Izvoz vanjskog popisa u Excel

Možete sinkronizirati podatke između vanjskog popisa i programa Microsoft Excel te oba skupa podataka održavati ažurnima. Možda, primjerice, poželite održavati inventar proizvoda na popisu tako da se može jednostavno zajednički koristiti i ažurirati, ali i povremeno analizirati zalihe pomoću programa Microsoft Excel.

Dodatne informacije potražite u članku Traženje sadržaja o vanjskim podacima.

Priprema i preduvjeti za korištenje vanjskih podataka.

Za rad s vanjskim podacima potrebno je nekoliko obaveznih zadataka da bi se omogućio siguran pristup podacima. Sljedeće informacije mogu vam pomoći u planiranju daljnjih koraka. Ako pak imate problema prilikom rada s vanjskim podacima, ove informacije mogu vam pomoći u prepoznavanju problema. Da biste pristupili vanjskim podacima, vi ili administrator morate učiniti sljedeće:

Priprema vanjskog izvora podataka Administrator će možda morati stvoriti račun i dodijeliti dozvole za izvor podataka da bi odgovarajuće osobe mogle pristupiti podacima i da podaci ne bi završili u pogrešnim rukama. U vanjskoj bazi podataka administrator može stvoriti i određene tablice, prikaze, upite itd. da bi ograničio rezultate samo na potrebne vrijednosti i poboljšao performanse.

Konfiguriranje servisa i računa sustava SharePoint Administrator mora aktivirati servise za povezivanje poslovnih podataka i servis sigurne pohrane. Informacije o korištenju tih servisa potražite u članku Konfiguriranje rješenja servisa za poslovno povezivanje za SharePoint 2013 i stvaranje vanjskog popisa iz tablice SQL Azure pomoću servisa za poslovno povezivanje i sigurnog spremišta.

Konfiguriranje servisa za sigurnu pohranu Administrator mora učiniti sljedeće: odrediti najbolji način pristupa za vanjski izvor podataka, stvoriti ciljnu aplikaciju i postaviti vjerodajnice za ciljnu aplikaciju. Informacije o korištenju tih servisa potražite u članku Stvaranje ili uređivanje ciljne aplikacije sigurne pohrane.

Konfiguriranje servisa za povezivanje poslovnih podataka Administrator mora provjeriti ima li korisnik koji stvara vrstu vanjskog sadržaja dozvolu za spremište metapodataka za povezivanje poslovnih podataka te imaju li odgovarajući korisnici pristup vrsti vanjskog sadržaja na kojoj se vanjski popis temelji. Informacije o korištenju tih servisa potražite u članku Konfiguriranje rješenja servisa za poslovno povezivanje za SharePoint 2013.

Stvaranje vrste vanjskog sadržaja Korisnik mora definirati vrstu vanjskog sadržaja koja sadrži informacije o vezama, pristupu, načinima rada, stupcima, filtrima i drugim metapodacima koji se koriste za dohvaćanje podataka iz vanjskog izvora podataka.

Stvaranje vanjskog popisa Korisnik mora stvoriti vanjski popis utemeljen na vrsti vanjskog sadržaja i po potrebi jedan ili više prikaza vanjskog popisa.

Provjera jesu li proizvodi sustava Office spremni za upotrebu Da biste vanjske podatke sinkronizirali s proizvodima sustava Office, na svakom klijentskom računalu morate imati barem Windows 7 i sljedeće proizvode slobodnog softvera: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 i WCF Data Services 5.0 za OData V3 (ako je potrebno, od vas će se automatski zatražiti da preuzmete softver). Provjerite i je li omogućena mogućnost instalacije sustava Office, Servisi za poslovno povezivanje (to je zadana postavka). Ta mogućnost instalira klijentsko okruženje servisa za poslovno povezivanje koje čini sljedeće: predmemorira i sinkronizira s vanjskim podacima, mapira poslovne podatke s vrstama vanjskog sadržaja, prikazuje alat za odabir vanjskih stavki u proizvodima sustava Office i pokreće prilagođena rješenja unutar proizvoda sustava Office.

Opće informacije o korištenju vanjskih podataka potražite u članku Traženje sadržaja o vanjskim podacima.

Izvoz vanjskog popisa u Excel

1. Otvorite web-mjesto sustava SharePoint koje sadrži popis.
2. Na traci za brzo pokretanje odaberite naziv popisa sustava SharePoint ili PostavkeGumb odaberite Sadržaj web-mjesta ili Prikaži sav sadržaj web-mjesta, a zatim u odgovarajućem odjeljku popisa odaberite naziv popisa.
3. Odaberite Popis, a zatim Izvezi u Excel.
   Ta je mogućnost po zadanom omogućena na vanjskim popisima, no može je onemogućiti administrator sustava.
4. Ako se od vas zatraži da potvrdite postupak, odaberite U redu.
5. U dijaloškom okviru Preuzimanje datoteke odaberite Otvori.
6. Ako se od vas zatraži da omogućite podatkovne veze na računalu, odaberite Omogući ako smatrate da je vezu s podacima na web-mjestu sustava SharePoint moguće sigurno omogućiti.

Stvara se tablica programa Excel s podatkovnom vezom koja se temelji na datoteci web-upita. Stupci u izvezenoj tablici određeni su trenutnim prikazom vanjskog popisa. Izvezeni vanjski podaci određeni su filtrima definiranima u vrsti vanjskog sadržaja i prikazu vanjskog popisa te jezičnim postavkama web-mjesta sustava SharePoint. Sva ograničenja stranica se zanemaruju.