Открытие и использование общего почтового ящика в Outlook

Добавление общего почтового ящика в новый Outlook

После того, как администратор добавил вас в качестве участника общего почтового ящика, закройте и перезапустите новый Outlook. Общий почтовый ящик должен автоматически отобразиться в области папок.

Что делать, если этого не произошло?

Если администратор лишь недавно добавил вас в общий почтовый ящик, может потребоваться несколько минут, прежде чем появится общий почтовый ящик. Немного подождите, а затем закройте и перезапустите новый Outlook. Или можно добавить общее поле вручную.

1. Выберите "Почта" в области навигации в новом Outlook.

2. В области папок щелкните правой кнопкой мыши имя своей учетной записи и выберите "Добавить общую папку или почтовый ящик".
   

3. В окне "Добавление общей папки или почтового ящика " введите имя почтового ящика, к которому вы хотите получить доступ, например: info@contoso.com.

   Примечание

   Общий почтовый ящик можно добавить в любое время, но прежде чем вы начнете его использовать, ваш ИТ-администратор должен добавить вас в качестве участника.

Найдите общий почтовый ящик в области папок

В области папок слева найдите папку "Мне предоставлен доступ". Выберите папку, чтобы развернуть ее. Общий почтовый ящик — это вложенная папка в разделе "Мне предоставлен доступ". Если выбрать имя общего почтового ящика, он развернется и на нем отобразятся стандартные папки электронной почты, такие как "Входящие", "Черновики" и "Отправленные".

Отправка почты из общего почтового ящика

1. Выберите пункт "Почта" в области навигации в новом Outlook для Windows.
2. На вкладке " Главная " выберите "Создать>сообщение".
3. Если поле "От " не отображается в верхней части сообщения (рядом с " Отправить"), на вкладке "Параметры " выберите "Показать от".
4. Выберите "От" в сообщении и измените общий электронный адрес. Если общий электронный адрес не отображается, выберите пункт Другой адрес электронной почты и введите общий электронный адрес.
5. Завершите ввод сообщения и нажмите кнопку "Отправить".
   Теперь, когда вы захотите отправить сообщение из общего почтового ящика, адрес будет доступен в раскрывающемся списке "От ".
   При отправке из общего почтового ящика получатели видят в сообщении только общий электронный адрес.

Ответ на письма, отправленные на общий почтовый ящик

1. Откройте новый Outlook для Windows.
2. Откройте сообщение электронной почты, на которое вы хотите ответить.
3. В поле "От " в верхней части сообщения должно быть указано имя общего почтового ящика. Если оно не отображается, выберите общий почтовый ящик в раскрывающемся списке "От ".
4. Завершите ввод сообщения и нажмите кнопку "Отправить".
   Когда вы захотите отправить сообщение из общего почтового ящика, адрес будет доступен в раскрывающемся списке "От ".
   При отправке из общего почтового ящика получатели будут видеть в сообщении только общий электронный адрес.

Поиск в общем почтовом ящике

После добавления общего почтового ящика в новый Outlook поиск в нем аналогичен поиску в основном почтовом ящике.

1. Откройте новый Outlook для Windows.
2. Выберите папку в общем почтовом ящике в области папок.
3. В поле поиска в верхней части окна Outlook введите нужный запрос, а затем нажмите клавишу ВВОД.
   В списке сообщений отобразятся результаты на основе поиска в выбранной папке общего почтового ящика.

Использование общего календаря из общего почтового ящика

После того, как администратор добавил вас в качестве участника общего почтового ящика, закройте и перезапустите Outlook. Общий календарь, связанный с общим почтовым ящиком, автоматически добавляется в список Календари.

1. В новом Outlook перейдите в представление календаря и выберите общий почтовый ящик.
   Если вы добавите встречи, они будут видны всем участникам общего почтового ящика.
2. Любой участник общего почтового ящика может создавать, просматривать и управлять встречами в календаре так же, как личными встречами. Изменения общего календаря будут видны всем участникам общего почтового ящика.

Использование общего списка контактов в почтовом ящике

Контакты общих почтовых ящиков и почтовых ящиков других пользователей в настоящее время недоступны в новом Outlook. Подразделение Microsoft Outlook активно работает над обновлением этой функции.

Доступность надстроек в общих почтовых ящиках

В новом Outlook для Windows поддержка надстроек в общих почтовых ящиках зависит от конкретного сценария и от того, был ли общий почтовый ящик повышен до полной учетной записи. Дополнительные сведения об этих сценариях см. в статье "Использование надстроек в Outlook".

Что еще нужно знать об общих почтовых ящиках в новом Outlook?

Дополнительные сведения о том, как добавить общий почтовый ящик в качестве учетной записи, см . здесь. Добавление общего почтового ящика в качестве учетной записи обеспечит поддержку следующих возможностей:

Другие возможности, которые сегодня недоступны для общих почтовых ящиков, но будут добавлены в будущем обновлении:

• Предоставление нового делегированного доступа к почтовому ящику

Ниже представлено несколько советов, которые помогут помощникам руководителя и делегатам лучше ориентироваться в управлении почтовыми ящиками в новом Outlook.

Советы по работе с почтой

Фильтры почты и правила для руководителей-администраторов

В новой версии Outlook администраторы могут использовать фильтр электронной почты "Содержит приглашения в календаре ", чтобы легко находить приглашения на собрания.

Вы также можете настроить правило "Email для других пользователей" для учетной записи руководителя, а также автоматически перемещать его в отдельную папку и классифицировать по своему усмотрению.

Перетаскивание сообщений электронной почты для создания задач

Легко оставайтесь в курсе дел, перетаскивая сообщения электронной почты в "Мой день", чтобы превратить их в задачи.

Закрепление сообщений электронной почты для быстрого доступа

Теперь вы можете закрепить сообщение электронной почты в верхней части папки "Входящие", экономя время на его поиски. Наведите курсор на сообщение или щелкните его правой кнопкой мыши и выберите " Закрепить ", чтобы закрепить его.

Планирование времени отправки сообщения

В современном мире гибридной работы ваш день может оказаться для кого-то ночью, и вам не захочется отправлять кому-то письмо посреди ночи. С новым Outlook отправить электронное письмо в нужное время очень легко. Просто щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с полем "Отправить " и выберите "Запланировать отправку".

Отложить сообщение

Иногда сообщение бывает очень важным, но его время еще не наступило. С помощью функции "Отложить" вы можете запланировать повторную доставку сообщения в папку "Входящие" и его отображение в подходящее для вас время, чтобы вы могли обработать его, когда вам это необходимо. Просто щелкните правой кнопкой мыши любое сообщение и выберите "Отложить " или нажмите "Отложить " на ленте. Затем выберите нужное вам время его доставки.

Добавление общего почтового ящика в классическую версию Outlook

После того, как администратор добавил вас в качестве участника общего почтового ящика, закройте и перезапустите Outlook. Общий почтовый ящик должен автоматически появиться в области папок в классической версии Outlook.

Что делать, если этого не произошло?

• Если администратор лишь недавно добавил вас в общий почтовый ящик, может потребоваться несколько минут, прежде чем появится общий почтовый ящик. Немного подождите, затем закройте и перезапустите Outlook.

• Если это не помогло, добавьте общий почтовый ящик в Outlook вручную:

  1. Откройте классическую версию Outlook.
  2. Откройте вкладку "Файл" на ленте и выберите "Параметры> учетной записи"Параметры учетной записи.
  3. Выберите вкладку Электронная почта.
  4. Убедитесь, что выделена правильная учетная запись, затем нажмите кнопку Изменить.
  5. Выберите "Дополнительные параметры""Расширенное>>добавление".
  6. Введите общий адрес электронной почты, например info@contoso.com.
  7. Нажмите кнопку "ОК>".
  8. Нажмите кнопку "Далее",>"Завершить","Закрыть>".

Отправка почты из общего почтового ящика

1. Откройте классическую версию Outlook.
2. Нажмите кнопку Создать сообщение.
3. Если поле "От " в верхней части сообщения не отображается, выберите "Параметры>от".
4. Выберите "От" в сообщении и измените общий электронный адрес. Если общий электронный адрес не отображается, выберите пункт Другой адрес электронной почты и введите общий электронный адрес.
5. Нажмите кнопку ОК.
6. Завершите ввод сообщения и нажмите кнопку Отправить.
   Теперь, когда вы захотите отправить сообщение из общего почтового ящика, адрес будет доступен в раскрывающемся списке "От ".
   При отправке из общего почтового ящика получатели будут видеть в сообщении только общий электронный адрес.

Ответ на письма, отправленные на общий почтовый ящик

1. Откройте классическую версию Outlook.
2. Откройте сообщение электронной почты, на которое вы хотите ответить.
3. В поле "От " в верхней части сообщения должно быть указано имя общего почтового ящика. Если оно не отображается, выберите общий почтовый ящик в раскрывающемся списке "От".
4. Завершите ввод сообщения и нажмите кнопку Отправить.
   Когда вы захотите отправить сообщение из общего почтового ящика, адрес будет доступен в раскрывающемся списке "От ".
   При отправке из общего почтового ящика получатели будут видеть в сообщении только общий электронный адрес.

Поиск в общем почтовом ящике

После добавления общего почтового ящика в Outlook поиск в нем аналогичен поиску в основном почтовом ящике.

1. Откройте классическую версию Outlook.
2. Выберите папку в общем почтовом ящике на панели папок слева.
3. Введите запрос в поле поиска в верхней части ленты (панель инструментов).
4. Для начала поиска нажмите клавишу ВВОД или нажмите кнопку экранной лупы справа от поля поиска.
   Список сообщений вернет результаты, основанные на поиске в выбранной папке в общем почтовом ящике.

Использование общего календаря

После того, как администратор добавил вас в качестве участника общего почтового ящика, закройте и перезапустите Outlook. Общий календарь, связанный с общим почтовым ящиком, автоматически добавляется в список Календари.

1. В классической версии Outlook перейдите в представление календаря и выберите общий почтовый ящик.
   
2. Если вы добавите встречи, они будут видны всем участникам общего почтового ящика.
3. Любой участник общего почтового ящика может создавать, просматривать и управлять встречами в календаре так же, как личными встречами. Изменения общего календаря будут видны всем участникам общего почтового ящика.

Использование общего списка контактов

После того, как администратор добавил вас в качестве участника общего почтового ящика, закройте и перезапустите Outlook. Общий список контактов, связанный с общим почтовым ящиком, автоматически добавляется в список Мои контакты.

1. В классической версии Outlook выберите People.
2. В списке Мои контакты выберите папку контактов для общего списка контактов.
   

Доступность надстроек в общих почтовых ящиках

В классической версии Outlook для Windows поддержка надстроек в общих почтовых ящиках зависит от конкретного сценария. Дополнительные сведения об этих сценариях см. в статье "Использование надстроек в Outlook".

Добавление почтового ящика общего доступа для отображения под адресом главного почтового ящика

Воспользуйтесь этим методом, если Вы желаете одновременно отслеживать почту из главного ящика и почтового ящика общего доступа. После выполнения этой задачи общий почтовый ящик и его папки отображаются в левой области навигации при каждом открытии Outlook в Интернете.

1. Войдите в свою учетную запись в Outlook в Интернете.
2. Для почтовых ящиков Exchange Online щелкните правой кнопкой мыши "Папки" в области навигации слева и выберите "Добавить общую папку или почтовый ящик". Для локальных почтовых ящиков Exchange щелкните правой кнопкой мыши имя основного почтового ящика (например, "Регина Демпси") в области навигации слева и выберите "Добавить общую папку или почтовый ящик".
   
3. В диалоговом окне "Добавление общей папки " введите имя общего почтового ящика, участником которого вы являетесь, например info@contoso.com, .

Общий почтовый ящик отображается в списке папок в Outlook в Интернете. Вы можете развернуть или свернуть папки почтового ящика общего доступа, как и папки главного почтового ящика. Вы также можете удалить почтовый ящик общего доступа из списка папок. Чтобы сделать это, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить папку общего доступа.

Получайте уведомления о новых сообщениях в общий почтовый ящик

Для получения уведомлений о новых сообщениях в папке "Входящие" общего почтового ящика необходимо открыть его в отдельном окне браузера.

Открытие почтового ящика общего доступа в отдельном окне браузера

Воспользуйтесь этим методом, если Вы хотите просматривать электронную почту в почтовом ящике общего доступа и управлять ею в отдельном окне браузера. Этот метод также позволяет получать уведомления о новых элементах в папке "Входящие" общего почтового ящика.

1. Войдите в свою учетную запись в Outlook в Интернете.

2. На панели навигации Outlook в Интернете выберите свое имя. После этого появится список.

3. Выберите Открыть другой почтовый ящик.

4. Введите адрес электронной почты другого почтового ящика, который хотите открыть, и нажмите кнопку "Открыть". Другой сеанс Outlook в Интернете открывается в отдельном окне, предоставляя доступ к другому почтовому ящику.

   Совет

   Если Вы неправильно введете адрес электронной почты, появится сообщение «Совпадения не найдены». Попробуйте еще раз ввести адрес электронной почты.

Отправка электронной почты из почтового ящика общего доступа

1. Выберите "Новое сообщение" над списком папок. В области чтения откроется форма создания сообщения.

2. В верхней части сообщения выберитеПоказать от дополнительных >.
   
   Вам будет показано, что получатели этого сообщения будут видеть, что оно отправлено из общего почтового ящика, а не из вашей личной учетной записи электронной почты.

3. При первом использовании общего почтового ящика необходимо добавить адрес в список "От ".

   1. Щелкните правой кнопкой мыши адрес "От " и выберите "Удалить".
      
   2. Введите общий адрес. В следующий раз, когда вы будете отвечать из общего почтового ящика, соответствующий адрес будет отображаться в раскрывающемся списке "От ".

4. Чтобы добавить получателей, введите имена всех людей из папки контактов или списка адресов вашей организации либо введите их в поле " Кому " или "Копия ". Когда вы вводите имя в первый раз, Outlook в Интернете ищет адрес этого пользователя. После этого имя сохраняется в кеше, благодаря чему соответствующий адрес определяется быстрее.

5. Введите тему.

6. Введите сообщение, которое Вы желаете отправить.

7. Когда сообщение будет готово, нажмите кнопку "Отправить".

Ответ на письма, отправленные на общий почтовый ящик

При первом ответе на сообщение, отправленное на общий почтовый ящик, необходимо добавить общий адрес в раскрывающийся список "От ". Ниже описано, как это сделать.

1. Откройте Outlook в Интернете и войдите в общий почтовый ящик.
2. Откройте сообщение, отправленное на общий адрес.
3. Нажмите кнопку Ответить.
4. В верхней части сообщения выберитеПоказать от дополнительных >.
   
5. Щелкните правой кнопкой мыши адрес "От " и выберите "Удалить".
   
6. Введите общий адрес и отправьте сообщение. В следующий раз, когда вы будете отвечать из общего почтового ящика, соответствующий адрес будет отображаться в раскрывающемся списке "От ".

Отправка автоматических ответов с общего почтового ящика

Только ваш администратор Microsoft 365 имеет разрешения на настройку отправки автоматических ответов из общего почтового ящика. Инструкции можно найти в статье "Создание общего почтового ящика".

Доступность надстроек в общих почтовых ящиках

В Outlook в Интернете поддержка надстроек в общих почтовых ящиках зависит от конкретного сценария и способа доступа к общему почтовому ящику. Дополнительные сведения об этих сценариях см. в статье "Использование надстроек в Outlook".