Configurar uma biblioteca para exigir o registo de saída dos ficheiros

Criar ou adicionar um ficheiro a uma biblioteca

Inicialmente, é dada saída do ficheiro para si. Tem de dar entrada da mesma na biblioteca para que outras pessoas possam vê-la e trabalhar com a mesma.

Abrir um ficheiro para edição

É dada saída automática do ficheiro quando seleciona Editar. Uma caixa de diálogo de mensagem alerta-o de que está prestes a dar saída do ficheiro e oferece-lhe a oportunidade de editá-lo na sua pasta de rascunhos local.

Após dar saída, o ícone de ficheiro é coberto com uma seta verde e para baixo, indicando que o ficheiro tem agora saída dada. Mais ninguém pode alterar o ficheiro e mais ninguém pode ver as suas alterações, enquanto deu saída.

Efetuar alterações às informações sobre o ficheiro (propriedades)

Se o ficheiro ainda não tiver saída dada para si, tem de dar saída do mesmo antes de poder efetuar alterações às respetivas propriedades, como o título, o nome do autor, a data para conclusão, a contagem de palavras, etc. As alterações não entrarão em vigor até que volte a dar entrada do ficheiro.

Tente abrir um ficheiro com saída dada para outra pessoa

As opções Dar Saída e Check In estão indisponíveis. Não é possível dar saída de um ficheiro ao qual outra pessoa deu saída. Se tentar fazê-lo, é apresentada uma caixa de diálogo de mensagem a informá-lo de que foi dada saída do ficheiro por outra pessoa.

Para saber quem deu saída do ficheiro, paire o cursor sobre o ícone de ficheiro. O nome da pessoa com saída dada aparece numa descrição. Pode contactar essa pessoa para pedir a entrada do ficheiro se precisar do mesmo rapidamente.

Dar entrada do ficheiro

É-lhe pedido que introduza um comentário sobre as alterações que efetuou. Se a sua biblioteca controlar as versões, o seu comentário torna-se parte do histórico de versões. Se as versões principais e secundárias forem controladas, ser-lhe-á pedido que escolha o tipo de versão que está a dar entrada. Para obter mais informações sobre o controlo de versões, consulte Também.

Manter o ficheiro com saída dada durante muito tempo

Mais ninguém pode ver as suas alterações ou editar o ficheiro enquanto tiver saída dada. Embora isto seja útil durante o tempo em que está a fazer alterações, também pode impedir que outras pessoas efetuem as tarefas atribuídas. É uma boa prática comercial e uma cortesia comum voltar a dar entrada do ficheiro o mais rapidamente possível depois de dar saída do mesmo. Em algumas circunstâncias, um administrador poderá ter de forçar uma entrada do ficheiro.