Współpraca nad dokumentami biznesowymi
Platforma Microsoft 365 to świetna kolekcja aplikacji do współpracy z innymi osobami. Utwórz plik, zapisz go w usłudze OneDrive i udostępnij innym osobom w firmie lub klientom, z którymi pracujesz.
Po udostępnieniu dokumentu współpracuj w czasie rzeczywistym, wprowadzając jednocześnie zmiany w różnych częściach. Używaj komentarzy i @mentions, aby przekazywać opinie i odpowiadać na nie.
A jeśli ktoś wprowadzi zmiany, których nie jesteś fanem, użyj historii wersji, aby wrócić do poprzedniej wersji dokumentu.
Czego się uczę?
-
Jak zapisać i udostępnić dokument przy użyciu usługi OneDrive
-
Jak przekazywać opinie i odpowiadać na nie za pomocą komentarzy i @mentions
-
Jak współpracować w czasie rzeczywistym z innymi osobami w dokumencie
-
Jak wrócić do poprzedniej wersji dokumentu za pomocą historii wersji
Czego potrzebuję?
-
OneDrive
-
Word dla komputerów stacjonarnych
Porada
W tym artykule użyto Word jako przykładu do współpracy, ale można to również zrobić w programach PowerPoint, Excel i innych aplikacjach.
Podczas tworzenia nowego dokumentu najlepiej jest zapisać go w usłudze OneDrive. Dzięki temu można uzyskiwać dostęp do dokumentu z dowolnego ze swoich urządzeń i łatwo udostępniać go innym osobom zamiast wysyłać różne kopie tego samego pliku za pośrednictwem poczty e-mail.
Aby zapisać go w usłudze OneDrive:
-
W Word wybierz pozycję Plik > Zapisz jako.
-
Wybierz pozycję OneDrive, a następnie folder, w którym chcesz go zapisać.
-
Wprowadź nazwę pliku i wybierz pozycję Zapisz.
Plik w usłudze OneDrive jest teraz automatycznie rozsyłany. Koniec z utratą postępu, ponieważ zapomniano o zapisaniu. Gdy zechcesz zaprosić inne osoby do współpracy nad plikiem lub uzyskać opinię:
-
Wybierz pozycję Udostępnij.
-
Dodaj imiona i nazwiska lub adresy e-mail osób, którym chcesz udostępnić zawartość. Jeśli udostępniasz innym osobom spoza firmy, zmień uprawnienia na Każda osoba z linkiem może edytować.
Porada
Zobacz Udostępnianie plików i folderów usługi OneDrive , aby dowiedzieć się więcej o uprawnieniach udostępniania.
-
Jeśli chcesz, dodaj wiadomość, a następnie wybierz pozycję Wyślij.
Adresaci otrzymają wiadomość e-mail z linkiem do dokumentu.
Możesz też wybrać pozycję Kopiuj link , a następnie udostępnić link do dokumentu w dowolny sposób, na przykład w wiadomości e-mail, wiadomości czatu lub w innym dokumencie.
Po udostępnieniu pliku możesz współpracować z innymi osobami i pracować w tym samym czasie.
-
Sprawdź, kto jeszcze jest w dokumencie i gdzie pracuje.
-
Wskaźnik obecności wskazuje, gdzie ktoś wprowadza zmiany. Wyświetlaj wszystkie zmiany bezpośrednio w trakcie ich w modyfikowania.
-
Dodaj komentarze i @mention innych, aby uzyskać dane wejściowe w odpowiednim miejscu.
Po dodaniu komentarza do pliku i użyciu znaku @z nazwiskiem danej osoby otrzyma ona wiadomość e-mail z linkiem do Twojego komentarza. Kliknięcie linku powoduje przejście do dokumentu i konwersacji.
-
Dodaj komentarz.
-
Wpisz komentarz. Użyj @mention, aby nazwać określone osoby w komentarzu.
-
Wybierz pozycję Opublikuj komentarz.
-
Adresat otrzyma powiadomienie e-mail. Mogą odpowiedzieć na komentarz bezpośrednio z wiadomości e-mail lub wybrać link, aby przejść bezpośrednio do komentarza.
Po zapisaniu pliku w usłudze OneDrive lub programie SharePoint użyj historii wersji, aby wrócić do poprzedniej wersji pliku, jeśli ktoś wprowadzi niepotrzebną zmianę.
-
Wybierz nazwę pliku.
-
Wybierz pozycję Historia wersji.
-
Wybierz jedną z wersji.
-
Kliknij pozycję Zmiany lub przewiń plik, aby porównać zmiany.
-
Wybierz pozycję Przywróć, aby zamienić plik na starszą wersję.