Tạo một thư mục tên, địa chỉ và các thông tin khác

1. Đi tới Hộp thư > Chọn Người nhận.

2. Chọn nguồn dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

3. Chọn Tệp > Lưu.

Nếu bạn cần chỉnh sửa danh sách gửi thư của mình, hãy xem mục Phối thư: Chỉnh sửa người nhận.

Tại thời điểm này, không bao gồm văn bản mà bạn chỉ muốn in một lần trong tài liệu thư mục kết quả.

1. Nhập văn bản bạn muốn lặp lại cho từng mục trong thư mục, chẳng hạn như Tên: hoặc Địa chỉ: nhãn cho các bản ghi riêng lẻ.

2. Bấm hoặc nhấn vào vị trí trong tài liệu bạn muốn đặt trường phối, rồi chèn trường phối. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Trường phối thư

   Mẹo: 

   • Để tạo bảng có một nhãn hoặc hàng đầu đề, hãy tạo tiêu đề tài liệu. Đặt hàng nhãn của bảng bên trong tiêu đề. Sau đó, đặt các trường phối vào nội dung tài liệu.

   • 

   • Cách này hiệu quả với các thư mục dài trải dài trên nhiều trang, vì nó tạo đầu trang cho mỗi trang.

   Bạn không thể nhập các ký tự trường phối (« ») theo cách thủ công. Bạn phải sử dụng ngăn tác vụ Phối Thư.

   

   Nếu các trường phối xuất hiện bên trong dấu ngoặc nhọn, chẳng hạn như { MERGEFIELD City }, Word sẽ hiển thị mã trường thay vì kết quả trường. Điều này không ảnh hưởng đến phối thư nhưng rất khó để định dạng. Bấm chuột phải vào mã trường, rồi chọn Bật/tắt Mã Trường trên menu lối tắt.

   

   Nếu bất kỳ phần nào trong địa chỉ của bạn bị thiếu, hãy xem phối thư: Khớp trường để khắc phục.

3. Lặp lại bước 2 nếu cần.

4. Sau khi bạn đã hoàn tất tài liệu chính và chèn tất cả các trường phối, hãy đi đến Mục > Lưu Như.

1. Đi đến Gửi thư >Xem trước Kết quả.

2. Sử dụng các nút Quay lại và Chuyển tiếp để cuộn mặc dù dữ liệu của bạn hoặc sử dụng tính năng Tìm người nhận để tìm kiếm các bản ghi cụ thể

3. Nếu bạn cần sửa, hãy chọn Xem trước Kết quả để trở về dạng xem trường phối.

1. Chọn Gửi thư > kết & Phối, rồi chọn Chỉnh sửa Tài liệu Riêng lẻ. Bạn sẽ thấy 2 tùy chọn khác nhưng bạn không thể sử dụng chúng với thư mục.

2. Chọn một trong các tùy chọn sau:

   • Để phối tất cả các bản ghi, chọn Tất cả.

   • Để chỉ phối bản ghi mà bạn thấy trong cửa sổ tài liệu, hãy chọn Bản ghi hiện tại.

   • Để phối một phạm vi bản ghi, hãy nhập số bản ghi vào hộp Từvà Tới.

   Chọn OK.

3. Trong tài liệu mới, thêm văn bản bạn chỉ muốn in một lần, chẳng hạn như đầu trang, chân trang, đầu đề cột hoặc bất kỳ văn bản nào khác.

4. Lưu hoặc in thư mục giống như mọi tài liệu thông thường khác.