Stavfel, avslutande blanksteg, oönskade prefix, fel på gemener/VERSALER och icke utskrivbara tecken ger ett dåligt första intryck. Och det är bara några exempel på irriterande fel som kan uppstå i dina data. Dags att kavla upp ärmarna! Det är hög tid att vårstäda i dina Microsoft Excel-kalkylblad.
Grunderna i datarensning
Du har inte alltid kontroll över formaten och datatyperna i data som du importerar från en extern datakälla, till exempel en databas, en textfil eller en webbsida. Innan du kan analysera data behöver du oftast rensa dem. Som tur är innehåller Excel många funktioner som hjälper dig att hämta data i exakt det format som du vill använda. Om det handlar om en enklare uppgift kan det finnas en specifik funktion som gör hela jobbet åt dig. Du kan till exempel enkelt använda stavningskontrollen för att korrigera stavfel i kolumner med kommentarer eller beskrivningar. Du kan också snabbt ta bort dubblettrader med hjälp av dialogrutan Ta bort dubbletter.
I andra fall kanske du behöver ändra en eller flera kolumner genom att använda en formel för att konvertera importerade värden till nya värden. Om du till exempel vill ta bort avslutande blanksteg kan du skapa en ny kolumn för att rensa data med hjälp av en formel som fyller i den nya kolumnen och konverterar formlerna till värden, och sedan tas den ursprungliga kolumnen bort.
Här följer grundläggande instruktioner om att rensa data:
Importera data från en extern datakälla.
Skapa en säkerhetskopia av ursprungliga data i en annan arbetsbok.
Se till att informationen är i tabellformat med rader och kolumner, med liknande data i varje kolumn, alla kolumner och rader synliga och inga tomma rader i området. För bästa resultat bör du använda en Excel-tabell.
Börja med uppgifter som inte kräver kolumnändringar, till exempel stavningskontroll eller användning av dialogrutan Sök och ersätt.
Fortsätt sedan med uppgifter som kräver kolumnändringar. Här följer allmänna instruktioner om att ändra kolumner:
- Infoga en ny kolumn (B) bredvid den ursprungliga kolumnen (A) som du rensar.
- Lägg till en formel för att transformera data högst upp i den nya kolumnen (B).
- Fyll i cellerna i den nya kolumnen (B) nedåt. I en Excel-tabell skapas en beräknad kolumn automatiskt med värden som fylls i nedåt.
- Markera den nya kolumnen (B), kopiera den och klistra in den som värden i den nya kolumnen (B).
- Ta bort den ursprungliga kolumnen (A), så omvandlas den nya kolumnen från B till A.
Om du vill rensa samma datakälla regelbundet kan du spela in ett makro eller skriva kod för att automatisera hela processen. Du kan också välja att använda ett av de externa tillägg från andra leverantörer som visas i avsnittet för tredjepartsleverantörer, om du inte har tid eller resurser för att automatisera processen på egen hand.
| Mer information | Beskrivning |
|---|---|
| Fylla i data automatiskt i kalkylbladsceller | Visar hur du använder kommandot Fyll. |
|
Skapa och formatera tabeller Ändra storlek på en tabell genom att lägga till eller ta bort rader och kolumner Använda beräknade kolumner i en Excel-tabell |
Visar hur du skapar en Excel-tabell och lägger till eller tar bort kolumner eller beräknade kolumner. |
| Skapa ett makro | Visar olika sätt att automatisera återkommande uppgifter med hjälp av ett makro. |
Stavningskontroll
Med stavningskontroll kan du inte bara hitta stavfel, utan dessutom värden som inte används konsekvent, t.ex produkt- eller företagsnamn, genom att lägga till dessa värden i en egen ordlista.
| Mer information | Beskrivning |
|---|---|
| Kontrollera stavning och grammatik | Visar hur du korrigerar felstavade ord i ett kalkylblad. |
| Använda egna ordlistor för att lägga till ord i stavningskontrollen | Visar hur du använder egna ordlistor. |
Ta bort dubblettrader
Dubblettrader är ett vanligt problem när du importerar data. Det är en bra idé att först filtrera efter unika värden för att kontrollera att resultatet blev så som du vill ha det, innan du tar bort dubblettvärden.
| Mer information | Beskrivning |
|---|---|
| Filtrera efter unika värden eller ta bort dubblettvärden | Här beskrivs två relaterade metoder: dels hur du filtrerar för unika rader, dels hur du tar bort dubblettrader. |
Söka och ersätta i text
Du kanske vill ta bort en vanlig inledande sträng, t.ex. en etikettext följt av ett kolon och blanksteg, eller ett suffix, till exempel en fras inom parentes i slutet av strängen som är inaktuell eller onödig. Du kan göra detta genom att söka efter förekomster av texten och sedan ersätta dem med ingen text eller annan text.
| Mer information | Beskrivning |
|---|---|
|
Kontrollera om en cell innehåller text (skiftlägesokänsligt) Kontrollera om en cell innehåller text (skiftlägeskänsligt) |
Visar hur du använder kommandot Sök och flera olika funktioner för att söka efter text. |
| Ta bort tecken från text | Visar hur du använder kommandot Ersätt och flera olika funktioner för att ta bort text. |
| Söka efter eller ersätta text och tal i ett kalkylblad | Visar hur du använder dialogrutorna Sök och Ersätt. |
|
HITTA, HITTAB SÖK och SÖKB ERSÄTT, ERSÄTTB BYT.UT VÄNSTER, VÄNSTERB HÖGER, HÖGERB LÄNGD, LÄNGDB EXTEXT, EXTEXTB |
Detta är de funktioner som du kan använda för att utföra olika strängbearbetningsuppgifter, till exempel att söka efter och ersätta en understräng inom en sträng, extrahera delar av en sträng eller bestämma längden på en sträng. |
Ändra skiftläge för text
Det händer att text är väldigt inkonsekvent, framför allt när det gäller skiftläge. Med hjälp en eller flera av de tre skiftlägesfunktionerna kan du konvertera text till endast gemener (till exempel e-postadresser), endast versaler (till exempel produktkoder) eller inledande versaler (till exempel namn).
| Mer information | Beskrivning |
|---|---|
| Ändra skiftläge för text | Visar hur du använder de tre skiftlägesfunktionerna. |
| GEMENER | Konverterar alla versaler i en textsträng till gemener. |
| INITIAL | Konverterar den första bokstaven i en textsträng till versaler, liksom alla andra bokstäver som följer efter ett tecken som inte är en bokstav. Alla övriga bokstäver konverteras till gemener. |
| VERSALER | Omvandlar text till versaler. |
Ta bort blanksteg och icke utskrivbara tecken från text
Textvärden kan ibland innehålla inledande, avslutande eller flera inbäddade blanksteg (Unicode-värdena 32 och 160), eller icke utskrivbara tecken (Unicode-värdena 0 till 31, 127, 129, 141, 143, 144 och 157). Sådana tecken kan ibland orsaka oväntade resultat när du sorterar, filtrerar eller söker. Det kan till exempel hända att användare i en extern datakälla skriver extra blankstegstecken av misstag, eller så kan importerade textdata från externa källor innehålla inbäddade, icke utskrivbara tecken. Eftersom dessa tecken kan vara svåra att upptäcka kan det vara svårt att reda ut orsaken till de oväntade resultaten. För att ta bort dessa oönskade tecken kan du använda en kombination av funktionerna TRIMMA, STÄDA och BYT.UT.
| Mer information | Beskrivning |
|---|---|
| KOD | Returnerar en numerisk kod för det första tecknet i en textsträng. |
| STÄDA | Tar bort de första 32 icke utskrivbara tecknen i 7-bitars ASCII-koden (värdena 0 till 31) från text. |
| TRIMMA | Tar bort 7-bitars ASCII-blankstegstecknet (värdet 32) från text. |
| BYT.UT | Du kan använda funktionen BYT.UT för att ersätta Unicode-tecken med högre värden (värdena 127, 129, 141, 143, 144, 157 och 160) med de 7-bitars ASCII-tecken som funktionerna TRIMMA och STÄDA har utformats för. |
Åtgärda tal och siffertecken
Det finns två huvudsakliga problem med tal som kan göra att du måste rensa data: om tal oavsiktligt har importerats som text, eller om symbolen för negativa tal måste ändras enligt standarden för din organisation.
| Mer information | Beskrivning |
|---|---|
| Konvertera tal som är sparade som text till siffror | Visar hur du konverterar siffror som har formaterats och lagrats i celler som text (vilket kan orsaka problem med beräkningar eller förvirrande sorteringsordningar) till talformat. |
| VALUTA | Konverterar ett tal till textformat och anger en valutasymbol. |
| TEXT | Konverterar ett värde till text i ett specifikt talformat. |
| FASTTAL | Avrundar ett tal till angivet antal decimaler, formaterar talet i decimalform med ett kommatecken samt returnerar resultatet som text. |
| VÄRDE | Konverterar en textsträng som representerar ett tal, till ett tal. |
Åtgärda datum och tider
Eftersom det finns så många olika datumformat, och dessa format kan förväxlas med artikelnummer eller andra strängar som innehåller snedstreck eller bindestreck, behöver datum och tider ofta konverteras och formateras om.
| Mer information | Beskrivning |
|---|---|
| Ändra datumsystem, datumformat eller tolkningsalternativ för tvåsiffriga år | Här beskrivs hur datumsystemet fungerar i Office Excel. |
| Konvertera tider | Visar hur du konverterar mellan olika tidsenheter. |
| Konvertera datum som sparas som text till datum | Visar hur du konverterar datum som har formaterats och lagrats i celler som text (vilket kan orsaka problem med beräkningar eller förvirrande sorteringsordningar) till datumformat. |
| DATUM | Returnerar det sekventiella serienummer som representerar ett visst datum. Om cellens format var Allmänt innan funktionen angavs formateras resultatet som ett datum. |
| DATUMVÄRDE | Konverterar ett datum i textformat till ett serienummer. |
| TID | Returnerar ett decimaltal för en angiven tid. Om cellens format var Allmänt innan funktionen angavs formateras resultatet som ett datum. |
| TIDVÄRDE | Returnerar decimaltalet för den tidpunkt som anges av en textsträng. Talet är ett värde mellan 0 (noll) och 0,99999999 motsvarande tidpunkterna från 0:00:00 till 23:59:59. |
Slå samman och dela upp kolumner
En vanlig uppgift när du har importerat data från en extern datakälla är att antingen sammanfoga två eller fler kolumner till en, eller att dela upp en kolumn i två eller fler kolumner. Du kanske till exempel vill dela upp en kolumn som innehåller fullständiga namn till två kolumner: en för förnamn och en för efternamn. Eller så kanske du vill dela en kolumn som innehåller ett adressfält i separata kolumner för gatuadress, ort, region och postnummer. Du kan också vilja göra tvärtom. Du kanske vill slå ihop två kolumner med för- respektive efternamn till en kolumn med fullständiga namn, eller kombinera flera kolumner med olika adressuppgifter till en kolumn. Andra vanliga värden som kan behöva slås samman till en kolumn eller delas upp över flera kolumner är produktkoder, filsökvägar och IP-adresser (Internet Protocol).
| Mer information | Beskrivning |
|---|---|
|
Kombinera för- och efternamn Kombinera text och tal Kombinera text med ett datum eller en tid Kombinera två eller fler kolumner med hjälp av en funktion |
Visar vanliga exempel på hur du kan kombinera värden från två eller fler kolumner. |
| Dela upp text i olika kolumner med guiden Omvandla text till kolumner | Visar hur du använder den här guiden för att dela upp kolumner baserat på olika vanliga avgränsare. |
| Dela upp text i olika kolumner med funktioner | Visar hur du använder funktionerna VÄNSTER, MITT, HÖGER, SÖK och LÄNGD för att dela upp en kolumn i två eller fler kolumner. |
| Kombinera eller dela upp innehållet i celler | Visar hur du använder funktionen SAMMANFOGA, operatorn & (et-tecken) samt guiden Omvandla text till kolumner. |
| Sammanfoga celler eller dela sammanfogade celler | Visar hur du använder kommandona Sammanfoga celler, Sammanfoga i bredd och Centrera över kolumner. |
| SAMMANFOGA | Sammanfogar två eller fler textsträngar till en textsträng. |
Omvandla och ordna om kolumner och rader
De flesta analys- och formateringsfunktioner i Office Excel utgår ifrån att data finns i en enda, platt, tvådimensionell tabell. Ibland kan du vilja göra om raderna till kolumner, och kolumnerna till rader. Det kan också hända att data inte ens är strukturerade i tabellformat, så att de måste omvandlas till tabellformat.
| Mer information | Beskrivning |
|---|---|
| TRANSPONERA | Returnerar ett lodrätt cellintervall som ett vågrätt område, eller vice versa. |
Synkronisera tabelldata genom att slå samman eller matcha
Databasadministratörer kan ibland använda Office Excel för att hitta och korrigera matchningsfel när två eller fler tabeller slås samman. Det här kan innefatta synkronisering av två tabeller från olika kalkylblad, till exempel för att visa alla poster i båda tabellerna eller jämföra tabeller och hitta de rader som inte matchar.
| Mer information | Beskrivning |
|---|---|
| Leta upp värden i en lista med data | Visar vanliga sätt att söka efter data med hjälp av LETAUPP-funktioner. |
| LETAUPP | Denna funktion returnerar ett värde från antingen ett område med en rad eller en kolumn, eller från en matris. Funktionen LETAUPP har två syntaxformer: vektorformen och matrisformen. |
| LETAKOLUMN | Söker efter ett värde i den översta raden i en tabell eller en matris med värden, och returnerar sedan ett värde i samma kolumn från en rad som du anger i tabellen eller matrisen. |
| LETARAD | Söker efter ett värde i den första kolumnen i en tabellmatris och returnerar ett värde på samma rad från en annan kolumn i tabellmatrisen. |
| INDEX | Returnerar ett värde eller referensen till ett värde från en tabell eller ett cellområde. Det finns två former av funktionen INDEX: matrisformen och referensformen. |
| MATCHA | Returnerar den relativa positionen för ett objekt i en matris som matchar ett visst värde i en angiven ordning. Använd MATCHA i stället för någon av LETAUPP-funktionerna om du behöver positionen för ett objekt i ett område i stället för själva objektet. |
| FÖRSKJUTNING | Returnerar en referens till intervall som består av ett angivet antal rader och kolumner från en cell eller ett cellintervall. Referensen som returneras kan vara en enstaka cell eller ett cellintervall. Du kan ange antalet rader och kolumner som ska returneras. |
Tredjepartsleverantörer
Det här är en lista över leverantörer som erbjuder produkter som du kan använda för att rensa data på många olika sätt.
Obs
Microsoft tillhandahåller inte support för produkter från tredje part.