Aan de slag met SharePoint Knowledge Base (preview)

Opmerking

SharePoint Knowledge Base bevindt zich in Frontier Preview en de beschikbaarheid ervan kan variëren in uw organisatie. Dit kan betekenen dat u deze functie nog niet kunt zien of dat de functie er anders uitziet dan beschreven in dit artikel. Als u de optie voor het maken van een Knowledge Base niet ziet, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder.

In SharePoint kunt u een Knowledge Base maken om de richtlijnen, beslissingen en procedures van uw team op gekoppelde Knowledge Base-pagina's (KB) op te slaan. Gebruik Copilot in SharePoint om KB-pagina's te maken op basis van je bronnen en deze up-to-date te houden. Als uw organisatie Autopilot in de Microsoft 365 Copilot-app heeft, kunt u Autopilot gebruiken om in plaats daarvan een Knowledge Base te maken en bij te werken. U kunt ook zelf KB-pagina's schrijven of bestaande inhoud importeren.

Machtigingen en licenties voor SharePoint Knowledge Base

Als u een Knowledge Base wilt maken, moet u zijn gemachtigd om inhoud op de site te maken. Voor een Knowledge Base wordt standaard gebruikgemaakt van de machtigingen van de site, zodat siteleden de site kunnen bewerken. Voor sommige taken is ook een Microsoft 365 Copilot-licentie of Copilot-tegoed vereist.

Taak Vereiste toegang Copilot-licentie of Copilot-credits vereist
Een Knowledge Base maken vanuit + Nieuw op een SharePoint-site of Bouwen op de app-balk Machtiging om inhoud op de site te maken Nee
Schrijven, bewerken en opmerkingen toevoegen aan KB-pagina's Machtiging om de Knowledge Base te bewerken (standaard siteleden) Nee
Markdown- of Confluence-inhoud importeren of een klassieke wiki migreren Machtiging om inhoud te maken of bewerken in het doel en om toegang te krijgen tot de broninhoud Nee
Een Knowledge Base maken met Copilot in SharePoint Machtiging om inhoud op de site te maken en toegang tot uw bronnen Ja, Copilot-tegoed
Voeg bronnen toe, werk KB-pagina's bij of controleer de status met Copilot Machtiging om de Knowledge Base te bewerken en toegang tot uw bronnen Ja, Copilot-tegoed
Vraag Copilot om vragen te beantwoorden door KB-pagina's te lezen Machtiging om de KB-pagina's weer te geven Ja, licentie voor Microsoft 365 Copilot
Een Knowledge Base maken of bijwerken met Autopilot (preview) Toegang tot Autopilot in de Microsoft 365 Copilot-app, toestemming om inhoud op de site te maken of de Knowledge Base te bewerken, en toegang tot uw bronnen Ja, Copilot-tegoed

Zie Maken Knowledge Base-taken gebruik van Copilot-tegoed? voor factureringsdetails.

Wat kan ik doen met een Knowledge Base?

Mogelijkheid Ondersteund Opmerkingen
Visuele editor en Broneditor (Markdown) Ja Beide editors werken aan dezelfde KB-pagina.
Co-auteurschap en opmerkingen Ja Met andere mensen of een agent.
Versiegeschiedenis Ja Afhankelijk van de versiebeheerinstellingen van de bibliotheek.
Eigenschappen van pagina Ja Opgeslagen als YAML-frontmatter.
Markdown-bestanden en -mappen importeren Ja Eenmalige kopie.
Importeren uit Confluence Ja Hiervoor is een ZIP-bestand voor HTML-export vereist. Eenmalige kopie.
Migreren van een klassieke wiki Ja Alleen klassieke wikipagina's. Eenmalige kopie.
Maken en bijwerken met Copilot Ja Gebruikt Copilot-tegoed.
Vragen stellen over KB-pagina-inhoud met Copilot Ja Vraag om koppelingen naar relevante KB-pagina's en bronnen en bekijk eventuele bronvermeldingen.
Maken en bijwerken met Autopilot Ja Autopilot is in preview.
De volledige Knowledge Base delen Nee Deel afzonderlijke KB-pagina's (en hun subpagina's).
Automatische of geplande updates Nee Updates worden alleen uitgevoerd als u daarom vraagt.

Wat zijn de bekende beperkingen tijdens de preview?

Bekijk deze beperkingen voordat u een Knowledge Base maakt, importeert, bijwerkt of deelt.

Probleem Wat moet u doen?
Bestanden toevoegen. Het toevoegen van veel bestanden tegelijk met Copilot of Autopilot kan traag zijn of niet worden voltooid. Voeg niet meer dan 10 bestanden tegelijk toe. Deze aanbeveling geldt voor elke aanvraag, niet voor de omvang van de Knowledge Base.
Copilot in SharePoint-sessies. Copilot stopt als je de sessie verlaat voordat een actie is voltooid. Bij lange updates kunt u mogelijk ook meer dan één keer vragen om door te gaan. Blijf in de sessie en reageer wanneer Copilot je vraagt om door te gaan of een wijziging te bevestigen. Als je vroeg vertrekt, start dan een nieuwe sessie en vraag of er onvoltooid werk is in de Knowledge Base.
Gelijktijdige updates. Copilot in SharePoint en Autopilot ondersteunen niet meer dan één update op dezelfde Knowledge Base tegelijkertijd. Voer slechts één update tegelijk uit. Als iemand anders de Knowledge Base bijwerkt, wacht dan totdat de update is voltooid.
Handmatige bewerkingen en verwijderingen. Updates van Copilot in SharePoint of Autopilot kunnen bewerkingen van personen ongedaan maken of verwijderde KB-pagina's opnieuw maken. Controleer na een update de desbetreffende KB-pagina's en vraag indien nodig om een gerichte correctie.
Bronwijzigingen. KB-pagina's worden niet automatisch bijgewerkt wanneer hun bronnen worden gewijzigd of verwijderd. Wanneer een bron verandert, vraag je Copilot om de Knowledge Base te controleren op updates. Wanneer u een bron verwijdert, controleert u de KB-pagina's waarin de bron wordt gebruikt.
Pagina's worden verplaatst en de naam van de pagina wordt gewijzigd. Als u de naam van een KB-pagina handmatig wijzigt of deze verplaatst, kunnen koppelingen naar de pagina vanuit andere KB-pagina's worden verbroken. Werk de koppelingen bij of vraag Copilot om de status van de Knowledge Base te controleren om verbroken koppelingen te vinden.
Delen van kennisbanken. U kunt niet de hele Knowledge Base delen. Als u een KB-pagina deelt, hebt u alleen toegang tot die pagina en de bijbehorende subpagina's, niet tot gekoppelde bronnen of assets. Als u personen toegang wilt geven tot de volledige Knowledge Base, vraagt u een site-eigenaar om hen toe te voegen als sitebezoekers. Sitetoegang kan meer omvatten dan alleen de Knowledge Base.
Bronmachtigingen. KB-pagina's nemen geen machtigingen van hun bronnen over. Iedereen die toegang heeft tot de Knowledge Base kan zien dat inhoud is toegevoegd vanuit een bron, inclusief personen die de bron niet kunnen openen. Voordat u inhoud toevoegt, moet u ervoor zorgen dat deze geschikt is voor iedereen die toegang heeft tot de Knowledge Base.
Gevoeligheidslabels. KB-pagina's bieden geen ondersteuning voor vertrouwelijkheidslabels op bestandsniveau en labels op bronbestanden worden niet overgedragen. Controleer voordat u gevoelige inhoud toevoegt bij de site-eigenaar of de site de beveiliging biedt die uw organisatie vereist.
Afbeeldingen in Markdown-import. Afbeeldingen waarnaar je Markdown-bestanden verwijzen, worden tijdens het importeren niet gekopieerd. Voeg de afbeeldingen handmatig toe of maak een koppeling naar een locatie waartoe lezers toegang hebben.
Confluence-import. Macro's, indelingen en complexe tabellen kunnen mogelijk eenvoudiger zijn. Opmerkingen, reacties, versiegeschiedenis, machtigingen, analyses, en gebruikers en groepen worden mogelijk niet geïmporteerd. Bekijk het migratierapport en vervang de ontbrekende inhoud door tekst, een tabel, een afbeelding of een koppeling.
Klassieke wikimigratie. Alleen klassieke wikipagina's kunnen worden gemigreerd. Webonderdelen, aangepaste scripts, CSS, machtigingen op paginaniveau en volledige versiegeschiedenis worden niet gemigreerd. Migreer in kleinere batches en controleer na elk rapport het importrapport.

Wat is het verschil tussen een Knowledge Base en een documentbibliotheek?

Een Knowledge Base maakt gebruik van opslag en governance van SharePoint, maar is ingedeeld als verbonden KB-pagina's in plaats van bestanden. Gebruik een Knowledge Base voor onboarding-handleidingen, beslissingen, procedures, veelgestelde vragen en hulp bij het oplossen van problemen. Gebruik een documentbibliotheek voor brondocumenten en werkbestanden.

Documentbibliotheek Knowledge Base
Bestanden en mappen ordenen Hiermee worden verbonden KB-pagina's en onderwerphiërarchieën georganiseerd
Werkt goed voor brondocumenten en werkbestanden Geschikt voor richtlijnen, uitleg, beslissingen, veelgestelde vragen en procedures
Hiermee worden metagegevens, activiteit en bibliotheekweergaven van bestanden weergegeven Benadrukt paginanavigatie, leesbare inhoud, koppelingen en kennisstructuur
Kan vele bestandsindelingen bevatten Markdown wordt gebruikt als de primaire kennisnotatie
Dient vaak als bronlocatie Kan een gecureerde kennislaag bieden op basis van goedgekeurde bronnen

Veelgestelde vragen

Gebruiken Knowledge Base-taken Copilot-tegoed?

Ja. Het gebruik van kredietpunten hangt af van de actie, niet of het verzoek is geformuleerd als een vraag. Aanvragen waarin Copilot wordt gevraagd de Knowledge Base te wijzigen of te onderhouden, zoals het maken, toevoegen van bronnen, het controleren op bronupdates, het bijwerken van KB-pagina's of het controleren van de status ervan, maken gebruik van Copilot-tegoed. Vragen waarin Copilot wordt gevraagd KB-pagina's te lezen en te beantwoorden op basis van hun inhoud, zijn opgenomen in een Microsoft 365 Copilot-licentie. De Knowledge Base-vaardigheid blijft zichtbaar in Copilot in SharePoint, zelfs wanneer er geen tegoed beschikbaar is.

Taak Hoe wordt het gefactureerd
Een Knowledge Base maken met Copilot in SharePoint Copilot-tegoed
Bronnen toevoegen of KB-pagina's bijwerken met Copilot Copilot-tegoed
Controleer de status van de Knowledge Base Copilot-tegoed
Vraag Copilot naar de inhoud van KB-pagina's, zoek KB-pagina's of krijg antwoorden met koppelingen naar KB-pagina's en bronnen Inbegrepen in de Microsoft 365 Copilot-licentie
KB-pagina's lezen en zoeken zonder Copilot Geen Copilot-licentie of Copilot-tegoed nodig
Een Knowledge Base maken en bijwerken met Autopilot Copilot-tegoed

Voordat Copilot in SharePoint doorgaat met een taak die gebruikmaakt van tegoeden, wordt je gevraagd om het gebruik van tegoeden goed te keuren. Voer na de taak een Enter in /cost om te zien hoeveel credits zijn gebruikt. Als er geen credits beschikbaar zijn, legt Copilot uit wat het niet kan voltooien.

Als u geen Copilot-tegoed hebt, kunt u de Knowledge Base nog steeds lezen, maar u kunt Copilot niet gebruiken in SharePoint of Autopilot om deze te maken of bij te werken. Neem contact op met je beheerder over Copilot-tegoed. Zie Facturering op basis van gebruik en kostenbeheer voor Copilot-tegoed voor meer informatie.

Kan ik een Knowledge Base maken als de optie niet beschikbaar is?

Nee. De Knowledge Base-preview is mogelijk nog niet beschikbaar in uw organisatie of u bent mogelijk niet gemachtigd om inhoud op de site te maken. Neem contact op met uw SharePoint-beheerder.

Kan Copilot doorgaan als ik vertrek voordat een actie is voltooid?

Nee. Copilot wil dat je in de sessie blijft totdat elke actie is voltooid. Als je vroeg vertrekt, start je een nieuwe sessie met Copilot in SharePoint en vraag je of er nog onvoltooid werk is in de Knowledge Base. Copilot kan u ook vragen om werk af te maken dat een andere bijdrager heeft gestart.

Kunnen zoekresultaten ook bestanden bevatten die geen KB-pagina's zijn?

Ja. Zoekresultaten kunnen broninhoud bevatten, evenals KB-pagina's. Controleer welke u hebt geopend voordat u erop vertrouwt.

Kan ik problemen na een import oplossen?

Ja. Open het import- of migratierapport en gebruik vervolgens de volgende tabel.

Probleem Wat moet u doen?
U bent niet gemachtigd om te importeren Zorg dat u toestemming hebt om inhoud in het doel te maken of bewerken en probeer het opnieuw.
Een bestand wordt niet geaccepteerd Gebruik een Markdown-bestand (.md). Als u de naam van een ander bestandstype wijzigt, wordt dit niet geconverteerd .md .
Een paginanaam is gedupliceerd of ongeldig Bekijk het conflictbericht en gebruik alleen de acties die tijdens het importeren worden aangeboden. Bekijk voor Confluence het importdialoogvenster voor de opties Vervangen, Beide behouden of Annuleren. Je kunt de naam van de pagina ook wijzigen in Confluence en opnieuw exporteren.
De hiërarchie verschilt van de bron Verkeerd geplaatste KB-pagina's verplaatsen zodat deze overeenkomen met de bronstructuur.
Er ontbreekt een afbeelding of bijlage Voeg het bestand handmatig toe of maak een koppeling naar een locatie waartoe lezers toegang hebben.
Een koppeling werkt niet Controleer of de doelpagina bestaat en of lezers deze kunnen openen, of migreer de ontbrekende pagina.
Opmaak, macro's of webonderdelen gewijzigd Vervang deze door tekst, een tabel, een afbeelding of een koppeling naar het systeem dat eigenaar is van de informatie.
Het importeren is gestopt of er wordt alleen bepaalde inhoud weergegeven Controleer welke KB-pagina's zijn gemaakt en gebruik de actie hervatten of opnieuw proberen als deze wordt aangeboden. Bij een volledige nieuwe poging kunnen dubbele waarden worden gemaakt.