Tạo và chia sẻ Bảng điều khiển với Excel và Microsoft Groups

Bảng điều khiển là bản trình bày trực quan về các số liệu chính cho phép bạn nhanh chóng xem và phân tích dữ liệu của mình ở một nơi. Bảng điều khiển không chỉ cung cấp các dạng xem dữ liệu hợp nhất mà còn cung cấp cơ hội nghiệp vụ thông minh tự phục vụ, nơi người dùng có thể lọc dữ liệu để chỉ hiển thị những gì quan trọng với chúng. Trước đây, báo cáo Excel thường yêu cầu bạn tạo nhiều báo cáo cho những người hoặc phòng ban khác nhau tùy theo nhu cầu của họ.

Ví dụ về Bảng điều khiển Excel với Slicer và Timline

Tổng quan

Trong chủ đề này, chúng ta sẽ thảo luận về cách sử dụng nhiều PivotTable, PivotChart và công cụ PivotTable để tạo bảng điều khiển động. Sau đó, chúng tôi sẽ cung cấp cho người dùng khả năng lọc nhanh dữ liệu theo cách họ muốn với Slicer và Đường thời gian, điều này cho phép PivotTable và biểu đồ của bạn tự động bung rộng và ký hợp đồng để chỉ hiển thị thông tin mà người dùng muốn xem. Ngoài ra, bạn có thể nhanh chóng làm mới bảng điều khiển khi thêm hoặc cập nhật dữ liệu. Điều này làm cho nó rất tiện dụng vì bạn chỉ cần tạo báo cáo bảng điều khiển một lần.

Ví dụ: chúng ta sẽ tạo bốn PivotTable và biểu đồ từ một nguồn dữ liệu duy nhất.

Sau khi tạo bảng điều khiển, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chia sẻ bảng điều khiển với mọi người bằng cách tạo Nhóm Microsoft. Chúng tôi cũng có một sổ làm việc Excel tương tác mà bạn có thể tự tải xuống và làm theo các bước này.

Tải xuống sổ làm việc hướng dẫn bảng điều khiển Excel.

Lấy dữ liệu của bạn

Bạn có thể sao chép và dán dữ liệu trực tiếp vào Excel hoặc bạn có thể thiết lập truy vấn từ nguồn dữ liệu. Đối với chủ đề này, chúng tôi đã sử dụng truy vấn Phân tích Doanh số từ mẫu Northwind Traders cho Microsoft Access. Nếu bạn muốn sử dụng access, bạn có thể mở Access, rồi đi đến Tệp >Mới> Tìm kiếmvà trong Tìm kiếm, nhập "Northwind" và tạo cơ sở dữ liệu mẫu. Sau khi thực hiện điều đó, bạn sẽ có thể truy nhập bất kỳ truy vấn nào có trong mẫu. Chúng tôi đã đưa dữ liệu này vào sổ làm việc Excel cho bạn, vì vậy không cần phải lo lắng nếu bạn không có Access.
Xác minh rằng dữ liệu của bạn được cấu trúc đúng cách mà không bị thiếu hàng hoặc cột. Mỗi hàng phải đại diện cho một bản ghi hoặc mục riêng lẻ. Để được trợ giúp thiết lập truy vấn hoặc nếu dữ liệu của bạn cần được thao tác, hãy xem mục Nhận & chuyển đổi trong Excel.
Nếu chưa có, hãy định dạng dữ liệu của bạn dưới dạng Bảng Excel. Khi bạn nhập từ Access, dữ liệu sẽ tự động được nhập vào bảng.

Tạo PivotTable

Chọn ô bất kỳ trong phạm vi dữ liệu của bạn, rồi đi > PivotTable >Tính Mới. Hãy xem Tạo PivotTable để phân tích dữ liệu trang tính để biết thêm chi tiết.
Thêm các trường PivotTable bạn muốn, sau đó định dạng như mong muốn. PivotTable này sẽ là cơ sở cho những người khác, vì vậy bạn nên dành thời gian thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào cho kiểu, bố trí báo cáo và định dạng chung ngay, vì vậy bạn không phải thực hiện nhiều lần. Để biết thêm chi tiết, hãy xem : Thiết kế bố trí và định dạng của PivotTable.

Trong trường hợp này, chúng tôi đã tạo tóm tắt mức cao nhất về doanh số theo danh mục sản phẩm và sắp xếp theo trường Doanh số theo thứ tự giảm dần.

Hãy xem Sắp xếp dữ liệu trong PivotTable hoặc PivotChart để biết thêm chi tiết.
Sau khi bạn đã tạo PivotTable chính của mình, hãy chọn PivotTable đó, rồi sao chép và dán PivotTable bao nhiêu lần nếu cần cho vùng trống trong trang tính. Ví dụ: các PivotTable này có thể thay đổi hàng nhưng không phải cột để chúng ta đặt chúng trên cùng một hàng với một cột trống ở giữa mỗi hàng. Tuy nhiên, bạn có thể thấy rằng mình cần đặt PivotTable bên dưới nhau nếu chúng có thể bung rộng cột.

Quan trọng: PivotTable không thể chồng lấp lên nhau, vì vậy hãy đảm bảo rằng thiết kế của bạn sẽ cho phép đủ không gian giữa chúng để cho phép chúng bung rộng và ký kết khi các giá trị được lọc, thêm hoặc loại bỏ.

Tại thời điểm này, bạn có thể muốn đặt tên có ý nghĩa cho PivotTable của mình để bạn biết chúng làm gì. Nếu không, Excel sẽ đặt tên cho chúng là PivotTable1, PivotTable2, v.v. Bạn có thể chọn từng tùy chọn, rồi đi đến Phân tích PivotTable > PivotTable, rồi nhập tên mới vào hộp Tên PivotTable . Điều này sẽ rất quan trọng khi đến lúc kết nối PivotTable của bạn với các điều khiển Slicer và Đường thời gian.

Tạo PivotChart

Bấm vào vị trí bất kỳ trong PivotTable đầu tiên và đến Phân tích PivotTable > công > PivotChart, rồi chọn một loại biểu đồ. Chúng tôi đã chọn biểuđồ Kết hợp có Doanh số dưới dạng biểu đồ Cột liên cụm và % Tổng dưới dạng Biểu đồ đường được vẽ trên Trục Phụ.
Chọn biểu đồ, sau đó định dạng và định dạng theo ý muốn từ các tab Phân tích, Thiết kế và Định dạng của PivotChart. Để biết thêm chi tiết, hãy xem chuỗi của chúng tôi về Định dạng biểu đồ.
Lặp lại cho từng PivotTable còn lại.
Bây giờ cũng là lúc để đổi tên PivotChart của bạn. Đi tới Phân tích PivotChart > PivotChart, rồi nhập tên mới vào hộp Tên Biểu đồ.

Thêm Slicer và Đường thời gian

Slicer và Đường thời gian cho phép bạn nhanh chóng lọc PivotTable và PivotChart để bạn có thể chỉ thấy thông tin có ý nghĩa với mình.

Dạng xem bị cắt của Slicer và điều khiển Đường thời gian trong bảng điều khiển

Chọn PivotTable bất kỳ và đi đến Phân tích PivotTable > Lọc > Chèn Slicer, rồi chọn từng mục bạn muốn sử dụng cho slicer. Đối với bảng điều khiển này, chúng tôi đã chọn Danh mục, Tên Sản phẩm, Nhân viên và Tên Khách hàng. Khi bạn bấm OK, các slicer sẽ được thêm vào giữa màn hình, xếp chồng lên nhau, vì vậy bạn sẽ cần phải sắp xếp và đổi kích cỡ chúng nếu cần.
Tùy chọn Slicer: Nếu bạn bấm vào bất kỳ slicer nào, bạn có thể đi đến tab Slicer và chọn các tùy chọn khác nhau, chẳng hạn như Kiểu và số cột được hiển thị. Bạn có thể căn chỉnh nhiều slicer bằng cách chọn chúng bằng Ctrl+Bấm chuột trái, rồi sử dụng công cụ Căn chỉnh trên tab Công cụ Slicer.
Slicer Connections: Slicer sẽ chỉ được kết nối với PivotTable bạn đã sử dụng để tạo slicer, vì vậy bạn cần chọn từng Slicer, rồi đi đến Báo cáo Slicer > slicer > Connections và kiểm tra xem bạn muốn kết nối với từng PivotTable nào. Slicer và Đường thời gian có thể kiểm soát PivotTable trên bất kỳ trang tính nào, ngay cả khi trang tính bị ẩn.
Thêm Đường thời gian: Chọn PivotTable bất kỳ và đi đến Phân tích PivotTable > Lọc > Chèn Đường thời gian, rồi chọn từng mục bạn muốn sử dụng. Đối với bảng điều khiển này, chúng tôi đã chọn Ngày Đặt hàng.
Tùy chọn Đường thời gian: Bấm vào Đường thời gian và đi tới tab Đường thời gian và chọn các tùy chọn nhưKiểu, Tiêu đề và Chú thích. Chọn tùy chọn Báo Connections để nối kết đường thời gian với PivotTable mà bạn chọn.

Tìm hiểu thêm về các điều khiển slicer và Đường thời gian.

Bước tiếp theo

Bảng điều khiển của bạn hiện đã hoàn tất về mặt chức năng, nhưng có thể bạn vẫn cần phải sắp xếp bảng điều khiển theo cách bạn muốn và thực hiện các điều chỉnh cuối cùng. Ví dụ: bạn có thể muốn thêm tiêu đề báo cáo hoặc nền. Đối với bảng điều khiển, chúng tôi đã thêm các hình xung quanh PivotTable và tắt Đầu đề và Đường lưới từ tab Dạng xem.

Hãy đảm bảo kiểm tra từng slicer và đường thời gian của bạn để đảm bảo pivotTable và PivotChart hoạt động theo cách bạn muốn. Bạn có thể tìm thấy các tình huống mà trong đó một số lựa chọn gây ra sự cố nếu một PivotTable muốn điều chỉnh và chờm lấp lên một PivotTable khác mà pivotTable đó không thể thực hiện và sẽ hiển thị thông báo lỗi. Những vấn đề này cần được khắc phục trước khi bạn phân phối bảng điều khiển.

Sau khi thiết lập bảng điều khiển xong, bạn có thể bấm vào tab Chia sẻ bảng điều khiển ở đầu chủ đề này để tìm hiểu cách phân phối bảng điều khiển.