר הרכיבים של דוח ההוצאות מסופקים על-ידי תבנית הטופס. לאחר שאנשים ממלאים טפסים, באפשרותך למזג את נתוני הטופס או לייצא אותו לצורך ניתוח.

ספריית תמונות כדי לשתף אוסף של גרפיקה או תמונות דיגיטליות, השתמש בספריית תמונות. למרות שניתן לאחסן תמונות בסוגים אחרים של ספריות SharePoint, לספריות תמונות יש מספר יתרונות. לדוגמה, מספריית תמונות באפשרותך להציג תמונות בהצגת שקופיות, להוריד תמונות למחשב ולערוך תמונות באמצעות תוכניות גרפיקה תואמות, כגון צייר של Microsoft. שקול ליצור ספריית תמונות אם ברצונך לאחסן תמונות של אירועי צוות או השקות מוצרים. ניתן גם לקשר לתמונות בספריה שלך ממקום אחר באתר שלך, כגון מתוך דפי Wiki ובלוגים.

ספריית רשומות כדי לנהל מאגר מרכזי לאחסון ולניהול רשומות או מסמכים עסקיים חשובים של הארגון, השתמש בספריית רשומות. לדוגמה, ייתכן שהארגון שלך יצטרך לציית לתקנות תאימות הדורשות תהליך מסודר לניהול מסמכים רלוונטיים. אתר 'מרכז הרשומות' יכול להכיל מספר ספריות רשומות לאחסון סוגים שונים של רשומות. עבור כל ספריה, תוכל להגדיר מדיניות הקובעת אילו רשומות יש לאחסן, כיצד לנתב ולנהל את המסמכים וכמה זמן יש לשמור רשומות אלה.

ספריית דוחות כדי לפשט את היצירה, הניהול והאספקה של דפי אינטרנט, מסמכים ומחווני ביצועי מפתח (KPI) של מדדים ויעדים, השתמש בספריית דוחות. ספריית הדוחות היא מקום מרכזי שבו באפשרותך ליצור ולשמור דוחות, כגון חוברות עבודה של Excel ודפי לוח מחוונים. בעת פרסום חוברת עבודה של Excel בספריית דוחות, היא מותאמת לשימוש בלחיצה אחת לפתיחה בתצוגת דפדפן, שהיא דרך נוחה להציג את חוברת העבודה מבלי להוסיף אותה לדף רכיבי Web Part.

ספריית דיאגרמות תהליכים (יחידות מטריות ויחידות אמריקניות) כדי לאחסן ולשתף מסמכי תהליכי דיאגרמה, כגון אלה שנוצרו באמצעות Microsoft Visio, השתמש בספריה של דיאגרמות תהליכים. ספריות היחידות המטריות והיחידות האמריקאיות מותאמות למידות שלהן.

ספריית דפי Wiki כדי ליצור אוסף של דפי Wiki מחוברים, השתמש בספריית דפי Wiki. Wiki מאפשר לאנשים מרובים לאסוף מידע בתבנית שקל ליצור ולשנות. באפשרותך גם להוסיף דפי Wiki המכילים תמונות, טבלאות, היפר-קישורים וקישורים פנימיים לספריה שלך. לדוגמה, אם הצוות שלך יוצר אתר Wiki עבור פרוייקט, האתר יכול לאחסן עצות וטריקים בסידרה של דפים המתחברים זה לזה.