Microsoft Plannerのカスタム テンプレートを使用すると、既存のプランをグループの再利用可能なテンプレートに変換できます。 テンプレートを使用すると、作業の標準化、計画の作成の高速化、ベスト プラクティス ワークフローの共有が容易になります。
カスタム テンプレートを使用すると、次のことができます。
- 既存の Planner プランから再利用可能なテンプレートを作成します。
- 新しいプランにコピーするフィールドを選択します。
- テンプレートを Microsoft 365 グループと共有して、他のユーザーが再利用できるようにします。 カスタム テンプレートは、プロジェクトのキックオフ、オンボード ワークフロー、キャンペーン計画、運用チェックリストなどの反復可能な作業に最適です。
始める前に
カスタム テンプレートを使用する前に、次のチェックします。
- Microsoft Plannerにアクセスできます。
- テンプレートに変換するプランは、グループでサポートされます。
- プランを共有する Microsoft 365 グループのメンバーです。 テンプレートは共有するグループに格納され、アクセスはグループ メンバーシップに関連付けられます。
既存のプランからカスタム テンプレートを作成する
まず、既に設定したプランを使用するか、新しい基本プランを作成してカスタム テンプレートにします。
テンプレートを作成するには:
- Planner で再利用するプランを開きます。
- 右上隅にある [共有] を選択 します。
- [ テンプレートとして発行] を選択します。
- テンプレート名と説明を入力します。
- テンプレートを共有する Microsoft 365 グループを選択します。
- 含めるプランのフィールドを選択します。既定では、すべてのタスクが含まれます。
- [発行] を選択します。 発行されると、テンプレートは選択したグループのメンバーが使用できるようになります。
コピーされる内容を選択する
テンプレートを発行するときに、そのテンプレートから作成された新しいプランにコピーする要素を決定できます。 使用可能なオプションは次のとおりです。
- 目標
- バケット
- タスク
- タスク ラベル
- タスクノート
- タスクのチェックリスト
- タスクの添付ファイル
メンバーがテンプレートから新しいプランを作成すると、選択した項目のみがコピーされます。 タスクの状態と進行状況は、新しいプランでリセットされます。
注: タスクの添付ファイルはリンクとしてコピーされます。
カスタム テンプレートから新しいプランを作成する
テンプレートが発行されると、共有グループ内のすべてのユーザーがテンプレートを使用して新しいプランを作成できます。
カスタム テンプレートを使用してプランを作成するには:
- Planner を開きます。
- 新しいプランの作成を開始します。
- [テンプレートの選択] カテゴリで、[ 共有] または [ 自分で作成] に移動します。このテンプレートには、自分と共有されているか、自分によって作成されたテンプレートが一覧表示されます。
- 使用するテンプレートを選択します。
- プランの詳細を確認して構成します。 Planner は、テンプレートで定義されている構造を使用して新しいプランを作成します。
テンプレートの共有と管理
カスタム テンプレートは、グループ レベルで共有されます。
- グループのすべてのメンバーは、テンプレートを表示して使用できます。
- テンプレートは、グループが存在する限り使用できます。 テンプレートを変更する必要がある場合は、基になるプランを更新し、新しいテンプレート バージョンを発行します。 テンプレートから作成された既存のプランは、今後のテンプレートの変更の影響を受けません。
カスタム テンプレートを削除する
テンプレートが発行されると、共有グループ内のすべてのユーザーがテンプレートを削除できます。
テンプレートを削除するには:
- Planner を開きます。
- [ プランの作成] に移動します。
- [テンプレートの選択] カテゴリで、[ 共有] または [自分で作成] **に移動し、削除するテンプレートを特定します。
- をクリックします。** テンプレートの削除 ** オプションを開きます。
- [ 削除] をクリックして、テンプレートの削除を確認します。 更新されたテンプレートは、グループのメンバーが使用できます。 テンプレートから既に作成されたプランは変更されません。
一般的なシナリオ
カスタム テンプレートは、次の場合に便利です。
- 定期的な作業の一貫性のあるセットアップを確認します。
- プランの作成に費やす時間をゼロから短縮します。
- 実績のあるワークフローをチームと共有します。 たとえば、マーケティングの開始、スプリント計画、オンボード プラン、運用プレイブックなどがあります。