Các phương pháp hay nhất cho Outlook

Search Folders

Thư mục tìm kiếm hữu ích cho việc thu thập thông tin từ các thư mục thư và RSS khác nhau. Thư mục tìm kiếm có thể đặc biệt hữu ích khi bạn cần thu thập thông tin được lưu trong các thư mục khác nhau — chẳng hạn như khi chuẩn bị cho cuộc họp hàng quý.

Nếu bạn nhận được khối lượng lớn thư (hơn 200 thư một ngày), thì thư mục tìm kiếm có thể là một cách hữu ích để bạn phân tích thư từ những người gửi khác nhau.

Yêu thích (tùy chọn)

Yêu thích cho phép nhìn thấy các thư mục mà sẽ bị chôn sâu trong danh sách thư mục thư của bạn nếu không có tính năng này.

Yêu thích, một tập hợp con của các thư mục thư, xuất hiện ở phía trên cùng của ngăn dẫn hướng. Việc sử dụng Yêu thích không phải là yêu cầu để hệ thống này hoạt động, nhưng nếu bạn có một màn hình nhỏ, bạn có thể thu nhỏ cực tiểu Ngăn Dẫn hướng và vẫn lưu trữ thư của mình thành công bằng cách kéo thư vào thanh đã thu nhỏ, thực hiện tìm kiếm thông thường, rồi dẫn hướng tới Lịch, Liên hệ và Nhiệm vụ.

Cách thực hành tốt nhất được cho là nên có những thư mục sau đây trong Yêu thích của bạn: Hộp thư đến, 1-Tham khảo, Các mục Đã gửi và Các mục Đã xoá.

Đầu Trang

Cờ Mặc định

Cách thực hành tốt nhất được cho là nên đặt cờ Bấm Nhanh thành Hôm nay (mặc định).

Đầu Trang

Bước Nhanh Tùy chọn

Ngoài các Bước Nhanh liệt kê ở trên, tùy thuộc vào công việc và các hoạt động hàng ngày của mình, bạn có thể muốn tạo các loại Bước Nhanh sau đây:

Sau khi bạn bắt đầu tạo Bước Nhanh, bạn sẽ thấy rằng có thể có các cách khác để tối ưu hóa số lần bấm cần thiết để hoàn thành điều gì đó. Bất kỳ lúc nào bạn nhận thấy mình thực hiện cùng một việc nhiều lần, hãy thử tạo một Bước Nhanh. Và khi dự án thay đổi, hãy cập nhật Bước Nhanh của bạn để chúng là những điều duy nhất mà bạn thực sự làm.

Đầu Trang

Xóa thư (Delete it)

Xóa thư mà bạn không cần đọc. Nếu đó là thư rác, hãy xoá thư.

Nếu bạn không bao giờ muốn nhận thư khác như một phần của hội thoại này, hãy bỏ qua thư.

Thực hiện: Cuộc tập trận dài hai phút

Thật đáng ngạc nhiên về những điều có thể làm được trong hai phút. Ví dụ: có thể phản hồi nhiều thư trong hai phút trở xuống. Nhưng nếu một thư cần nhiều hơn hai phút để xử lý, hãy trì hoãn thư. Để có cảm nhận về khoảng thời gian hai phút, hãy thử đo thời gian cho chính bạn.

Sau khi bạn xử lý thư, hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

• Xóa thư nếu thư ít quan trọng.

• Lưu trữ thư ở một trong các thư mục tham khảo của bạn (chẳng hạn như 1-Tham khảo) bằng cách dùng một Bước Nhanh.

Để lưu giữ bản ghi về những điều bạn đã làm, đặc biệt là cho mục đích phản ánh vào khoảng thời gian đánh giá hàng năm hoặc để chuẩn bị báo cáo, hãy sử dụng Bước Nhanh Xong, thao tác này cũng đánh dấu thư là đã hoàn thành.

Ủy nhiệm thư (Delegate it)

Đôi khi bạn nhận được thư vốn thật ra là dành cho người khác xử lý. Trong những trường hợp này, hãy trả lời và bao gồm người mà bạn đang ủy quyền thư trên dòng Tới. Nếu bạn nhận thấy mình đang thực hiện điều này thường xuyên, hãy cân nhắc việc tạo Bước Nhanh để trả lời và thêm người ủy nhiệm vào dòng Tới.

Nếu bạn muốn theo dõi sau đó, hãy gắn cờ chính bạn vào thư trước khi gửi đi. Trong Thanh Việc Cần Làm của bạn, hãy đánh dấu nhiệm vụ với thể loại @Đang đợi.

Trì hoãn thư (Defer it)

Từ chối

Khi bạn xem lại lịch và danh sách nhiệm vụ của mình, hãy thực tế về những điều bạn có thể thực hiện. Đôi khi điều này có nghĩa là phải từ chối. Dưới đây là một số cách để lấy lại thời gian bằng cách từ chối:

• Từ chối cuộc họp mà bạn không cần phải tham dự. Vâng, bạn có thể làm điều này.

• Xoá nhiệm vụ mà bạn không cần phải làm hoặc bạn biết là mình sẽ không làm.

• Gửi thư để cho người khác biết rằng bạn đang suy nghĩ về phản hồi (và đảm bảo gắn cờ chính bạn vào thư khi gửi). Nên báo cho người khác biết rằng bạn sẽ phản hồi vào một ngày thực tế thì tốt hơn là để người đó nghĩ rằng bạn đã quên yêu cầu.

Quản lý lịch

Thực tế là nếu bạn có một ngày chứa đầy cuộc họp, thì bạn sẽ có ít thời gian hơn để hoàn thành nhiệm vụ và viết thư, vì vậy hãy di chuyển nhiệm vụ sang ngày khác.

Nếu một nhiệm vụ sẽ chiếm thời gian dài hoặc nếu đó là điều bạn phải làm (ngược với nhiệm vụ mà bạn quyết định rằng mình không cần làm), hãy kéo nó từ Danh sách Nhiệm vụ Hàng ngày lên lịch để dành thời gian.

Các cách để tạo nhiệm vụ

Khi bạn xem qua lịch và nhiệm vụ của mình, khó tránh khỏi việc bạn sẽ bắt đầu nghĩ về những điều khác mà mình cần làm. Dưới đây là một số cách để tạo nhiệm vụ trong Outlook:

• Gắn cờ cho thư.

• Nhập vào hộp Nhập nhiệm vụ mới ở phía trên cùng của danh sách nhiệm vụ.

• Dùng lối tắt bàn phím Ctrl+Shift+K để tạo nhiệm vụ mới.

• Nếu bạn đang lái xe và có thể làm điều sau đây một cách hợp pháp và an toàn, hãy dùng chức năng ghi nhớ thoại trên thiết bị di động hoặc điện thoại di động để ghi âm nhiệm vụ của bạn và phiên âm sau đó vào Danh sách Việc Cần Làm.

• Nếu bạn đang trong cuộc họp, hãy ghi chú OneNote. Các mục được gắn cờ OneNote xuất hiện trong danh sách Outlook nhiệm vụ.

Các cách để quản lý nhiệm vụ

Dưới đây là các cách bạn có thể giúp mình xử lý nhiệm vụ:

• Thêm nhiệm vụ khi bạn đến với bạn bằng cách nhập vào hộp Nhập nhiệm vụ mới trong Thanh To-Do hoặc ở đầu danh sách Nhiệm vụ, trong khoảng trống trống trong Danh sách Nhiệm vụ Hàng ngày hoặc bằng cách chọn Nhiệm vụ Mới trong ribbon.

• Dọn dẹp nhiệm vụ mà bạn không cần làm. Danh sách nhiệm vụ là không gian quan trọng của bạn — đừng để nó lộn xộn, nếu không sự hữu ích của nó sẽ mất đi. Đối với thư được gắn cờ mà bạn muốn giữ lại, hãy chọn Loại bỏ khỏi Danh sách, nếu không, chỉ cần Xóa.

• Đánh dấu hoàn thành cho nhiệm vụ đã hoàn thành để loại bỏ chúng khỏi Thanh Việc Cần Làm.

• Giúp nhiệm vụ dễ thực hiện hơn bằng cách đổi chủ đề nhiệm vụ của thư được gắn cờ. Chẳng hạn, thư được gắn cờ có dòng chủ đề Không thể thay đổi tư cách thành viên nhóm qua bàn phím nên được đổi tên thành Trả lời Ryan, vốn là hành động tiếp theo trong nhiệm vụ này. Để thay đổi chủ đề tác vụ, hãy chọn mục trong thanh To-Do và nhập chủ đề mới hoặc bấm chuột phải, rồi chọn Đổi tên Tác vụ. Việc thay đổi chủ đề nhiệm vụ không làm thay đổi chủ đề của thư. Chỉ có chủ đề mà bạn thấy trong danh sách nhiệm vụ sẽ thay đổi.

• Tạo và gán thể loại màu để giúp bạn xác định nơi bạn cần thực hiện bước tiếp theo và làm nổi bật một số nhiệm vụ.

• Sắp xếp lại các nhiệm vụ của bạn để nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau, chẳng hạn như các nhiệm vụ có cùng một thể loại. Để di chuyển tác vụ, hãy chọn nhiệm vụ trong danh sách nhiệm vụ và kéo nó. Bằng cách này, bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ tương tự cùng nhau.

• Kéo nhiệm vụ trong Danh sách Nhiệm vụ Hàng ngày và trong Thanh Việc Cần Làm đến ngày mà bạn dự định thực hiện nhiệm vụ. Đối với các nhiệm vụ mất nhiều thời gian, hãy kéo nhiệm vụ lên lịch để dành thời gian hoàn thành những nhiệm vụ này.

Mặc dù nên giữ ngăn nắp, nhưng đừng dành nhiều thời gian ưu tiên và quản lý danh sách nhiệm vụ của bạn. Quá trình quản lý danh sách nhiệm vụ không nên chiếm trọn cuộc sống của bạn!

Sử dụng lịch của bạn: Tạo cuộc hẹn để quản lý thời gian

Ghi nhớ: Luôn có nhiều việc cần làm hơn là thời gian để làm.

Một phần trong việc quản lý thời gian hiệu quả là bạn cần thời gian để xử lý thư, quản lý cuộc hẹn và nhiệm vụ của mình và suy nhĩ về điều bạn phải làm.

Bạn có thể lên lịch thời gian này cho chính mình với các cuộc hẹn và cuộc họp thường xuyên trên lịch của bạn. Nên xem lịch của bạn là kế hoạch thực sự cho thời gian của bạn — nếu bạn đã lên lịch một việc thì đó là điều bạn cam kết thực hiện vào lúc đó.

Dành thời gian để:

• Xử lý thư của bạn. Việc dành thời gian để xử lý thư đặc biệt quan trọng nếu bạn nhận được nhiều thư. Ngay cả khi bạn đã thiết lập quy tắc để chỉ có các thư quan trọng xuất hiện trong Hộp thư đến của mình, bạn vẫn cần thời gian để xử lý các thư đó.

• Thực hiện đánh giá các nhiệm vụ và cuộc hẹn của bạn hàng ngày và hàng tuần. Xem lịch và nhiệm vụ của bạn rồi đánh giá các cuộc hẹn và nhiệm vụ so với mức độ ưu tiên của bạn. Nếu bạn có lịch bận rộn, thì đây là lúc:

• Xóa các cuộc hẹn xung đột, vì bạn không thể ở hai nơi cùng lúc.

• Lên lịch thời gian để làm việc.

• Suy nghĩ về điều bạn đang làm, liệu điều đó có phải là cách dùng thời gian hợp lý hay không và liệu bạn có đang đặt đúng sự ưu tiên hay không.

• Họp thường xuyên với người quản lý của bạn. Việc họp thường xuyên với người quản lý của bạn có thể giúp bạn giải thích công việc bạn đang thực hiện và đặt lại sự ưu tiên vào nơi cần thiết. Để thiết lập cuộc họp thường xuyên hoặc định kỳ, hãy chọn Cuộc họp .

Đầu Trang

Đánh giá hàng tuần

Việc nhìn toàn cảnh thời gian và nhiệm vụ của bạn sẽ giúp bạn ưu tiên những công việc quan trọng cao hơn các nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn. Điều này sẽ giúp bạn giải thích rõ ràng với người khác về những điều họ có thể và không thể mong muốn bạn thực hiện trên thực tế. Việc xem lại tuần trước và tuần tới cũng là một cách hữu ích để giúp bạn chuẩn bị cho cuộc họp hàng tuần với người quản lý hoặc giúp bạn chuẩn bị thông điệp email báo cáo tình hình.

Nơi thực hiện công việc của bạn

Sau khi bạn đã xử lý thư của mình, nơi tốt nhất để thực hiện công việc trong Outlook (trả lời thư và các thao tác khác) là trong Nhiệm vụ. Bằng cách chuyển sang Nhiệm vụ, bạn sẽ không bị xao nhãng khi thư đi vào Hộp thư đến của bạn.

Xử lý hàng loạt nhiệm vụ của bạn

Khi bạn xem qua danh sách nhiệm vụ và lịch của bạn, hãy thực hiện các nhiệm vụ tương tự cùng nhau. Chẳng hạn, nếu bạn chỉ có vài phút, hãy thực hiện tất cả cuộc gọi điện thoại của bạn (nếu bạn chỉ có vài cuộc). Xử lý các nhiệm vụ tốn nhiều năng lượng (đối với vài người, điều này có thể là trả lời thư) khi bạn có nhiều năng lượng hơn. Xử lý nhiệm vụ tốn ít năng lượng, chẳng hạn như đọc thư báo cáo tình hình, vào cuối ngày hoặc bất cứ khi nào năng lượng của bạn thấp hơn. Bằng cách "xử lý hàng loạt" nhiệm vụ, bạn sẽ đạt tiến độ trên tất cả các dự án của mình cùng một lúc.

Một cách để xử lý hàng loạt nhiệm vụ là thay đổi cách sắp xếp từ Sắp xếp Theo: Ngày Bắt đầu thành Sắp xếp Theo: Thể loại. Để thực hiện điều này, hãy chọn đầu đề Sắp xếp Theo, rồi chọn Thể loại.

Hoàn tất nhiệm vụ của bạn

Khi bạn hoàn tất nhiệm vụ của mình, hãy đánh dấu hoàn thành cho chúng. Outlook tự động giữ danh sách các tác vụ đã hoàn thành của bạn. Đây có thể là bản tóm tắt hữu ích về những điều bạn đã thực hiện. Nếu bạn không cần lưu giữ bản ghi nhiệm vụ hoặc thư, hãy xoá nó hoặc xóa cờ.

Làm việc ngoại tuyến

Nếu bạn có nhiều việc cần làm, hãy xem xét việc chuyển sang chế độ ngoại tuyến để tránh bị xao nhãng khi có nhiều thư đến.

Khi bạn chuyển đổi giữa chế độ làm việc trực tuyến và ngoại tuyến, tất cả tài khoản email trong hồ sơ Outlook của bạn sẽ thay đổi.

• Trên tab Gửi / Nhận , trong nhóm Tùy chọn, chọn Làm việc Ngoại tuyến.

  

Lệnh Làm việc Ngoại tuyến được tô sáng khi bạn đang làm việc ngoại tuyến.

Chọn Làm việc Ngoại tuyến được tô sáng để trở về chế độ Trực tuyến.

Đầu Trang

Cách tìm thư từ một người cụ thể

• Nếu bạn muốn tìm thư từ một người cụ thể, hãy chọn hộp Tìm kiếm trong thư mục bất kỳ, rồi trên tab Tìm kiếm, chọn Từ.

  

• Gõ tên người đó.

  

Hoặc bắt đầu bằng cách nhập tên vào hộp Tìm kiếm, rồi nhấn phím mũi tên xuống để chọn Từ để thu hẹp kết quả.

Cách tìm thư có phần đính kèm

Để tìm thư có tệp đính kèm, hãy chọn hộp Tìm kiếm và trên tab Tìm kiếm, chọn Có Phần đính kèm.

Tất cả các thuật ngữ tìm kiếm đều phụ thuộc vào nhau, vì vậy nếu bạn muốn tìm thư từ một người có tệp đính kèm, hãy chọn các lệnh trên ribbon (Từ, Có Phần đính kèm) để xây dựng tìm kiếm của bạn.

Để tìm thư trên toàn bộ hộp thư của bạn

Đôi khi bạn không thể tìm thấy thư chỉ bằng cách tìm kiếm trong riêng thư mục tham khảo — đó có thể là thư mà bạn đã gửi hoặc đã bị lưu trữ nhầm. Trong những trường hợp này, hãy bắt đầu bằng cách tìm kiếm trong thư mục bất kỳ (Hộp thư đến, 1-Tham khảo, v.v.), sau đó chọn menu thả xuống từ hộp tìm kiếm, rồi chọn Hộp thư hiện tại.

Bạn cũng có thể chọn Hộp thư Hiện tại trên tab Tìm kiếm.

Nếu bạn nghi ngờ nội dung mình đang tìm kiếm có thể nằm trong yêu cầu họp được chấp nhận (và do đó nằm trên lịch của bạn), hãy thử chọn Tất cả Các mục Outlook.

Nếu bạn thấy rằng mình thường thực hiện tìm kiếm trên toàn bộ hộp thư, bạn có thể đặt phạm vi tìm kiếm mặc định để luôn tìm kiếm trên tất cả các thư mục bằng cách đi đến dạng xem Backstage.

1. Chọn tab Tệp , rồi chọn Tùy chọn.

2. Chọn Tìm kiếm.

3. Bên dưới Kết quả, chọn Hộp thư hiện tại.

   

Để ngừng tìm kiếm

Sau khi bạn đã tìm thấy mục mà bạn đang tìm kiếm và sẵn sàng chuyển sang tác vụ tiếp theo, hãy chọn biểu tượng đóng bên cạnh hộp Tìm kiếm Tức thì hoặc trên tab Tìm kiếm, trong nhóm Đóng, chọn Đóng Tìm kiếm.

Các quy tắc cơ bản của thư hiệu quả: Điều nên làm

• Đọc thư của bạn trước khi gửi đi.

• Làm cho chủ đề có tính mô tả và hướng đến hành động. Ví dụ: Nhóm Bán hàng: Vui lòng gửi Ngày Họp Hội đồng đề xuất, trong đó Nhóm Bán hàng là tên của nhóm và Vui lòng gửi là hành động. Các tiền tố hữu ích khác bao gồm Thông tin cho bạn: và Yêu cầu Hành động.

• Nếu cần phải hành động, hãy nêu điều bạn muốn trong hộp Chủ đề.

• Thay đổi chủ đề của thư nếu chủ đề của hội thoại thay đổi.

• Giữ cho tất cả thư ngắn gọn và đúng trọng tâm.

• Tổ chức nội dung của thư từ mức quan trọng cao nhất đến thấp nhất.

• Xem xét việc in đậm thông tin quan trọng.

• Đặt các mục hành động hoặc câu hỏi trên các dòng riêng biệt để chúng trở nên nổi bật và dễ nhận thấy.

• In đậm tên của mọi người khi đặt câu hỏi. Ví dụ: "Ryan: Tình hình dự án thế nào?

• Giới hạn số người mà bạn gửi thư chỉ trong phạm vi những người cần đọc thư.

• Đặt những người cần được thông báo trên dòng Cc.

• Đặt những người cần phản hồi hoặc hành động trên dòng Tới.

• Sử dụng chữ ký nếu thích hợp, nhưng giữ cho chữ ký của bạn đơn giản, ngắn gọn, chuyên nghiệp và nếu có thể thì không chứa đồ họa.

• Nếu bạn muốn nhận phản hồi ngay lập tức, thì đừng gửi thư. Gọi điện hoặc gửi tin nhắn tức thời.

• Nếu bạn đang tham gia cuộc hội thoại email có hơn mười thư mà không có giải pháp, hãy cân nhắc thiết lập một cuộc họp để thảo luận về vấn đề này. Email không phải lúc nào cũng là phương pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề phức tạp. Với thư được chọn, trên tab Trang đầu , trong nhóm Phản hồi , chọn Cuộc họp.

  

• Xác nhận những thư yêu cầu phản hồi chi tiết hơn. Nếu bạn đang quá bận nên không thể phản hồi đầy đủ ngay lập tức, hãy báo cho người gửi rằng bạn đang xem xét vấn đề và sẽ phản hồi vào một thời điểm hoặc ngày nhất định. Gắn cờ chính bạn vào thư để thực hiện sau.

• Sử dụng mức độ quan trọng trọng cao.

  

• Nếu bạn đang đặt câu hỏi và có một vài người có thể trả lời, hãy chọn chỉ một người thay vì gửi câu hỏi của bạn cho một nhóm.

Theo dõi: Gắn cờ khi gửi

Khi bạn gửi thư cho ai đó mà bạn cần phản hồi từ họ, hãy làm như sau:

• Gắn cờ chính bạn vào thư khi gửi.

• Thay đổi tên của nhiệm vụ thư được gắn cờ trong Thanh Việc Cần Làm để bắt đầu bằng Theo dõi.

• Đánh dấu thư bằng thể loại @Đang đợi.

• Khi bạn thực hiện ba bước này, bạn biết rằng hành động tiếp theo của mình là gửi một thư khác hoặc chờ phản hồi.

Các quy tắc cơ bản của thư hiệu quả: Điều không nên làm

• Không dùng mẫu nền thư.

• Không bao gồm người quản lý của bạn trong mọi thư bạn gửi đi.

• Không gửi thư khi tức giận. Tốt hơn nên viết thư, lưu thư vào thư mục thư nháp của bạn rồi xem lại sau.

• Không mong chờ phản hồi nhanh khi gửi thư dài (hơn hai đoạn văn).

• Không gửi thư theo dõi trong vòng không quá một ngày sau thư đầu tiên. Nếu bạn không kịp thời nghe thấy phản hồi, hãy thử sử dụng điện thoại hoặc ứng dụng nhắn tin chẳng hạn như Microsoft Teams.

• Không sử dụng thư báo đã đọc hoặc thư báo chuyển phát trên mọi thư bạn gửi. Chỉ sử dụng chúng nếu bạn không chắc chắn liệu người nhận có nhận được thư hay không.

• Không đính kèm cờ hoặc mức độ quan trọng vào mọi thư bạn gửi. Người nhận sẽ bỏ qua chúng.

• Không sử dụng CHỮ HOA TOÀN BỘ.

• Không gửi phần đính kèm — thay vào đó hãy gửi nối kết. Quy tắc này áp dụng đặc biệt cho yêu cầu họp, trong đó phần đính kèm có thể chiếm hạn ngạch máy chủ đáng kể.

• Không mở rộng danh sách phân phối. Việc mở rộng danh sách phân phối khiến thư khó đọc hơn và đi vào các thư mục thư không đúng đối với người sử dụng quy tắc.

• Không châm biếm. Sự hài hước của bạn có thể bị hiểu nhầm.

• Không ghi nội dung mà bạn không muốn mọi người trong công ty đọc được. Bạn không bao giờ biết được thư của mình sẽ đi đến đâu.

• Không sử dụng phông chữ uốn lượn hoặc "vui nhộn" gây khó đọc.

• Không sử dụng phông màu đỏ, vì phông này có thể khó đọc và có thể được diễn giải là có tính chỉ trích.

• Không sử dụng Trả lời Tất cả cho một Nhóm Liên hệ vốn đang yêu cầu được loại bỏ. Tuyệt đối.

Lời khuyên cho Nhóm Liên hệ (trước đây gọi là Danh sách Phân phối)

Nếu bạn đang phản hồi cho một Nhóm Liên hệ lớn, hãy tuân thủ tất cả những điều nên và không nên làm với thư.

Nếu bạn cần biết thêm thông tin hoặc đang điều tra vấn đề một cách riêng lẻ, hãy phản hồi cho toàn bộ Nhóm Liên hệ để báo cho mọi người biết rằng bạn đang phản hồi rồi trả lời riêng biệt cho từng cá nhân. Đảm bảo phản hồi cho Nhóm Liên hệ sau khi vấn đề được giải quyết bằng giải pháp. Bằng cách này, người khác trong Nhóm Liên hệ có thể tham khảo giải pháp.

Cách sử dụng chú thích tại chỗ

Thêm chú thích tại chỗ vào thư mà bạn nhận là một cách thuận tiện để trả lời các câu hỏi và phản hồi trực tiếp về vấn đề. Cách thực hành tốt nhất được cho là nên làm như sau:

1. Trong thư của bạn, đề cập rằng bạn đang chú thích tại chỗ. Chẳng hạn, hãy ghi "Xem chú thích bổ sung bên dưới."

2. Phân biệt văn bản của bạn với thư gốc. Một số gợi ý bao gồm:

   • Đổi màu phông chữ.

   • Thêm tên hoặc chữ viết tắt tên của bạn trong dấu ngoặc vuông vào phía trước, chẳng hạn như [Scott Mitchell].

     

   • Thay đổi phông chữ thành nghiêng, đậm hoặc cả hai.

3. Không xóa bất kỳ nội dung nào không phải do bạn viết.

Nếu bạn chỉ muốn nhận xét về một phần nhỏ của một thư dài hơn, hãy sao chép phần đó của thư vào phản hồi của bạn, bằng cách dùng một màu khác và thêm dấu ngoặc kép vào đoạn trích, sau đó gõ phản hồi của bạn.

Khi nào nên dùng Bcc

Khi bạn thêm tên của một người nhận vào hộp gửi riêng Bcc trong thư, bản sao của thư sẽ được gửi đến người nhận này, nhưng những người nhận khác của thư sẽ không nhìn thấy tên của người nhận này.

Sử dụng tính năng Bcc để loại bỏ những người dư thừa ra khỏi hội thoại email khi bạn cho rằng họ không còn cần email bổ sung này hoặc nếu chủ đề hội thoại đã thay đổi.

Chẳng hạn, nếu bạn là một trong năm người nhận câu hỏi và bạn muốn trả lời nó, hãy chuyển bốn người kia vào dòng Bcc và viết một điều gì đó chẳng hạn như "Bcc Joe, Jeff, James và Jennifer. Đây là câu trả lời…" Sau đó các thư trong tương lai sẽ chỉ bao gồm bạn và người gửi ban đầu.

Không dùng Bcc để cho bên thứ ba (chẳng hạn như người quản lý của bạn) biết về thư nhạy cảm. Người nhận Bcc có thể không nhận ra rằng họ đã nhận thư Bcc và có thể trả lời cho tất cả mọi người, tiết lộ rằng họ đã nhận được thư Bcc. Điều này có thể bị xem là hành vi lén lút về phía bạn.

Thay vì sử dụng Bcc để thông báo cho bên thứ ba về vấn đề, hãy chuyển tiếp thư sau khi bạn gửi đi.

Đầu Trang

Khi nào thích hợp để tổ chức cuộc họp?

Tổ chức cuộc họp khi:

• Một nhóm người mới đang làm việc cùng nhau lần đầu.

• Nhiều hơn 10 thư khá dài đã chuyển tới lui giữa một vài người.

• Cần thảo luận, hội ý hoặc cộng tác.

• Tổ chức cuộc họp khi đó là cách hiệu quả nhất để có tiến triển và làm rõ mục tiêu của cuộc họp trước khi bạn tổ chức cuộc họp.

Nên mời ai

Chỉ mời những người cần tham gia. Mỗi người mà bạn mời họp đều làm tăng mức độ phức tạp của cuộc họp, khiến cuộc họp khó kiểm soát hơn. Mặt khác, nếu cần phải ra một quyết định, hãy đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan chủ chốt đều có mặt, nếu không cuộc họp sẽ lãng phí thời gian và tài nguyên.

Cách chọn thời gian họp

Chọn thời gian mà mọi người có thể họp bằng cách xem thông tin rỗi/bận của khách mời trong Lịch. Sử dụng Trợ lý Lập lịch biểu để xem toàn bộ trạng thái sẵn sàng của những người dự họp.

Lưới rỗi/bận thể hiện trạng thái sẵn sàng của người dự. Một cặp đường kẻ và phần tô sáng thể hiện phần bắt đầu và kết thúc cuộc họp được đề xuất.

Để xem Trợ lý Lập lịch biểu khi soạn yêu cầu họp, trên tab Cuộc họp, trong nhóm Hiển thị , chọn Trợlý Lập lịch biểu.

Ngăn Trình tìm Phòng chứa thời gian gợi ý thích hợp nhất cho cuộc họp của bạn (khi hầu hết người dự đều sẵn sàng). Để chọn thời gian họp, hãy chọn gợi ý thời gian trong ngăn Bộ tìm Phòng trong phần Thời gian đề xuất hoặc chọn thời gian trên lưới rảnh/bận.

Lưu ý: Nếu ngăn Trình tìm Phòng không xuất hiện, trên tab Cuộc họp , trong nhóm Tùy chọn , chọn Trình tìm Phòng.

Nếu bạn thấy mình thường xuyên tạo cuộc họp với cùng một nhóm người, hãy tạo một nhóm trong Ngăn Dẫn hướng để bạn có thể dễ dàng xem thông tin rỗi-bận của mọi người. Các nhóm này cũng có thể bao gồm phòng để có thể giúp bạn dễ dàng hơn khi tìm phòng trống để họp.

Để tạo Nhóm Lịch, hãy làm như sau:

• Trong Lịch, trong ngăn dẫn hướng, cuộn xuống danh sách lịch và bấm chuột phải vàoLịch của Tôi.

• Nhập tên cho nhóm lịch mới của bạn, rồi chọn Nhập.

• Bấm chuột phải vào nhóm lịch mới của bạn, rồi chọn Thêm lịch.

• Chọn nguồn, rồi chọn lịch bạn muốn thêm.

Khi nào nên gặp trực tiếp hoặc từ xa

Gặp trực tiếp nếu:

• Đây là lần đầu tiên nhóm này làm việc cùng nhau.

• Sẽ trình bày hoặc phân phát các mục không phải dạng điện tử.

• Đây là cuộc họp hội ý.

• Đây là cuộc họp cần cộng tác nhiều.

• Không phải tất cả mọi người đều có điện thoại, ứng dụng hội thảo trực tuyến hoặc phần mềm và thiết bị họp điện tử phù hợp.

Nếu không, hãy cân nhắc sử dụng ứng dụng cuộc họp trực tuyến chẳng hạn Microsoft Teams họp qua điện thoại.

Cách xử lý tài liệu liên quan

Khi chuẩn bị cho một cuộc họp, thường có các tài liệu sẽ được chia sẻ trước hoặc trong khi họp.

Nếu tất cả người dự đều được kết nối với mạng công ty của bạn, hãy đặt tài liệu trên site SharePoint hoặc trên ổ đĩa mạng dùng chung.

Nếu bất kỳ người dự nào bên ngoài công ty của bạn (ví dụ như nhà cung cấp không có quyền truy nhập vào mạng nội bộ của bạn), hãy cân nhắc sử dụng SharePoint Workspace.

Không gửi phần đính kèm trong yêu cầu họp của bạn.

Chuẩn bị chương trình họp: Hãy để nhiệm vụ trợ giúp

• @Cuộc họp là vị trí trung tâm cho các mục chương trình họp   .

Tạo một nhiệm vụ đơn, đánh dấu với thể loại @Cuộc họp và đặt Ngày Bắt đầu hoặc Ngày Đến hạn thành ngày họp. Khi ngày họp đến gần và các điểm cần thảo luận phát sinh, hãy thêm chú thích, dấu đầu dòng và suy nghĩ vào nhiệm vụ khi bạn nghĩ ra. Nhiệm vụ này sẽ trở thành chương trình cho cuộc họp.

Sau khi họp, hãy đánh dấu nhiệm vụ hoàn thành và tạo nhiệm vụ mới cho các mục hành động của bạn.

• Nếu bạn muốn thảo luận về một tập hợp các thư hoặc chỉ một thư…   

Nếu bạn có một thư mà bạn muốn thảo luận tại cuộc họp, hãy gắn cờ ngày họp vào thư và đánh dấu với thể loại @Cuộc họp.

Nếu bạn có nhiều hơn ba thư cần thảo luận, thì đừng gắn cờ cho mỗi thư vì chúng sẽ xáo trộn danh sách nhiệm vụ của bạn. Thay vào đó, hãy tạo một nhiệm vụ mới với tên của cuộc họp; bấm chuột phải rồi kéo các thư vào nhiệm vụ đó (sao chép khi di chuyển). Đánh dấu nhiệm vụ này với thể loại @Cuộc họp.

• Nếu bạn muốn có thêm không gian cho suy nghĩ của mình...   

Nếu bạn đang cộng tác với người khác hoặc chỉ cần thêm không gian cho suy nghĩ của mình, hãy cân nhắc sử dụng sổ ghi chép OneNote, vốn có thể được chia sẻ thông qua site SharePoint hoặc trên máy chủ cục bộ. OneNote cung cấp trải nghiệm ghi chú phong phú hơn so với các Outlook vụ.

Trong khi họp: Cách cộng tác

Công cụ mà bạn sử dụng để cộng tác trong khi họp phụ thuộc vào vị trí và quyền truy nhập của người dự.

Nếu bạn sẽ cộng tác trên một tài liệu và mọi người đều ở trong cùng phòng, hãy dùng tính năng Theo dõi Thay đổi và Chú thích trong Word.

Nếu bạn đang trình bày và một số người ở xa, hãy sử dụng cuộc họp trực tuyến và các tính năng trò chuyện của Microsoft Teams hoặc cho các cuộc họp ít trang trọng hơn, hãy tham gia mọi người bằng cách sử dụng chat nhóm Microsoft Teams và chia sẻ màn hình nền hoặc màn hình thứ hai của bạn.

Nếu bạn muốn cộng tác theo cách đặc biệt hơn, bạn có thể sử dụng OneNote để ghi chú cùng nhau trong một sổ ghi chép duy nhất. Nếu sổ ghi chép không phải là sổ ghi chép chia sẻ, hãy gửi ghi chú trong một thư sau khi họp.

Nếu bạn đang ghi chú hoặc ghi chép phút cho cuộc họp, bạn cũng có thể dùng OneNote để chèn chi tiết cuộc họp từ Outlook vào ghi chú của bạn. Sau khi họp, bạn có thể gửi ghi chú của mình đến người dự dưới dạng thư.

Cách kết thúc cuộc họp định kỳ

Khi một chuỗi cuộc họp đã tiến hành theo kế hoạch, thì thay vì hủy cuộc họp, vốn sẽ loại bỏ tất cả phiên bản lịch sử của cuộc họp, hãy thay đổi kiểu lặp lại để kết thúc vào buổi họp cuối cùng. Để thực hiện điều này, hãy chọn nút Lặp lại và thay đổi ngày kết thúc.

Thời điểm và cách chia sẻ lịch của bạn

Bạn có thể không cần chia sẻ lịch của mình, vì mọi người trong tổ chức của bạn đều có thể thấy thời điểm bạn rỗi hoặc bận nhưng không nhất thiết phải xem nội dung hoặc chủ đề của các cuộc họp và cuộc hẹn. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng chia sẻ lịch của mình với nhóm của bạn nếu bạn muốn họ có thể xem tất cả các cuộc họp và cuộc hẹn của bạn.

Bạn có thể muốn người khác quản lý lịch của mình thay cho bạn, chẳng hạn như trợ lý mà có thể chấp nhận hoặc từ chối cuộc họp cho bạn. Trong trường hợp đó, bạn có thể ủy nhiệm lịch của mình. Nếu bạn ủy nhiệm lịch của mình, hãy chọn chỉ một người: Đừng biến mọi người thành đại diện của lịch của bạn. Việc có nhiều hơn một đại diện có thể gây ra lỗi trong lịch của bạn.

Tạo lịch SharePoint cho các hoạt động nhóm mà mọi người có quyền truy nhập, thay vì chia sẻ lịch của bạn. Chẳng hạn, hãy tạo lịch trên site SharePoint để theo dõi lịch nghỉ phép của nhóm.

Gửi lịch của bạn qua thư khi bạn thiết lập cuộc họp với những người không thể xem thông tin rỗi/bận của bạn, chẳng hạn như những người bên ngoài công ty bạn.

Đầu Trang

Khi nào nên sử dụng Outlook hệ trong môi trường công ty

Ngay cả khi bạn làm việc cho một công ty có danh sách Địa chỉ Toàn cầu, sẽ có những lúc bạn muốn giữ liên hệ trong Outlook. Tạo liên hệ cho:

• Người bên ngoài công ty bạn.

• Người mà bạn muốn ghi nhớ điều gì đó hoặc thêm thông tin vào liên hệ của họ, chẳng hạn như sinh nhật của họ.

• Người mà bạn muốn đồng bộ với điện thoại di động của mình, nhất là nếu điện thoại của bạn không được kết nối với sổ địa chỉ công ty hoặc trong trường hợp bạn không có kết nối.

Khi nào nên tạo Nhóm Liên hệ trong Outlook

Tạo Nhóm Liên hệ (trước đây gọi là danh sách phân phối cá nhân) trong Outlook khi bạn muốn dễ dàng gửi thư đến một nhóm người bên ngoài công ty của bạn. Đối với tất cả các nhóm bên trong công ty bạn, hãy tạo một Nhóm Liên hệ công cộng (hỏi người quản trị CNTT của bạn về cách làm điều này).

Đầu Trang

Bước Nhanh là gì?

Bước Nhanh cung cấp cho bạn khả năng thực hiện nhiều hành động chỉ với một lần bấm. Chúng là một công cụ hữu ích để giúp bạn giữ một hộp thư đến sạch sẽ và nói chung sẽ hiệu quả hơn trong việc sử dụng Outlook. Bất cứ khi nào bạn thấy mình liên tục thực hiện các bước tương tự Outlook, hãy thử tạo Một Bước Nhanh.

Tại sao hiển thị Ngăn Đọc ở bên phải thay vì ở cuối (hoặc tắt đi)?

Việc đọc cột văn bản hẹp dài sẽ dễ hơn đọc phần văn bản ngắn và rộng. Điều này là do việc di chuyển mắt của bạn xuống dưới dễ dàng hơn từ trái sang phải qua khoảng cách dài, vốn có thể khiến bạn di chuyển đầu và cổ rồi dẫn đến mệt mỏi. Tốt hơn nên bật Ngăn Đọc, để bạn không cần phải mở từng thư để đọc nội dung thư.

Nên làm gì với các thư mục mà tôi không cần nữa?

Danh sách thư mục trong Ngăn Dẫn hướng nên dành cho các thư mục mà bạn thường dùng. Nếu nó chứa đầy các thư mục mà bạn thậm chí còn không nhận ra, hãy di chuyển tất cả thư vào thư mục tham khảo và xoá thư mục hiện có.

Làm thế nào để tôi có thể chuyển tất cả thư chỉ gửi cho tôi thành màu lam?

1. Trên tab Dạng xem , trong nhóm Dạng xem Hiện tại , chọn Cài đặt Dạng xem.

   

2. Trong hộp thoại Thiết đặt Dạng xem Nâng cao, chọn Định dạng có Điều kiện.

   

3. Trong hộp thoại Định dạng có Điều kiện, chọn Thêm.

4. Trong hộp Tên , nhập Tôi, rồi chọn Phông chữ.

5. Trong hộp thoại Phông chữ, bên dưới Màu, chọn Lam, rồi chọn OK.

6. Trong hộp thoại Định dạng có Điều kiện, chọn Điều kiện.

7. Trong hộp thoại Bộ lọc, chọn hộp kiểm Vị trí của tôi bên cạnh Người duy nhất trên dòng Tới, rồi chọn OK trên mỗi hộp thoại đang mở.

   Lưu ý: Bạn có thể sử dụng menu thả xuống để thay đổi điều kiện Tôi đang ở đâu.

Khi nào thì tôi nên sử dụng dạng xem hội thoại?

Dạng xem hội thoại sẽ hữu ích khi:

• Bạn kiểm tra thư của mình ít thường xuyên hơn và do đó có nhiều thư hơn để xem mỗi lần.

• Bạn có nhiều chuỗi thư vốn có rất nhiều thảo luận tới lui.

• Bạn cần biết ngữ cảnh xem ai đã trả lời cho ai.

• Bạn nhận được rất nhiều thư.

Bằng cách xem thư của bạn trong dạng xem hội thoại, bạn có thể dễ dàng xem các cuộc hội thoại nào có thảo luận tới lui nhiều nhất. Trong trường hợp này, bạn có thể muốn đọc và trả lời chỉ cho thư cuối cùng trong hội thoại. Bạn cũng có thể chọn toàn bộ hội thoại và thao tác trên đó. Chẳng hạn, có thể có một chuỗi thư rất dài mà trong đó thư cuối cùng chỉ đơn giản cho biết "Xin cảm ơn, điều đó đã giải đáp câu hỏi của tôi", vì vậy bạn có thể xóa toàn bộ hội thoại.

Bạn cũng có thể xem thư từ các thư mục khác khi bạn ở trong dạng xem hội thoại, điều này rất hữu ích khi bạn nhận được thư mới trên hội thoại rất dài — bạn có thể xem toàn bộ lịch sử, bao gồm thư trả lời của bạn.

Tôi có nên lưu giữ thư cá nhân và công việc cùng nhau không?

Giảm số lượng vị trí đọc thư không có nghĩa là bạn nên trộn lẫn thư công việc và thư cá nhân. Cách thực hành tốt nhất là nên sử dụng các tài khoản thư riêng biệt cho thông tin liên lạc công việc và cá nhân. Tuy nhiên, bạn nên giảm số lượng địa chỉ email mà bạn phải xử lý. May mắn là với Outlook, bạn có thể xem nhiều tài khoản cùng một lúc. Ngoài tài khoản email cơ quan (Exchange Server), bạn có thể thêm các tài khoản khác như Outlook.com hoặc Gmail vào cùng một hồ sơ trong Outlook.

Trạng thái đã đọc và chưa đọc giúp ích gì cho tôi?

Trạng thái đã đọc và chưa đọc Outlook trợ giúp bằng cách hiển thị nhanh cho bạn thư nào đã được đọc ít nhất một lần và thư nào chưa đọc. Tuy nhiên, trạng thái đã đọc và chưa đọc thư có thể dễ dàng được kích hoạt bằng cách bấm xung quanh thư, vì vậy đây không phải là bản ghi hoàn hảo — mà chỉ là một công cụ.

Để nhanh chóng đánh dấu thư là đã đọc, hãy nhấn lối tắt bàn phím Ctrl+Q. Để đánh dấu là chưa đọc, hãy nhấn Ctrl+U.

Tại sao trạng thái đã đọc/chưa đọc vẫn không đủ?

Một số người tìm cách sử dụng trạng thái đã đọc và chưa đọc để chỉ báo liệu thư là thư mới hay là mục tham khảo. Nhưng trạng thái chưa đọc là không đáng tin cậy, vì ngay khi thư bị mất tiêu điểm (khi bạn chọn một thư khác), thư sẽ tự động được đánh dấu là đã đọc và các thiết bị khác (ví dụ như điện thoại) đánh dấu thư là đã đọc. Đương nhiên thư sẽ được đọc lại và bạn lại phải nhức đầu khi tìm hiểu xem mình cần làm gì. Việc sử dụng trạng thái chưa đọc/đã đọc như "ranh giới" giữa các mục "nhiệm vụ" trong Hộp thư đến của bạn và các mục chưa xử lý thường sẽ bị gián đoạn khi bạn nhận được nhiều thư, mà bạn sẽ không bao giờ đọc một số thư trong đó vì chỉ cần xem chủ đề thì bạn đã biết là mình không cần đọc chúng. Một kế hoạch Hộp thư đến hiệu quả hơn là xem qua các thư của bạn và quyết định nên làm gì với từng thư. Sau đó, thư nên rời khỏi Hộp thư đến của bạn — thay vì giữ nguyên trạng thái "chưa đọc".

Tại sao tôi nên lưu trữ thư của mình?

Cách thực hành tốt nhất là nên có một kho lưu trữ trung tâm cho các thư của bạn, để bạn có thể tham khảo thư sau khi đã "xử lý" chúng. Khi có một số lượng thư mục hạn chế để tìm (1-Tham khảo và 2-Cá nhân), bạn không cần phải lo lắng về việc lưu trữ thư nhầm hoặc cần sao chép thư vào nhiều thư mục nếu nó áp dụng cho nhiều chủ đề hoặc dự án.

Điều đó không có nghĩa là không cần duyệt qua các thư trên một chủ đề hoặc dự án cụ thể. Outlook cấp các công cụ tốt hơn — chẳng hạn như danh mục và thư mục tìm kiếm — để bạn có thể tìm kiếm hiệu quả.

Tại sao tôi chỉ nên có một thư mục tham khảo?

Khi có một thư mục duy nhất, bạn không cần phải nghĩ về việc thư mục nào chứa thư nào và bạn biết rằng mọi thứ trong thư mục này là thứ bạn đã xem trước đây và muốn giữ lại.

Việc có nhiều thư mục nghĩa là mỗi lần bạn lưu trữ thư, bạn buộc phải quyết định xem nên dùng thư mục nào. Điều này sẽ trở nên phức tạp hơn nếu có nhiều thư mục thích hợp cho mỗi thư. Vì nhiều thư mục không được sử dụng khi có nhiều lựa chọn, điều này sẽ gây ra sự lộn xộn.

Mặc dù có vẻ như việc để tất cả thư trong Hộp thư đến của bạn có vẻ như là một vấn đề lớn, nhưng bạn sẽ phải trả một khoản phí ẩn mỗi khi nhìn vào một thông điệp và tự hỏi: "Đây là điều tôi phải xử lý hay đây chỉ để tham khảo?" Bạn cũng có thể yên tâm khi chỉ có một Hộp thư đến chứa đầy những điều mới. Hộp thư đến của bạn là nơi những người khác có thể thao tác; những gì bạn đặt trong thư mục tham khảo của bạn hoàn toàn tùy theo bạn.

Tại sao tôi cần có các thư mục khác nhau cho các Nhóm Liên hệ?

• mức lưu trữ    khác nhau Bạn nên có các thư mục khác nhau cho các Nhóm Liên hệ khác nhau dựa trên chủ đề và tần suất Tự Lưu trữ. Chẳng hạn, nếu bạn đang ở trong Nhóm Liên hệ đi chung xe, thì thư trong thư mục Đi chung xe nên bị xóa hàng ngày. Nhóm Liên hệ đề cập đến chủ đề liên quan đến công việc nên được lưu trữ ít thường xuyên hơn, chẳng hạn như hàng năm.

• Nhóm hội thoại hiệu quả    Khi bạn có các thư mục riêng cho các Nhóm Liên hệ theo chủ đề, bạn có thể thấy toàn bộ các cuộc hội thoại được nhóm lại với nhau. Nên cần, bạn có thể tìm kiếm trong một thư mục hiệu quả hơn.

Tại sao tôi cần có các thư mục riêng biệt cho Nhóm Liên hệ và RSS?

Các thư được gửi tới danh sách phân phối lớn và nguồn cấp RSS có thể dễ dàng làm ngập Hộp thư đến của bạn. Hãy xem các dòng thông tin này với mức độ như một tờ báo lớn — có thể có một bài viết hữu ích hoặc thú vị, nhưng việc đọc toàn bộ tờ báo sẽ tốn thời gian đáng kể. Cho phép quy tắc giúp bạn đọc những điều thú vị và phù hợp nhất với bạn.

Nhóm Liên hệ nào nên đi vào thư mục thay vì Hộp thư đến của tôi?

Những ứng viên tốt cho quy tắc danh sách phân phối và thư mục là các danh sách phân phối:

• Nhận rất nhiều thư.

• Được chuyển hướng đến nhiều người.

Các thư ở cấp công ty chứa tin tức quan trọng (ví dụ như từ Tổng Giám đốc) và thư đến từ bộ phận CNTT về thời gian ngừng hoạt động máy chủ không nên đi vào thư mục. Các thư gửi đến một Nhóm Liên hệ mà chỉ thỉnh thoảng chứa nội dung hữu ích hoặc thú vị, bất kể tần suất, nên có một quy tắc và một thư mục.

Làm thế nào để tôi thiết lập quy tắc cho RSS?

Nếu bạn đăng ký một số Nguồn cấp RSS, hãy xem chúng như một danh sách phân phối khác. Di chuyển các mục RSS thú vị (dựa trên từ khóa) vào Hộp thư đến; nếu không, hãy cho phép chúng được tự động lưu trữ vào thư mục RSS.

Nếu tôi có chính sách duy trì hoặc Lưu trữ Trực tuyến Exchange Server thì sao?

Sử dụng giải pháp của tổ chức bạn thay cho Tự Lưu trữ và như thường lệ, hãy tuân thủ chính sách công ty của bạn. Nếu chính sách công ty của bạn yêu cầu bạn có nhiều thư mục cho mỗi loại mục, hãy tuân thủ chính sách đó.

Tại sao tôi nên dùng quy tắc?

Khi thời gian trôi qua, bạn có thể nhận ngày càng nhiều thư. Bạn không thể đọc mọi thư mình nhận được — và cũng không nên cố gắng đọc. Thay vào đó, chỉ cần đọc những thư mà bạn rất cần đọc. Quy tắc sẽ giúp bạn ưu tiên những thư quan trọng và giảm thiểu sự xao nhãng.

Cờ đặt những ngày nào

Tôi nên làm gì với các nhiệm vụ và thư được gắn cờ từ nhiều năm trước trong Thanh Việc Cần Làm của mình?

Nếu bạn không thường xuyên sử dụng nhiệm vụ hoặc cờ cho bất kỳ mục đích nào, hãy chọn tất cả các mục, bấm chuột phải rồi chọn Xoá. Hành động này sẽ xoá nhiệm vụ cũ và loại bỏ cờ khỏi thư và liên hệ được gắn cờ mà không xoá mục.

Tôi nên làm gì với các thể loại không dùng tới?

Xoá tất cả các thể loại mà bạn không có dự định dùng. Cùng một bộ thể loại áp dụng cho tất cả các mục, vì vậy nếu bạn sử dụng một thể loại cho liên hệ, hãy giữ nó.

Cách tốt nhất để chọn màu là gì?

Khi tạo thể loại màu, hãy cân nhắc kỹ về lựa chọn màu của bạn. Chẳng hạn, đừng chọn màu giống nhau cho @điện thoại và @email, nhưng hãy chọn các màu tương tự nhau (các sắc thái màu lục chẳng hạn) cho tất cả các thể loại 1:1 của bạn. Qua thời gian, bạn sẽ có thể xem danh sách nhiệm vụ của mình và chỉ cần nhìn màu để xác định xem nhiệm vụ hiện tại có thể thực hiện hay không. Chẳng hạn, nếu @Nhà có màu tím và bạn đang ở nơi làm việc, thì bạn không thể thực hiện bất kỳ nhiệm vụ màu tím nào.

Tại sao cần lên lịch thời gian cho chính mình?

Bằng cách lên lịch thời gian cho chính mình trên lịch của bạn, thông tin rỗi/bận của bạn sẽ được cập nhật và mọi người sẽ ít có khả năng lên lịch cho bạn trong thời gian đó. Nếu bạn có lịch bận rộn, thì đây có thể là cách duy nhất để bạn có thể dành thời gian thực hiện công việc.

Nó cũng giúp bạn cam kết thực hiện công việc — nếu bạn đưa một việc vào lịch thì bạn nên cam kết thực hiện việc đó vào lúc đó. Nếu ai đó lên lịch trùng với thời gian làm việc của bạn, hãy đảm bảo lên lịch lại cho thời gian của bạn. Đừng tự lừa mình!

Làm thế nào để tôi xử lý 10.000 thư trong Hộp thư đến của mình?

Nếu bạn có hơn 20 mục trong Hộp thư đến của mình, hãy xử lý thư trong tuần trước rồi chọn các thư còn lại và di chuyển chúng vào thư mục 1-Tham khảo của bạn. Vâng, bạn có thể làm điều này, và cảm giác đó rất tuyệt.

Tại sao tôi nhận được quá nhiều thư?

Nếu bạn cảm thấy choáng ngộp vì thư, thì có thể bạn đang nhận được nhiều hơn mức bạn có thể xử lý và có thể bạn cần phải thiết lập quy tắc nghiêm ngặt hơn. Thử phân tích nguồn của thư bằng cách sắp xếp thư theo Từ rồi thu gọn tất cả tiêu đề. Có phải bạn đang đọc Nhóm Liên hệ mà bạn không cần phải đọc? Nếu vậy, hãy tạo quy tắc. Nếu bạn thay đổi dạng xem của mình, hãy nhớ đổi lại!

Tôi có 10 phút: Tôi nên đọc cái nào trước trong Hộp thư đến của mình?

Nếu bạn có ít thời gian, chẳng hạn như giữa các cuộc họp, bạn có thể đọc thư màu lam — thư gửi trực tiếp đến bạn. Thường thì những thư này đang chờ bạn hành động bước tiếp theo và là thư quan trọng nhất.

Tôi nên đọc thư với tần suất như thế nào?

Đối với nhiều người trong chúng ta, việc đọc thư gần như là hành vi nghiện. Hãy dành 20 phút vào buổi sáng để xem qua thư của bạn, rồi chuyển sự chú ý sang việc thực hiện đánh giá danh sách nhiệm vụ hàng ngày. Sau đó hãy tiếp tục ngày của bạn! Việc giới hạn thời gian dành để đọc thư chỉ một lần vào buổi sáng và một lần vào cuối ngày có thể cải thiện năng suất của bạn đáng kể. Hãy thử làm trong cả tuần và tự cảm nhận.

Làm thế nào để tôi có thể quản lý các nhiệm vụ phức tạp?

Một số tác vụ cần có thêm không gian để lập kế hoạch. Đối với các nhiệm vụ này, hãy dùng OneNote. Chẳng hạn, nếu bạn đang lập kế hoạch dự án gồm nhiều bước, nhiệm vụ lồng nhau v.v. thì OneNote là công cụ thích hợp hơn.

Nếu bạn chỉ muốn ghi nhớ một số nhiệm vụ liên quan, hãy liệt kê trong phần nội dung của nhiệm vụ. Nếu có các thư liên quan, hãy kéo chúng vào nhiệm vụ.

Tôi có nên lưu giữ nhiệm vụ cá nhân và công việc cùng nhau không?

Nếu có thể, hãy lưu giữ nhiệm vụ cá nhân và công việc ở cùng một chỗ. Việc lưu giữ một danh sách sẽ giảm số lượng vị trí mà bạn cần tìm những điều cần phải thực hiện. Ngay cả khi bạn đã có chỉ một danh sách, hãy dùng các thể loại để phân loại nhiệm vụ cá nhân khỏi nhiệm vụ công việc và quản lý danh sách của bạn một cách hiệu quả. Nhiệm vụ cá nhân của bạn sẽ được lưu trữ trên Exchange Server của công ty bạn và có thể hiển thị cho bộ phận CNTT, vì vậy hãy chỉ đặt nhiệm vụ cá nhân thích hợp trong danh sách của bạn.

Có gì không ổn nếu lưu giữ nhiệm vụ trong đầu?

Giữ nhiệm vụ trong đầu của bạn không hoạt động. Nó giải phóng để phụ thuộc vào Outlook não của bạn vượt quá để theo dõi các nhiệm vụ của bạn. Bạn có thể ngừng tiêu tốn sức mạnh não bộ nhắc nhở mình về các nhiệm vụ của bạn ("Được rồi, hãy nhớ gửi cho John một thông điệp về các mẫu, gửi cho John một thông điệp về các mẫu...") và tập trung vào hoạt động trong tay.

Tại sao nên lưu giữ nhiệm vụ của tôi Outlook ?

Tại sao danh sách nhiệm vụ trong Outlook hoạt động tốt hơn danh sách giấy:

• Danh sách giấy không thể tự động cập nhật.

• Danh sách giấy không thể sắp xếp lại dễ dàng.

• Bạn có thể sử dụng Outlook trên web để xem danh sách nhiệm vụ của mình từ bất kỳ đâu.

• Outlook hợp với thiết bị OneNote và Microsoft SharePoint Server thiết bị di động của bạn.

• Danh sách giấy có thể dễ bị mất.

Nâng cao: Làm thế nào để tôi tạo Thư mục Tìm kiếm cho thông điệp email?

Bạn có thể có thể dễ dàng truy nhập vào một tập hợp thư trên một chủ đề cụ thể cho một cuộc họp. Tạo một thể loại cho cuộc họp của bạn, rồi tạo một Thư mục Tìm kiếm với tiêu chí sau đây: <tên> thể loại và chưa hoàn thành và từ một khoảng thời gian nhất định. Khi bạn nhận được thư trên chủ đề đó, hãy đánh dấu chúng bằng thể loại. Khi bạn họp, hãy đánh dấu hoàn thành vào các thư mà bạn đã thảo luận.

Đầu Trang

Sách và tài nguyên khác

• Hệ thống Getting Things Done (GTD), sẵn có từ David Allen & Company

• Kiểm soát Ngày làm việc Toàn diện bằng Microsoft Outlook của Michael Linenberger

• Lifehacker Các mẹo và bản tải xuống giúp hoàn thành công việc

• Cách Bill Gates Làm việc, tạp chí Fortune 500 trên CNNMoney.com

Đầu Trang