新版 Outlook 带来了强大的全新电子邮件体验，可帮助执行管理员和代表提高日常工作效率。 本文捕获了一些对执行管理员有用的 日历和邮件 新 Outlook 提示。 建议你尝试 新版 Outlook。
我们希望了解如何改善执行管理员和代理人的体验！ 可在 此处提交反馈。
注意
仅当使用 Microsoft 365 中的工作或学校帐户或 Exchange Online 时，委派访问才可用。
使用编辑或委派权限共享和访问日历
若要了解如何在 Outlook 中使用编辑或委派权限共享和访问日历，请参阅 在 Outlook 中使用编辑或委派权限共享和访问日历。
与代理人共享类别管理访问权限
从导航窗格中，选择 Calendar
。在 Home 选项卡中，选择 Share Calendar。
在 “共享和权限” 页面中，键入要与之共享日历的人员的姓名或电子邮件地址，并分配代理访问权限。 虽然可与多人共享日历，但一次只能从 Outlook 网页版添加一个人。
添加了想让其管理日历的人员之后，选择其姓名旁边的下拉列表，然后选择想向其授予的访问权限级别。
选择“代理人”可授予其与编辑者相同的权限，并且他们将代表你接收会议请求和响应。
要允许委托管理类别，请选中“让委托管理类别”检查框。
添加完想要与之共享日历的人员，并选择了要向其赋予的权限之后，选择“共享”。 如果不想立即共享日历，请选择“删除”。
要与之共享日历的人员会收到一封电子邮件，告知其相关信息。 当他们选择邀请中的“接受”按钮后，你的日历会添加到他们的日历列表中。
若要了解详细信息，请访问 在 Outlook 中使用编辑或委派权限共享和访问日历。
查看共享日历
默认情况下，共享或委派的日历可能不会显示在新 Outlook 中。 要查看共享日历，请单击日历列表中的“全部显示”，然后在“People”的日历下查看共享日历。 然后，选择感兴趣的日历，然后在功能区中选择 “拆分视图 ”以并排查看多个日历。
添加新的共享或委派日历
您可以从收到的电子邮件中添加新的共享或委派日历来管理邀请，也可以直接从日历添加。
要直接从日历添加，请单击添加 日历。 然后选择“ 从目录添加 ”，然后选择要添加其日历的高管或团队成员。
注意
可以添加任何团队成员的日历，并查看其默认日历共享详细信息 (对于大多数组织，这通常是闲/忙共享) 。
添加和查看共享或委派邮箱和文件夹
若要添加共享或委派邮箱和文件夹，请单击帐户下“ 与我共享 ”文件夹旁边的三个点，然后选择“ 添加共享文件夹或邮箱”。
然后选择要添加的共享或委派帐户。 然后，可以在 “与我共享”下查看共享邮箱或文件夹。
以代理人身份管理和使用高管的类别
如果你已被授予类别管理权限，则必须接受权限并重新启动 Outlook 才能在 “设置”
中管理主管的类别列表。
现在可以代表授予权限的主管创建新类别。 您还可以将这些类别应用于主管的 Mail 和 Calendar 事件。
查看和创建高管类别：
- 转到 Outlook 设置 。
- 选择 帐户>类别。
- 从下拉列表中选择高管的账户以查看其类别。
- 在这里可以 创建新 类别。
将类别应用于 Calendar 会议和事件：
- 在 Outlook 中，转到“Calendar”。
- 展开名为 People's calendars
的部分，然后选择高管的日历。 - 选择并按住 (或右键单击) 其中一个会议或事件，然后选择“ 分类”
- 要添加现有类别，请从列表中选择它，或选择 “新建类别”。 输入新类别的名称并选择颜色。
- 选择“保存”。
注意
- 目前只能代表其他人创建类别。 尚不支持代表其他人编辑、收藏或删除现有类别。
- 此外，新类别最多可能需要 30 分钟才能反映在其他人的日历中。
下面是一些日历提示和邮件提示，可帮助行政助理和代理在新版 Outlook 中更好地满足时间管理需求。
Calendar 提示
查找时间并请求面对面活动
安排会议时，单击“ 查找时间 ”以在与会者的日历上轻松找到合适的时间段。 可以通过将鼠标悬停在与会者图标上来查看空闲状态。
还可以通过打开 面对面活动 开关来请求亲自出席。 你仍然可以为可能无法亲自加入的与会者添加 Teams 会议链接。
使用日程安排助理
使用日程安排助手轻松找到会议时间。 在新版 Outlook 中，可以在“日程安排助理”中查看与会者时区和日程安排标签。
请注意，仅当至少有一位与会者位于不同时区时，才会显示与会者时区。
自动联机会议
在新版 Outlook 中，默认情况下所有会议均处于联机状态。 将与会者添加到会议时，将打开 Teams 会议切换开关。 与经典 Outlook 不同，Teams 会议链接和详细信息是在发送邀请后添加的。 然后，可以查看会议邀请以查看和复制 Teams 会议详细信息。
我们正在努力更新此行为并预先创建会议链接，以便你将来将看到与经典 Outlook 匹配的体验。
注意
您可以从设置>、Calendar、>事件**和邀请中更新每个会议联机设置，并启用或禁用将联机会议添加到所有会议。
如果你使用的是第三方联机会议提供商（如 Zoom 或 Cisco WebEx），你也会在此设置中看到这些提供商作为会议提供商选项，前提是你已安装其 Web 加载项。
隐藏与会者列表
现在，可以选择隐藏与会者列表，使其对接收会议邀请的用户可见。 创建新会议时，选择 “响应选项 ”，然后单击“ 隐藏与会者列表”
与会者可以添加会议室
在新版 Outlook 中，与会者可以通过将会议邀请转发到相关会议室来添加会议室。 然后，所有与会者都可以看到会议室。
编辑一系列事件
新的 Outlook for Windows 提供了以下编辑会议系列的选项：
- 此事件：仅汇报会议系列的选定实例。
- 此事件和以下所有事件： 汇报所选实例和系列中的所有未来匹配项，保持过去的实例不变。 (此选项在经典 Outlook for Windows 中不可用。)
- 系列中的所有事件：汇报会议系列中的每个实例。
更改 Outlook 中的约会、会议或事件
复制会议
右键单击日历图面中的事件，然后选择“ 复制事件” 以复制该事件。
在日历中添加多个时区
在新版 Outlook 中跨不同时区轻松管理会议。 新版 Outlook 允许你在日历中添加最多 20 个时区，而经典 Outlook 只允许添加 3 个时区。
在日历中使用主管类别
在日历视图中选择并按住 (或右键单击) 事件，然后选择“ 分类” 以应用主管的类别。 我们计划将来允许主管管理员编辑、收藏和删除主管类别。
接收共享日历通知
在新版 Outlook 中，用户可以选择接收有关共享日历中事件更改的通知。 这种能力扩展到执行负责人和代表。
您可以从“设置>”、“Calendar>”、“共享日历”、“>日历”和“Calendar 更新”中选择要选择接收通知的日历。
不发送响应 已跟踪 RSVP
在经典 Outlook 中，如果用户选择“请回复时 不发送响应 ”，则组织者将无法跟踪该单独的 RSVP。
但是，在新的 Outlook 中，如果用户在 RSVPing 时取消选中Email组织者，即使不会向组织者发送可见的回复电子邮件，只要组织者和 RSVPing 与会者在同一 M365 租户 (或组织) 中，组织者仍可以跟踪该 RSVP。
我们计划在未来支持跨不同租户的 RSVP 跟踪。
在日历上保留已拒绝的会议，并在收件箱中保留已回复的会议
在日历上保留已拒绝的会议，以便你仍然可以了解它，并在以后根据需要更新 RSVP。 可以通过选择 SettingsCalendarEvents>>和邀请并单击 Save declined events 复选框来启用此功能。
已回复的会议也可以保留在收件箱中，以便以后可以轻松找到它们。 这可以通过 设置>CalendarEvents>和邀请> 来自其他人的邀请 并选择 回复后从收件箱中删除邀请。
必须在主管的邮箱上启用这些设置，以便分别在代理日历和收件箱文件夹中得到尊重。
关注你无法参加的会议
新的 RSVP 选项允许你让组织者知道你无法参加，但希望随时获得通知。 你将继续有权访问会议聊天以及任何录制内容和会议笔记（如果可用）。 这是了解您或您的高管无法加入的讨论的好方法。
当面或虚拟 RSVP
如果想知道有多少人将亲自或以虚拟方式参加活动，请通过打开位置字段旁边的 面对面活动 切换来创建面对面活动。 虽然将活动标记为“面对面”，但也可以为无法进入办公室但仍想参加的人添加 Teams 会议。
收件人现在将看到“是，面对面”、“是，虚拟”和“是但没有出席情况信息”的 RSVP 选项。
拖放电子邮件和附件
新版 Outlook 支持将邮件和附件拖放到会议窗体中，以保持高效工作流。
复制和导出会议与会者
新 Outlook 现在引入了增强的与会者管理功能，包括：
- 复制：直接从界面轻松复制粘贴与会者信息
- 排序：按显示名称按字母顺序对与会者列表进行排序 (即将推出)
- 搜索：只需按几下键即可快速找到与会者 (即将推出)
- 下载：将与会者跟踪详细信息导出到 .csv 文件中供外部使用 (即将推出)
邮件提示
面向执行管理员的邮件筛选器和规则
在新版 Outlook 中，执行管理员可以使用“ 具有日历邀请” 电子邮件筛选器轻松查找会议邀请。
您还可以为高管的帐户设置 Email received for others 规则，并将其自动移动到单独的文件夹并根据需要进行分类。
固定电子邮件以便快速访问
您现在可以固定电子邮件以显示在收件箱顶部，从而节省您返回搜索它的时间。 将鼠标悬停或右键单击电子邮件，然后选择“ 固定 以固定它”。
计划何时发送电子邮件
在当今的混合工作世界中，您的白天可能是别人的夜晚，因此您不想在半夜向某人发送电子邮件。 使用新版 Outlook，可轻松地根据需要发送电子邮件。 只需选择“ 发送” 旁边的下拉箭头，然后选择“ 计划发送”。
推迟电子邮件
使用贪睡功能，您可以安排一个时间将电子邮件重新发送到您的收件箱，并在您想要的时间显示，以便您可以在合适的时间处理它。 只需右键单击任意邮件，然后选择“暂停”，或从功能区中选择“ 暂停 ”。 然后选择希望送达的时间。
撤消发送时间
新版 Outlook 提供了撤消发送的选项。 发送邮件后，您最多可以看到撤消选项 10 秒。 您可以导航到“设置>>邮件Compose”和“回复>撤消发送”，以管理此设置。
使用邮件合并
新版 Outlook 支持基本的邮件合并功能。 从 新邮件中，选择“ 发送” 下拉列表，然后选择 “开始邮件合并”。 每个收件人都将收到自己的电子邮件副本，不列出其他收件人。
高级邮件合并即将推出，它将允许在电子邮件中使用可变字段填充列表中定义的值。 有关更多详细信息，请遵循此路线图项。
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