ใช้เทมเพลตศูนย์อาสาสมัคร SharePoint

เทมเพลตไซต์ศูนย์อาสาสมัครเป็น ไซต์การติดต่อสื่อสาร ที่ออกแบบมาเพื่อเป็นฮับส่วนกลางที่อาสาสมัครในองค์กรไม่แสวงหากําไรของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลสําคัญได้ แชร์ข้อมูลและแหล่งข้อมูลเพื่อให้อาสาสมัครมีส่วนร่วมกับองค์กรของคุณและเตรียมความพร้อมให้พวกเขาสนับสนุนภารกิจของคุณ

ยินดีต้อนรับและออนบอร์ดอาสาสมัครใหม่ โพสต์การประกาศ แสดงกิจกรรมที่กําลังจะเกิดขึ้น เน้นภารกิจและโปรแกรมขององค์กรของคุณ และแนะนําพนักงานของคุณ ให้การเข้าถึงที่รวดเร็วและง่ายดายในการฝึกอบรมและเอกสารการเตรียมความพร้อมสําหรับอาสาสมัคร และไซต์อื่นๆ

บทความนี้จะให้ภาพรวมของวิธีใช้องค์ประกอบของเทมเพลตไซต์ศูนย์อาสาสมัคร SharePoint และวิธีกําหนดไซต์เองให้ตรงกับความต้องการขององค์กรของคุณ 

ฟีเจอร์ของไซต์

• ไซต์ที่สามารถกําหนดเองได้ซึ่งมาพร้อมกับรูป Web Part และเนื้อหาที่มีข้อมูลไว้ล่วงหน้าเพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้กับตัวแก้ไขไซต์เมื่อทําการกําหนดเองให้ตรงกับความต้องการขององค์กรของคุณ
• หน้าที่ใส่ข้อมูลไว้ล่วงหน้าซึ่งช่วยให้อาสาสมัครได้รับข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาต้องการเพื่อมีส่วนร่วมและเรียนรู้เกี่ยวกับองค์กรของคุณ เข้าถึงทรัพยากรการฝึกอบรมและการเตรียมความพร้อม และรับข้อมูลข่าวสารและกิจกรรมล่าสุดเพื่อสนับสนุนภารกิจของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มเทมเพลตไซต์ศูนย์อาสาสมัคร

เมื่อต้องการเริ่มต้นใช้งาน ให้ทําตามขั้นตอนเพื่อเพิ่มเทมเพลตลงในไซต์ใหม่หรือไซต์ที่มีอยู่ 

ขั้นตอนที่ 2: ตรวจสอบเนื้อหาของไซต์ที่มีข้อมูลไว้ล่วงหน้า

สํารวจเนื้อหาของไซต์ Web Part และหน้าที่มีข้อมูลไว้ล่วงหน้า ตัดสินใจว่าการกําหนดค่าไซต์ใดที่คุณต้องการเพื่อให้สอดคล้องกับแบรนด์ เสียง และภารกิจขององค์กรของคุณ

• หน้าที่ใส่ข้อมูลไว้ล่วงหน้า:

  • โฮมเพจ: เป็นสถานที่เริ่มต้นสําหรับอาสาสมัครในการมีส่วนร่วมในข่าวสารและประกาศ เหตุการณ์ การเข้าถึงข้อมูลสําคัญ ล่าสุด และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับองค์กรและเจ้าหน้าที่ของคุณ
  • เกี่ยวกับเรา: เน้นภารกิจ ผลกระทบ โปรแกรม และแนะนําทีมของคุณเพื่อช่วยให้อาสาสมัครเข้าใจว่าคุณเป็นใครและทําอะไรได้ดีขึ้น กําหนดหน้านี้เองโดยการแก้ไข Web Part รูปภาพ ข้อความ และลิงก์ด่วน
  • อาสาสมัครใหม่: ยินดีต้อนรับอาสาสมัครใหม่และให้คําแนะนําพวกเขาผ่านกระบวนการออนบอร์ดโดยการให้ข้อมูล ติดต่อ และแหล่งข้อมูลที่พวกเขาต้องการเพื่อเริ่มต้นใช้งาน กําหนดหน้านี้เองโดยการแก้ไข Web Part รูปภาพ ข้อความ People ลิงก์ด่วน และเหตุการณ์
  • ฝึก อบรม: เสริมสร้างอาสาสมัครของคุณด้วยการเข้าถึงแหล่งข้อมูลการเรียนรู้ที่ง่ายดาย อาสาสมัครสามารถค้นพบและค้นหาเอกสารการฝึกอบรมเพื่อเตรียมตัวสําหรับบทบาทของพวกเขาในองค์กรของคุณ กําหนดหน้านี้เองโดยการแก้ไข Web Part รูปภาพ ข้อความ และลิงก์ด่วน

• ฟอร์ม Files &: แชร์ จัดเก็บ และจัดระเบียบเอกสาร เช่น ฟอร์มอาสาสมัคร เนื้อหาการฝึกอบรม เอกสารโปรแกรม และทรัพยากรอื่นๆ ในไลบรารีเอกสารนี้

ขั้นตอนที่ 3: กําหนดไซต์ของคุณเอง

หลังจากที่คุณเพิ่มเทมเพลตไซต์ศูนย์อาสาสมัครแล้ว ก็ถึงเวลากําหนดและทําให้เป็นของคุณเอง กําหนด ลักษณะไซต์การนําทางไซต์ Web Part และเนื้อหาของคุณเองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการขององค์กรของคุณและอาสาสมัคร

ต่อไปนี้เป็นภาพรวมของวิธีที่คุณสามารถกําหนดโฮมเพจเองได้

แสดงข้อมูลที่สําคัญ: ใช้ Web Part Hero เพื่อเน้นข้อมูลสําคัญสําหรับอาสาสมัครของคุณ ให้การเข้าถึงแหล่งข้อมูลอย่างรวดเร็ว: ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อให้อาสาสมัครเข้าถึงทรัพยากรที่พวกเขาต้องการได้ง่าย ทําให้อาสาสมัครอัปเดตอยู่เสมอ: ใช้ Web Part ข่าวเพื่อให้อาสาสมัครมีส่วนร่วมด้วยข่าวสารและการประกาศล่าสุด แจ้งและมีส่วนร่วมกับอาสาสมัครของคุณ: ใช้ Web Part ข้อความและรูปภาพเพื่อเน้นภารกิจของคุณและแสดงให้เห็นว่าอาสาสมัครสร้างความแตกต่างอย่างไร กระตุ้นให้อาสาสมัครดําเนินการ: ใช้ Web Part การเรียกร้องให้ดําเนินการเพื่อกระตุ้นให้อาสาสมัครดําเนินการ แนะนําพนักงานของคุณ: ใช้ Web Part People เพื่อแนะนําผู้จัดการอาสาสมัครและพนักงานของคุณ สร้างความสนใจเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่กําลังจะมาถึง: ใช้ Web Part Countdown เพื่อสร้างความคาดหวังเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่กําลังจะมาถึง เลื่อนระดับเหตุการณ์ที่กําลังจะมาถึง: ใช้ Web Part เหตุการณ์เพื่อแสดงเหตุการณ์ที่กําลังจะเกิดขึ้น แสดงการอัปเดตสด: ใช้ Web Part Twitter เพื่อแสดงการอัปเดตสดจากบัญชีที่เลือก

เมื่อต้องการเริ่มต้นใช้งาน ให้เลือก แก้ไข ที่มุมขวาบนของหน้าเพื่อเปิดใช้งานโหมดแก้ไข ขณะที่คุณทํางาน ให้เลือก บันทึกเป็นแบบร่าง หรือเลือก ประกาศใหม่ เพื่อทําให้ผู้ชมมองเห็นการเปลี่ยนแปลงของคุณ

1. ใช้ Web Part Hero เพื่อแสดงข้อมูลสําคัญสําหรับอาสาสมัครของคุณ

1. เลือก Web Part Hero แล้วเลือก แก้ไข
2. เลือกตัวเลือกเค้าโครงที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรของคุณมากที่สุด
3. เลือกไทล์หรือเลเยอร์ แล้วเลือก
4. สําหรับแต่ละไทล์หรือเลเยอร์ ให้ระบุลิงก์ ใส่ชื่อเรื่องและคําอธิบายตามต้องการ แล้วเลือกรูปพื้นหลัง
5. คุณยังสามารถตั้งค่า ตัวเลือกอื่นๆ เช่น หัวเรื่องของหัวข้อและคํากระตุ้นให้ดําเนินการ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part Hero

2. ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อให้อาสาสมัครเข้าถึงทรัพยากรได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

1. เลือก Web Part ลิงก์ด่วน แล้วเลือก
2. เลือกตัวเลือกเค้าโครงที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรของคุณมากที่สุด
3. เลือกลิงก์ แล้วเลือก
4. สําหรับแต่ละลิงก์ ให้แก้ไข ลิงก์ชื่อเรื่องรูปขนาดย่อ และ คําอธิบายตามต้องการ
5. เมื่อต้องการเพิ่มลิงก์ ให้เลือก + เพิ่มลิงก์

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part ลิงก์ด่วน

3. ใช้ Web Part ข่าวสารเพื่อให้อาสาสมัครมีส่วนร่วมด้วยข่าวสารและประกาศล่าสุด

1. เลือก Web Part ข่าวสาร แล้วเลือก
2. ระบุแหล่งข่าวสาร
3. เลือกตัวเลือก เค้าโครง และ ตัวกรอง ที่คุณต้องการ
4. ภายใต้ จัดระเบียบ ให้กําหนดลําดับการแสดงข่าวสาร

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part ข่าวสาร

4. ใช้ Web Part ข้อความและรูปภาพเพื่อเน้นภารกิจของคุณและแสดงให้เห็นว่าอาสาสมัครสร้างความแตกต่างอย่างไร 

เมื่อต้องการใช้ Web Part ข้อความ:

1. คลิกภายในกล่องข้อความแล้วใส่ข้อความของคุณ
2. ใช้ตัวเลือกบนแถบเครื่องมือการจัดรูปแบบเพื่อจัดรูปแบบข้อความของคุณ เมื่อต้องการดูตัวเลือกการจัดรูปแบบเพิ่มเติม ให้คลิกจุดไข่ปลา (...) ทางด้านขวาของแถบเครื่องมือเพื่อเปิดบานหน้าต่างการจัดรูปแบบข้อความและตาราง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part ข้อความ

เมื่อต้องการใช้ Web Part รูปภาพ

1. เลือก Web Part รูป แล้วเลือก แก้ไข
2. เลือกหรืออัปโหลดรูปภาพ
3. คุณสามารถเพิ่ม ลิงก์ ไปยังรูปภาพเพื่อนําอาสาสมัครไปยังหน้าอื่นได้ คุณยังสามารถเพิ่มข้อความเหนือรูปภาพและข้อความแสดงแทนได้

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part รูปภาพ

5. ใช้ Web Part การเรียกร้องให้ดําเนินการเพื่อมีส่วนร่วมและกระตุ้นให้อาสาสมัครดําเนินการ

1. เลือก Web Part กระตุ้นให้ดําเนินการ แล้วเลือก แก้ไข
2. เลือกรูปพื้นหลัง
3. ใส่ข้อความที่คุณต้องการสําหรับ ป้ายชื่อปุ่ม ใส่ที่อยู่เว็บสําหรับ ลิงก์ปุ่ม และตั้งค่า การจัดแนวปุ่ม

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Web Part การกระตุ้นให้ดําเนินการ

6. ใช้ Web Part People เพื่อแนะนําพนักงานอาสาสมัครและผู้ติดต่อหลักให้กับอาสาสมัคร

1. เลือก web part People แล้วเลือก
2. เลือก เค้าโครง ที่คุณต้องการ
3. เพิ่มชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการให้แสดงบนหน้า

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Web Part People

7. ใช้ Web Part Countdown เพื่อสร้างความคาดหวังเกี่ยวกับกิจกรรมหรือแคมเปญที่กําลังจะมาถึง

1. เลือก Web Part นับถอยหลัง แล้วเลือก แก้ไข
2. เลือกวันที่และเวลา ระบุคํากระตุ้นให้ดําเนินการตามต้องการ แล้วเลือกรูปภาพพื้นหลัง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part Countdown

8. ใช้ Web Part เหตุการณ์ เพื่อแสดงและเลื่อนระดับเหตุการณ์และแคมเปญที่กําลังจะมาถึง

1. เลือก Web Part เหตุการณ์ แล้วเลือก แก้ไข
2. ระบุ แหล่งข้อมูลเค้าโครง และตัวเลือกอื่นๆ
3. เมื่อต้องการเพิ่มหรือแก้ไขกิจกรรม ให้เลือก + เพิ่มเหตุการณ์

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part เหตุการณ์

9. ใช้ Web Part ของ Twitter เพื่อแสดงการอัปเดตสดจากบัญชีที่เลือก

1. เลือก Web Part Twitter แล้วเลือก
2. เลือกชื่อผู้ใช้ Twitter (เริ่มต้นด้วย @) หรือเพิ่มลิงก์ (เริ่มต้นด้วย https://) ไปยังบัญชีผู้ใช้ ทวีต หรือคอลเลกชัน
3. เลือกจํานวนทวีตสูงสุดที่จะแสดง คุณยังสามารถตั้งค่าตัวเลือกอื่นๆ ได้ เช่น สีของธีม

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Web Part ของ Twitter

กําหนดหน้าอื่นๆ ของไซต์เอง

• เกี่ยวกับเรา: กําหนดหน้านี้เองโดยการแก้ไข Web Part รูปภาพข้อความ และลิงก์ด่วน
• อาสาสมัครใหม่: กําหนดหน้านี้เองโดยการแก้ไข Web Part รูปภาพข้อความPeopleลิงก์ด่วน และเหตุการณ์
• ฝึก อบรม: กําหนดหน้านี้เองโดยการแก้ไข Web Part รูปภาพข้อความ และลิงก์ด่วน

กําหนดลักษณะที่ปรากฏและการนําทางของไซต์เอง

ก่อนที่คุณจะแชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่น ให้ใส่การตกแต่งไซต์ของคุณโดยทําให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถค้นหาไซต์ นําทางผ่านลิงก์และหน้าได้อย่างง่ายดาย และเข้าถึงเนื้อหาบนไซต์ได้อย่างรวดเร็ว

• แก้ไขไลบรารีเอกสารด้วยการอัปเดตชื่อโฟลเดอร์และอัปโหลดทรัพยากร
• แก้ไขและกําหนดการนําทางของไซต์เอง
• เปลี่ยนลักษณะของไซต์ของคุณโดยการกําหนดธีม โลโก้ เค้าโครงส่วนหัว และลักษณะของไซต์ของคุณเอง
• เพิ่มหรือเอาหน้า บนไซต์นี้ออก หรือ กําหนดการนําทางบนไซต์ SharePoint ของคุณเอง เพื่อรองรับเนื้อหาที่มีอยู่
• เลือกเพื่อ เชื่อมโยงไซต์นี้เข้ากับไซต์ฮับ ภายในองค์กรของคุณ หรือ เพิ่มไซต์นี้ลงในการนําทางของไซต์ฮับที่มีอยู่ ถ้าจําเป็น

ขั้นตอนที่ 4: แชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่น

หลังจากที่คุณกําหนดไซต์ของคุณเอง แล้ว ให้รีวิวและประกาศแบบร่างสุดท้าย แชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่น 

1. ที่มุมบนขวาของหน้า ให้เลือก แชร์
2. รับความช่วยเหลือในการจัดการไซต์ของคุณโดยการเพิ่มเจ้าของไซต์และสมาชิกที่จะมีสิทธิ์ในการแก้ไขเนื้อหาของไซต์
3. ในบานหน้าต่าง แชร์ไซต์ ให้ใส่ชื่อของบุคคลที่คุณต้องการแชร์ไซต์ด้วย คุณสามารถเลือก ทุกคน ยกเว้นผู้ใช้ภายนอก ถ้าคุณต้องการให้ทุกคนในองค์กรของคุณมีสิทธิ์เข้าถึงไซต์ ระดับสิทธิ์เริ่มต้นคือ อ่านอย่างเดียว
   
4. เมื่อต้องการส่งการแจ้งให้ทราบทางอีเมลไปยังบุคคลที่คุณแชร์ไซต์ด้วย ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ส่งอีเมล แล้ว ถ้าคุณต้องการใส่ข้อความ ให้ใส่ข้อความของคุณ ถ้าคุณไม่ต้องการส่งอีเมล ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย ส่งอีเมล
5. เลือก แชร์

ขั้นตอนที่ 5: รักษาไซต์ของคุณ

หลังจากที่คุณสร้างและเปิดใช้ไซต์ของคุณ ขั้นตอนสําคัญถัดไปคือการรักษาเนื้อหาของไซต์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนที่จะรักษาเนื้อหาและ Web Part ให้ทันสมัยอยู่เสมอ 

ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการบํารุงรักษาไซต์

• แผนสําหรับการบํารุงรักษาไซต์ - สร้างกําหนดการเพื่อตรวจสอบเนื้อหาของไซต์บ่อยเท่าที่จําเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหายังคงมีความถูกต้องและเกี่ยวข้อง
• โพสต์ข่าวสารเป็นประจํา - แชร์ประกาศและข้อมูลล่าสุดเพื่อให้อาสาสมัครทราบและมีส่วนร่วม เพิ่มหรือเอาโพสต์ข่าวสารออก และแสดงให้ผู้อื่นเห็นประกาศว่าพวกเขาจะสามารถใช้ข่าวสาร SharePoint ได้อย่างไร
• ตรวจสอบลิงก์และ Web Part - อัปเดตลิงก์และ Web Part อยู่เสมอเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะใช้ประโยชน์จากมูลค่าทั้งหมดของไซต์ของคุณ
• ใช้การวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงการมีส่วนร่วม - ดูการใช้งานไซต์โดยใช้ รายงานข้อมูลการใช้งาน ที่มีอยู่แล้วภายในเพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับเนื้อหายอดนิยม การเยี่ยมชมไซต์ และอื่นๆ
• ตรวจสอบการตั้งค่าไซต์ของคุณเป็นระยะๆ - ตรวจสอบและอัปเดต การตั้งค่า ข้อมูลไซต์ และสิทธิ์ตามที่จําเป็น

แหล่งข้อมูลการกําหนดเองเพิ่มเติม

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการ วางแผนสร้าง และ บํารุงรักษา ไซต์ SharePoint

ดู เทมเพลตไซต์ SharePoint และ เทมเพลตอาสาสมัครเพิ่มเติม