Rendszergazdai útmutató a Microsoft 365-csoportok használatához az Outlookban

Az Outlookban elérhető Microsoft 365-csoportok hatékony megoldást kínálnak a vállalaton belüli és kívüli személyekkel való kommunikációra és együttműködésre. Csoport létrehozása postaláda, naptár, OneDrive, SharePoint-webhely, OneNote-jegyzetfüzet és egyebek megosztásához. Vállalaton kívüli vendégeket is meghívhat, hogy ugyanazokat az erőforrásokat használva együttműködhessenek.

Microsoft 365-csoport létrehozásakor az Outlook automatikusan létrehoz egy megosztott Outlook-postaládát, egy megosztott naptárt és egy dokumentumtárat a fájlokon való közös munkához. Létrehozhat egy Microsoft-csapatot is, és integrálhatja a feladatokat a Plannerrel a Teamsben. Nem kell foglalkoznia azzal, hogy manuálisan kiossza az engedélyeket mindegyik erőforráshoz, mert azzal, hogy tagokat vesz fel a csoportba, automatikusan megadja nekik az engedélyeket a csoportban biztosított eszközökhöz.

A Microsoft 365-csoportok a következőket biztosítják a tagoknak:

  • Megosztott postaláda – Ahol a hagyományosan a terjesztési listákban folytatott kommunikáció zajlik. Ez a megosztott postaláda teljesen kereshető, így a csoport üzeneteinek élő archívumaként használható. A csoport új tagjai kereshetnek vagy visszagörgethetnek az előzményekben, hogy gyorsan megtalálják a csoportban korábban közzétett információkat. Lásd: E-mail küldése egy csoportnak az Outlookban.
  • Megosztott fájlok tára – Csoportja rendelkezik egy SharePoint-fájltárral, hol a felhasználók tárolhatják, megoszthatják és közösen használhatják a dokumentumokat, munkafüzeteket, bemutatókat, képeket és mindenféle más szükséges fájlt. Lásd: Fájlok megosztása egy csoporttal az Outlookban.
  • Megosztott naptár – Csoportja kap egy megosztott naptárt, hogy a csoporttal kapcsolatos eseményeket közzétehessék. A csoportra feliratkozott minden tag automatikusan meghívást kap a naptárban közzétett eseményekre, így ha szeretnék, azok az események is megjelennek a személyes naptáraikban. További információ: Események ütemezése és szerkesztése csoportnaptár használatával az Outlookban.
  • Megosztott OneNote-jegyzetfüzet – A csoportnak automatikusan a rendelkezésére áll egy megosztott OneNote-jegyzetfüzet, ahol a csoporttagok összegyűjthetik és közösen használhatják az információkat. Számos csoport a jegyzetfüzet segítségével hoz létre egy, a gyakori kérdéseket és egyéb forrásokat tartalmazó élő wikilapot.
  • Vendéghozzáférés – Korábban is felvehetett külső partnereket a terjesztési csoportokba, de mindössze e-maileket kaphattak. A csoportokkal vendéghozzáférést nyújthat az e-mail-beszélgetésekhez, fájlokhoz, sőt a megosztott OneNote-jegyzetfüzethez. További információ: Csoportok használata az Outlookban vendégként.
  • A tartalom felfedezhető – Az Outlookban alapértelmezés szerint nyilvánosak a csoportok, ami azt jelenti, hogy mások könnyen megtalálhatják és könnyen megtekinthetik és könnyen áttekinthetik a csoport anyagait, illetve csatlakozhatnak hozzájuk. Ha a csoport tartalma bizalmasabb, priváttá alakíthatja a csoportot, ezzel elrejti a tartalmakat azok elől, akik nem tagok. A csatlakozási kéréseket a csoport tulajdonosának kell jóváhagynia.
  • Önkiszolgáló létrehozás – az IT-részlegnek nem kell a felhasználók csoportlétrehozási kéréseivel az időt töltenie. A felhasználók szükség szerint létrehozhatják a saját csoportjaikat. Ha szabályozni szeretné, hogy a szervezetben mely felhasználók hozhassanak létre csoportokat, olvassa el az alábbi témakört: Kezelheti, hogy kik hozhatnak létre Microsoft 365-csoportok.

A csoportok felügyelete

A Microsoft 365 számos hasznos eszközt és lehetőséget kínál a csoportok egyszerűbb kezeléséhez és felügyeletéhez.

Tipp:

Microsoft 365-csoportok könyvjelzővel való megjelölése – gyakori feladatok a csoportlétrehozással, delegálással, e-mail-kezeléssel, levélforgalommal, visszaállítással és hasznos szkriptekkel kapcsolatos rendszergazdai információk egyszerű eléréséhez.

Címtárkezelés

A címtár felügyelete minden rendszergazda számára fontos. Íme néhány eszköz a Microsoft 365 kínálatából, amelyek megkönnyítik ezt:

  • Elnevezési szabályok – Az elnevezési szabályok segítségével megadhatja, hogy melyek az elfogadható és elfogadhatatlan nevek a csoporthoz. Ezzel megelőzhető, hogy a felhasználók profán vagy tiltott neveket adjanak a csoportoknak. Emellett előírhatja a vállalat szokásos elő- vagy utótagjának használatát a csoportnevekben.
    Dinamikus tagság – A dinamikus tagság lehetővé teszi a csoporttagság beállítását szabály alapján, amely az Active Directoryban szereplő metaadatok (például részleg vagy szerepkör) alapján vesz fel vagy távolít el csoporttagokat. A dinamikus tagság létrehozásáról további információt az Attribútumok használata speciális szabályok létrehozására című témakörben talál.
  • Rejtett tagság – Ha bizonyos okokból szeretné a csoport tagságát bizalmasan tartani (mert például a tagok diákok), elrejtheti a tagságot a külső felek elől.
  • Engedélyek létrehozása – Előfordulhat, hogy a szervezetében bizonyos személyeknek nem szeretné engedélyezni új csoportok létrehozását. Számos módszer áll rendelkezésére a létrehozási engedélyek kezelésére a címtárában. Lásd: Microsoft 365-csoportok létrehozásának kezelése.
  • Naplók – nyugodtabban engedélyezheti a felhasználóknak a csoportok létrehozását és a csoporttagság kezelését, mivel a Microsoft 365-csoportok naplói segítségével nyomon követheti, hogy ki hozott létre vagy törölt egy adott csoportot, vagy ki módosította a csoport tagságát. További információ: Keresés a naplóban a Microsoft 365 Biztonsági & Megfelelőségi központban.

Kézbesítés kezelése

A Kézbesítés kezelése funkció több módszert biztosít annak kezeléséhez, hogy a csoport hogyan küldjön vagy fogadjon üzeneteket. Emellett az adott üzenetek áramlásának figyelésére is tartalmaz eszközöket. További információért lásd: Microsoft 365-csoportok – gyakori feladatok.

  • Küldés mint vagy Küldés más nevében – Ezek a beállítások lehetővé teszik adott felhasználóknak e-mailek küldését, mintha a csoport tagjai lennének, illetve a csoport nevében küldenék.
  • Feladókorlátozások – Ezek a beállítások lehetővé teszik, hogy szabályozza, ki küldhet üzeneteket a csoportnak. A csoport beállítható az e-mailek engedélyezésére külső felektől, de előfordulhat, hogy ezt szeretné adott külső felekre korlátozni.
  • Külső felhasználó támogatása – A vendégek meghívásával a csoportba felveheti őket a csoport e-mail-beszélgetéseibe. A vendégek hozzáadásáról a Vendégek felvétele csoportokba az Outlookban című témakörben olvashat.
  • Átviteli szabályok – Az átviteli szabályok az Exchange-kiszolgálóhoz hasonlóan a csoportok esetén is működnek. A szabályok segítségével megkereshet adott feltételeket teljesítő üzeneteket, majd műveleteket hajthat végre az üzeneteken.
  • E-mail-tippek – Az e-mail-tippek a felhasználóknak üzenetírás közben megjelenő tájékoztató üzenetek. Ezek segítségével csökkenthető a sikertelen kézbesítésekről szóló jelentések száma, mivel a felhasználót lehet figyelmeztetni, ha az üzenetet valószínűleg külső partnereknek küldi, illetve túllépi az üzenetekre vonatkozó kvótákat.
  • Több proxykiszolgálói cím – A csoportoknak a felhasználói postaládákhoz hasonlóan több aliase is lehet. A további proxykiszolgálói címek hasznosak lehetnek a többi aliascímre küldött üzenetek fogadásakor, mivel megkönnyítik a hosszú vagy nehezen kiejthető nevű csoportok elérését. További információ: Válassza ki a Microsoft 365-csoportok létrehozásakor használni kívánt tartományt
  • Maximális küldési/fogadási méret – E kvóták segítségével csökkenthető a csoport fogadási (vagy küldési) hibája a nagy méretű üzenetek esetén a tárolási és sávszélesség-követelmények jobb kezelése érdekében.

Tartalmi házirendek

A Microsoft 365 néhány eszközt biztosít a csoportban megosztott tartalom típusának kezelésére is. További információért lásd: Microsoft 365-csoportok – gyakori feladatok.

  • Használati irányelvek – Megadhat használati irányelveket a Microsoft 365-csoportokhoz, hogy tájékoztassa a felhasználókat a csoportok hatékonyságának megőrzését segítő ajánlott eljárásokról, és tájékoztassa őket a belső tartalomszabályzatokról.
  • Adatok besorolása – Létrehozhat egy testre szabható adatbesorolási rendszert a Microsoft 365-csoportok számára, amely lehetővé teszi a csoportok elkülönítését a házirend típusa szerint (pl. "besorolás nélküli", "vállalati bizalmas" vagy "szigorúan titkos"). Ily módon a csoportok közzétehetik a szervezetben más tartalmak házirendjeit. A bővíthető házirend lehetővé teszi a szervezetnek a hívott végpont konfigurálását, valahányszor egy csoport létrejön vagy módosul – és ezt követően saját házirendeket alkalmazhat a csoportok létrehozására vagy módosítására.

Fiókra vonatkozó követelmények

Minden olyan Microsoft 365-előfizetés támogatni fogja a csoportokat, amely rendelkezik Exchange Online-nal és SharePoint Online-nal. Ilyenek a Vállalati alapverziós és a Vállalati prémium verziós csomagok, valamint a Nagyvállalati E1, E3 és E5 csomagok.

Ha olyan csomagot használ, amelyben csak az Exchange szerepel, használhatja az Outlook-csoportok megosztott postaláda és megosztott naptár funkcióit, de nem fér hozzá a dokumentumtárhoz, a Plannerhez, vagy a többi lehetőséghez.

A Microsoft 365-csoportok módosításának kezelése

A felhasználók időnként nem örülnek a változásoknak, ezért fontos ismertetni a terjesztési listáin még megtalálható tagokkal, hogy mi várható. Az alábbi információkat érdemes szerepeltetni az üzenetben, néhány hasznos válasszal együtt:

Mik azok a csoportok az Outlookban?

A Microsoft 365-csoportok az Outlookban jelentik az egyedüli együttműködési megoldást a csapatok/csoportok számára, amelyek szeretnének fenntartani egy helyet a vitafórumok, fájlok, naptárak és jegyzetek megosztásához könnyen kereshető, egységes módon. Valószínűleg az egyedüli jó megoldás, hogy a csoport Beérkezett üzenetek mappája tárolja a vitafórumok előzményeit, megkönnyítve ezzel a keresést a korábbi vitafórumokban.

További információt a Csoportok felület az Outlookban című témakörben talál.

Miért módosítjuk ezt?

A felhasználók gyakran kérték, hogy lehessen keresni a terjesztési listákon közzétett üzenetekben, hogy megtalálják a múltban megvitatott kérdéseket. A terjesztési listák csoportokra frissítése azt jelenti, hogy a felhasználóknak nem kell megkérdezniük és megválaszolniuk ugyanazokat a kérdéseket újra meg újra.

Az új csoport tartalmazni fog egy naptárt a csoporteseményekhez, egy megosztott fájlak tárát és egy OneNote-jegyzetfüzetet, ahol együttműködhetünk és a jövőbeli hivatkozás céljából összegyűjthetjük az információkat.

Kell bármit tennem a csoporthoz való csatlakozáshoz, ha már a terjesztési lista tagja voltam?

Nem. Ha a terjesztési lista tagja volt, automatikusan az új csoport tagja lesz.

Hogyan érem el az új csoportot az Outlookban? Mi a helyzet a Webes Outlookkal?

Ha el szeretné érni az új csoportot az Outlookban, egyszerűen keresse meg a Csoportok kategóriát a bal oldalon a navigációs ablak alján. Ha gyakran használja ezt a csoportot, érdemes a jobb gombbal kattintani, majd a Megjelenítés a kedvencekben parancsra kattintva kedvencként rögzítenie azt.

Emellett a Microsoft 365-csoportok számára minden mobilplatformon (iOS, Android stb.) elérhetők ingyenes mobilkliensek, így útközben is egyszerűen elérheti a csoportot.

Tudok továbbra sem e-mailezni?

Igen, természetesen. A terjesztési listához használt e-mail-alias a csoporthoz is működni fog az Outlookban.

Továbbá…

Ne feledje el tájékoztatni őket erről a módosításról, és hogy kihez fordulhatnak a további kérdésekkel.

A terjesztési listák (partnerlisták) áttelepítése

A Microsoft nem biztosít eszközt a megosztott postaládák Microsoft 365-csoporttá alakításához, illetve fordítva. A terjesztési listákat azonban Microsoft 365-csoportokká frissítheti. Ez nagyszerű módja annak, hogy a szervezet terjesztési listáit a Microsoft 365-csoportok összes funkciójával és szolgáltatásával lássa el. További információért lásd: Microsoft 365-csoportok – gyakori feladatok.

Mely terjesztési listák nem frissíthetők Microsoft 365-csoportokká?

Microsoft 365-csoportokká csak a felhő által kezelt, egyszerű, nem beágyazott terjesztési listákat frissítheti. Lásd : A terjesztési listák nem frissíthetők Microsoft 365-csoportokra.

A partnerlista áttelepítése után

Miután frissítette a terjesztési csoportját Microsoft 365-csoportra, érdemes elvégeznie néhány nyomon követési feladatot a zökkenőmentes működés érdekében.

  • Utókövetés a felhasználókkal – A frissítés befejezését követően azonnal kérdezze meg őket, majd néhány nap elteltével újból. Ha úgy látják, hogy figyel rájuk, és válaszol a felmerülő kérdéseikre, hosszú távon biztosíthatja, hogy elégedettek legyenek és megbarátkozzanak a módosítással.
  • A kapcsolattartási jelentések figyelése – A Microsoft 365 Felügyeleti központ portálon néhány nagyszerű jelentésből megtudhatja, hogy hány felhasználó és milyen gyakran használja a csoportot, valamint hogy milyen funkciókat használnak. Ezek a jelentések segítenek az utókövetés és a felhasználói képzés megtervezésében, valamint kiemelik, hogy a felhasználók számára milyen területen használható a legjobban az új csoport. További információ: Tevékenységjelentések a Microsoft 365 Felügyeleti központ.
  • A tapasztalatok megosztása – Tájékoztassa a többi csapatot a vállalatnál arról, hogy frissítette a terjesztési csoportot, és hogy milyen lépéseket tett annak érdekében, hogy sikeres legyen! Az információk megosztásával segíti a többi csapatot abban, hogy kövessék a példáját, és ők maguk is sikeresen frissítsenek.

Tanuljon a Microsoft 365-csoportok technikai közösségétől

Kérdése van a Microsoft 365-csoportokkal kapcsolatban? Látogasson el a Microsoft 365-csoportok technikai közösségébe.

Csoportok létrehozása különböző appokból

Tipp:

Alapértelmezés szerint minden felhasználó létrehozhat Microsoft 365-csoportokat. További információ: A Microsoft 365-csoportok létrehozására jogosultak kezelése.

Microsoft 365-csoportok számos eszközből létrehozhatók, beleértve az Outlookot, a Webes Outlook-ot, az Outlook Mobile-t, a SharePointot, a Plannert, a Teamst és még sok mást. Az, hogy melyik eszközt választja kezdőpontként, attól függ, hogy milyen típusú csoporttal dolgozik. A Microsoftnál például általában az Outlookot használjuk, amikor a levelezés és a naptár köré rendezett csoportot hoz létre. Ha a csoport céges szintű kommunikációra szolgál, általában a Viva Engage-el kezdjük. Csevegésalapú együttműködés esetén a Microsoft Teamsből hoznánk létre a csoportot.

A szervezeten kívüli személyek nem láthatják és nem érhetik el sem a nyilvános csoportokat, sem a privát csoportokat. Akiket kifejezetten meghívtak vendégnek, azok kivételt képeznek ez alól a szabály alól. További információt a Vendégek felvétele csoportokba az Outlookban című témakörben talál.

Ajánlott eljárások a Microsoft 365-csoportok használatához

Tulajdonosok, tagok és vendégek kezelése

A csoporttulajdonosok a csoport moderátorai. Felvehetnek vagy eltávolíthatnak tagokat, és olyan egyedi engedélyekkel rendelkeznek, amelyekkel például törölhetnek beszélgetéseket a megosztott postaládából, vagy módosíthatják a csoport különböző beállításait. A csoporttulajdonosok átnevezhetik a csoportot, frissíthetik a leírást vagy a képet, és így tovább. Ha ismeri a SharePoint-szerepköröket, akkor a csoporttulajdonos a webhelycsoportgazda.

Tipp:

Javasoljuk, hogy egy csoportnak lehetőség szerint legalább két tulajdonosa legyen. Így, ha az egyik tulajdonos nem érhető el, a másik továbbra is végezhet módosításokat a csoportban.

A csoporttagok a szervezet normál felhasználói, akik a csoportot együttműködési célra használják. A címzettek mindenhez hozzáférhetnek a csoportban, de nem módosíthatják a csoport beállításait. A SharePoint világában ők a webhelytagok. A csoporttagok hozzáadásáról és eltávolításáról a Csoporttagok hozzáadása, szerkesztése és eltávolítása az Outlookban című témakörben olvashat.

A vendégek a csoporttagokhoz hasonlóak, de a szervezeten kívüli felhasználók. Alapértelmezés szerint a felhasználók meghívhatnak másokat a csoporthoz való csatlakozásra, Ön pedig szabályozhatja ezt a beállítást. További információ: Vendégek felvétele csoportokba az Outlookban.

Állandó, csevegésalapú munkaterület létrehozása a Microsoft Teamsben

A Microsoft Teams kiváló lehetőséget nyújt a csoporttal való kapcsolattartásra. A Microsoft Teams segítségével csapata belső információáramlását javíthatja – ez egy olyan maradandó csevegőalapú munkaterület, ahol kötetlen, valós idejű beszélgetések folyhatnak egy-egy témára koncentrálva vagy meghatározott részcsoportokon belül. Bár a Teams-integráció nem megy automatikusan történik, egyszerűen létrehozhat egy Teams-csoportot a Microsoft 365-csoport alapján.

Miután egy csoport teljesítette a rendeltetését, törölheti a csoportot, ha rendszer-erőforrásokat szeretne felszabadítani, vagy ha nem szeretné, hogy a csoport a listákban vagy máshol megjelenjen. További információt a Csoport szerkesztése vagy törlése az Outlookban című témakörben talál. Ha nem szeretné manuálisan törölni az elavult csoportokat, a rendszergazda lejárati házirendeket állíthat be, amelyek hatására a régi csoportok lejárnak, és meghatározott idő elteltével automatikusan törlődnek. Lásd még: Microsoft 365-csoport lejárati házirendje.

Kiépítés, elnevezés és adatvédelem

A Microsoft 365-csoportok kiépítésének három elsődleges modellje van: nyílt, informatikai vezetésű vagy szabályozott. Mindegyiknek megvan a maga előnye.

Típus Előnyök
Nyílt (alapértelmezett) A felhasználók anélkül hozhatják létre a szükséges saját csoportjaikat, hogy várakozniuk kellene az informatikai részlegre.
IT-részleg által vezetett A felhasználóknak a csoportok létrehozásához az informatikai részleghez kell fordulniuk. Az informatikai részleg segítséget nyújthat nekik az igényeinek leginkább megfelelő együttműködési eszközök kiválasztásában.
Szabályozott A csoportlétrehozás adott személyekre, csapatokra vagy szolgáltatásokra van korlátozva (lásd: A Microsoft 365-csoportok létrehozására jogosultak körének szabályozása)

Ha szabályozni szeretné a Microsoft 365-csoportok elnevezését, az elnevezési házirenddel kényszerítheti, hogy a csoportnevek megfeleljenek bizonyos szabványoknak, beleértve az elő- vagy utótagokat, valamint a kifogásolható nevek blokkolását. További információ: A Microsoft 365-csoportok elnevezési házirendje.

Minden csoportnak van legalább egy tulajdonosa, aki jogosult arra, hogy felvegye és eltávolítsa a tagokat, illetve bizonyos mértékig gondozza a csoportot és tartalmát. Ha egy vagy több csoporttulajdonos bármilyen okból kilép a szervezetből, a rendszergazda új tulajdonost rendelhet a csoporthoz. 

Emellett, ha Exchange Online-rendszergazdai engedélyekkel rendelkezik, a csoportokat a Microsoft 365 Felügyeleti központ (lásd: Csoporttagság kezelése a Microsoft 365 Felügyeleti központ) vagy a PowerShellből (lásd: Kezelés Microsoft 365-csoportok PowerShell-lel.

Elérkezhet az idő, hogy törölni szeretne egy csoportot a bérlői fiókjából. További információ a csoportok törléséről: Csoport törlése az Outlookban. Ha egy csoportot véletlenül törölnek, a rendszergazdák 30 napon belül visszaállíthatják a csoportot. Lásd: Törölt Microsoft 365-csoport visszaállítása.

Ha automatizáltabb módszert szeretne a Microsoft 365-csoportok életciklusának kezeléséhez, lejárati házirendekkel lejárhatnak a csoportok adott időközönként. A csoport tulajdonosai a csoport lejárata előtt 30, 15 és 1 nappal kapnak egy e-mailt, amelyből egyszerűen megújíthatják a csoportot, amennyiben még szükség van rá. További információ: Microsoft 365-csoport lejárati házirendje.

A Microsoft 365-csoport korlátai

A csoportok korlátozásait a rendszergazdáknak szóló Microsoft 365-csoportok áttekintése című témakörben találja.

Ha az Azure Active Directory Connect eszköz „Csoportvisszaírás“ funkcióját kívánja használni, a maximális hossz 448 karakter a "Leírás" attribútummal.

A SharePoint Online tárterületéről A SharePoint Online korlátozásai című cikk tartalmaz további tudnivalókat.

A Microsoft 365-csoportok kezelése hatékonyabb, ha műveletek indítására alkalmas információkkal rendelkezik a Csoportok használatával kapcsolatban. A Microsoft 365 Felügyeleti központ jelentéskészítő eszközzel megtekintheti például a tárhelyhasználatot, az aktív csoportok számát, és azt is, hogy a felhasználók hogyan használják a csoportokat. További információ: Microsoft 365-jelentések a felügyeleti központban .

A Microsoft 365-csoportok számos eszközt biztosít a megfelelőséghez, az adatvédelemhez és az elektronikus adatfeltáráshoz.

Lásd még