Quản lý thư email bằng cách sử dụng các quy tắc trong Outlook

Áp dụng cho
Outlook cho Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook.com Outlook mới cho Windows Outlook Web App

Sử dụng quy tắc để tự động thực hiện các hành động cụ thể cho email được gửi vào hộp thư đến của bạn. Ví dụ: bạn có thể tạo các quy tắc sẽ thay đổi mức quan trọng của thư khi thư đến, tự động di chuyển thư vào các thư mục khác hoặc xóa thư dựa trên các tiêu chí nhất định.

Chọn tùy chọn tab bên dưới cho phiên bản Outlook bạn đang sử dụng. Tôi có phiên bản Outlook nào?

Lưu ý

  • Nếu các bước bên dưới tab Outlook mới này không hoạt động, bạn có thể hiện chưa sử dụng Outlook mới cho Windows. Chọn tab Outlook cổ điển và làm theo các bước đó thay vào đó.
  • Hiện tại, Outlook mới không hỗ trợ các quy tắc để quản lý tài khoản bên thứ ba như Gmail, Yahoo và iCloud. Để thiết lập quy tắc cho các tài khoản này, vui lòng cấu hình chúng thông qua các nhà cung cấp dịch vụ email tương ứng.

Trong Outlook mới, bạn có tùy chọn để:

Tạo quy tắc | Chỉnh sửa quy tắc | Xóa quy tắc | Đặt thứ tự quy | tắcQuy tắc | chạyVô hiệu hóa quy tắc

Tạo quy tắc hộp thư đến cho Outlook mới cho Windows

Các quy tắc được áp dụng cho thư đến và có thể tạo từ thư mục bất kỳ.

  1. Để tạo nhanh một quy tắc di chuyển tất cả email từ một người gửi cụ thể hoặc một nhóm người gửi vào một thư mục, bấm chuột phải vào thư trong danh sách thư bạn muốn tạo quy tắc, di chuột lên Quy tắc , rồi chọn Tạo quy tắc.
  2. Chọn thư mục bạn muốn di chuyển mọi thư từ người gửi đó hoặc nhóm người gửi vào đó, rồi chọn OK.
  3. Sau khi chọn OK, quy tắc sẽ được áp dụng cho tất cả thư đến.

Nếu bạn muốn thực hiện nhiều thao tác hơn là chỉ di chuyển thư từ một người gửi cụ thể hoặc một nhóm người gửi vào một thư mục, chọn Thêm tùy chọn. Menu cài đặt quy tắc sẽ mở.

Ảnh chụp màn hình của trang thiết đặt quy tắc

  • Mỗi quy tắc cần có ít nhất ba yếu tố: tên, điều kiện và hành động. Quy tắc cũng có thể chứa các ngoại lệ cho điều kiện. Bạn có thể thêm nhiều điều kiện, hành động và ngoại lệ ở mỗi bước bằng cách chọn Thêm điều kiện, Thêm hành động và Thêm ngoại lệ.

    Mẹo

    Với tài khoản cơ quan hoặc trường học, bạn cũng có thể bật thông báo khi email được chuyển đến thư mục khác bằng cách sử dụng các quy tắc.

  • Nếu bạn không muốn chạy thêm bất kỳ quy tắc nào sau khi chạy quy tắc này, hãy chọn hộp kiểm Dừng xử lý thêm quy tắc. Để biết thêm thông tin, hãy xem Dừng xử lý thêm quy tắc trong Outlook.

  • Nhấn Lưu để tạo quy tắc của bạn hoặc Bỏ để hủy bỏ việc tạo quy tắc.

Chỉnh sửa quy tắc hộp thư đến trong Outlook mới cho Windows

  1. Ở đầu trang, chọn Thiết đặtẢnh chụp màn hình hiển thị bánh răng Cài đặt. .
  2. Chọnquy tắcthư>.
  3. Trong quy tắc bạn muốn chỉnh sửa, chọn chỉnh sửa .
  4. Nhấn Lưu để lưu quy tắc đã chỉnh sửa.

Lưu ý

Outlook mới không thể xử lý một số quy tắc được tạo trong Outlook cổ điển vì đó là quy tắc phía máy khách. Để khắc phục quy tắc đã được di chuyển từ Outlook cổ điển, hãy tạo một quy tắc mới để thay thế quy tắc đó.

Xóa quy tắc hộp thư đến trong Outlook mới cho Windows

  1. Ở đầu trang, chọn Thiết đặtẢnh chụp màn hình hiển thị bánh răng Cài đặt. .

  2. Chọnquy tắcthư>.

  3. Trong quy tắc bạn muốn xóa, chọn Ảnh chụp màn hình hiển thị thùng xóa thùng rác. .

    Mẹo

    Nếu bạn chỉ muốn tắt quy tắc trong một thời gian, hãy chọn nút bật/tắt nằm cạnh quy tắc đó.

Đặt thứ tự áp dụng quy tắc hộp thư đến cho thư đến trong Outlook cho Windows mới

Các quy tắc hộp thư đến được áp dụng cho thư đến dựa trên thứ tự của chúng trong danh sách Quy tắc hộp thư đến. Bạn có thể sắp xếp thứ tự áp dụng các quy tắc bạn tạo cho thư gửi đến hộp thư đến của mình.

  1. Ở đầu trang, chọn Thiết đặtẢnh chụp màn hình hiển thị bánh răng Cài đặt. .
  2. Chọnquy tắcthư>.
  3. Chọn quy tắc, rồi sử dụng mũi tên lên hoặc xuống để thay đổi thứ tự áp dụng quy tắc cho các thư đến.

Chạy quy tắc hộp thư đến trên thư hiện có trong Outlook mới cho Windows

Theo mặc định, quy tắc hộp thư đến sẽ chạy trên các thư đến sau khi bạn đã tạo quy tắc đó. Để chạy quy tắc trên các thư hiện có:

  1. Ở đầu trang, chọn Thiết đặtẢnh chụp màn hình hiển thị bánh răng Cài đặt. .
  2. Chọnquy tắcthư>.
  3. Chọn Chạy quy tắc ngay bên cạnh quy tắc bạn muốn chạy.

Tắt và bật các quy tắc trong Outlook mới cho Windows

Nếu bạn muốn tạm dừng hoặc tạm ngừng hoạt động của một quy tắc và không muốn xóa nó, hãy cân nhắc việc tắt quy tắc đó. Để tắt hoặc bật một quy tắc:

  1. Ở đầu trang, chọn Thiết đặtẢnh chụp màn hình hiển thị bánh răng Cài đặt. .

  2. Chọnquy tắcthư>.

  3. Sử dụng nút bật tắt bên cạnh tên quy tắc để tắt hoặc bật quy tắc.

    Sử dụng nút bật tắt để tắt hoặc bật quy tắc.

Xem thêm

Sử dụng quy tắc để tự động chuyển tiếp thư trong Outlook

Chỉnh sửa hoặc sửa một quy tắc bị lỗi trong Outlook

Dừng xử lý thêm quy tắc trong Outlook

Nhập hoặc xuất bộ quy tắc trong Outlook cổ điển

Tạo quy tắc trong Outlook for Mac