Ghid de confidențialitate pentru Detalii personale

Important: Acest articol tratează e-mailul de informare. Am întrerupt trimiterea de e-mailuri de informare pentru a face câteva îmbunătățiri. Puteți accesa în continuare programul de completare sau aplicația Viva Insights Outlook Viva Insights în Teams și pe web, pentru o funcționalitate cheie, până când se reia acest serviciu. Pentru mai multe informații despre această modificare, consultați Pauză de informare.

Important: Acest articol tratează, de asemenea, e-mailul Digest. Începând cu sfârșitul lunii martie 2024, vom pune în pauză mesajele de e-mail Digest, care sunt trimise de obicei de două ori pe lună. Tot conținutul din e-mailurile Digest va fi disponibil în continuare în aplicația Viva Insights în Teams sau pe web. Puteți continua să explorați și să analizați fără sincope detaliile despre date. Pentru a afla mai multe despre această modificare, consultați Pauză de e-mail Digest.

Detaliile personale din Microsoft Viva Insights vă ajută să găsiți oportunități de a construi obiceiuri mai bune și de a avea din nou control asupra timpului dvs. Acest articol descrie modul în care Viva Insights utilizează datele cu caracter personal pentru detalii cu caracter personal, unde stochează acele date și modalitățile în care au fost proiectate pentru a păstra în siguranță datele respective. De asemenea, descrie modul în care Viva Insights respectă reglementările GDPR.

Rezumatul punctelor cheie

Detaliile personale din Viva Insights nu sunt proiectate pentru a permite evaluarea, urmărirea, luarea deciziilor automatizate, crearea de profiluri sau monitorizarea. Viva Insights vă oferă detalii personale prin intermediul aplicației Viva Insights din Microsoft Teams și de pe web, al programului de completare Insights Outlook, al e-mailurilor Viva digest, al e-mailurilor de informare și al sugestiilor inline din Outlook. Detaliile personale din Viva Insights nu au niciun mecanism sau opțiune care să permită oricui, în afară de dvs., să acceseze informațiile personalizate afișate prin aceste suprafețe, cu excepția cazului în care le partajați în mod intenționat și independent. Datele cu privire la detaliile cu caracter personal furnizate de Viva Insights nu pot fi utilizate pentru luarea deciziilor automate sau pentru profilare.
Detaliile personale din Viva Insights nu le oferă angajaților acces la noi informații de identificare personală despre alți colegi. Viva Insights face conversia datelor în detalii personale, efectuând calcule cu informațiile pe care le generați doar în legătură cu ziua dvs. de lucru. Majoritatea datelor pe care le vedeți în detaliile personale de la Viva Insights sunt pur și simplu o agregare de informații la care aveți deja acces, dar pe care nu ați putea să efectuați rapid calcule fără asistență.
Detaliile personale din datele Viva Insights sunt procesate și stocate în cutia poștală de Exchange Online a angajatului. Viva Insights procesează date din aceste surse pentru detalii personale: Exchange Online e-mailul și datele de calendar, semnalele de chat și de apel de la Skype for Business și de la Teams. Viva Insights stochează și procesează aceste date în cutia poștală de Exchange Online a fiecărui angajat.
Detaliile cu caracter personal din Viva Insights acceptă conformitatea cu Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD). Microsoft a proiectat detalii personale în Viva Insights pentru a susține necesitățile organizației dvs. de a respecta cerințele GDPR.

Principii cheie

Ca utilizator Viva Insights, doar dvs. vă puteți vedea propriile date.
Datele dvs. sunt stocate și calculate în cutia poștală de Exchange Online.
Puteți să optați și să renunțați în orice moment.
Detaliile personale din Viva Insights vă arată că nu există informații personale de identificare a colegilor, dincolo de ceea ce puteți vedea deja în Outlook și Teams.

Unde să vedeți detalii personale

Detalii personale în Viva Insights:

Tipuri de date

Viva Insights oferă detalii personale cu următoarele tipuri de date.

Date din cutia poștală - activitatea din e-mail, calendar, chat și apel pe care o generați utilizând Microsoft 365, cum ar fi timpul pe care îl petreceți în întâlniri sau e-mailurile pe care le trimiteți unei anumite persoane sau unui anumit grup.
Date incrementale - date care altfel nu ar fi disponibile pentru dvs., dar sunt prezentate într-un formular agregat proiectat pentru a proteja confidențialitatea individuală.

Date cutie poștală

Datele din cutia poștală reprezintă informații la care aveți deja acces doar în legătură cu activitatea dvs., cum ar fi trimiterea de e-mailuri, organizarea întâlnirilor sau discuțiile pe chat cu colegii. Viva Insights procesează și afișează informațiile în moduri care le fac utilizabile.

De exemplu, Viva Insights oferă vizualizări care vă permit să înțelegeți rapid cât timp petreceți în întâlniri și prin e-mail în fiecare zi, cu cine colaborați cel mai mult, cu cine pierdeți legătura și cu cine v-ați luat angajamente și solicitări.

Puteți acționa asupra acestor informații. De exemplu, puteți decide să petreceți prea mult timp la întâlniri și să adoptați un obiectiv personal de a desfășura întâlniri mai eficiente.

Detaliile personale sunt derivate din date care sunt deja disponibile pentru dvs. în următoarele locuri:

Cutia poștală Exchange Online
Activitatea dvs. în documente OneDrive și SharePoint
Istoricul conversaților și apelurilor din Teams și din Skype for Business

Viva Insights aplică pur și simplu unele calcule și reguli de bază pentru a face aceste date mai ușor de acționat. Datele din cutia poștală sunt stocate direct în cutia poștală Exchange Online.

De exemplu, dacă doriți să determinați ce colegi v-au trimis cele mai multe mesaje de e-mail în ultima săptămână, puteți face acest lucru din punct de vedere tehnic, fără a Viva Insights prin numărarea manuală a mesajelor de e-mail de la colegi în inbox. În mod similar, ați putea determina timpul mediu de răspuns al colegilor la mesajele de e-mail pe care le-ați trimis, utilizând informațiile de marcă de timp disponibile imediat în cutia poștală. Viva Insights vă scutește de necesitatea de a efectua aceste calcule plictisitoare.

Date incrementale

În câteva cazuri, detaliile personale din Viva Insights vă oferă informații anonime despre alte persoane care altfel nu ar fi fost disponibile pentru ele, cum ar fi pentru tarifele de citire a e-mailului.

Tarife de citire a e-mailului

Viva Insights urmărește procentul de destinatari care au deschis un mesaj de e-mail (în programul de completare Outlook) pentru mesajele de e-mail pe care le-ați trimis la cinci sau mai multe persoane.

Pentru a păstra confidențialitatea, Viva Insights nu urmărește ratele de citire pentru mesajele trimise la mai puțin de cinci persoane. Viva Insights nu afișează, de asemenea, rate de citire de "0%" sau "100%", deoarece acest lucru le-ar permite oamenilor să facă concluzii definitive despre acțiuni individuale ale colegilor. În schimb, rata de citire din aceste cazuri se afișează ca un interval care cuprinde o valoare prag care depinde de numărul de destinatari ai mesajului de e-mail.

Această măsurătoare este calculată pe baza semnalizatorului "citit" din Exchange Online. Pentru unele persoane, mesajele sunt semnalizate ca "citite" atunci când deschideți un mesaj în panoul de previzualizare Outlook. Pentru alte persoane, poate fi necesar să faceți dublu clic pentru a deschide mesajul pentru a-l marca drept "citit".

Puteți controla această setare în setările Outlook. Pentru a afișa aceste semnale în cutia poștală a expeditorului, semnalizarea "citit" este copiată în mediul Microsoft 365, apoi este livrată în cutia poștală a expeditorului.

Conformitate GDPR

La fel ca în cazul suitei Complete Microsoft 365, Viva Insights ajută la respectarea cerințelor GDPR. De exemplu, Viva Insights acceptă următoarele:

Securizați și protejați datele cu caracter personal. Deoarece toate datele cu privire la detaliile personale din Viva Insights sunt stocate în cutia poștală de Exchange Online, Viva Insights îndeplinește această obligație de securitate în temeiul Exchange Online îndeplini, de asemenea, obligația.
Solicitări de a exporta, a șterge sau a restricționa procesarea datelor cu caracter personal. Microsoft acceptă solicitări ale utilizatorilor, cum ar fi solicitări de export sau ștergere a datelor.

Pentru mai multe informații, consultați Conformitatea cu GDPR.

Confidențialitatea în aplicația Viva Insights în Teams și pe web

Atunci când datele sunt procesate în aplicația Microsoft Viva Insights, Microsoft protejează confidențialitatea angajaților și respectă pe deplin reglementările locale, cum ar fi Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR). Viva Insights protejează confidențialitatea în următoarele moduri:

Personal și privat – Conținutul detaliilor dvs. este personal, privat, disponibil doar pentru dvs. Nimeni altcineva din organizația dvs. nu îl poate accesa.
Datele tuturor sunt păstrate confidențiale, Viva Insights nu includ informații noi de identificare personală despre nicio altă persoană din organizația dvs. Detaliile și acțiunile se bazează pe informațiile generate de dvs. și de organizația dvs., doar în funcție de ziua de lucru obișnuită. Detaliile dvs. se bazează pe informații la care aveți deja acces, dar pe care nu le puteți agrega rapid fără ajutor.
Securitatea cutiilor poștale - Viva Insights utilizează Exchange Online date și procese de e-mail și calendar și stochează detalii sau acțiuni în cutia poștală de Exchange Online, astfel încât securitatea datelor este încorporată și impusă de Exchange.
Conform cu GDPR - Microsoft respectă RGPD atunci când furnizează detalii și acțiuni în aplicație.

Cum funcționează

Detaliile și acțiunile personale din aplicația Microsoft Viva Insights se bazează pe datele cutiei poștale Exchange Online, cum ar fi e-mailul și datele de calendar. Detaliile sunt derivate din date care sunt deja disponibile pentru dvs. în cutia poștală Exchange Online. De exemplu, dacă doriți să determinați angajamentele pe care le-ați luat față de alte persoane, puteți revizui manual fiecare e-mail din cutia poștală. Aplicația Viva Insights pur și simplu vă salvează din acest proces obositor.

Conformitatea cu GDPR

Microsoft ajută controlorii de date să îndeplinească următoarele obligații pentru aplicația Microsoft Viva Insights:

Securizați și protejați datele cu caracter personal ale utilizatorilor - Insights necesită o licență Exchange Online și toate datele sunt stocate în cutia poștală de Exchange Online a angajaților. Măsurătorile calculate, cum ar fi activitățile, sunt adăugate la cutia poștală. Astfel, aplicația Viva Insights îndeplinește această obligație în temeiul Exchange Online și în temeiul obligației:
- Microsoft nu va mia datele clienților în Exchange Online pentru publicitate.
- Microsoft nu va dezvălui în mod voluntar Exchange Online datele clienților către agențiile de aplicare a legii.
- Microsoft va îndeplini toate cerințele legate de criptarea datelor Exchange Online și va implementa controale pentru a reduce riscurile de securitate și a asigura continuitatea activității, așa cum este descris în ISO 27001 și 27018.
Notificați utilizatorii în cazul în care este detectată o încălcare - Microsoft va notifica contactele de confidențialitate ale clienților în termen de 72 de ore de la constatarea de către Microsoft a unei încălcări a procedurilor standard de răspuns la incidente Microsoft 365.
Solicitările utilizatorului Honor (DSR) de a exporta, a șterge sau a restricționa procesarea datelor cu caracter personal – Microsoft acceptă solicitările utilizatorilor, cum ar fi solicitările de export sau ștergere a datelor.