Chủ đề này cung cấp cho bạn hướng dẫn từng bước về cách giúp thư email của bạn dễ truy nhập và mở khóa nội dung cho mọi người, bao gồm cả người khuyết tật.
Ví dụ: bạn sẽ tìm hiểu cách làm việc với Bộ kiểm tra Trợ năng để giải quyết các sự cố về trợ năng trong khi bạn đang viết thư email của mình. Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách thêm văn bản thay thế vào hình ảnh để những người sử dụng bộ đọc màn hình có thể nghe nội dung của hình ảnh. Bạn cũng có thể đọc về cách sử dụng phông chữ, màu và kiểu để tối đa hóa tính toàn diện của thư email trước khi gửi.
Trong chủ đề này
Các biện pháp tốt nhất để giúp email Outlook truy nhập được
Bảng sau đây bao gồm các phương pháp chính tốt nhất để Outlook người khuyết tật có thể truy nhập.
|
Nội dung cần sửa |
Lý do cần sửa |
Cách sửa |
|---|---|---|
|
Tránh các sự cố về trợ năng phổ biến như thiếu văn bản thay thế (văn bản thay thế) và màu có độ tương phản thấp. |
Giúp mọi người dễ dàng đọc email củaOutlook bạn. |
|
|
Nếu bạn phải sử dụng bảng, hãy tạo một cấu trúc bảng đơn giản chỉ dành cho dữ liệu và chỉ định thông tin tiêu đề cột. |
Bộ đọc màn hình theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột. |
|
|
Bao gồm văn bản thay thế với toàn bộ hình ảnh trực quan. |
Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình sẽ hiểu nội dung quan trọng trong hình ảnh, cùng các hình ảnh trực quan khác. |
|
|
Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa và Mách nước. |
Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi sẽ quét danh sách liên kết. |
|
|
Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản. |
Sự tương phản mạnh mẽ giữa văn bản và nền giúp những người khiếm thị hoặc mù màu có thể xem và sử dụng nội dung dễ dàng hơn. |
|
|
Đảm bảo rằng màu không phải là phương tiện duy nhất để truyền đạt thông tin. |
Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể. |
|
|
Sử dụng định dạng phông chữ và danh sách tích hợp sẵn. |
Sắp xếp và cấu trúc thông tin trong email của bạn thành các đơn vị nhỏ để dễ đọc, dẫn hướng và lướt qua. |
|
|
Sử dụng cỡ phông lớn hơn (11 điểm trở lên), phông chữ sans-serif và đủ khoảng trắng. |
Để giảm tải việc đọc, hãy sử dụng phông chữ sans serif quen thuộc, chẳng hạn như Arial hoặc Calibri. Những người bị chứng khó đọc tiếp nhận văn bản theo cách có thể khiến họ khó phân biệt các từ và chữ. |
Kiểm tra trợ năng khi bạn làm việc trong Outlook
Bộ kiểm khả năng trợ năng là một công cụ đánh giá nội dung của bạn và gắn cờ các sự cố về trợ năng mà nó gặp phải. Tài liệu này giải thích lý do tại sao mỗi sự cố có thể là một vấn đề tiềm ẩn đối với người khuyết tật. Bộ kiểm tra Trợ năng cũng gợi ý cách bạn có thể giải quyết các sự cố xuất hiện.
Trong Outlook, Bộ kiểm tra Trợ năng sẽ tự động chạy trong nền khi bạn soạn email.
-
Trong Outlook, trong khi viết hoặc trả lời thư email, chọn Kiểm tra trợ năng. Nếu bạn không thấy nút trên thanh công cụ, bạn cần thêm nút đó vào đó theo cách thủ công. Chọn (Xem thêm mục) để xem > tùy chỉnh thanh công cụ. Sau đó, kéo và thả nút Kiểm tra Trợ năng vào thanh công cụ.
Mẹo: Trong Outlook, bạn còn có thể truy nhập vào Bộ kiểm tra Trợ năng từ Mẹo Thư ở phần trên cùng của cửa sổ thư. Mẹo Thư trợ năng sẽ hiển thị khi một trong những người nhận thư của bạn đã thiết lập tùy chọn nhận email trợ năng.
Ngăn Trợ năng sẽ mở ra. Danh sách này liệt kê các sự cố về trợ năng được sắp xếp thành các cảnh báo, lỗi và mẹo. Để biết thêm thông tin về phân loại, hãy đi đến Quy tắc của Bộ kiểm tra Trợ năng.
-
Để xem lại và giải quyết các phát hiện, hãy chọn một thể loại và một vấn đề. Trong sự cố đã chọn, bạn sẽ tìm thấy tất cả các mục và đối tượng bị ảnh hưởng bởi sự cố. Chọn một mục hoặc đối tượng để xem lý do tại sao bạn nên khắc phục sự cố và các bước cần thực hiện để thay đổi nội dung.
Tránh sử dụng bảng
Nói chung, hãy tránh bảng nếu có thể và trình bày dữ liệu theo cách khác, chẳng hạn như đoạn văn có đầu đề và biểu ngữ. Những bảng có độ rộng cố định có thể trở nên khó đọc đối với những người sử dụng Kính lúp, vì các bảng đó buộc nội dung phải có kích cỡ cụ thể. Điều này làm cho phông chữ rất nhỏ, buộc người dùng Kính lúp cuộn theo chiều ngang đặc biệt là trên thiết bị di động.
Nếu bạn phải sử dụng bảng, hãy sử dụng các hướng dẫn sau để đảm bảo bảng của bạn dễ truy nhập nhất có thể:
-
Tránh bảng có độ rộng cố định.
-
Đảm bảo rằng các bảng kết xuất chính xác trên tất cả các thiết bị, bao gồm cả điện thoại và máy tính bảng.
-
Nếu bạn có siêu kết nối trong bảng, hãy chỉnh sửa văn bản liên kết để chúng có ý nghĩa và không ngắt giữa câu.
-
Đảm bảo email dễ đọc bằng Kính lúp. Gửi bản nháp email cho chính bạn và xem trên thiết bị di động để đảm bảo mọi người sẽ không cần cuộn email theo chiều ngang trên điện thoại chẳng hạn.
Sử dụng tiêu đề bảng
Bộ đọc màn hình theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó. Các ô trống trong bảng cũng có thể gây hiểu nhầm cho người sử dụng bộ đọc màn hình, khiến họ cho rằng bảng đã kết thúc. Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản chỉ cho dữ liệu và chỉ định thông tin tiêu đề cột. Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột.
Để đảm bảo bảng không chứa ô tách, ô phối hoặc bảng lồng nhau, hãy sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.
Để xác định hàng tiêu đề trong bảng:
-
Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong bảng.
-
Trên tab Thiết kế Bảng , chọn hộp kiểm Hàng Tiêu đề.
-
Nhập tiêu đề cột.
Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan
Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình hiểu rõ nội dung quan trọng trong hình ảnh và các hình ảnh trực quan khác. Bộ đọc màn hình sẽ đọc văn bản mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh. Khi viết văn bản thay thế, hãy mô tả ngắn gọn hình ảnh và đề cập đến mục đích của hình ảnh.
Để biết hướng dẫn từng bước về cách thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan, đi đến mục Thêm văn bản thay thế vào hình, ảnh, biểu đồ, đồ họa SmartArt hoặc đối tượng khác.
Để biết thêm thông tin về cách viết văn bản thay thế, hãy đi tới Mọi thứ bạn cần biết để viết văn bản thay thế hiệu quả. Nội dung trực quan bao gồm ảnh, đồ họa SmartArt, hình, nhóm, biểu đồ, đối tượng nhúng, chữ viết tay và video.
Để tìm văn bản thay thế bị thiếu, sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.
Lưu ý:
-
Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế, còn bao gồm phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc khiếm thính.
-
Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh có chứa văn bản, hãy lặp lại văn bản đó trong thư email.
Thêm văn bản siêu kết nối trợ năng và Mách nước
Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: tránh sử dụng văn bản liên kết như "Bấm vào đây", "Xem trang này", Truy cập vào đây" hoặc "Tìm hiểu thêm". Thay vào đó, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích. Bạn cũng có thể thêm Mách nước xuất hiện khi con trỏ di chuột qua văn bản hoặc hình ảnh có chứa siêu kết nối.
-
Chọn văn bản bạn muốn thêm siêu kết nối, bấm chuột phải vào văn bản, rồi chọn Liên kết. Văn bản bạn đã chọn sẽ hiển thị trong hộp Văn bản cần Hiển thị. Đây là văn bản siêu kết nối.
-
Nếu cần, hãy thay đổi văn bản siêu kết nối.
-
Trong hộp Địa chỉ, nhập URL đích.
-
Chọn nút Mách nước, rồi trong hộp Văn bản Mách nước, nhập Mách nước.
Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Tạo nhiều nội dung hơn với các mẫu của Microsoft.
Sử dụng định dạng phông chữ trợ năng
Phông chữ trợ năng không loại trừ hoặc làm chậm tốc độ đọc của bất kỳ ai đọc thư email, bao gồm những người có thị lực kém hoặc khuyết tật đọc hoặc người khiếm thị. Phông chữ phù hợp sẽ cải thiện mức độ dễ đọc và dễ đọc của thư email.
Chọn phông chữ sans serif quen thuộc, như Arial hoặc Calibri. Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và quá nhiều chữ nghiêng hay gạch chân.
Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể. Ví dụ: thêm định dạng gạch dưới cho văn bản siêu kết nối được mã hóa bằng màu để những người mù màu biết rằng văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu đó. Đối với đầu đề, cân nhắc thêm đậm hoặc sử dụng phông chữ lớn hơn.
-
Chọn văn bản của bạn.
-
Trong dải băng định dạng, cung cấp các tùy chọn cho loại, kích cỡ, kiểu và màu phông chữ, hãy chọn lựa chọn định dạng của bạn.
Sử dụng màu phông trợ năng
Văn bản trong email của bạn phải dễ đọc ở chế độ tương phản cao để mọi người, kể cả người khiếm thị, đều có thể xem được văn bản.
Ví dụ: sử dụng màu sáng hoặc bảng phối màu có độ tương phản cao ở các đầu đối lập của phổ màu. Bảng phối màu trắng và đen có thể giúp những người bị mù màu phân biệt màu.
Để tìm độ tương phản màu không đủ, hãy sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.
Để đảm bảo văn bản hiển thị tốt ở chế độ tương phản cao, hãy sử dụng cài đặt Tự động cho màu phông chữ.
-
Chọn văn bản của bạn.
-
Chọn Thư > Màu Phông.
-
Chọn Tự động.
Tạo danh sách trợ năng
Để giúp bộ đọc màn hình đọc email của bạn dễ dàng hơn, hãy sắp xếp thông tin trong email thành các cụm nhỏ như danh sách có dấu đầu dòng hoặc theo thứ tự.
Sử dụng danh sách dấu đầu dòng
Tạo danh sách dấu đầu dòng bằng nút Dấu đầu dòng.
-
Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong email của bạn.
-
Chọn tab Thư.
-
Trong nhóm Đoạn văn, chọn nút Dấu đầu dòng.
-
Nhập từng mục dấu đầu dòng vào danh sách dấu đầu dòng.
Sử dụng danh sách đánh số
Tạo danh sách đánh số bằng cách sử dụng nút Đánh số.
-
Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong email của bạn.
-
Chọn tab Thư.
-
Trong nhóm Đoạn văn, chọn nút Đánh số.
-
Nhập từng bước vào danh sách đánh số.
Điều chỉnh khoảng cách giữa các câu và đoạn văn
Những người mắc chứng khó đọc mô tả họ thấy văn bản "lộn xộn" trên một trang (việc nén một dòng văn bản vào dòng bên dưới). Họ thường thấy văn bản dính vào nhau hoặc bị biến dạng.
Để giảm tải việc đọc, bạn có thể tăng khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.
-
Chọn văn bản, bấm chuột phải vào văn bản đó, rồi chọn Đoạn văn.
Hộp thoại Đoạn văn mở ra, hiển thị tab Thụt lề và Giãn cách.
-
Bên dưới Giãn cách, chọn tùy chọn giãn cách bạn muốn, rồi nhấn OK.
Xem thêm
Giúp email Outlook cho Windows hoặc Mobile của bạn trở nên dễ truy nhập với người khuyết tật
Cải thiện khả năng truy cập với Bộ kiểm tra trợ năng
Quy tắc đối với Bộ kiểm tra trợ năng
Giúp người khuyết tật dễ truy nhập vào tài liệu Word của bạn
Giúp người khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Excel của bạn
Giúp bản trình bày PowerPoint của bạn trở nên dễ truy nhập với người khuyết tật
Hỗ trợ kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật
Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.
Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.
