Prezentare generală: Guvernanța site-ului, permisiunea și partajarea pentru proprietarii site-ului
Se aplică la
Utilizați acest articol ca prezentare generală a ideilor și a celor mai bune practici pentru modelul de guvernanță al site-ului dvs. Dacă sunteți proprietar de site, creați un model de guvernanță pentru a aborda politicile, procesele, rolurile și responsabilitățile site-ului. Un model ca acesta vă va ajuta să gestionați modul în care utilizatorii vă utilizează site-ul. De exemplu, poate doriți să solicitați extragerea fișierelor, astfel încât mai multe persoane să nu încerce să editeze un fișier în același timp.
Notă: Multe reguli de partajare și de permisiune sunt determinate de administratorul SharePoint. Utilizați acest articol ca ghid de bază pentru a înțelege ce puteți controla ca proprietar de site. Colaborați cu administratorul SharePoint pentru a face modificări la strategia de guvernanță a organizației dvs.
Rolurile și responsabilitățile asistenței pentru site
Definirea rolurilor și responsabilităților în timp ce planificați și construiți site-ul va reduce necesitatea de a curăța sau reorganiza un site atunci când membrii personalului intră sau ies dintr-o echipă. Guvernanțele site-ului ar trebui să ia în considerare includerea unui plan de instruire a utilizatorilor, monitorizarea utilizării site-ului, auditarea conținutului și comunicarea așteptărilor membrilor echipei care gestionează site-ul.
Luați în considerare stabilirea priorităților și definirea următoarelor:
-
Instruire de site pentru proprietarii de site-uri: Oferiți instruire de bază pentru navigarea, căutarea și gestionarea documentelor pentru noii proprietari de site.
-
Asistență site: Atribuiți un expert desemnat pentru site în echipa dvs. pentru a depana problemele și a fi o persoană de legătură pentru un administrator SharePoint.
-
Instrucțiuni pentru crearea și utilizarea site-urilor: Deseori, organizația a schițat politica firmei în jurul creării site-ului. Furnizați un link actualizat la instrucțiunile corespunzătoare, furnizați informații de contact proprietarilor site-ului și autorilor de conținut, în cazul în care aceștia au nevoie de asistență.
-
Publicare și auditare conținut: Planificați să auditați conținutul site-ului și paginii ori de câte ori este necesar pentru a menține site-ul relevant. Stabiliți o programare de auditare și atribuiți proprietari de conținut pentru liste și biblioteci mari.
Grupurile SharePoint implicite
|
Titlu |
Nivel implicit de permisiune |
Utilizat pentru |
|
Proprietar |
Control total |
Persoane care trebuie să poată gestiona permisiunile, setările și aspectul site-ului. |
|
Membru |
Editați și contribuiți |
Persoane care trebuie să poată edita conținutul site-ului. Nivelul de permisiune depinde de șablonul de site care a fost utilizat pentru a crea site-ul. |
|
Vizitator |
Doar în citire |
Persoane care trebuie să poată vedea conținutul site-ului, dar nu și să îl editeze. |
Guvernanța modernă a site-ului
În SharePoint modern, guvernanța site-urilor este mai importantă decât în versiunile anterioare, deoarece există mai mult control și mai multe opțiuni pentru crearea site-ului. Guvernanța organizației dvs. depinde de cât control are nevoie organizația dvs. asupra conținutului, care va determina detaliile pentru crearea site-ului și guvernanța proprietarilor site-ului. Administratorul SharePoint vă poate ajuta să înțelegeți politicile referitoare la cerințele de securitate, reglementările guvernamentale, brandingul corporativ, accesibilitatea și instrucțiunile de instruire. Colaborați cu administratorul SharePoint pentru a afla mai multe despre politicile de creare și utilizare a site-urilor organizației înainte de a crea planul de guvernanță a site-ului.
Structura de navigare modernă a site-ului SharePoint
Site-urile SharePoint cele mai eficiente îi ajută pe utilizatori să găsească rapid ceea ce au nevoie, astfel încât să poată utiliza informațiile pe care le găsesc pentru a lua decizii, a afla ce se întâmplă, a accesa instrumentele de care au nevoie sau a lua legătura cu colegii pentru a ajuta la rezolvarea unei probleme. Aflați mai multe despre planificarea navigării în site în SharePoint.
O parte din arhitectura informațiilor poate include clasificarea informațiilor. Dacă informațiile pe care le publicați au o valoare mare pentru firmă, necesită securitate specială sau sunt acoperite de reguli de conformitate cu reglementările, luați în considerare configurarea unei scheme de clasificare pentru a identifica tipurile specifice de conținut care trebuie gestionate cu atenție. După ce ați organizat informațiile în liste și biblioteci specifice, puteți utiliza caracteristicile de guvernanță pentru a gestiona modul în care este vizualizat conținutul.
Arhitectura SharePoint modernă este proiectată pentru a fi flexibilă și adaptivă la nevoile în schimbare ale organizației dvs. Site-urile moderne pot fi asociate cu site-urile hub. Site-urile asociate partajează navigarea și marca cu hubul. Dacă este activată de proprietarul site-ului hub și de proprietarii site-ului aprobați, site-urile asociate pot partaja, de asemenea, permisiuni hub.
Luați în considerare următoarele atunci când determinați structura de navigare a site-ului:
-
Ce tip de conținut va avea site-ul? Cum se va traduce aceasta în pagini, liste și biblioteci?
-
Cum vor fi prezentate informațiile pe site?
-
Cum vor naviga utilizatorii în site?
-
Cum vor fi direcționate informațiile către anumite audiențe?
-
Cum va fi configurată și optimizată căutarea?
Gestionarea permisiunilor în site-urile moderne
Integritatea, confidențialitatea și confidențialitatea informațiilor esențiale pentru misiunea organizației dvs. se rețin în ceea ce vă asigură securitatea site-ului, mai exact, cărora alegeți să le acordați acces la site-ul dvs. Gestionarea permisiunilor în site-urile moderne implică atât utilizatorii, cât și grupurile de utilizatori. Permisiunile pentru comunicarea modernă și site-urile de echipă provin de la șabloanele de site care oferă opțiuni diferite. pentru fiecare site.
Site-urile de comunicare nu sunt asociate cu grupurile Microsoft 365 și au trei roluri implicite - proprietarii site-ului, membrii site-ului și vizitatorii site-ului.
Iată câteva sfaturi de reținut atunci când dezvoltați o strategie de permisiuni:
-
Urmați principiul celui mai mic privilegiu: Oferiți persoanelor cele mai mici niveluri de permisiune de care au nevoie pentru a-și efectua activitățile atribuite.
-
Utilizare grupuri implicite standard: Acordați acces utilizatorilor adăugându-i în grupuri standard implicite (cum ar fi Membri, Vizitatori sau Proprietari).
-
Luați în considerare segmentarea conținutului după nivelul de securitate: Creați un site sau o bibliotecă special pentru documente sensibile, în loc să le împrăștiați într-o bibliotecă mai mare și să le protejați prin permisiuni unice.
Permisiuni de site moderne după titlu
|
Titlu |
Nivel de permisiune |
Are permisiune pentru: |
|
Proprietar site |
Control total |
În plus față de tot ce poate face un membru al site-ului, proprietarii pot, de asemenea: Modificarea temei site-ului Modificarea aspectului de navigare Modificarea siglei site-ului Adăugarea sau eliminarea proprietarilor de site Editarea setărilor membrilor site-ului Adăugarea sau eliminarea vizitatorilor site-ului Editați setările site-ului Ștergeți site-ul Adăugarea unui grup Microsoft 365 Asocierea site-ului la un hub |
|
Membru al site-ului |
Editați și contribuiți |
Adăugarea, editarea și ștergerea listelor Adăugarea, editarea și ștergerea bibliotecilor de documente Adăugarea sau eliminarea membrilor site-ului Adăugarea, editarea și eliminarea documentelor Adăugarea, editarea și ștergerea unei pagini Adăugarea, editarea, ștergerea unei postări de știri Adăugarea, editarea și ștergerea secțiunilor de pagină Adăugarea, editarea și ștergerea părților web Adăugarea, editarea și ștergerea navigării în site Crearea sau ștergerea șabloanelor de pagină Vizualizarea măsurătorilor de utilizare a site-ului |
|
Vizitator al site-ului |
Doar în citire |
Vizualizare conținut |
Mai multe resurse pentru proprietarii de site-uri:
Guvernanța site-ului
O parte importantă și deseori invizibilă a oricărui site este modelul de guvernanță: setul de politici, roluri, responsabilități și procese pe care le stabiliți pentru a stabili modul în care persoanele din grupul dvs. utilizează SharePoint.
Multe organizații au un model de guvernanță pentru site-uri, fie la nivel de Administrare centrală, fie la nivel de colecție de site-uri, care poate fi creat și întreținut de un departament sau de o echipă IT. Ca proprietar de site, trebuie să aflați dacă există deja un model de guvernanță pentru colecția de site-uri sau pentru fermă. În acest caz, îl puteți utiliza pentru a ghida utilizatorii site-ului sau pentru a crea un model de guvernanță suplimentar pentru a rezolva problemele specifice. De exemplu, dacă sunteți proprietar de site pentru un subsite dintr-o colecție de site-uri, cum ar fi un site de echipă clasic, poate fi o idee bună să vă creați propriul model de guvernanță suplimentar. pentru a rezolva problemele specifice dintr-un subsite.
Un model de guvernanță pentru un site, ajută utilizatorii site-ului să știe când ar trebui să creeze un subsite nou, o listă nouă sau alt conținut de site. Asigură că subsite-urile și conținutul sunt retrase atunci când sunt depășite, pentru a economisi spațiu de stocare și a menține corect rezultatele căutării. Le oferă utilizatorilor acces la conținutul potrivit, mențineți brandingul site-ului la fel de mult timp, spunându-le proprietarilor de subsite-uri să știe ce șabloane și teme sunt disponibile. De asemenea, este mai ușor să schimbați proprietarul site-ului atunci când persoanele părăsesc organizația sau rolurile se modifică.
Un model de bună guvernanță pentru un site ar trebui să se concentreze pe următoarele părți:
-
Crearea de site-uri
-
Gestionarea permisiunilor
-
Arhitectura informațiilor
-
Ciclul de viață al site-ului și retragerea sa
-
Limitele de stocare
-
Clasificarea informațiilor
-
Particularizarea
-
Protecția datelor
-
Navigarea
-
Căutarea
-
Rolurile și responsabilitățile asistenței pentru site
Este posibil ca unele părți din lista anterioară să fie decise deja de colecția de site-uri sau de modelul de guvernanță la nivel de organizație, cum ar fi spațiul de stocare pe care îl aveți pentru site-ul dvs. și ce tipuri de particularizări puteți face pentru aspectul și stilul site-ului. Alte întrebări pot să nu fie relevante, în funcție de complexitatea site-ului de echipă și câte persoane îl utilizează. Dar chiar dacă nu trebuie să luați decizii cu privire la aceste subiecte, este o idee bună să știți ce decizii au fost luate, astfel încât să puteți informa utilizatorii site-ului și să impuneți politicile în mod corespunzător.
Crearea subsite-urilor
Poate că doriți ca membrii echipei dvs. să poată crea subsite-uri sub site-ul de echipă pentru a le utiliza în anumite proiecte.
Capacitatea de a crea spontan subsite-uri noi poate fi un mare beneficiu pentru grup, dar crearea de site-uri nerestricționate poate scăpa de sub control. Atunci când subsite-urile se înmulțesc liber, pot apărea probleme. De exemplu:
-
Utilizatorilor le este greu să găsească subsite-ul corect sau să fie siguri că îl au.
-
Informațiile pot fi dublate în mai multe subsite-uri, utilizând un spațiu de stocare costisitor și necesitând un efort dublat de întreținere.
-
Informațiile depășite pot fi afișate pe subsite-uri, posibil de ani de zile, afișate în rezultatele căutării. Poate fi dificil de aflat ce versiune a informațiilor este cea corectă.
-
Gestionarea permisiunilor pentru o multitudine de subsite-uri poate deveni o corvoadă majoră, iar utilizatorii pot ajunge din greșeală să aibă acces la informațiile pe care nu ar trebui să le aibă.
-
Pe măsură ce angajații părăsesc grupul, subsite-urile pe care le creează pot fi abandonate, creând confuzie și creând confuzie în rezultatele căutării pentru utilizatorii rămași ai site-ului.
Puteți să economisiți timp și energie, dacă configurați unele politici pentru crearea site-ului, menite următoarelor zone:
-
Cui i se permite să creeze subsite-uri?
-
Noile subsite-uri trebuie aprobate în avans? Dacă da, care sunt criteriile de aprobare și cine acordă aprobarea?
-
Noile subsite-uri ar trebui să utilizeze șabloane și teme stabilite?
-
Ce cantitate de informații se poate stoca pe un site? Adică, cât spațiu de disc pe server pot ocupa?
-
Care sunt regulile de includere a strategiilor de navigare pe site?
-
Cât timp trebuie stocate informațiile pe subsite-uri înainte ca acestea să fie șterse sau arhivate?
Consultați Crearea unui site sau a unui subsite pentru mai multe informații.
Gestionarea permisiunilor
Integritatea, confidențialitatea și confidențialitatea informațiilor esențiale pentru misiunea organizației dvs. se rețin în ceea ce vă asigură securitatea site-ului, mai exact, cărora alegeți să le acordați acces la site-ul dvs.
Acordarea și restricționarea accesului la site se numește gestionare permisiuni și este una dintre cele mai importante responsabilități ale dvs. ca proprietar de site.
Iată câteva sfaturi de reținut atunci când dezvoltați o strategie de permisiuni.
-
Respectați principiul privilegiului minim: oferiți-le utilizatorilor nivelurile de permisiune cele mai mici de care au nevoie pentru a efectua activitățile atribuite.
-
Acordați acces utilizatorilor adăugându-i în grupuri standard implicite (cum ar fi Membri, Vizitatori sau Proprietari). Majoritatea utilizatorilor trebuie să aparțină grupurilor Membri sau Vizitatori; limitați numărul de persoane din grupul Proprietari.
-
Utilizați moștenirea permisiunilor pentru a crea o ierarhie clară, ușor de vizualizat. Aceasta înseamnă să evitați să acordați permisiuni persoanelor individuale; în schimb, lucrați cu grupuri. Acolo unde este posibil, faceți ca subsite-urile să moștenească permisiuni de la site-ul de echipă, în loc să aibă permisiuni unice.
-
Organizați-vă conținutul astfel încât să profitați de moștenirea permisiunilor: luați în considerare segmentarea conținutului după nivelul de securitate - creați un site sau o bibliotecă special pentru documentele importante, în loc să le distribuiți într-o bibliotecă mai mare și să le protejați prin permisiuni unice.
Consultați Înțelegerea nivelurilor de permisiune din SharePoint sau Editarea permisiunilor pentru o listă, o bibliotecă sau un element individual pentru informații despre setarea permisiunilor.
Arhitectura informațiilor
Arhitectura informațiilor unui site este similară cuprinsului unei cărți: Determină modul în care informațiile din acel site - paginile web, documentele, listele și datele sale - sunt organizate și prezentate utilizatorilor site-ului. Arhitectura informațiilor este înregistrată deseori ca listă ierarhică a conținutului site-ului, cuvintelor cheie de căutare, tipurilor de date și altor concepte.
Pentru a crea o arhitectură de informații, trebuie să analizați informațiile care vor fi prezentate pe site. Iată câteva dintre întrebările pe care puteți să le utilizați pentru a dezvolta o arhitectură de informații:
-
Ce tip de conținut va avea site-ul? Cum se va traduce aceasta în subsite-uri, liste, biblioteci și așa mai departe?
-
Cum vor fi prezentate informațiile pe site?
-
Cum vor naviga utilizatorii în site?
-
Cum vor fi direcționate informațiile către publicul specific?
-
Cum va fi configurată și optimizată căutarea?
O parte din arhitectura informațiilor poate include clasificarea informațiilor.
Dacă informațiile cu care vă ocupați au o valoare mare pentru firmă, necesită securitate specială sau sunt acoperite de reguli de conformitate cu reglementările, se recomandă să configurați o schemă de clasificare pentru a identifica tipurile specifice de conținut care trebuie gestionate cu atenție.
După ce ați organizat informațiile în liste și biblioteci specifice, puteți utiliza caracteristicile de guvernanță pentru a gestiona modul în care este gestionat conținutul. De exemplu:
Solicitarea extragerii fișierelor
Atunci când solicitați extragerea unui fișier, vă asigurați că o singură persoană poate să editeze fișierul până când acesta este arhivat. Solicitarea extragerii documentelor împiedică modificarea simultană de către mai multe persoane, ceea ce poate crea conflicte de editare și poate duce la confuzii. De asemenea, solicitarea de extragere amintește membrilor să adauge comentarii atunci când arhivează fișierul, astfel încât să urmăriți mai ușor modificările din fiecare versiune. Pentru mai multe informații, consultați Configurarea unei biblioteci pentru a solicita extragerea fișierelor.
Urmărirea versiunilor
Dacă doriți să păstrați versiunile anterioare ale fișierelor, bibliotecile contribuie la urmărirea, stocarea și restaurarea fișierelor. Toate versiunile se pot urmări în același mod. Sau, unele versiuni pot fi desemnate ca principale, cum ar fi adăugarea unui capitol nou la un manual, iar alte versiuni ca minore, cum ar fi corectarea unei erori de ortografie. Pentru a gestiona spațiul de stocare, puteți să alegeți numărul fiecărui tip de versiune pe care îl stocați. Pentru mai multe informații despre controlul versiunilor, consultați Cum funcționează controlul versiunilor într-o listă sau într-o bibliotecă?.
Puteți să specificați că se solicită aprobarea pentru documente. Documentele rămân în starea de așteptare până când sunt aprobate sau refuzate de către o persoană care are permisiunea să facă acest lucru. Puteți să controlați care grupuri de utilizatori vizualizează documentul înainte de aprobare. Această caracteristică poate fi utilă dacă biblioteca conține instrucțiuni sau proceduri importante, care trebuie finalizate înainte să fie văzute de alte persoane. Pentru mai multe informații despre aprobarea documentelor, consultați Solicitarea aprobării elementelor dintr-o listă sau bibliotecă de site.
Bibliotecile acceptă tehnologia RSS, astfel încât membrii grupului de lucru să primească și să vizualizeze automat actualizări sau fluxuri de știri și informații într-o locație consolidată. Puteți utiliza tehnologia RSS pentru a vă avertiza cu privire la orice modificări aduse unei biblioteci, cum ar fi atunci când fișierele stocate în bibliotecă se modifică. Fluxurile RSS le permit membrilor din grupul de lucru să vadă o listă unificată cu fișierele care s-au modificat. De asemenea, puteți crea avertizări prin e-mail, astfel încât să fiți notificat atunci când fișierele se modifică. Pentru mai multe informații despre fluxurile RSS, consultați Gestionarea fluxurilor RSS pentru un site sau o colecție de site-uri.
O bibliotecă de documente sau un tip de conținut poate utiliza fluxuri de lucru pe care organizația dvs. le-a definit pentru procese de afaceri, cum ar fi gestionarea aprobării sau revizuirii documentelor. Grupul dvs. poate aplica procese de afaceri la documentele sale, denumite fluxuri de lucru, care specifică acțiunile care trebuie efectuate într-o secvență, cum ar fi aprobarea sau traducerea documentelor. Un flux de lucru este o modalitate automată de a muta documente sau elemente printr-o secvență de acțiuni sau activități. Trei fluxuri de lucru sunt disponibile în mod implicit bibliotecilor: Aprobare, care direcțiază un document către un grup de persoane pentru aprobare; Colectare feedback, care direcționează un document către un grup de persoane pentru feedback și returnează documentul persoanei care a inițiat fluxul de lucru ca o compilare; și Colectare semnături, care direcționează un document către un grup de persoane pentru a-și colecta semnăturile digitale. Pentru mai multe informații despre fluxurile de lucru, consultați Prezentare generală a fluxurilor de lucru incluse în SharePoint
Dacă grupul dvs. funcționează cu mai multe tipuri de fișiere, cum ar fi foi de lucru, prezentări și documente, puteți extinde funcționalitatea bibliotecii activând și definind mai multe tipuri de conținut. Tipurile de conținut adaugă flexibilitate și consistență în mai multe biblioteci. Fiecare tip de conținut poate specifica un șablon și chiar procese de flux de lucru. Șabloanele acționează ca punct de plecare, pentru formatare și orice text standard și pentru proprietățile care se aplică documentelor de acel tip, cum ar fi numele departamentului sau numărul contractului. Pentru mai multe informații despre tipurile de conținut, consultați Introducere în tipurile de conținut și publicarea tipurilor de conținut
Dacă aveți un grup de fișiere sensibile și ar fi util să știți cum s-au utilizat documentele, puteți să definiți o politică ce vă permite să activați urmărirea de „auditare” a evenimentelor, cum ar fi modificările din fișiere, copierea sau ștergerea acestora. Pentru informații despre configurarea auditării, consultați Configurarea setărilor de audit pentru o colecție de site-uri
Ciclul de viață al site-ului și retragerea sa
Site-uri precum site-uri pentru lucrul cu documente și site-urile de discuții au tendința să se păstreze și după ce nu mai sunt utile, utilizând spațiu de stocare valoros și creând confuzie în rezultatele de căutare. Este o idee bună să stabiliți un program pentru revizuirea site-urilor și a conținutului acestora (cel puțin o dată pe an) pentru a vedea dacă merită să le păstrați.
Este bine să rețineți, de asemenea, că modelul de guvernanță mai amplu al organizației dvs. poate fi, de asemenea, în căutarea site-urilor învechite. De exemplu, un administrator poate șterge automat site-urile care nu au avut activitate timp de 90 de zile. În calitate de proprietar de site, veți primi un mesaj de e-mail care vă avertizează că acest lucru se va întâmpla. Pentru mai multe informații despre politicile privind ciclul de viață și retragerea, consultați Politicile de închidere a site-ului.
Limitele de stocare
Este posibil ca un administrator să fi setat o limită în ce privește cantitatea de spațiu pe disc care poate fi utilizată de grupul dvs. Trebuie să aflați dacă există o limită și, dacă există, să vă hotărâți cum veți repartiza spațiul între site-uri, pagini și biblioteci.
Implicit, SharePoint Server impune o limită de 50 MO pentru dimensiunea unui singur document care poate fi încărcat într-o bibliotecă de documente. De asemenea, implicit, proprietarii de site-uri de echipă primesc avertizări când stocarea atinge 90% din cotă.
După ce aflați care sunt limitele dvs., puteți să utilizați caracteristici cum ar fi urmărirea versiunilor sau urmărirea pentru audit pentru a vă asigura că site-ul dvs. le respectă.
Căutare
Conținutul apare în multe locuri, inclusiv site-uri, liste, biblioteci, părți web și coloane de listă. În mod implicit, atunci când cineva caută în site-ul dvs., tot conținutul de pe site și paginile apar în rezultatele căutării.
Ca proprietar de site, puteți să alegeți dacă să se afișeze sau nu conținutul din site în rezultatele căutării. Atunci când împiedicați afișarea conținutului unui site în rezultatele căutării, conținutul tuturor subsite-urilor de sub acesta este blocat, de asemenea, de la afișarea în rezultatele căutării.
În mod implicit, conținutul cu permisiuni restricționate nu apare în rezultatele căutării pentru utilizatorii care nu au permisiunea de a-l citi. Puteți modifica acest lucru, astfel încât conținutul restricționat să se afișeze în rezultatele căutării, dar utilizatorii nu vor putea deschide conținutul la care nu au permisiunea.
Protecția datelor
Caracteristicile de copiere backup și recuperare vă protejează datele de pierderea accidentală. Frecvența copierii backup, precum și viteza și nivelul recuperării sunt configurate de un administrator. Pentru recuperarea conținutului din site, aflați mai multe despre recuperarea elementelor din coșul de reciclare.
Mai multe resurse
Planificați-vă site-ul de comunicare
Aveți nevoie de ajutor suplimentar?
Doriți mai multe opțiuni?
Explorați avantajele abonamentului, navigați prin cursurile de instruire, aflați cum să vă securizați dispozitivul și multe altele.
Comunitățile vă ajută să adresați întrebări și să răspundeți la întrebări, să oferiți feedback și să primiți feedback de la experți cu cunoștințe bogate.
