Quản lý dữ liệu bằng truy vấn

Tạo truy vấn với nối ngoài

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video.

Hãy dùng thử!

Đôi khi trong truy vấn của mình, bạn muốn xem tất cả các bản ghi từ một bảng, cùng với các bản ghi khớp từ một bảng khác. Để thực hiện điều này, hãy tạo nối ngoài.

Nối trong chỉ hiển thị dữ liệu khi có ID khớp ở cả hai nguồn dữ liệu được kết nối. Ví dụ, nếu bạn muốn hiển thị các sản phẩm và số lượng đã bán, bạn tạo một nối trong giữa các bảng Sản phẩm và Chi tiết Đơn hàng. Khi bạn chạy truy vấn, chỉ những sản phẩm xuất hiện trong đơn hàng và do đó xuất hiện trong cả hai bảng, thì được trả về.

Ngược lại, nối ngoài trả về tất cả dữ liệu từ một nguồn dữ liệu và một số dữ liệu từ một bảng hoặc nguồn dữ liệu khác.

Ví dụ: nếu bạn muốn xem sản phẩm nào chưa bán, bạn tạo một truy vấn hiển thị ID Sản phẩm từ bảng Sản phẩm và mọi ID Đơn hàng khớp từ bảng Chi tiết Đơn hàng. Các sản phẩm không có bản ghi khớp trong bảng Chi tiết Đơn hàng trả về tên sản phẩm không có giá trị cho trường ID Đơn hàng.

Nối ngoài bên trái và nối ngoài bên phải

Trong nối ngoài, bảng hiển thị tất cả các bản ghi của nó được gọi là bảng cơ sở. Bảng chỉ hiển thị một số bản ghi (khớp) được gọi là bảng phụ.

Hộp thoại Thuộc tính Nối mô tả những gì bạn thấy với các kiểu nối khác nhau:

Ảnh chụp màn hình của ba bảng và Thuộc tính Kết hợp của chúng

Giả sử bạn đã tạo một truy vấn để hiển thị sản phẩm mà khách hàng của bạn đã mua. Các trường đầu ra của bạn là Tên Sản phẩm, ID Đơn hàng và Số lượng.

  1. Nối trong. Chỉ bao gồm các hàng (bản ghi) có trường liên kết từ cả hai bảng bằng nhau, ví dụ: chỉ có sản phẩm có đơn hàng gắn với chúng.

  2. Nối ngoài bên trái. Bao gồm tất cả các bản ghi từ bảng bên dưới Tên Bảng bên trái và chỉ những bản ghi từ bảng bên dưới Tên Bảng Bên phải trong đó có trường liên kết bằng nhau, ví dụ: tất cả các đơn hàng nhưng chỉ số lượng và ID Sản phẩm cho những đơn hàng có sản phẩm liên kết với chúng.

  3. Nối ngoài bên phải. Bao gồm tất cả các bản ghi từ bảng bên dưới Tên Bảng Bên phải và chỉ những bản ghi từ bảng bên dưới Tên Bảng Bên trái trong đó các trường đã nối bằng nhau, ví dụ: tất cả sản phẩm, ngay cả khi không có đơn hàng cho chúng, trong trường hợp này các giá trị trống xuất hiện trong các trường ID Đơn hàng và Số lượng.

Như bạn có thể biết từ những ví dụ này, điều quan trọng là cần biết bảng nào nằm ở bên trái và bảng nào ở bên phải, bảng nào nằm ở bên phải, mà thực ra có thể khác với cách sắp xếp bảng trong cửa sổ truy vấn. Để hiểu rõ bạn sẽ nhận được dữ liệu nào từ truy vấn của mình, hãy đọc cẩn thận văn bản trong hộp thoại Thuộc tính Kết hợp.

1. Thêm nguồn dữ liệu

  • Chọn Tạo thiết > kế truy vấn .

Thêm tất cả bảng và truy vấn bạn cần làm nguồn dữ liệu. (Đừng lo. Nếu bạn quên một nguồn dữ liệu, bạn vẫn có cơ hội thêm nhiều nguồn dữ liệu sau này.)

Nếu Access phát hiện hoặc suy ra chúng, Access có thể hiển thị mối quan hệ đối với các nguồn dữ liệu.

2. Thêm kết nối

  • Nếu bạn không thấy mối quan hệ giữa các nguồn, hãy thêm một kết nối. Kéo từ trường bạn muốn trong một nguồn dữ liệu sang trường tương ứng trong một nguồn dữ liệu khác. Bảng bạn kéo từ là bảng sẽ xuất hiện ở bên trái trong hộp thoại Thuộc tính Kết hợp. Theo mặc định, Access sẽ tạo một nối trong. Nếu bạn cần nối ngoài, hãy thay đổi loại nối.

    ảnh chụp màn hình của nối giữa hai bảng

3. Thay đổi kết nối

  1. Bấm đúp vào đường biểu diễn đường nối mà bạn muốn thay đổi.

  2. Trong hộp thoại Thuộc tính Kết hợp, để tạo kết nối ngoài, hãy chọn tùy chọn thứ hai hoặc thứ ba. Sau đó, chọn OK.

    Hãy nhớ chú ý đến bảng nào là bảng cơ sở—bảng mà tất cả các bản ghi được hiển thị từ đó.

    Ảnh chụp màn hình Thuộc tính Nối tô sáng tên bảng bên trái

4. Hoàn tất truy vấn

Làm theo các bước thông thường để tạo truy vấn: thêm trường đầu ra, thêm tiêu chí bất kỳ và chạy hoặc lưu truy vấn của bạn. Để tìm hiểu cách thực hiện, hãy xem Tạo truy vấn cơ bản.

Bạn muốn xem thêm?

Tạo truy vấn cơ bản

Đào tạo về Excel

Đào tạo về Outlook

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

×