Microsoft Planner のカスタム テンプレートを使用すると、既存のプランをグループの再利用可能なテンプレートに変えることができます。 テンプレートは、作業の標準化、計画作成の迅速化、ベスト プラクティス ワークフローの共有を容易にするのに役立ちます。
カスタム テンプレートを使用すると、次のことができます。
- 既存の Planner プランから再利用可能なテンプレートを作成します。
- 新しいプランにコピーするフィールドを選択します。
- テンプレートを Microsoft 365 グループと共有して、他のユーザーが再利用できるようにします。 カスタム テンプレートは、プロジェクトのキックオフ、オンボード ワークフロー、キャンペーン計画、運用チェックリストなど、反復的な作業に最適です。
始める前に
カスタム テンプレートを使用する前に、次の点をチェックしてください。
- Microsoft Planner にアクセスできます。
- テンプレートに変換したいプランはグループ制です。
- プランを共有する Microsoft 365 グループのメンバーである。 テンプレートは、共有しているグループと共に格納され、アクセスはグループ メンバーシップに関連付けられます。
ライセンスと可用性
カスタム テンプレートは、ライセンス レベルに関係なく、Microsoft Planner にアクセスできるすべてのユーザーが使用できます。
注
カスタム テンプレートは、事前構築済みのテンプレートとは異なります。 事前構築済みテンプレートは、テンプレート ギャラリーで使用できる Microsoft 提供のスターター プランです。 カスタム テンプレートは、チームのワークフローに合わせて自分で作成および公開するプランです。
既存のプランからカスタム テンプレートを作成する
既に設定したプランを使用して開始するか、新しい Basic プランを作成してカスタム テンプレートに変換します。
テンプレートを作成するには:
- Planner で再利用するプランを開きます。
- 右上隅の [共有] を選択します。
- [ テンプレートとして発行] を選択します。
- テンプレート名と説明を入力します。
- テンプレートを共有する Microsoft 365 グループを選択します。
- 含めるプランのフィールドを選択します。既定では、すべてのタスクが含まれます。
- [発行] を選択します。 発行されると、選択したグループのメンバーはテンプレートを使用できるようになります。
コピーするものを選択する
テンプレートを公開するときに、そのテンプレートから作成された新しいプランにどの要素をコピーするかを決定できます。 使用可能なオプションは次のとおりです。
- 目標
- バケット
- タスク
- タスク ラベル
- タスク ノート
- タスク チェックリスト
- タスクの添付ファイル
メンバーがテンプレートから新しいプランを作成するときに、選択した項目のみがコピーされます。 タスクの状態と進捗状況は、新しいプランでリセットされます。
注: タスクの添付ファイルはリンクとしてコピーされます。
カスタム テンプレートから新しいプランを作成する
テンプレートが発行されると、共有グループ内のすべてのユーザーがテンプレートを使用して新しいプランを作成できます。
カスタム テンプレートを使用してプランを作成するには:
- Planner を開きます。
- 新しいプランの作成を開始します。
- [テンプレートの選択] カテゴリで、[ 共有 ] または [ 自分が作成 ] に移動します。ここには、自分と共有されているテンプレートまたは自分が作成したテンプレートが一覧表示されます。
- 使用するテンプレートを選択します。
- プランの詳細を確認して構成します。 Planner は、テンプレートで定義された構造を使用して新しいプランを作成します。
テンプレートの共有と管理
カスタム テンプレートはグループ レベルで共有されます。
- グループのすべてのメンバーは、テンプレートを表示して使用できます。
- テンプレートは、グループが存在する限り引き続き使用できます。 テンプレートを変更する必要がある場合は、基になるプランを更新し、新しいテンプレート バージョンを公開します。 テンプレートから作成された既存のプランは、将来のテンプレート変更の影響を受けません。
カスタム テンプレートを削除する
テンプレートが発行されると、共有グループ内のすべてのユーザーがテンプレートを削除できるようになります。
テンプレートを削除するには:
- Planner を開きます。
- [ プランの作成] に移動します。
- [テンプレートの選択] カテゴリで、[ 共有] または [自分が作成] に移動し、削除するテンプレートを特定します。
- クリック ...をクリックして、[テンプレートの削除] オプションを開きます。
- [ 削除] をクリックして、テンプレートの削除を確定します。 更新されたテンプレートは、グループのメンバーが使用できます。 テンプレートから既に作成されたプランは変更されません。
一般的なシナリオ
カスタム テンプレートは、次の場合に役立ちます。
- 定期的な作業に対して一貫した設定を確保します。
- ゼロから計画を作成する時間を短縮します。
- 実績のあるワークフローをチームと共有します。 例としては、マーケティングの立ち上げ、スプリント計画、オンボード計画、運用プレイブックなどがあります。