คุณสามารถช่วยให้ผู้อื่นทำงานในเวิร์กชีตได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยใช้รายการดรอปดาวน์ในเซลล์ รายการดรอปดาวน์ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเลือกข้อมูลจากรายการที่คุณสร้างได้
ในเวิร์กชีตใหม่ ให้พิมพ์รายการที่คุณต้องการให้ปรากฏในรายการดรอปดาวน์ของคุณ ตามแนวคิดแล้ว คุณจะมีข้อมูลในรายการของคุณในตาราง Excel ถ้าคุณไม่มี คุณสามารถแปลงรายการของคุณเป็นตารางได้อย่างรวดเร็วด้วยการเลือกเซลล์ใดๆ ในช่วง แล้วกด Ctrl+T
หมายเหตุ
- ทำไมคุณถึงควรใส่ข้อมูลของคุณลงในตาราง เมื่อข้อมูลของคุณอยู่ในตาราง และคุณเพิ่มหรือลบรายการออก รายการดรอปดาวน์ที่คุณอ้างอิงจากตารางดังกล่าวจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ โดยคุณไม่จำเป็นต้องทำอะไรเลย
- ถึงตอนนี้เป็นเวลาที่เหมาะสมสำหรับ การเรียงลำดับข้อมูลในช่วงหรือตาราง ในรายการดรอปดาวน์ของคุณ
เลือกเซลล์ในเวิร์กชีตที่คุณต้องการให้มีรายการดรอปดาวน์
ไปที่แท็บ ข้อมูล บน Ribbon แล้วเลือก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
หมายเหตุ
ถ้าคุณไม่สามารถเลือก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ แสดงว่าเวิร์กชีตอาจถูกป้องกันหรือถูกแชร์ ปลดล็อกพื้นที่เฉพาะของเวิร์กบุ๊กที่มีการป้องกันหรือหยุดการแชร์เวิร์กชีต แล้วลองทำตามขั้นตอนที่ 3 อีกครั้ง
ในแท็บ การตั้งค่า ในกล่อง อนุญาต ให้เลือก รายการ
เลือกในกล่อง แหล่งข้อมูล แล้วเลือกช่วงรายการของคุณ เราเลือกช่วง A2:A9 บนแผ่นงานที่ชื่อว่า เมือง โปรดทราบว่าเราไม่ได้เลือกแถวส่วนหัวไว้ เนื่องจากเราไม่ต้องการใช้แถวดังกล่าวเป็นตัวเลือก:
ถ้าผู้อื่นปล่อยให้เซลล์ว่างไว้ได้ ให้เลือกกล่อง ละเว้นเซลล์ว่าง
เลือกกล่อง ดรอปดาวน์ภายในเซลล์
เลือกแท็บ ข้อความที่ใส่
- ถ้าคุณต้องการให้ข้อความป็อปอัพเมื่อเลือกเซลล์ ให้เลือกกล่อง แสดงข้อความที่ใส่เมื่อเซลล์ถูกเลือก แล้วพิมพ์ชื่อเรื่องและข้อความในกล่อง (สูงสุด 225 อักขระ) ถ้าคุณไม่ต้องการให้ข้อความปรากฏขึ้น ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย
- ถ้าคุณต้องการให้ข้อความป็อปอัพเมื่อเลือกเซลล์ ให้เลือกกล่อง แสดงข้อความที่ใส่เมื่อเซลล์ถูกเลือก แล้วพิมพ์ชื่อเรื่องและข้อความในกล่อง (สูงสุด 225 อักขระ) ถ้าคุณไม่ต้องการให้ข้อความปรากฏขึ้น ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย
เลือกแท็บ การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด
- ถ้าคุณต้องการให้ข้อความแสดงขึ้นเมื่อมีคนป้อนข้อมูลที่ไม่อยู่ในรายการของคุณ ให้เลือกกล่อง แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหลังจากใส่ข้อมูลไม่ถูกต้อง เลือกตัวเลือกจากกล่อง สไตล์ จากนั้นพิมพ์ชื่อเรื่องและข้อความ ถ้าคุณไม่ต้องการให้ข้อความปรากฏขึ้น ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย
- ถ้าคุณต้องการให้ข้อความแสดงขึ้นเมื่อมีคนป้อนข้อมูลที่ไม่อยู่ในรายการของคุณ ให้เลือกกล่อง แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหลังจากใส่ข้อมูลไม่ถูกต้อง เลือกตัวเลือกจากกล่อง สไตล์ จากนั้นพิมพ์ชื่อเรื่องและข้อความ ถ้าคุณไม่ต้องการให้ข้อความปรากฏขึ้น ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย
ไม่แน่ใจว่าจะเลือกตัวเลือกใดในกล่อง สไตล์ ใช่หรือไม่
เมื่อต้องการแสดงข้อความที่ไม่หยุดการใส่ข้อมูลที่ไม่อยู่ในรายการดรอปดาวน์ ให้เลือก ข้อมูล หรือ คําเตือน ข้อมูลจะแสดงข้อความที่มีไอคอนนี้
และ คําเตือน จะแสดงข้อความที่มีไอคอนนี้ 
เมื่อต้องการหยุดไม่ให้ผู้อื่นใส่ข้อมูลที่ไม่อยู่ในรายการดรอปดาวน์ ให้เลือก หยุด
หมายเหตุ
ถ้าคุณไม่ใส่ชื่อเรื่องหรือข้อความ ชื่อเรื่องเริ่มต้นจะเป็น "Microsoft Excel" และข้อความคือ "ค่าที่คุณใส่ไม่ถูกต้อง ผู้ใช้ได้จำกัดค่าที่สามารถใส่ลงในเซลล์นี้"
การทำงานกับรายการดรอปดาวน์ของคุณ
หลังจากที่คุณสร้างรายการดรอปดาวน์แล้ว ให้ตรวจสอบว่ารายการทำงานตามที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการตรวจสอบเพื่อดูว่ามี การเปลี่ยนแปลงความกว้างของคอลัมน์และความสูงของแถว เพื่อแสดงรายการทั้งหมดของคุณหรือไม่
ถ้ารายการสำหรับรายการดรอปดาวน์ของคุณอยู่บนเวิร์กชีตอื่น และคุณต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้เห็นหรือเปลี่ยนแปลง ขอแนะนำให้ซ่อนและป้องกันเวิร์กชีตนั้นไว้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีป้องกันเวิร์กชีต ให้ดู ล็อกเซลล์เพื่อป้องกัน
ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงตัวเลือกในรายการดรอปดาวน์ ให้ดูที่ เพิ่มหรือเอารายการออกจากรายการดรอปดาวน์
เมื่อต้องการลบรายการดรอปดาวน์ ให้ดูที่ เอารายการดรอปดาวน์ออก
ดาวน์โหลดตัวอย่างของเรา
คุณสามารถดาวน์โหลดตัวอย่างเวิร์กบุ๊กที่มีตัวอย่างการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลหลายรายการ เช่นเดียวกับในบทความนี้ คุณสามารถติดตาม หรือสร้างสถานการณ์สมมติการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลของคุณเองได้ ดาวน์โหลดตัวอย่างการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel
ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมไหม
คุณสามารถสอบถามผู้เชี่ยวชาญใน ชุมชนด้านเทคนิคของ Excel หรือรับการสนับสนุนใน ชุมชนได้เสมอ