Sử dụng Trình hướng dẫn Xuất, bạn có thể xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access sang định dạng tệp có thể đọc bằng Excel. Bài viết này chỉ cho bạn cách chuẩn bị và xuất dữ liệu sang Excel cũng như cung cấp cho bạn một số mẹo khắc phục sự cố các vấn đề chung có thể xảy ra.
Trong bài viết này
Xuất dữ liệu sang Excel: thông tin cơ bản
Khi bạn xuất dữ liệu sang Excel, Access tạo ra bản sao của dữ liệu đã lựa chọn, sau đó lưu trữ dữ liệu đã sao chép vào tệp có thể mở được trong Excel. Nếu bạn thường xuyên sao chép dữ liệu từ Access sang Excel, bạn có thể lưu chi tiết thao tác xuất đó cho lần sử dụng sau, thậm chí có thể lên lịch thao tác xuất để chạy tự động theo chu kỳ đã đặt.
Các tình huống thông thường khi xuất dữ liệu sang Excel
-
Bộ phận hoặc nhóm làm việc của bạn sử dụng cả Access và Excel để làm việc với dữ liệu. Bạn lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access, nhưng bạn có thể dùng Excel để phân tích dữ liệu và phân phối các kết quả của phân tích đó. Nhóm của bạn hiện đang xuất dữ liệu sang Excel khi họ phải thực hiện việc này, nhưng bạn muốn thực hiện quá trình này hiệu quả hơn nữa.
-
Bạn là người dùng Access lâu năm nhưng người quản lý của bạn lại thích làm việc với dữ liệu trong Excel hơn. Theo định kỳ, bạn làm công việc sao chép dữ liệu sang Excel nhưng bây giờ bạn muốn tự động hóa quá trình này để tiết kiệm thời gian.
Giới thiệu về xuất dữ liệu sang Excel
-
Access không bao gồm lệnh "Lưu Như" cho định dạng Excel. Để sao chép dữ liệu sang Excel, bạn phải sử dụng tính năng Xuất sẽ được mô tả trong bài viết này, hoặc bạn có thể sao chép dữ liệu Access vào bảng tạm và sau đó dán vào bảng tính Excel.
-
Bạn có thể xuất bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo. Bạn cũng có thể xuất các bản ghi đã chọn dưới dạng xem nhiều bản ghi, ví dụ như biểu dữ liệu.
-
Microsoft Excel bao gồm lệnh nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access. Bạn có thể sử dụng lệnh này thay cho lệnh xuất trong Access; tuy nhiên, lệnh nhập Excel chỉ cho phép bạn nhập các bảng hoặc truy vấn. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Trợ giúp Excel Kết nối (nhập) dữ liệu bên ngoài.
-
Bạn không thể xuất macro hay mô-đun sang Excel. Khi bạn xuất một biểu mẫu, báo cáo hay biểu dữ liệu có chứa biểu mẫu con, báo cáo con, biểu dữ liệu con, chỉ biểu mẫu, báo cáo hay biểu dữ liệu chính được xuất. Bạn phải lặp lại thao tác xuất cho từng biểu mẫu con, báo cáo con và bảng dữ liệu con mà bạn muốn xuất sang Excel.
-
Bạn chỉ có thể xuất một đối tượng cơ sở dữ liệu trong một thao tác xuất đơn. Tuy nhiên, bạn có thể phối nhiều trang tính trong Excel sau khi hoàn thành các thao tác xuất riêng lẻ.
Chuẩn bị cho thao tác xuất
Trước khi thực hiện thủ tục xuất, bạn nên xem lại dữ liệu mà bạn muốn xuất để đảm bảo dữ liệu đó không chứa bất kỳ chỉ số hay giá trị lỗi nào. Nếu có bất kỳ lỗi nào, hãy cố gắng giải quyết chúng trước khi xuất dữ liệu sang Excel. Nếu không trong quá trình xuất có thể xảy ra sự cố và giá trị rỗng có thể được chèn vào các ô trong trang tính Excel. Để biết thêm thông tin về các sự cố có thể xảy ra khi xuất dữ liệu sang Excel, hãy xem phần Khắc phục sự cố giá trị bị thiếu và không chính xác.
Nếu đối tượng nguồn là bảng hay truy vấn, hãy quyết định xem bạn muốn xuất dữ liệu có hoặc không có định dạng. Quyết định này ảnh hưởng đến hai khía cạnh của sổ làm việc được tạo ra — lượng dữ liệu được xuất và định dạng hiển thị của dữ liệu. Bảng sau đây mô tả kết quả của xuất dữ liệu định dạng và chưa định dạng.
|
Xuất |
Đối tượng Nguồn |
Trường và bản ghi |
Định dạng |
|---|---|---|---|
|
Không có định dạng |
Bảng hoặc truy vấn Lưu ý: Không thể xuất biểu mẫu và báo cáo không có định dạng của chúng. |
Mọi trường và bản ghi trong đối tượng bên dưới đều được xuất. |
Cài đặt thuộc tính Định dạng bị bỏ qua trong quá trình thao tác. Đối với trường tra cứu, sẽ chỉ xuất các giá trị ID tra cứu. Đối với trường siêu kết nối, nội dung sẽ được xuất dưới dạng cột văn bản hiển thị các liên kết trong định dạng displaytext#address#. |
|
Có định dạng |
Bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo |
Chỉ có trường hay bản ghi hiển thị trong dạng xem hay đối tượng hiện tại mới được xuất. Bản ghi được lọc, cột ẩn trong biểu dữ liệu và các trường không hiển thị trên biểu mẫu hay báo cáo sẽ không được xuất. |
Trình hướng dẫn tuân theo cài đặt thuộc tính Định dạng. Đối với trường tra cứu, các giá trị tra cứu sẽ được xuất. Đối với trường siêu kết nối, giá trị được xuất dưới dạng siêu kết nối. Đối với trường văn bản định dạng phong phú, văn bản được xuất nhưng định dạng thì không. |
Chọn sổ làm việc đích và định dạng tệp. Lưu ý rằng chỉ có thể xuất báo cáo theo định dạng tệp cũ *.xls chứ không phải theo định dạng tệp mới *.xlsx.
Trong thao tác xuất, Access sẽ nhắc bạn xác định tên sổ làm việc đích. Bảng sau đây tóm tắt khi sổ làm việc được tạo ra (nếu chưa tồn tại) và khi được ghi đè (nếu đã tồn tại).
|
Nếu sổ làm việc đích |
Và đối tượng nguồn là |
Và bạn muốn xuất |
Thì |
|---|---|---|---|
|
Không tồn tại |
Bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo |
Dữ liệu, có hay không có định dạng |
Sổ làm việc được tạo ra trong thao tác xuất. |
|
Đã tồn tại |
Bảng hoặc truy vấn |
Dữ liệu, nhưng không có định dạng |
Sổ làm việc không bị ghi đè. Một trang tính mới được thêm vào sổ làm việc và được đặt theo tên của đối tượng mà dữ liệu đang xuất từ đó. Nếu tên của trang tính đã tồn tại trong sổ làm việc, Access sẽ nhắc bạn hoặc thay thế nội dung của trang tính tương ứng hoặc xác định tên khác cho trang mới. |
|
Đã tồn tại |
Bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo |
Dữ liệu, bao gồm định dạng |
Sổ làm việc được ghi đè bởi dữ liệu xuất. Tất cả các trang tính hiện có được loại bỏ và trang tính mới có cùng tên với đối tượng xuất được tạo ra. Dữ liệu trong trang tính Excel thừa kế thiết đặt định dạng của đối tượng nguồn. |
Dữ liệu luôn được thêm vào trang tính mới. Bạn không thể gắn thêm dữ liệu cho bất kỳ trang tính nào hiện có hoặc phạm vi đã đặt tên.
Thực hiện thao tác xuất
-
Nếu sổ làm việc Excel đích đang mở, hãy đóng lại trước khi bạn tiếp tục.
-
Trong Ngăn Dẫn hướng của cơ sở dữ liệu nguồn, hãy chọn đối tượng mà bạn muốn xuất.
Chỉ xuất một phần dữ liệu
Nếu đối tượng là bảng, truy vấn, hay biểu mẫu và bạn chỉ muốn xuất một phần dữ liệu, hãy mở đối tượng trong dạng xem Biểu dữ liệu và chọn bản ghi mà bạn muốn.
Để mở biểu mẫu trong dạng xem Biểu dữ liệu:
-
Bấm đúp vào biểu mẫu để mở ra.
-
Bấm chuột phải vào biểu mẫu, sau đó bấm Dạng xem Biểu dữ liệu. Nếu tùy chọn này không khả dụng:
-
Bấm Dạng xem Thiết kế.
-
Nhấn F4 để hiển thị ngăn tác vụ Trang Thuộc tính.
-
Hãy chọn Biểu mẫu từ danh sách thả xuống ở đầu Trang Thuộc tính.
-
Trên tab Định dạng của Trang Thuộc tính, đặt thuộc tính Cho phép Dạng xem Biểu dữ liệu là Có.
-
Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, hãy bấm Dạng xem Thiết kế.
Lưu ý: Bạn không thể xuất một phần báo cáo. Tuy nhiên, bạn có thể chọn hoặc mở bảng hoặc truy vấn mà báo cáo này sử dụng, sau đó xuất một phần dữ liệu trong đối tượng đó.
-
-
-
Trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Xuất, bấm vào Excel.
-
Trong hộp thoại Xuất - Bảng tính Excel, hãy xem lại tên tệp được đề nghị cho sổ làm việc Excel (Access sử dụng tên của đối tượng nguồn). Nếu muốn, bạn có thể thay đổi tên tệp.
-
Trong hộp Định dạng Tệp, hãy chọn định dạng tệp mà bạn muốn.
-
Nếu bạn xuất bảng hay truy vấn và bạn muốn xuất dữ liệu đã định dạng, hãy chọn Xuất dữ liệu với định dạng và bố cục. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Chuẩn bị cho thao tác xuất.
Lưu ý: Nếu bạn xuất biểu mẫu hay báo cáo, tùy chọn này luôn được lựa chọn nhưng không khả dụng (xuất hiện bị mờ đi).
-
Để xem sổ làm việc Excel đích sau khi hoàn tất thao tác xuất, hãy chọn hộp kiểm Mở tệp đích sau khi thao tác xuất hoàn tất.
Nếu đối tượng nguồn đang mở và nếu bạn chọn một hoặc nhiều bản ghi trong dạng xem trước khi bắt đầu thao tác xuất, bạn có thể chọn Chỉ xuất các bản ghi đã chọn. Để xuất tất cả các bản ghi thể hiện trong dạng xem, hãy xóa hộp kiểm này.
Lưu ý: Hộp kiểm này không khả dụng (mờ) nếu không bản ghi nào được chọn.
-
Bấm OK.
Nếu thao tác xuất thất bại vì một lỗi nào đó, Access sẽ hiển thị thông báo mô tả nguyên nhân lỗi. Nếu không, Access sẽ xuất dữ liệu và tùy theo lựa chọn của bạn trong bước 7, Access sẽ mở sổ làm việc đích trong Excel. Sau đó Access sẽ hiển thị hộp thoại để bạn có thể tạo ra đặc tả sử dụng các chi tiết từ thao tác xuất.
Tôi cần biết thêm điều gì nữa về thao tác xuất?
-
Để biết thông tin về cách lưu chi tiết xuất của bạn vào đặc tả bạn có thể sử dụng lại sau này, xem bài viết Lưu chi tiết thao tác nhập hoặc xuất dưới dạng đặc tả.
-
Để biết thông tin về cách chạy đặc tả xuất đã lưu, xem bài viết Chạy thao tác nhập hoặc xuất đã lưu.
-
Để biết thông tin về cách lên lịch chạy đặc tả vào thời điểm cụ thể, xem bài viết Lên lịch thao tác nhập hoặc xuất.
-
Để biết thông tin về cách thay đổi tên đặc tả, xóa đặc tả hoặc cập nhật tên của tệp nguồn trong đặc tả, hãy xem bài viết Quản lý Tác vụ Dữ liệu.
Khắc phục sự cố giá trị bị thiếu và không chính xác
Bảng dưới đây mô tả nhiều cách khác nhau khắc phục các sự cố thông thường.
Mẹo: Nếu bạn phát hiện một vài giá trị bị thiếu, hãy sửa chúng trong sổ làm việc Excel. Nếu không, hãy sửa đối tượng nguồn trong cơ sở dữ liệu Access, sau đó lặp lại thao tác xuất.
|
Sự cố |
Mô tả và giải pháp |
|---|---|
|
Trường tính toán |
Kết quả của trường tính toán được xuất; các biểu thức bên trong thực hiện tính toán không được xuất. |
|
Các trường đa giá trị |
Các trường hỗ trợ đa giá trị được xuất như danh sách các giá trị được phân tách bằng dấu chấm phẩy (;). |
|
Hình ảnh, đối tượng và tệp đính kèm |
Các thành phần đồ họa (ví dụ như biểu trưng, nội dung của trường đối tượng OLE và tệp đính kèm là phần của dữ liệu nguồn) không được xuất. Thêm chúng vào trang tính theo cách thủ công sau khi bạn hoàn thành thao tác xuất. |
|
Đồ họa |
Khi bạn xuất biểu mẫu hay báo cáo chứa đối tượng Đồ họa Microsoft, đối tượng đồ họa không được xuất. |
|
Dữ liệu trong cột sai |
Giá trị rỗng trong trang tính được tạo ra đôi khi được thay thế bởi dữ liệu mà lẽ ra phải ở trong các cột tiếp theo. |
|
Thiếu giá trị ngày |
Các giá trị ngày sớm hơn ngày 1 tháng 1 năm 1900 không được xuất. Các ô tương ứng trong trang tính sẽ chứa giá trị rỗng. |
|
Thiếu biểu thức |
Biểu thức được sử dụng để tính giá trị không được xuất sang Excel. Chỉ có kết quả của các tính toán được xuất. Tự thêm công thức theo cách thủ công vào trang tính Excel sau khi bạn hoàn thành thao tác xuất. |
|
Thiếu biểu mẫu con, báo cáo con và biểu dữ liệu con |
Khi bạn xuất biểu mẫu, báo cáo, hay biểu dữ liệu, chỉ biểu mẫu, báo cáo, hay biểu dữ liệu chính được xuất. Bạn phải lặp lại thao tác xuất cho từng biểu mẫu con, báo cáo con và bảng dữ liệu con mà bạn muốn xuất. |
|
Thiếu hoặc định dạng cột không chính xác |
Nếu không cột nào có vẻ như được định dạng trong trang tính đã tạo ra, hãy lặp lại thao tác xuất và bảo đảm việc lựa chọn hộp kiểm Xuất dữ liệu với định dạng và bố cục trong trình hướng dẫn. Ngược lại, nếu chỉ một số cột có vẻ như được định dạng khác với phiên bản trong đối tượng nguồn, hãy áp dụng định dạng mà bạn muốn theo cách thủ công trong Excel. Định dạng cột trong Excel
|
|
"#" giá trị trong một cột |
Bạn có thể nhìn thấy giá trị # trong cột tương ứng với trường Có/Không trong biểu mẫu. Đó có thể là kết quả của thao tác xuất từ Ngăn Dẫn hướng hoặc trong dạng xem Biểu mẫu. Để giải quyết vấn đề này, hãy mở biểu mẫu trong dạng xem Biểu dữ liệu trước khi xuất dữ liệu. |
|
Chỉ báo hay giá trị lỗi |
Hãy kiểm tra ô có chỉ báo lỗi (hình tam giác màu xanh lá cây ở góc) hay giá trị lỗi (chuỗi bắt đầu với ký tự # thay vì dữ liệu tương ứng). |
