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Você fez alterações no cronograma do seu projeto e agora a data de término ficou muito distante. Para corrigir a data de término do projeto, ajuste as tarefas que mais afetam a data de término. Essas tarefas estão no caminho crítico do projeto. Para ver mais artigos desta série de guias de instruções de gerenciamento de projetos, consulte O mapa do projeto. |
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Dicas de gerenciamento de projetos antes de começar
Quando você faz alterações no seu cronograma, existem três fatores que você precisa avaliar: o custo do projeto, o escopo dos produtos e o prazo. Esses fatores são muitas vezes apresentados como um triângulo. Não é possível alterar um vértice do triângulo sem afetar os demais.
Veja alguns exemplos do que isso significa para a data de término do seu projeto.
- Quando você antecipa a data de término agendada, pode acabar tendo aumento de custos e redução do escopo.
- Se você planeja nunca alterar os custos do projeto, o resultado poderá ser um cronograma mais longo e um escopo reduzido.
- Se você aumentar o escopo ou o número de produtos, seu projeto poderá levar mais tempo e custar mais com funcionários ou recursos extras
Se você for novo no gerenciamento de projetos Não importa o quão bem você planeje um projeto, as coisas vão dar errado. Comece a procurar problemas agora, em vez de mais tarde, quando as coisas podem ficar muito piores.
Aqui estão algumas maneiras de começar a monitorar e corrigir o seu projeto.
- Veja as tarefas mais importantes primeiro Algumas tarefas são mais importantes do que outras quando você precisa resolve problemas em seu projeto. As tarefas que mais afetam o cronograma são aquelas mais críticas e que exigem mais atenção.
- Obter a exibição certa do seu projeto O Project tem várias exibições e relatórios para ajudá-lo a descobrir o que há de errado com seu projeto. Para projetos simples, fique atento à data de término do projeto usando o gráfico de Gantt. Para projetos complicados, verifique as tabelas de variação ou os relatórios de valor acumulado.
- Obter relatórios semanais status não é fácil para as pessoas enviarem relatórios de trabalho status. Uma maneira simples de obter o status seria durante reuniões semanais com a equipe. Coletar o status com uma frequência maior do que a semanal pode ser contraproducente.
Se você for um gerente de projeto experiente Você é gerente de projetos há muito tempo, mas agora enfrenta um projeto que precisa de um monitoramento próximo para ficar dentro do orçamento.
Além disso, sua patrocinadora diz que quer relatórios executivos mensalmente.
Aqui estão algumas maneiras de começar a monitorar seu projeto, gerar relatórios sobre ele e corrigi-lo.
- Criar uma linha de base para seu projeto Depois de criar sua agenda, salve uma versão da linha de base. A linha de base é uma versão original do seu projeto que você pode usar para comparar com o andamento das suas tarefas.
- Obter a exibição certa do seu projeto O Project tem várias exibições e relatórios para ajudá-lo a descobrir o que há de errado com seu projeto. À medida que os projetos ficam mais complicados, analise as tabelas de variação ou os relatórios de valor acumulado para saber o que há de errado.
- Obter relatórios semanais status À medida que os projetos ficam mais complicados, você pode usar métodos mais sofisticados para coletar relatórios semanais status. Os membros da equipe podem inserir as informações de status em uma lista de tarefas do SharePoint, que pode ser sincronizada com o Microsoft Project. Se você está usando o Project Professional, também pode usar o Project Web App para coletar relatórios de status da sua equipe. Coletar o status com uma frequência maior do que a semanal pode ser contraproducente.
- Entender a análise de valor obtido A análise de valor obtido ajuda você a determinar se seu projeto está no caminho certo.
Monitorar o seu projeto
| Controlar o progresso do seu cronograma | Veja as atualizações de tarefas dos membros da equipe para saber onde estão os problemas. Você pode acompanhar o andamento rapidamente usando o gráfico de Gantt ou pode usar uma sofisticada análise de valor acumulado. Isso ajuda você a ver se o trabalho no projeto está progredindo conforme o esperado. |
| Exibir informações sobre o agendamento de tarefas para saber como o projeto está sendo programado | Saiba como seu projeto está sendo agendado. Você pode ver como as alterações no agendamento de tarefas afetam a data de término do projeto. |
| Mostrar o caminho crítico do seu projeto | Mostre as tarefas que têm maior impacto sobre a data de término do projeto. Avalie essas tarefas primeiro para corrigir problemas no cronograma. |
| Escolher o modo de exibição correto do cronograma do projeto | Use os modos de exibição e relatórios do Project para detectar onde os problemas podem estar e ajudar a fazer alterações no cronograma. |
| Definir e salvar uma linha de base | Para começar o acompanhamento, inicie uma nova linha de base para comparar o progresso futuro. |
| Exibir um relatório de problemas potenciais | Crie e personalize relatórios gráficos do andamento do projeto. Veja esses relatórios no Project ou exporte-os para outros aplicativos como PowerPoint, Word ou Excel. |
| Identificar problemas usando uma análise de valor agregado | O valor obtido ajuda você a responder perguntas como: "Olhando para a quantidade de trabalho feito até agora neste projeto, quanto dinheiro deveríamos ter gasto?" ou "Terminaremos no tempo previsto?" |
Corrigir os problemas
| Alterar a data de início ou a data de término | Escolha uma data que comece ou termine em uma data anterior à data do plano atual. Se essa for uma opção para seu projeto, tente alterar a data de início primeiro. |
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| Alterar a duração de uma tarefa | Reduza a duração das tarefas para antecipar a data de término. Verifique se você está reduzindo as durações das tarefas críticas que têm o maior impacto sobre a data de término do projeto. |
| Reatribuir trabalho em uma tarefa | Quando as pessoas estiverem trabalhando em atribuições demais ao mesmo tempo, deixe o Project distribuir o trabalho de maneira mais uniforme, nivelando as atribuições de recursos. |
| Dividir uma tarefa | Você pode dividir uma única tarefa se ela incluir vários elementos que podem ser trabalhados simultaneamente por recursos diferentes. Se você interromper uma tarefa de caminho crítico nesses diferentes elementos com atribuições diferentes, poderá cumprir a data de término. |
| Adicionar mais pessoas ao projeto | Adicione pessoas para trabalhar em tarefas que estão adiando a data de término. |
| Remover uma pessoa da equipe | Remover pessoas de tarefas é outra maneira de trazer a data de término do projeto. Pessoas demais em uma tarefa ou as pessoas erradas podem criar problemas de comunicação que podem aumentar a duração da tarefa. |
| Alterar os dias úteis do calendário do projeto | Você pode antecipar a data de término do projeto alterando os calendários de trabalho das pessoas. Você pode acrescentar mais dias de trabalho ao cronograma das pessoas ou pedir para que façam horas extras. |
| Fazer uma pergunta no fórum do Projeto | Obtenha respostas de especialistas para suas dúvidas no Project. O fórum do Project no Answers.com tem usuários experientes e consultores do Project prontos para responder suas perguntas. |
| Comunicar as informações do projeto | Após fazer alterações no cronograma de uma pessoa, comunique essas alterações para que as informações não se percam. |
| Compreender as compensações ao gerenciar um projeto | Qualquer alteração em um projeto terá impacto no tempo, no custo ou no escopo. Esses são os fatores que você faz malabarismo todos os dias para manter seu plano do Project nos trilhos. Saiba como trabalhar com essas restrições. |
| Como o Project agenda tarefas | À medida que o Project ajusta sua agenda, as tarefas podem se mover inesperadamente. Entender o grande "Por quê?" por trás do poderoso mecanismo de agendamento do Project. |