|
Spremenili ste načrt projekta, s tem pa ste končni datum projekta pomaknili predaleč v prihodnost. Če želite popraviti končni datum projekta, prilagodite opravila, ki najbolj vplivajo na končni datum. Ta opravila so na kritični poti projekta. Več člankov v tej seriji vodnikov z navodili za upravljanje projektov najdete v poglavju Zemljevid Projecta. |
|---|
Namigi za projektno vodenje pred začetkom dela
Pri spreminjanju načrta morate imeti v mislih tri dejavnike: strošek projekta, obseg dobavljivega blaga ali storitev in čas. Ti so pogosto prikazani kot trikotnik. Ne morete spremeniti enega kota trikotnika, ne da bi pri tem vplivali na druga dva.
Nekaj primerov, kaj to pomeni za končni datum projekta.
- Ko skrajšate načrtovani končni datum projekta, boste morda morali računati s povečanimi stroški in zmanjšanim obsegom dobavljivega blaga ali storitev.
- Če ne želite spremeniti stroškov projekta, je lahko rezultat daljši načrt in zmanjšano število dobavljivega blaga ali storitev.
- Če povečate število dobavljivega blaga ali storitev, bo projekt morda trajal dalj časa, več stroškov pa boste morali nameniti za dodatne delavce ali vire.
Če ste nov projektno vodenje Ne glede na to, kako dobro načrtujete projekt, bodo stvari šlo narobe. Začnite iskati težave zdaj in ne pozneje, ko bi se stvari lahko poslabšale.
Nekaj nasvetov, kako začnete nadzorovati projekt in odpravljati težave.
- Najprej si oglejte najpomembnejša opravila Nekatera opravila so pomembnejša od drugih, ko želite odpraviti težave v projektu. To so opravila, ki se jim morate najbolj posvetiti.
- Pridobivanje pravem pogledu projekta V Projectu so na voljo številni pogledi in poročila, s katerimi ugotovite, kaj je narobe z vašim projektom. Pri preprostih projektih bodite posebej pozorni na končni datum projekta z gantogramom. Pri zapletenih projektih pa preverite tabele z odstopanji ali poročila o prisluženih vrednostih.
- Prejemajte tedenska poročila o stanju Pošiljanje poročil o stanju dela ni preprosto. Pregled stanja bi lahko najbolj preprosto dobili med tedenskimi srečanji skupine. Če boste stanje skušali dobiti pogosteje, lahko to slabo vpliva na produktivnost.
Če ste domislili projektni vodja Že dolgo ste projektni vodja, zdaj pa imate projekt, ki ga je treba skrbno spremljati, da ne prekoračite proračuna.
Sponzor poleg tega zahteva, da mu enkrat mesečno pošljete vodstveno poročilo.
Nekaj nasvetov za nadzor projekta, poročanje in odpravljanje težav v projektu.
- Ustvarjanje osnovnega načrta za projekt Ko ustvarite urnik, shranite različico osnovnega načrta. Osnovni načrt je izvirna različica projekta, ki jo lahko primerjate z napredkom opravil.
- Pridobivanje pravem pogledu projekta V Projectu so na voljo številni pogledi in poročila, s katerimi ugotovite, kaj je narobe z vašim projektom. Ko projekt postaja vse bolj zapleten, začnite spremljati tabele z odstopanji ali poročila prisluženih vrednosti, da dobite vpogled v nastale težave.
- Prejemajte tedenska poročila o stanju Ko so projekti vse bolj zapleteni, lahko tedenska poročila o stanju zbirate na bolj dovršene načine. Člani skupine lahko vnesejo informacije o stanju na SharePointov seznam opravil, ki ga je mogoče sinhronizirati z Microsoft Projectom. Če uporabljate Project Professional, lahko poročila o stanju od skupine zberete s programom Project Web App. Če boste stanje skušali dobiti pogosteje, lahko to slabo vpliva na produktivnost.
- Razumevanje analize prislužene vrednosti Z analizo prislužene vrednosti lahko ugotovite, ali projekt že sledi.
Nadzorovanje projekta
| Spremljanje napredka načrta | Oglejte si posodobitve opravil od članov skupine in se seznanite z morebitnimi težavami. Napredovanje projekta lahko spremljate z gantogramom, lahko pa uporabite tudi zapletene analize prislužene vrednosti. Tako lažje vidite, ali delo v projektu napreduje po pričakovanjih. |
| Ogled in spremljanje dejavnikov načrtovanja | Preberite več o tem, kako je načrtovan projekt. Ogledate si lahko, kako spremembe v urniku opravila vplivajo na končni datum projekta. |
| Prikaz kritične poti projekta | Pokažite opravila, ki imajo največji vpliv na končni datum projekta. Najprej si oglejte ta opravila, da odpravite težave v načrtu. |
| Izberite pravi pogled urnika projekta | S pogledi in poročili v Projectu lahko zaznate, kje bi lahko prišlo do težav ter lažje spremenite načrt. |
| Nastavljanje in shranjevanje osnovnega načrta | Če želite sledenje začeti od začetka, ustvarite nov osnovni načrt, da z njim primerjate napredovanje v prihodnje. |
| Ogled poročila o morebitnih težavah | Ustvarite in prilagodite grafična poročila napredka projekta. Oglejte si poročila v Projectu ali pa jih izvozite v druge programe, kot so PowerPoint, Word ali Excel. |
| Iskanje težav z analizo prislužene vrednosti | Prislužena vrednost vam pomaga odgovoriti na vprašanja, kot je: »Če si oštevamo količino dokončanega dela v tem projektu doslej, koliko denarja bi morali porabiti?« ali »Ali bomo končali ob času?« |
Odpravljanje težav
| Spreminjanje začetnega ali končnega datuma | Izberite datum, ki se začne ali konča na datum, ki je pred datumom trenutnega paketa. Če je to možnost za vaš projekt, poskusite najprej spremeniti začetni datum. |
|---|---|
| Spreminjanje trajanja opravila | Skrajšajte čas trajanja opravil, da skrajšate končni datum projekta. Skrajšajte čas trajanja kritičnih opravil, ki imajo največji vpliv na končni datum projekta. |
| Vnovično dodeljevanje dela v opravilu | Če osebe hkrati delajo na prevelikem številu nalog, lahko Project delo bolj enakomerno porazdeli s porazdelitvijo dodelitve virov. |
| Razdelitev opravila | Eno opravilo lahko razdelite, če je sestavljeno iz več elementov, na katerih lahko istočasno delate z različnimi viri. Če opravilo kritične poti razdelite na te različne elemente z različnimi nalogami, boste morda lahko dokončali končni datum. |
| Dodajanje dodatnih oseb v projekt | Dodajanje oseb v opravila, zaradi katerih se končni datum vse bolj oddaljuje. |
| Odstranjevanje osebe iz skupine | Končni datum projekta lahko skrajšate tudi tako, da odstranite osebe iz opravil. Če pri opravilu sodeluje preveč oseb ali pa če so opravilom dodeljene napačne osebe, lahko pride do težav s komunikacijo, zaradi katerih se lahko podaljša trajanje opravila. |
| Spreminjanje delovnih dni v koledarju projekta | Končni datum projekta lahko skrajšate tudi tako, da spremenite koledarje dela oseb. Razporedu oseb lahko dodate dodatne delovne dni ali pa jim dodelite dodatno delo. |
| Zastavite vprašanje v forumu za Project | Naj na vaša vprašanja o Projectu odgovorijo strokovnjaki. V forumu za Project na spletnem mestu Answers.com sodelujejo tako izkušeni uporabniki kot svetovalci za Project, ki bodo z veseljem odgovorili na vaša vprašanja. |
| Posredovanje informacij programa Project | Ko spremenite načrt neke osebe, obvestite o tem tudi osebo, da se informacije ne izgubijo. |
| Razumevanje kompromisov pri upravljanju projekta | Vsaka sprememba projekta povleče za seboj strošek na času, denarju ali obsegu dobavljivih dobrin ali storitev. To so dejavniki, s katerimi vsak dan načrtujete Projekt. Naučite se delati s temi omejitvami. |
| Kako Project načrtuje opravila | Ko Project prilagodi vaš urnik, se lahko opravila nepričakovano premikajo. Se seznanite z velikimi »Zakaj?« zmogljiv mehanizem načrtovanja v Projectu. |