Spåra produktinventering

Innan du börjar skapa ett eget lager i Excel är det en bra idé att ta en titt på några av de befintliga mallarna som du kan ladda ned och använda. De här mallarna kan ändras så att de fungerar som du vill.

1. Öppna Excel eller välj Arkiv > Nytt om Excel redan är öppet.

2. Skriv "inventering" eller något liknande i sökrutan.

3. Bläddra bland resultaten. Om du klickar på något av alternativen visas en större skärmbild och en beskrivning av mallen.
   
   

4. När du har hittat det du gillar väljer du Skapa.

5. Mallen öppnas i Excel. Börja använda den som den är eller uppdatera mallen efter behov.

Den kanske viktigaste delen i en inventeringslista som hjälper dig att spåra allt är att välja rätt kolumnrubriker. Det är omöjligt att veta vad dina specifika affärsbehov är, men det finns några vanliga kolumnrubriker som vi rekommenderar att du använder. Här är en lista med några beskrivningar av dem:

• Lager-ID – använd detta för att skapa ett unikt ID för dina artiklar.

• Objektnamn – namnet på objekten. Lager-ID:t gör det lättare att skilja mellan liknande artiklar eller ersättningsartiklar när ett objekt upphör och en ny version ersätter den.

• Objektkategori – kategori för objektet, till exempel "Tillbehör".

• Antal i lager – det antal som för närvarande finns på lager för den specifika artikeln.

• Kostnad per artikel – detta kan användas som affärskostnad per artikel eller som aktuellt pris för en artikel. Du kanske vill lägga till ytterligare en kolumn för att spåra båda om det behövs.

• Totalt lagervärde – antal i lager multiplicerat med kostnaden per artikel. Det är användbart att använda en enkel multiplikationsformel så att detta beräknas automatiskt när antalet ändras eller kostnaden per artikel ändras.

• Ändra ordning på gräns – använd den här för att ange en gräns för när du ska ändra ordningen på ett objekt innan det blir slut i lager.

• Senaste beställningsdatum – håll reda på när du senast beställde en artikel för att fylla på lagret. Det kan vara bra att veta, särskilt om du ofta ändrar ordning på vissa objekt, vilket kan leda till att du ökar gränsen för ändra ordning.

• Har utgått – det kan vara bra att spåra när du inte längre har en artikel i inventeringen.

• Anteckningar – lägg till eventuell extra information som du vill hålla reda på eller som någon bör känna till, till exempel om det är svårt att ordna om vissa artiklar från leverantörer.

Excel är ett kraftfullt verktyg som kan omvandla ditt arbete och spara tid och pengar. Men det kan också vara överväldigande att ta reda på alla funktioner som du kanske vill använda. Här är några förslag som kan vara användbara med länkar till artiklar som förklarar hur du använder funktionen:

• Skapa en listruta i din kategorikolumn för att begränsa vilka alternativ någon kan välja. Detta begränsar potentiella misstag eller stavfel.

• Använd Excel som kalkylator så att saker som lagervärde och mer beräknas automatiskt.

• Lås fönsterrutor för att låsa rader och kolumner så att det blir lättare att se kolumnrubrikerna även när du rullar långt ned i inventeringslistan.

• Använd villkorsstyrd formatering för att markera information, till exempel när du behöver ändra ordning på ett objekt eftersom det ligger under gränsen för omordningen.

• Filtrera data i din inventeringslista så att du kan fokusera på specifika kategorier eller objekt.