Guia do administrador para Grupos do Microsoft 365 no Outlook

Grupos do Microsoft 365 no Outlook oferecem uma solução poderosa para comunicação e colaboração com pessoas dentro e fora de uma empresa. Crie um grupo para compartilhar uma caixa de entrada, calendário, OneDrive, site do SharePoint, bloco de anotações do OneNote e muito mais. Você também pode convidar pessoas de fora da sua empresa para que possam colaborar usando os mesmos recursos.

Quando você cria um Grupo do Microsoft 365, o Outlook cria automaticamente uma caixa de entrada do Outlook compartilhada, um calendário compartilhado e uma biblioteca de documentos para colaborar em arquivos. Você também pode criar uma equipe da Microsoft e integrar tarefas com o Planner no Teams. Você não precisa se preocupar em atribuir manualmente permissões a todos esses recursos, porque a adição de membros ao grupo dá, automaticamente, a eles as permissões de que precisam para as ferramentas que seu grupo oferece.

Os Grupos do Microsoft 365 fornecem aos membros:

  • Caixa de entrada compartilhada - é onde ocorrem as conversas que você tradicionalmente tem em suas listas de distribuição. Essa caixa de entrada compartilhada é totalmente pesquisável para criar um arquivo morto dinâmico das mensagens do grupo. Os recém-chegados ao grupo podem pesquisar ou rolar pelo histórico para se atualizar rapidamente sobre o que foi postado no grupo anteriormente. Para obter mais informações, consulte Enviar um email para um grupo no Outlook.
  • Biblioteca de arquivos compartilhados - É onde seus usuários podem armazenar, compartilhar e colaborar em documentos, pastas de trabalho, apresentações, imagens ou qualquer outro tipo de arquivo em que precisem trabalhar. Para obter mais informações, consulte Compartilhar arquivos com um grupo no Outlook.
  • Calendário compartilhado - Seu grupo obtém um calendário compartilhado para postar eventos relacionados ao grupo. Cada membro que se inscreveu no grupo é automaticamente convidado para eventos postados no calendário para que esses eventos também possam aparecer em seus calendários pessoais, se desejarem. Para obter mais informações, consulte Usar um calendário de grupo no Outlook para agendar e editar eventos.
  • Bloco de anotações compartilhado do OneNote - O grupo tem automaticamente um bloco de anotações compartilhado do OneNote onde os membros do grupo podem coletar e colaborar com informações. Muitos grupos usam o bloco de anotações para criar uma wiki viva com perguntas frequentes e outros recursos.
  • Acesso de convidados - Você podia adicionar contatos externos a grupos de distribuição antes, mas eles só podiam receber mensagens de email. Com os grupos, você pode oferecer aos convidados acesso a emails, conversas, arquivos e até mesmo ao bloco de anotações compartilhado do OneNote. Para obter mais informações, consulte Usar grupos no Outlook como convidado.
  • O conteúdo é detectável - Os grupos no Outlook são públicos por padrão, o que significa que é fácil para outras pessoas em sua organização descobrirem e ingressarem, bem como revisar o conteúdo do grupo e os materiais compartilhados. Se o conteúdo do grupo for mais confidencial, você poderá alternar o grupo para privado, o que oculta o conteúdo dos não membros e exige que o proprietário do grupo aprove todas as solicitações de ingresso.
  • Criação de autoatendimento - A TI não precisa ficar atolada com solicitações de usuários para criar grupos. Os usuários podem criar os próprios grupos, conforme necessário. Se você deseja controlar quais usuários em sua organização podem criar grupos, consulte Gerenciar quem pode criar Grupos do Microsoft 365.

Administração de seus grupos

O Microsoft 365 oferece várias ferramentas e recursos úteis para gerenciar e administrar seus grupos com mais facilidade.

Dica

Marque Grupos do Microsoft 365 - tarefas comuns para facilitar o acesso a informações do administrador sobre criação de grupo, delegação, gerenciamento de email, fluxo de email, restauração e scripts úteis.

Gerenciamento de diretório

Manter seu diretório sob controle é uma preocupação de todo administrador. Aqui estão algumas das ferramentas que o Microsoft 365 oferece para ajudar a tornar isso mais fácil:

  • Políticas de nomenclatura – as políticas de nomenclatura permitem definir quais são e quais não são os nomes aceitáveis para seus grupos. Isso impede que os usuários forneçam nomes ofensivos ou proibidos aos grupos. Além disso, você pode impor prefixos ou sufixos padrão da empresa aos nomes de grupo.
  • Associação dinâmica - A associação dinâmica permite definir a associação de grupo por regra, que adiciona (ou remove) membros do grupo com base em metadados (como departamento ou função) em seu Active Directory. Consulte Usando atributos para criar regras avançadas para obter mais informações sobre como criar associação dinâmica.
  • Associação oculta - Se você tiver um motivo para querer que a associação do seu grupo seja confidencial, por exemplo, se os membros forem estudantes, você poderá ocultar a associação de terceiros.
  • Permissões de criação – pode haver algumas pessoas em sua organização que você não deseja que possam criar novos grupos. Existem várias técnicas para gerenciar permissões de criação em seu diretório. Consulte Gerenciar a criação de grupo do Microsoft 365.
  • Logs de auditoria – você pode permitir que os usuários criem grupos e gerenciem a associação a um grupo com confiança porque os logs de auditoria dos Grupos do Microsoft 365 permitem que você acompanhe quem criou ou excluiu um grupo, bem como quem fez alterações em sua associação. Para obter mais informações, consulte Pesquisar no log de auditoria no Centro de Conformidade de & de Segurança do Microsoft 365.

Gerenciamento de entrega

O gerenciamento de entrega fornece alguns métodos para lidar com como as mensagens devem ser enviadas ou recebidas pelo grupo. Além disso, existem ferramentas para monitorar o fluxo dessas mensagens. Para obter mais informações, consulte Grupos do Microsoft 365 - tarefas comuns.

  • Enviar como ou Enviar em nome de - Essas configurações permitem que usuários especificados enviem emails como se fossem provenientes do grupo ou em nome dele.
  • Restrições do remetente - Essas configurações permitem controlar quem tem permissão para enviar mensagens para o grupo. O grupo pode ser configurado para permitir emails de terceiros, mas você pode restringir isso apenas a terceiros específicos.
  • Suporte ao usuário externo - Ao convidar pessoas para o seu grupo, você pode optar por incluí-las nas conversas por email no grupo. Consulte Adicionando convidados a grupos no Outlook para saber como adicionar convidados.
  • Regras de transporte – As regras de transporte funcionam para grupos da mesma forma que funcionam para o seu servidor Exchange. As regras podem procurar mensagens que atendam a condições específicas e podem então executar ações nessas mensagens.
  • Dicas de Email – Dicas de Email são mensagens informativas exibidas aos usuários enquanto eles estão redigindo uma mensagem. Eles podem ajudar a reduzir NDRs alertando um usuário se sua mensagem provavelmente irá para terceiros ou excederá as cotas de mensagens.
  • Vários endereços proxy - Um grupo pode ter aliases assim como uma caixa de correio de usuário. Endereços proxy adicionais podem ser úteis para aceitar mensagens enviadas para esses outros aliases ou para facilitar o contato com um grupo que tenha um nome longo ou difícil de soletrar. Para obter mais informações, consulte Escolher o domínio a ser usado ao criar grupos do Microsoft 365.
  • Tamanho máximo de envio/recebimento - Essas cotas podem ajudar a reduzir problemas com o grupo que recebe (ou envia) mensagens extremamente grandes para gerenciar melhor os requisitos de armazenamento e largura de banda.

Políticas de conteúdo

O Microsoft 365 também oferece algumas ferramentas para gerenciar o tipo de conteúdo que é compartilhado em seu grupo. Para obter mais informações, consulte Grupos do Microsoft 365 - tarefas comuns.

  • Diretrizes de uso - Você poderá definir diretrizes de uso para Grupos do Microsoft 365 - para educar seus usuários sobre as práticas recomendadas que ajudam a manter seus grupos eficazes e educá-los sobre políticas internas de conteúdo.
  • Classificação de dados – você poderá criar um sistema de classificação de dados personalizável para Grupos do Microsoft 365 que permite a separação de grupos por tipo de política (por exemplo, "não classificado", "confidencial corporativo" ou "ultrassecreto"). Dessa forma, seus grupos podem exibir as políticas de outro conteúdo em sua organização. A política extensível permite que sua organização configure um ponto de extremidade que é chamado sempre que um grupo é criado ou alterado — e você pode implementar suas próprias políticas para criação ou alteração de grupo.

Requisitos de conta

Qualquer assinatura do Microsoft 365 que tenha o Exchange Online e o SharePoint Online terá suporte para grupos. Incluindo os planos Business Essentials e Business Premium, e os planos Enterprise E1, E3 e E5.

Se você tiver um plano somente do Exchange, ainda é possível obter os recursos de Caixa de Entrada compartilhada e Calendário compartilhado de grupos no Outlook, mas você não terá a biblioteca de documentos, o Planner ou qualquer um dos outros recursos.

Gerenciando a alteração para Grupos do Microsoft 365

Às vezes, os usuários se sentem desconfortáveis com a alteração, por isso é importante se comunicar com os membros existentes das listas de distribuição para que eles saibam o que esperar. Aqui estão algumas das informações que você deve incluir nesta mensagem, juntamente com algumas respostas que podem ser úteis:

O que são Grupos no Outlook?

Os grupos do Microsoft 365 no Outlook são uma solução de colaboração única para equipes/grupos que desejam um local para compartilhar discussões, arquivos, calendários e anotações de uma maneira unificada e fácil de encontrar. Provavelmente, o melhor recurso é que a Caixa de Entrada do grupo mantém um histórico das discussões, facilitando a pesquisa de discussões anteriores.

Encontre mais informações em A experiência de Grupos no Outlook.

Por que estamos fazendo essa mudança?

People frequentemente solicita a capacidade de pesquisar as mensagens postadas em nossa lista de distribuição para encontrar informações que foram discutidas no passado. Atualizar a lista de distribuição para um grupo significa que as pessoas não precisam fazer ou responder às mesmas perguntas várias vezes.

Além disso, o novo grupo incluirá um calendário para nossos eventos de grupo, uma biblioteca de arquivos compartilhados e um Bloco de Anotações do OneNote, onde podemos colaborar e coletar informações para referência futura.

Preciso fazer alguma coisa para ingressar neste grupo se já for membro da lista de distribuição?

Não, se você já era membro da lista de distribuição, será automaticamente membro do novo grupo.

Como fazer para acessar o novo grupo no Outlook? E quanto ao Outlook na Web?

Para acessar o novo grupo no Outlook, basta ir para a categoria Grupos na parte inferior do painel de navegação à esquerda. Se você usa esse grupo com frequência, considere fixá-lo como favorito clicando com o botão direito do mouse nele e escolhendo Mostrar como favorito.

Além disso, há clientes móveis gratuitos para Grupos do Microsoft 365 disponíveis em todas as plataformas móveis (iOS, Android, etc.) para que você possa acessar facilmente o grupo em qualquer lugar.

Ainda não posso apenas enviar um email?

Sim claro. O mesmo alias de email usado para a lista de distribuição ainda funcionará bem para o grupo no Outlook.

Além disso…

Lembre-se de dizer a eles quando essa alteração está ocorrendo e com quem eles devem entrar em contato se tiverem mais dúvidas.

Migrar suas listas de distribuição (listas de contatos)

A Microsoft não fornece uma ferramenta para converter uma caixa de correio compartilhada em um grupo do Microsoft 365 ou vice-versa. No entanto, pode atualizar as listas de distribuição para grupos do Microsoft 365. É uma excelente forma de fornecer às listas de distribuição da sua organização todas as funcionalidades dos grupos do Microsoft 365. Para obter mais informações, consulte Grupos do Microsoft 365 - tarefas comuns.

Que listas de distribuição não podem ser atualizadas para grupos do Microsoft 365?

Só pode atualizar listas de distribuição simples e não aninhadas geridas pela nuvem para os grupos do Microsoft 365. Consulte Não é possível atualizar listas de distribuição para grupos do Microsoft 365.

Depois de migrar a sua lista de contactos

Assim que tiver atualizado o seu grupo de distribuição para um grupo do Microsoft 365, pode efetuar algumas tarefas de seguimento para garantir que decorre sem problemas.

  • Dar seguimento aos seus utilizadores : contacte-os imediatamente após a atualização estar concluída e, posteriormente, alguns dias mais tarde. Mostrar que está atento e receptivo a quaisquer perguntas que eles possam ter ajudará muito a deixá-los felizes e confortáveis com a mudança.
  • Monitore os relatórios de interação - o Portal Administração Microsoft 365 tem alguns bons relatórios que podem mostrar quantos usuários estão usando o grupo, com que frequência e quais recursos estão usando. Estes relatórios podem ajudá-lo a estruturar o seu acompanhamento e formação de utilizadores, bem como realçar onde os utilizadores estão a obter mais valor do novo grupo. Para obter mais informações, consulte Relatórios de atividade no Centro de administração do Microsoft 365.
  • Partilhe a sua experiência - Informe as outras equipas da sua empresa de que atualizou o seu grupo de distribuição e que medidas tomou para o tornar bem-sucedido! A partilha dessas informações pode ajudar essas outras equipas a seguirem o seu exemplo e a conseguirem uma atualização bem-sucedida.

Aprenda com a Grupos do Microsoft 365 Tech Community

Tem dúvidas sobre Grupos do Microsoft 365? Visite a Comunidade Grupos do Microsoft 365 Tech.

Criar Grupos a partir de aplicações diferentes

Dica

Por predefinição, todos os utilizadores podem criar grupos do Microsoft 365. Saiba mais em Gerir quem pode criar Grupos do Microsoft 365.

Pode criar Grupos do Microsoft 365 a partir de diversas ferramentas, incluindo o Outlook, Outlook na Web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams e muito mais. A ferramenta que utiliza para começar depende do tipo de grupo com que está a trabalhar. Por exemplo, na Microsoft temos tendência para começar a partir do Outlook quando criamos um Grupo organizado em torno do e-mail e calendário. Se o Grupo é para comunicação em toda a empresa, tendemos a começar com Viva Engage. Para uma colaboração baseada em chat, criamos o nosso Grupo no Microsoft Teams.

Nem grupos públicos nem grupos privados podem ser vistos ou acessados por pessoas de fora da sua organização, a menos que essas pessoas tenham sido chamadas especificamente como convidados. Consulte Adicionar convidados a Grupos no Outlook para obter mais informações.

Melhores práticas para Grupos do Microsoft 365

Gerir proprietários, membros e convidados

Os proprietários do grupo são também seus moderadores. Eles podem adicionar ou remover membros e ter permissões exclusivas, como a capacidade de excluir conversas da caixa de entrada compartilhada ou alterar diferentes configurações sobre o grupo. Os proprietários de um grupo podem mudar o nome do grupo, atualizar a descrição ou imagem e muito mais. Se estiver familiarizado com as funções do SharePoint, o proprietário do grupo é um administrador de coleção de sites.

Dica

É recomendável ter pelo menos dois proprietários para um grupo, se possível. Dessa forma, se um proprietário não estiver disponível, o outro poderá fazer alterações no grupo.

Os membros do grupo são os usuários comuns da organização que usam o grupo para colaborar. Podem aceder a tudo no grupo, mas não podem alterar as definições do grupo. No âmbito do SharePoint, eles são membros do site. Para obter informações sobre como adicionar ou remover membros do grupo, consulte Adicionar, editar e remover membros dos Grupos no Outlook.

Os convidados são como membros do grupo, mas que estão fora da organização. Por predefinição, os seus utilizadores podem convidar convidados para aderir ao seu grupo e pode controlar essa definição. Para obter mais informações, consulte Adicionar convidados a grupos no Outlook.

Utilize o Microsoft Teams para uma área de trabalho persistente e baseada em conversas

Uma excelente forma de manter o contacto com o seu grupo é o Microsoft Teams. O Microsoft Teams é o loop interno da sua equipe: um espaço de trabalho persistente baseado em chat no qual você pode ter conversas informais em tempo real sobre tópicos prioritários ou subgrupos específicos no grupo. Embora a integração do Teams não seja automática, pode criar facilmente um grupo do Teams com base no seu Grupo do Microsoft 365.

Assim que um grupo cumprir sua finalidade, é possível excluí-lo para liberar recursos do sistema e para removê-lo das listas de exibição. Consulte Editar ou eliminar um Grupo no Outlook para obter mais informações. Caso não queira ter de se lembrar de excluir grupos desatualizados, o administrador pode definir políticas de expiração que farão com que grupos antigos expirem e sejam removidos automaticamente após um período de tempo específico. Consulte também: Política de Expiração de Grupos do Microsoft 365.

Aprovisionamento, nomenclatura e proteção de informações

Existem três modelos principais de Grupos do Microsoft 365 de aprovisionamento: Aberto, Dirigido por TI ou Controlado. Cada um tem suas próprias vantagens.

Modelo Vantagens
Aberto (padrão) Os usuários podem criar os próprios grupos, conforme o necessário, sem precisar aguardar ou incomodar o setor de TI
Orientado pela TI Os usuários solicitam um grupo ao setor de TI. O setor de TI pode orientá-los na seleção das melhores ferramentas de colaboração conforme suas necessidades
Controlado A criação de grupos está limitada a serviços, equipas ou pessoas específicas (consulte: Controlar quem pode criar Grupos do Microsoft 365)

Se pretender controlar como os seus Grupos do Microsoft 365 são denominados, pode utilizar a política de nomes para forçar os nomes de Grupos a seguirem determinados padrões, incluindo prefixos ou sufixos, bem como para bloquear nomes censuráveis. Consulte Grupos do Microsoft 365 Política de Nomenclatura para obter mais informações.

Cada grupo tem pelo menos um proprietário que pode adicionar ou remover membros e realizar algumas atividades de gerenciamento básicas do grupo e seu conteúdo. Se, por qualquer motivo, um ou mais proprietários deixar a organização, o administrador pode atribuir um novo proprietário ao grupo.

Além disso, se tiver permissões de Administrador Exchange Online, pode administrar os seus grupos a partir do Centro de Administração Microsoft 365 (consulte Gerir associação a grupos no Centro de administração do Microsoft 365) ou a partir do PowerShell (consulte Gerir Grupos do Microsoft 365 com o PowerShell).

Pode chegar o momento em que você deseja excluir um grupo de seu locatário. Para obter informações sobre como eliminar um grupo, consulte: Eliminar um grupo no Outlook. Se um grupo for eliminado acidentalmente, os administradores podem restaurá-lo durante 30 dias. Para mais informações, consulte Restaurar um Grupo do Microsoft 365 eliminado.

Se preferir uma forma mais automática de gerir o ciclo de vida dos seus Grupos do Microsoft 365, pode utilizar políticas de expiração para expirar grupos num intervalo de tempo específico. Os proprietários do grupo receberão um e-mail quando faltarem 30 dias, 15 dias e 1 dia para a expiração do grupo. Isto permite-lhes renovar facilmente o grupo se o mesmo ainda for necessário. Consulte: Política de Expiração de Grupos do Microsoft 365.

Limites de Grupos do Microsoft 365

Encontrar limites de Grupos em Descrição geral do Grupos do Microsoft 365 para administradores.

Se você pretende usar o recurso “Write-back de grupo” da ferramenta Azure Active Directory Connect, o comprimento máximo é de 448 caracteres relacionados ao atributo “Descrição”.

Para obter mais informações sobre o armazenamento do SharePoint Online, consulte Limites do SharePoint Online.

A gestão do seu Grupos do Microsoft 365 é mais eficaz se tiver informações acionáveis sobre a utilização dos Grupos. O Centro Administração Microsoft 365 tem uma ferramenta de relatórios que lhe permite ver informações como a utilização do armazenamento, quantos Grupos ativos possui e como os seus utilizadores estão a utilizar os Grupos. Para obter mais informações, consulte Relatórios do Microsoft 365 no centro de administração.

Grupos do Microsoft 365 oferece várias ferramentas para fins de conformidade, proteção de informações e Deteção de Dados Eletrónicos.

Confira também