|
Houd twee dingen in gedachten wanneer u personen aan het werk zet in uw project:
Zie Het stappenplan voor projectmanagement voor meer artikelen in deze reeks instructiehandleidingen over projectmanagement. |
|---|
Tips voor projectmanagement voordat u begint . . .
Als u nieuw bent in projectmanagement Als u geen kennis hebt met projectmanagement, realiseert u zich misschien dat er meer is om u zorgen te maken dan alleen het toevoegen van taken, zoals hoeveel personen u deze moet uitvoeren, hoe u rekening moet houden met de feestdagen en vakantietijd van personen, en hoe en waar u persoonlijke gegevens kunt invoeren, zoals telefoonnummers, e-mailadressen en salarisgegevens.
Hier zijn tips waarmee u aan de slag kunt.
Meer informatie over de typen resources die u kunt toewijzen aan taken Nadat u de informatie hebt verzameld die u nodig hebt over projecttaken, identificeert u de typen resources die u nodig hebt.
- People resources Dit zijn resources die we normaal gesproken beschouwen als werken aan taken. Projectmanagers noemen hen soms werkresources ter onderscheiding van materiaal en uitrusting.
- Ondernemingsresources Deze resources zijn werkresources die worden beheerd en gedeeld in een organisatie. Ondernemingsresources worden gebruikt in Project Professional.
- Materiaalresources Deze resources omvatten computers of machines die worden gebruikt om taken te voltooien.
- Algemene resources Deze resources specificeren personeelsvereisten voor taken en niet specifieke personen, zoals timmerlieden of ontwikkelaars.
Overweeg hoe de duur van het aantal resources verandert Wanneer u meerdere resources op een taak plaatst, zou u verwachten dat de duur van een taak korter wordt. In veel gevallen kan het toevoegen van personen aan een taak echter het tegenovergestelde effect hebben. Dit kan extra kosten, extra communicatie en andere inefficiënties met zich meebrengen. Zo gaat het ontwerp voor een nieuwe tolbrug waarschijnlijk niet sneller als u het aantal architecten in het project verdubbelt. Met Project kunt u bepalen wat er gebeurt met de duur van taken nadat u taken hebt toegevoegd.
Bedenk hoe de mogelijkheden van een persoon van invloed zijn op de duur van taken De ervaring van een persoon kan rechtstreeks van invloed zijn op de duur van de taak. Misschien verwacht u dat een persoon met vijf jaar ervaring een taak in minder tijd voltooit dan iemand met twee.
Als u een ervaren projectmanager bent Naarmate projecten groter worden, zijn er meer dingen om over na te denken. U maakt zich nu zorgen over het gebruik van resources op andere afdelingen, het inschakelen van leveranciers, het bijhouden van het werk van honderden personen, het genereren van rapporten voor managers, en talloze andere complexe aspecten waarbij u zelfs nog niet had stilgestaan. Gelukkig biedt Microsoft Project de deskundige hulpmiddelen die u nodig hebt.
Hier zijn enkele tips om uw expertise te verbeteren.
De geschatte duur controleren en verfijnen Gebruik de informatie die u over uw huidige project en vergelijkbare projecten verzamelt om uw geschatte duur te verfijnen. De nauwkeurigheid van uw schattingen voor de resourcevereisten (en uiteindelijk projectkosten) is grotendeels afhankelijk van de nauwkeurigheid van uw schattingen van de taakduur.
Resourcevoortgang bijhouden Zorg ervoor dat de personen in uw project regelmatig taakstatusupdates verzenden. Met de weergaven en rapporten in Microsoft Project verliest u niet uit het oog wat iedereen aan het doen is.
Problemen met overbezetting van resources identificeren Met Project kunt u vaststellen wanneer mensen aan te veel taken tegelijk werken.
Uw basislijnen in de gaten houden Basislijnen geven u een momentopname van uw project, zodat u de huidige voortgang kunt vergelijken met wat u aan het begin hebt gepland.
Werk verdelen door e-mailen Wanneer mensen aan te veel taken tegelijk werken, kan Project toewijzingen aanpassen aan een meer realistische workload. De belasting kunt u onder andere eerlijk distribueren door de resourcetoewijzing te effenen.
Projectgegevens exporteren naar Excel voor verdere analyse Excel kan u helpen wanneer u verdere analyse van Project-gegevens nodig hebt. U kunt bijvoorbeeld taak-en resourcegegevens exporteren naar Excel voor geavanceerde verslagen van huidige marge en daarna de informatie weergeven met sparklines om te bekijken hoe de kosten zich verhouden tot de hoeveelheid voltooid werk.
Medewerkers trainen met nieuwe vaardigheden Grote organisaties investeren tijd en geld om hun werknemers te trainen voor nieuwe vaardigheden en voor werk in diverse omgevingen. Het trainen van huidige werknemers kan kosteneffectiever zijn voor het verbeteren van prestaties dan het aannemen van nieuwe personen.
Stap 1: Personen toevoegen aan uw project
| Personen toevoegen aan uw project | U moet personen en andere resources toevoegen voordat u deze inzet op taken. De andere resources kunnen bestaan uit materiaalresources, zoals cement of verf, of uit kostenresources, zoals vliegtickets en restaurants. |
|---|---|
| Werkdagen voor de projectkalender wijzigen | Nadat u personen aan een project hebt toegevoegd, wijzigt u hun werkkalenders om rekening te houden met hun werktijd. Project gaat ervan uit dat de meeste mensen een standaardweek werken, van maandag tot en met vrijdag, van 8:00 tot 17:00 uur. Maar je hoeft je niet aan dat werkschema te houden. |
| Feest- en vakantiedagen toevoegen | We hebben allemaal vakanties nodig. We worden allemaal ziek. En we vinden onze vakanties allemaal leuk. Leer hoe u rekening houdt met deze niet-geplande tijd door deze toe te voegen aan de planning. |
| Personen delen via een resourcegroep | U kunt personen toevoegen aan uw project vanuit een resourcegroep. Met een resourcegroep kunt u alle gegevens over personen in één Project-bestand houden, dat kan worden gebruikt als onderdeel van hoofdprojecten. |
| Een kolom met gevoelige gegevens verbergen | U kunt gevoelige gegevens, zoals salarissen en telefoonnummers, toevoegen aan een project, maar verbergen in weergaven zonder dat deze gegevens verloren gaan. |
Naar boven
Stap 2: personen en andere resources toewijzen aan taken
| Personen toewijzen aan op taken | Nadat u taken hebt toegevoegd aan uw planning, kunt u personen hierop inzetten. |
|---|---|
| De werkbelasting en beschikbaarheid van resources weergeven | U kunt overbezette of te weinig toegewezen resources vinden in een project of in meerdere projecten en zien of de toewijzingen die u hebt gemaakt, hebben geresulteerd in conflicten. |
| Taaknamen weergeven naast Gantt-diagrambalken | U kunt Gantt-balken eenvoudiger begrijpen als u taaknamen hiernaast weergeeft. Dit is handig in rapporten en tijdens vergaderingen. |
| Kosten invoeren voor personen en materiaal | Wanneer u personen toevoegt aan een project, kunt u kosten voor hen toevoegen. Nadat u vervolgens personen hebt ingezet op taken, worden in Microsoft Project automatisch de kosten van het project berekend. |
| Statusupdates controleren | Als personen hun werkstatus hebben ingevoerd in Project Web App, kunt u wijzigingen in de planning in Project zien. |
| Iemand verwijderen uit het project | Personen verlaten projecten, verlaten het bedrijf of hebben helemaal nooit echt bestaan omdat u een naam verkeerd hebt getypt. Om al deze redenen wilt u mogelijk personen verwijderen uit een project. |
Naar boven
Stap 3: personen en andere resources beheren
| De juiste weergave kiezen voor het weergeven van resources | Nadat u personen hebt toegewezen aan taken en het werk is begonnen, kunt u via de vele weergaven in Project hun voortgang bewaken en wijzigingen in de planning aanbrengen. |
|---|---|
| De duur van een taak wijzigen | Problemen met werkbelasting kunt u onder andere oplossen door taken te verkorten. |
| Werk verdelen om personen minder te belasten | Wanneer personen in uw project aan te veel taken tegelijk zijn toegewezen, kunt u de werkdruk in Project gelijkmatiger verdelen. |
| De instelling voor planning op basis van hoeveelheid werk wijzigen voor taaktypen | Wanneer u personen toevoegt aan of verwijdert uit een taak, duurt de taak langer of korter. Dit is planning op basis van de hoeveelheid werk. Als u de duur niet wilt wijzigen, kunt u de instelling voor planning op basis van de hoeveelheid werk wijzigen voor de taak. |
| De voortgang van uw planning bijhouden | Het bijhouden van de werkzaamheden voor een project is niet alleen belangrijk om ervoor te zorgen dat het project op tijd wordt voltooid. U kunt hiermee ook leren van wat er in een project goed en fout is gegaan. |
| Een basislijn opslaan | Als je baas vraagt hoe het met je project gaat vergeleken met je oorspronkelijke plan, is het laatste wat je wilt zeggen: 'Ik weet het niet'. Voorkom dit door een basislijn in te stellen als momentopname van uw oorspronkelijke planning voordat uw project van start gaat. |
| Een projectrapport van iemands voortgang weergeven | Maak grafische rapporten van de projectvoortgang en pas deze aan. U kunt deze rapporten in Project bekijken of naar andere toepassingen exporteren, zoals PowerPoint, Word of Excel. |
Terug naar Het stappenplan voor projectmanagement