Trong Outlook cổ điển, bạn có tùy chọn để:
| Lưu trữ Lưu trữ | mục bằng bàn phím Tắt tính năng lưu trữ bằng phímbackspace | TìmLưu trữ folder | Online Lưu trữ | Lưu trữ so với Online Lưu trữ | FAQ
Lưu trữ mục trong Outlook cổ điển
Chọn một hoặc nhiều thư trong Hộp thư đến hoặc thư mục khác cần lưu trữ.
Trong nhóm Xóa, chọn Lưu trữ. Bạn cũng có thể sử dụng phím Backspace để lưu trữ ngay một hoặc nhiều thư đã chọn.
Mẹo
Đối với các tài khoản Microsoft 365, Exchange, Exchange Online và Outlook.com, thư mục Lưu trữ của bạn đã tồn tại, ngay cả khi bạn chưa bao giờ sử dụng tính năng này trước đây. Bạn sẽ tìm thấy thư mục này trong danh sách thư mục Outlook của mình. Nếu bạn không thấy thư mục và bạn đang sử dụng Outlook 2016 hoặc Outlook cho Microsoft 365, > hãy đi tới Cập nhật Tùy chọn Cậpnhật> Tài khoảnOffice>Ngay.
Thư của bạn sẽ được chuyển vào thư Lưu trữ mục. Nếu bạn lưu trữ nhầm một thư, đi đến thư mục Lưu trữ và di chuyển thư trở lại Hộp thư đến của mình.
Lưu ý
Nút Lưu trữ chỉ hiển thị trong Outlook 2016, Outlook 2019 và Outlook cho Microsoft 365. Các phiên bản Outlook cũ hơn không có Lưu trữ trên dải băng.
Lưu trữ thư bằng cách sử dụng bàn phím trong Outlook cổ điển
Bạn có thể lưu trữ một hoặc nhiều thư đã chọn bằng cách bấm vào phím Backspace. Nếu bạn bấm vào phím Delete, các thư sẽ chuyển đến thư mục Các mục đã xóa. Bạn không thể thay đổi hành vi của phím Backspace.
Lưu ý
Nếu bạn đang mở thư trong cửa sổ riêng chứ không phải trong ngăn Đọc, phím Backspace (xóa lùi) sẽ không có tác dụng lưu trữ thư. Bạn phải đóng thư, rồi xem thư trong ngăn Đọc để có thể sử dụng phím Backspace (xóa lùi) cho việc lưu trữ thư. Khi thư đang mở trong một cửa sổ mới, cách duy nhất để lưu trữ thư là sử dụng Lưu trữ trên dải băng.
Làm thế nào để tắt tính năng lưu trữ bằng phím Backspace Outlook cho Microsoft 365?
Để ngăn phím Backspace di chuyển các mục sang thư mục lưu trữ, bạn có thể thêm các mục đăng ký sau đây để tắt chức năng này.
Quan trọng
Làm theo các bước trong mục này một cách cẩn thận. Các sự cố nghiêm trọng có thể xảy ra nếu bạn sửa đổi sổ đăng ký không chính xác. Trước khi bạn sửa đổi, hãy sao lưu sổ đăng ký để khôi phục trong trường hợp xảy ra sự cố.
Đường dẫn đăng ký Chính sách Nhóm:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Name: DisableOneClickArchive
Loại: DWORD
Giá trị: 1
Đường dẫn đăng ký Công cụ Tùy chỉnh Office (OCT), HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
Name: DisableOneClickArchive
Loại: DWORD
Giá trị: 1
Lưu ý
Bản sửa lỗi này không áp dụng cho các phiên bản vĩnh viễn của Outlook.
Làm thế nào để tôi tìm thấy thư mục Lưu trữ?
Thư mục Lưu trữ của bạn nằm trong danh sách thư mục. Để hiển thị danh sách thư mục, hãy chọn Xem Ngăn>Thư mục Thông > thường.
Làm thế nào tôi tìm kiếm được thư mục Lưu trữ?
Theo mặc định, khi bạn tìm kiếm các mục Outlook bằng cách sử dụng tính năng Tìm kiếm ở đầu danh sách thư mục, Outlook cổ điển sẽ tìm kiếm toàn bộ hộp thư của bạn.
Nếu bạn muốn đặt phạm vi tìm kiếm chỉ cho thư mục Lưu trữ, trước tiên, chọn thư mục Lưu trữ trong danh sách thư mục. Hộp tìm kiếm của bạn lúc này sẽ chỉ tìm kiếm thư mục Lưu trữ.
Điều này khác biệt như thế nào với Lưu trữ trực tuyến?
Ứng Lưu trữ trực tuyến là một tính năng dành cho khách hàng doanh nghiệp của Microsoft 365, những người có hộp thư lớn thường gặp. Những khách hàng này có thể sử dụng Lưu trữ Trực tuyến để tránh việc xóa thư cũ. Tài khoản Trực tuyến của Lưu trữ hoạt động tương tự như tài khoản thứ hai trong Outlook với cấu trúc thư mục riêng. Do đó, các tìm kiếm được thực hiện từ Hộp thư đến sẽ không tích hợp tính năng này.
Nếu Lưu trữ Trực tuyến được kích hoạt, người quản trị và người dùng có thể thiết lập hộp thư của mình để tự động di chuyển các thư cũ sang Lưu trữ Trực tuyến qua việc sử dụng các Chính sách Lưu trữ.
Tôi nên sử dụng Lưu trữ và Lưu trữ trực tuyến khi nào?
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng tính Lưu trữ năng này để giữ cho Hộp thư đến không còn thư bạn đã trả lời hoặc thao tác trên đó. Hãy xem Lưu trữ giống như một thư mục tệp. Bạn có thể lưu trữ các mục trong thư mục Lưu trữ mà vẫn truy nhập các mục dễ dàng. Bạn cũng có thể xóa thư hoặc di chuyển chúng vào các thư mục cụ thể, nếu việc đó hợp với phong cách của bạn hơn.
Đối với những người dùng có hộp thư lớn trong tổ chức Office 365 Enterprise, chúng tôi khuyên người quản trị nên đặt Chính sách Lưu trữ giúp di chuyển các mục đến Lưu trữ Trực tuyến sau một năm hoặc ít hơn nếu người dùng đạt hạn mức hộp thư nhanh hơn. Điều này đảm bảo người dùng không phải xóa thư cũ để có chỗ cho thư mới. Bạn có thể di chuyển thư cũ hơn khoảng thời gian được chỉ định từ cả hai thư mục Hộp thư đến và thư mục Lưu trữ cục bộ.
Câu hỏi thường gặp về lưu trữ
Tôi có thể thay đổi vị trí các mục đã lưu trữ của mình không?
Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Microsoft 365, Exchange, Exchange Online hoặc Outlook.com, bạn không thể thay đổi vị trí để di chuyển các mục đã lưu trữ của mình. Thư Lưu trữ là một trong các thư mục hệ thống mặc định của Outlook cổ điển và không thể đổi tên, di chuyển hoặc xóa. Nếu bạn đang sử dụng tài khoản POP hoặc IMAP như Gmail, Yahoo hoặc iCloud, bạn có thể thay đổi vị trí của thư mục Lưu trữ >>> bằng cách chọn Bộ Công cụ Thiết đặt Hộp thư TệpLưu trữ mục.
Tại sao tính năng lưu trữ mới lại có tên tương tự với Lưu trữ trực tuyến?
Lưu trữ là một tính năng phổ biến đã sẵn dùng trong Outlook Mobile, Outlook Web App và Outlook.com và thậm chí cả các nhà cung cấp email khác như Gmail. Vì đây là tên đã được xác minh và cũng bởi vì Lưu trữ Trực tuyến là một tính năng hiện có nên chúng tôi quyết định giữ lại cả hai tên này.
Vậy còn tính năng Tự lưu trữ thì sao?
Tự Lưu trữ là một tính năng Outlook cũ hơn cho phép tự động di chuyển thư cũ sang tệp .pst. Điều này có nghĩa là thư sẽ được loại bỏ khỏi máy chủ và khó tìm hơn thông qua tìm kiếm. Nếu ổ đĩa cứng có chứa tệp AutoArchive.pst nhưng tệp không còn sử dụng được nữa thì các thư này bị mất. Lưu trữ trực tuyến là một phương pháp thay thế cấp độ doanh nghiệp cho Tự lưu trữ.
Bạn vẫn có thể sử dụng Tự lưu trữ nếu bạn không có tính năng Lưu trữ trực tuyến và nếu bộ phận CNTT bên bạn không vô hiệu hóa chức năng này. Để biết thêm thông tin về Tự Lưu trữ trong Outlook 2016, hãy xem mục Lưu trữ các mục cũ hơn theo cách thủ công trong Outlook for Windows cổ điển.
Tôi là người quản Office 365 Enterprise của tôi. Liệu tôi có thể vô hiệu hóa tính năng Lưu trữ bằng cách sử dụng Chính sách Nhóm không?
Lưu trữ dụng rộng rãi trên Outlook for Windows, Outlook Mobile, Outlook trên web và Outlook.com. Bạn không Lưu trữ thể tắt tính năng này bằng cách sử dụng chính sách nhóm.
Bài viết liên quan
Lưu trữ mục cũ hơn theo cách thủ công trong Outlook for Windows
Tạo một thư mục con
thanh công cụ.