Nếu một bức ảnh đáng giá cả ngàn lời nói, điều gì đáng giá với những người không thể nhìn thấy? Nếu không có từ ngữ, người khiếm thị có thể dễ dàng bỏ lỡ thông tin quan trọng hoặc bị thất vọng với trải nghiệm này.
Văn bản thay thế (văn bản thay thế) là văn bản mô tả truyền tải ý nghĩa và ngữ cảnh của mục trực quan trong cài đặt kỹ thuật số, chẳng hạn như trên ứng dụng hoặc trang web. Khi các bộ đọc màn hình nhưMicrosoft tường thuật, JAWS và NVDA tiếp cận nội dung bằng văn bản thay thế, văn bản thay thế sẽ được đọc to để mọi người có thể hiểu rõ hơn nội dung trên màn hình. Văn bản thay thế mô tả, được viết tốt sẽ làm giảm đáng kể độ mơ hồ và cải thiện trải nghiệm người dùng.
Chủ đề này mô tả cách hiểu, viết và sử dụng văn bản thay thế hiệu quả trong các Microsoft 365 phẩm.
Công cụ văn bản thay thế trong Microsoft 365
Để trợ giúp bạn với văn bản thay thế, Microsoft 365 cung cấp Bộ kiểm tra trợ năng để xem lại nội dung trực quan liên quan cho văn bản thay thế và nhận đề xuất về cách cải thiện trợ năng nội dung, trình tạo văn bản thay thế tự động và trình soạn thảo văn bản thay thế thủ công.
Mở Bộ kiểm Microsoft 365 Trợ năng:
-
Trên tab Xem lại , chọn Kiểm tra trợ năng.
-
Trong ngăn Trợ năng phù hợp , các sự cố với trợ năng xuất hiện bên dưới Kết quả Kiểm tra.
-
Chọn bất kỳ sự cố được gắn cờ nào để xem các hành động được đề xuất.
Xem và chỉnh sửa văn bản thay thế theo cách thủ công hoặc phê duyệt văn bản thay thế tự động:
-
Bấm chuột phải vào hình ảnh, biểu đồ hoặc đối tượng khác, rồi chọn Xem Văn bản Thay thế. Mẹo: Trên tab Xem lại , bạn có thể chọn danh sách thả xuống Kiểm tra Trợ năng, rồi chọn Văn bản Thay thế.
-
Trong ngăn Văn bản thay thế ở bên phải, chỉnh sửa hoặc phê duyệt văn bản thay thế được hiển thị (nếu được tạo tự động).
-
Nếu hình ảnh không cần văn bản thay thế, chẳng hạn như viền, hãy chọn Đánh dấu là trang trí.
Bật hoặc tắt văn bản thay thế được tạo tự động:
-
Trên tab Tệp , chọn Tùy chọn , rồi chọn tab Trợ năng.
-
Chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm Tự động tạo văn bản thay thế cho tôi bên dưới Văn bản thay thế tự động.
Tạo văn bản thay thế tự động cần có các dịch vụ thông minh của Microsoft 365. Để bật cài đặt này:
-
Trên tab Tệp, chọn Tùy chọn, rồi chọn Chung.
-
Chọn Bật dịch vụ bên dưới Microsoft 365 dịch vụ thông minh.
Khi nào nên sử dụng văn bản thay thế?
Hình ảnh và ảnh
Đảm bảo truyền tải nội dung và mục đích của hình ảnh một cách ngắn gọn và rõ ràng. Văn bản thay thế không được dài hơn một hoặc hai câu—trong hầu hết các trường hợp, một vài từ được chọn cẩn ần sẽ thực hiện. Hãy cân nhắc xem điều gì là quan trọng đối với một hình ảnh. Ví dụ, bối cảnh quan trọng có thể là bối cảnh, cảm xúc trên khuôn mặt người khác, màu sắc hoặc kích cỡ tương đối.
Không lặp lại nội dung văn bản xung quanh dưới dạng văn bản thay thế hoặc sử dụng cụm từ tham chiếu tới các hình ảnh, chẳng hạn như "đồ họa của" hoặc "hình ảnh của". Trong ví dụ dưới đây, văn bản thay thế tham chiếu đến hình ảnh và không mô tả đủ nội dung của hình ảnh.
Bạn cũng có thể thêm văn bản thay thế làm đối số cho hàm IMAGE bằng cách sử dụng văn bản trong dấu ngoặc kép hoặc bằng cách sử dụng tham chiếu ô có chứa văn bản. Ví dụ: IMAGE("www.contoso.com/logo.jpg", "logo Contoso").
Sơ đồ, lưu đồ và biểu đồ
Khi xử lý các đối tượng cung cấp thông tin chi tiết, chẳng hạn như đồ họa thông tin, hãy sử dụng văn bản thay thế để cung cấp thông tin được truyền tải trong đối tượng. Ví dụ, mô tả một biểu đồ dưới dạng 'Một biểu đồ thanh thể hiện doanh số bán hàng theo thời gian' sẽ không hữu ích cho người khiếm thị. Cố gắng truyền tải thông tin chuyên sâu; ví dụ: 'Một biểu đồ thanh hiển thị doanh số theo thời gian. Trong tháng 7, doanh số của thương hiệu A đã vượt doanh số của thương hiệu B và tiếp tục tăng liên tục trong suốt cả năm.' Văn bản thay thế cũng nên mô tả rõ ràng điểm bắt đầu, tiến độ và kết luận của lưu đồ.
Video
Các video không giải thích nội dung của chúng yêu cầu văn bản thay thế để mô tả trải nghiệm trực quan, ngay cả khi người dùng nghe thấy nhạc, âm thanh nền và giọng nói. Văn bản thay thế nên mô tả nội dung và mục đích của video.
Tốt nhất là video nên chứa bản âm thanh thứ hai có mô tả về các thành phần video hoàn toàn trực quan và không thể truy nhập đối với những người bị khiếm thị.
Bảng
Bộ Microsoft 365 Trợ năng Của bạn không gắn cờ nếu bảng thiếu văn bản thay thế. Tuy nhiên, bạn nên viết văn bản thay thế rõ ràng, mô tả và ngắn gọn cho bảng.
Khi nào không sử dụng văn bản thay thế?
Đối tượng hình ảnh trang trí
Các đối tượng trang trí tạo thêm sự quan tâm trực quan nhưng không có tính thông tin (ví dụ: viền phong cách). Con người bộ đọc màn hình sẽ nghe thấy những thông tin này là trang trí để họ biết rằng họ không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào. Để đánh dấu hình ảnh trực quan là trang trí, hãy chọn hộp kiểm Đánh dấu là trang trí trong ngăn Văn bản thay thế. Trường mục nhập văn bản sẽ bị mờ xám.
Mẹo: Nếu bạn xuất tài liệu dưới dạng PDF, mọi hình ảnh trực quan bạn đã đánh dấu là trang trí sẽ tự động được gắn thẻ là hiện vật. Sau đó, bộ đọc màn hình sẽ bỏ qua các tệp PDF khi điều hướng.
Slicer
Nếu Bộ kiểm Microsoft 365 trợ năng của bạn không gắn cờ cho một đối tượng khi đối tượng đó bị thiếu văn bản thay thế, bạn không cần phải viết văn bản thay thế cho đối tượng đó. Slicer là một ví dụ về một đối tượng như vậy.
Làm thế nào để thêm văn bản thay thế vào một đối tượng?
Để biết hướng dẫn về cách thêm văn bản thay thế trongOutlook, Word,Excel vàPowerPoint, hãy đi tới Thêm văn bản thay thế vào hình, ảnh, biểu đồ, đồ họa SmartArt hoặc đối tượng khác.
Mẹo sử dụng văn bản thay thế trong Microsoft 365
-
Hãy nhớ sử dụng Bộ kiểm Microsoft 365 Trợ năng của bạn trong quá trình xem xét. Công cụ này kiểm tra xem tất cả nội dung trực quan có liên quan có văn bản thay thế hay không, đồng thời cung cấp cho bạn các đề xuất khác để cải thiện khả năng truy nhập cho nội dung của bạn, chẳng hạn như kiểm tra tỷ lệ độ tương phản. Để chạy Bộ kiểm tra Trợ năng, trên tab Xem lại , chọn Kiểm tra Trợ năng. Để biết thêm thông tin về Bộ kiểm tra Trợ năng, hãy đi tới mục Cải thiện trợ năng bằng Bộ kiểm tra Trợ năng.
-
Không sử dụng tên tệp, văn bản trùng lặp hoặc URL làm văn bản thay thế. Bộ kiểm khả năng trợ năng gắn cờ những thông báo này vì chúng không hữu ích đối với người bị khiếm thị. Để biết thêm thông tin, hãy đi đến Quy tắc dành cho Bộ kiểm tra Trợ năng.
-
Nếu có một nhóm đối tượng tạo thành một nhóm ngữ nghĩa, chẳng hạn như một nhóm ảnh tất cả hiển thị chó, hãy gán văn bản thay thế cho toàn bộ nhóm. Nếu các đối tượng đã được nhóm lại với nhau vì lý do định dạng, hãy rã nhóm các đối tượng và gán văn bản thay thế thích hợp cho từng đối tượng.
Lưu ý: Nếu bạn đã sử dụng Microsoft 365 một thời gian, bạn có thể nhận thấy rằng ngăn Văn bản Thay thế được sử dụng để có hai trường, Tiêu đề và Mô tả. Giờ đây, chúng tôi sử dụng một trường Mô tả duy nhất trong hầu hết các ứng dụng của mình—nhận thấy rằng việc có một trường duy nhất sẽ dễ dàng và ít gây nhầm lẫn cho cả bạn với tư cách là tác giả cũng như bất kỳ ai sử dụng bộ đọc màn hình để sử dụng nội dung.
Văn bản thay thế tự động
Trong Microsoft 365, văn bản thay thế có thể được tạo tự động. Khi chèn ảnh, bạn có thể thấy một thanh hiển thị ở cuối ảnh với văn bản thay thế được tạo tự động.
Trong Office 2019, văn bản thay thế không được tạo tự động khi bạn chèn hình ảnh. Nếu bạn muốn thêm văn bản thay thế tự động, hãy chọn nút Tạo mô tả cho tôi trong ngăn Văn bản thay thế. Tùy thuộc vào nội dung của hình ảnh, đôi khi tính năng này cung cấp cho bạn các thẻ mô tả và đôi khi bạn nhận được câu đầy đủ.
Nếu văn bản thay thế tự động được tạo, hãy nhớ xem lại và chỉnh sửa văn bản đó trong ngăn Văn bản thay thế và loại bỏ mọi chú thích được thêm vào đó, chẳng hạn như "Mô tả được tạo với độ tin cậy cao".
Bật văn bản thay thế tự động
Lưu ý: Trước khi bạn có thể sử dụng văn bản thay thế tự động, bạn có thể phải bật dịch Microsoft 365 Thông minh trong bất kỳ sản Microsoft 365 của mình.1. Trên tab Tệp, chọn Tùy chọn, rồi chọn Chung.2. Chọn Bật dịch vụ bên dưới Microsoft 365 dịch vụ thông minh.Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo Trải nghiệm được kết nối trong Microsoft 365.
-
Trên tab Tệp, chọn Tùy chọn, rồi chọn Trợ năng.
-
Chọn Tự động tạo văn bản thay thế cho tôi bên dướiVăn bản Thay thế Tự động.
Phê duyệt văn bản thay thế tự động
-
Trong ứngMicrosoft 365, bấm chuột phải vào mục để xem lại, rồi chọn Xem Văn bản Thay thế. Ngăn Văn bản thay thế sẽ mở ra.
-
Nếu văn bản thay thế là thỏa đáng, hãy chọn hộp kiểm Phê duyệt văn bản thay thế.
Tắt văn bản thay thế tự động
-
Trên tab Tệp, chọn Tùy chọn, rồi chọn Trợ năng.
-
Xóa Tự động tạo văn bản thay thế cho tôi bên dướiVăn bản Thay thế Tự động.
Nơi tìm hướng dẫn chức năng văn bản thay thế
Nhận các tài nguyên bổ sung để giúp bạn viết văn bản thay thế hiệu quả:
-
Giúp người khuyết tật dễ truy nhập vào tài liệu Word của bạn
-
Giúp người khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Excel của bạn
-
Giúp người khuyết tật dễ dàng truy nhập sổ tay OneNote của bạn
-
Giúp email Outlook của bạn dễ truy nhập với người khuyết tật
-
Giúp bản trình bày PowerPoint của bạn trở nên dễ truy nhập với người khuyết tật
-
Giúp các site Project Online và dự án của bạn trở nên dễ truy nhập với người khuyết tật
-
Giúp site SharePoint trở nên dễ truy nhập với người khuyết tật
-
Để biết thêm thông tin về cách đảm bảo rằng các sản phẩm và trải nghiệm người dùng của Microsoft 365 đáp ứng các yêu cầu về trợ năng, hãy truy cập trang web trợ năng của chúng tôi Một Microsoft 365 toàn diện, dễ truy nhập và Giúp mọi người dễ dàng truy nhập nội dung của bạn với Bộ kiểm tra Trợ năng.
