關於取出、存回和版本的常見問題

如何簽出、簽入或捨棄對 SharePoint 文件庫中檔案所做的變更。

簽入檔案時是否會自動儲存？

否，簽出檔案只會變更檔案的條件，只允許您編輯檔案。

如果您簽出檔案，但未將其儲存回來，您的變更將不會儲存。 如果您想要保留變更，請一律儲存檔案。

儲存檔案的方式取決於您使用的編輯器或工具。 如果您在線上編輯文字檔，必須明確按一下 [儲存]。 不過，如果您在 Microsoft 365 應用程式中編輯，例如 Word 或 Excel，您可以關閉文件，它會自動儲存。

如果您簽出檔案、儲存檔案，然後捨棄該簽出作業，您的變更將不會儲存回文件庫。

為什麼我可以在不簽出的情況下編輯檔案？

根據預設，在文件庫中擁有編輯權限的任何人都可以變更檔案。 不過，您可以將文件庫設定為要求某人先簽出檔案，然後再進行變更。

您必須是文件庫擁有者或網站管理員，或具有相等的權限，才能執行此設定。

1. 開啟您要要求簽出的文件庫。

2. 在 SharePoint 中，按一下 [設定 ，然後按一下 [ 文件庫設定]。

   

   在 SharePoint 2016 中，選取 [頁面]，然後選取 [文件庫設定]。

   

3. 在 [設定] 頁面中，選取 [版本設定]。

   

4. 在版本設定頁面中，向下捲動，然後針對需要先取出文件，然後才能編輯文件，向下捲動並選取 [是]。

   

如何？要求在文件庫中借出檔案？

根據預設，文件庫可讓擁有編輯權限的成員修改及編輯檔案，而不需簽出檔案。若要防止這種情況發生，請啟用文件庫中的 [借出必要條件]。 您必須是文件庫擁有者或網站管理員，或具有相等的權限，才能執行此設定。

1. 開啟您要要求簽出的文件庫。

2. 在 SharePoint 中，按一下 [設定 ，然後按一下 [ 文件庫設定]。

   

   在 SharePoint 2016 中，選取 [頁面]，然後選取 [文件庫設定]。

   

3. 在 [設定] 頁面中，選取 [ 版本設定]。

   

4. 在版本設定頁面中，向下捲動，然後針對需要先取出文件，然後才能編輯文件，向下捲動並選取 [是]。

   

如何查看誰已簽出檔案？

查看誰已簽出欄的快速方法是將游標暫留在 [ 已簽出 ] 圖示上 以查看提示，告訴您誰已簽出檔案。

您也可以將 [簽出者] 欄新增至文件庫的預設檢視中。 如此一來，每個人都可以輕鬆查看誰已借出文件。若要了解如何在 SharePoint 中新增 「已簽出者」 欄，請參閱在 清單或文件庫中建立欄。

其他資訊

• 針對 SharePoint 2016 ，請參閱建立、變更或刪除清單或文件庫的檢視。
• 若為 SharePoint，請參閱 建立自訂的文件庫檢視。

如何？啟用版本設定？

版本設定是一種建立文件變更歷程記錄的方法，文件主要版本或主要與次要版本的發佈週期需要受到控管。

開啟版本設定

若要瞭解如何開啟版本設定，請參閱 啟用和設定清單或文件庫的版本設定。

上傳檔案的最佳方式是什麼？

使用拖放功能

上傳檔案的最常見方式是從電腦或網路資料夾拖曳檔案到文件庫。 首先，開啟您網站上的文件庫。 接下來，在電腦上找出並選取要上傳的文件，然後將該文件拖曳到文件庫中標示 [將檔案拖曳到這裡] 之處。

如果您未看到拖放檔案的選項，請安裝最新版的瀏覽器軟體或 Microsoft 365。 此功能至少需要 Office 2016 或最新版本的 Microsoft Edge、Firefox 或 Chrome。

在 SharePoint 2016 中使用 [在檔案總管中開啟] 命令

此命令會開啟電腦上的檔案總管，但它會顯示網站基礎之伺服器電腦上的資料夾結構。 您偶爾可能需要複製或移動文件庫中的多個文件到另一個文件庫。

例如，您可能想要將文件庫中一年多前建立的所有文件移動到另一個文件庫中，以封存資訊。 或者，當您變更工作群組時，您可能會想要將文件庫中您所擁有的文件從網站複製到子網站上的其他文件庫中。

您也可以處理資料夾中的檔案，例如複製、重新命名、刪除，依此類推。

在 SharePoint 2016 中使用 [上傳] 命令

從您的文件庫中，選取 [上傳]，然後選取 [Choose Files]，然後瀏覽以上傳個別檔案。

這種方法的優點是，不論您目前擁有的瀏覽器或瀏覽器版本為何，此方法均能運作。

取出、存回和版本的相關秘訣

不論您上傳的方式為何，請記住下列有關啟用之取出、存回及版本的資訊：

• 如果您要上傳檔案至需要出庫使用檔案的文件庫，則該檔案最初會出庫給您。 您仍然必須先將檔案存回，其他人才能進行檢視和編輯。
• 如果設定讓文件庫追蹤檔案的版本，您通常可以將上傳的檔案作為新版本加入，這個新版本就會是檔案版本歷程記錄的一部分。
• 如果文件庫需要您將值新增至一或多個文件庫欄，例如部門名稱或專案編號，您仍然必須在上傳作業完成之前編輯值並存回文件。

其他資訊

• 如果是 SharePoint 2016，請參閱 將檔案和資料夾上傳至文件庫。
• 如需 SharePoint 和 Microsoft 365 ，請參閱上傳、檢視及移除專案檔案或文件。
• 如需文件的詳細資訊，請參閱 影片：將文件新增至文件庫。

如何將新文件新增為現有文件的版本？

您可以簽出現有的文件並將所有內容替換為新版本，以將新文件新增為新版本。 修改已取出的版本後，請將其重新簽入。 SharePoint 會建立新的複本，保留舊版， (前提是您已針對該) 進行設定。 如需版本設定的詳細資訊，請參閱 版本設定在清單和文件庫中的運作方式。

在一段時間後，我會收到文件已取出的提醒嗎？

否，很抱歉，在 SharePoint 環境中，沒有設定提醒或取得文件簽出日期的方法。有應用程式開發介面 (API) 可以允許它，但它們需要撰寫自訂程式。 請洽詢您的系統管理員或網站設計師。

作為視覺化的因應措施，請留意圓形內的 [已 結帳 ] 圖示 ，或將 [ 簽出者] 欄新增至文件庫。 若要了解如何在 SharePoint 中新增 「已簽出者」 欄，請參閱在 清單或文件庫中建立欄。

為什麼其他人看不到我剛剛上傳的檔案？

如果您將檔案上傳到一個需取出檔案的文件庫，該檔案首先會由您取出。 您可以看到檔案，但其他人看不到，這很容易被忽略。 請確定填入所有必要屬性，然後存回檔案，其他人才可以檢視或編輯檔案。

其他資訊

• 如需有關在 SharePoint 中簽入和簽出檔案的詳細資訊，請參閱 在文件庫中簽入或簽入檔案。
• 如需有關在 SharePoint 2016 中簽入和簽出檔案的詳細資訊，請參閱 簽出、簽入或捨棄 SharePoint 文件庫中檔案的變更。
• 若要將檔案上傳至 SharePoint 2016，請參閱將 檔案和資料夾上傳至文件庫。
• 若要將檔案上傳至 SharePoint ，請參閱上傳、檢視及移除專案檔案或文件。

我在電子郵件中按一下文件連結，但它會以唯讀方式開啟，為什麼呢？

如果有人傳送 SharePoint 檔案的連結給您，而您選取該檔案時，請務必先閱讀標題列，看看上面是否顯示 為唯讀 ，再開始編輯。 如果有顯示，且文件庫已啟用取出，您必須取出檔案。 您隨時都可以透過檢查 URL 來尋找文件庫，以瀏覽至文件庫。

但如果檔案是 Office 文件，例如 Word、Excel 或 PowerPoint，那就容易多了。 首先，將文件置於 編輯模式，選取 [ 檔案 ] 索引標籤，然後找出可以用來簽出檔案的 [管理版本 ] 按鈕。

但請注意，也有可能有人已經簽出檔案，因此在此情況下，[ 簽出 ] 命令將無法使用。

我應該使用我的本機草稿資料夾嗎？

您看見以下內容的頻率為何？

本機草稿功能存在於數個版本中。 選取 [使用我的本機草稿資料夾] 可讓您將檔案離線並輕鬆在電腦上尋找檔案，以便您之後在未連線至網路的情況下開啟檔案。 根據預設，此資料夾名為 [SharePoint 草稿]，且位於您的 [文件] 或 [ 我的文件] 資料夾中。 順帶一提，如果您選取兩個或多個檔案進行簽出，就不會看到此對話方塊。

但時代不同了。 如果您想要離線使用檔案，最好的選擇是使用公司或學校用 OneDrive，這樣可讓任何文件庫離線並自動同步處理變更。

其他資訊

• 使用 OneDrive 將您的 OneDrive 或其他 SharePoint 文件庫同步到電腦。
• 下載免費的 OneDrive 同步處理用戶端。

如何？跨資料夾簽入檔案？

組織成資料夾的文件庫通常會有顯示所有資料夾的預設檢視。 如果您想要簽入多個資料夾中的多個檔案，請建立一個新的檢視來「展平」文件庫，以便在一個沒有資料夾的檢視中查看所有檔案。 若要執行此動作，請在 [編輯檢視] 頁面上選取 [資料夾] 下的 [顯示所有項目但不顯示資料夾]。 在執行此操作時，您可以增加檔案限制，這樣您就可以一次查看所有檔案，方法是增加 [項目限制] 下要顯示的項目數。 這種方式可以讓您輕鬆透過一次操作選取需要存回的所有檔案。

其他資訊

• 針對 SharePoint 2016 ，請參閱建立、變更或刪除清單或文件庫的檢視。
• 若為 SharePoint，請參閱 建立自訂的文件庫檢視。

為什麼我在公司或學校用 OneDrive 本機資料夾中看不到 [已借出] 圖示？

如果您已將文件庫與公司或學校用 OneDrive 同步處理，您仍然可以在瀏覽器中借出檔案。 您可以在圓形內看到 [ 已結帳 ] 圖示 以指出檔案已簽出。不過，在裝置的本機資料夾中，檔案上沒有 [已簽出] 圖示，因為本機資料夾不知道 SharePoint 上檔案的簽出/簽入狀態。

但是在您的本機資料夾中，您可以執行下列動作：

1. 以滑鼠右鍵按一下檔案名稱。
2. 選取 [ 線上檢視 ] 或 [ 公司或學校用 OneDrive]，然後選取 [移至瀏覽器]。

您現在可以快速地查看 SharePoint 文件庫及文件庫中任何檔案的取出/存回狀態。

某人休假，忘了將檔案存回。現在該怎麼做？

您不必等待他們回來。

網站或文件庫管理員可以使用覆寫取出權限，啟用文件存回或捨棄其他使用者取出的文件。 但是請注意執行此操作的後果。 休假的同事可能會想要將已變更的本機複本新增回文件庫中的文件，而且需要手動或使用比較工具（例如 Word 和 Excel 提供的比較工具）來協調兩個版本。

其他資訊

• 了解 SharePoint 中的權限等級。
• 使用試算表比較來比較兩個版本的活頁簿。
• 合併文件修訂。

我是否應該啟用檔案取出與存回？

簡單來說，取出和存回檔案是一種鎖定檔案以進行獨佔式編輯，之後再對其他人解除鎖定的方式。 建立文件庫、組織檔案及決定共同作業的最佳方法時，請考慮您與他人共同作業的風格。 有數種方式可與其他人共同處理文件。 下表可協助您決定最適合您的方法。

共同作業的風格	一般用法	最佳作法
非正式	日常小組文件、輕度或不頻繁編輯，以及偶爾的編輯衝突。	停用簽出需求 (這是預設的文件庫設定) 但您仍可視需要簽出個別檔案。
共同撰寫	使用用戶端電腦上的 Office 產品，以及使用 Office 網頁版，輕鬆、即時地共同作業文件	停用簽出要求並避免簽出檔案，因為它與共同撰寫不相容。
正式	循序註解和檢閱及文件核准。	啟用必要結帳。

如果您在文件庫中啟用取出，以下是一些其他秘訣及竅門：

• 避免將檔案取出太久。
• 將 [取出者] 欄新增至文件庫的預設檢視。 如此一來，其他人就可以輕鬆查看誰已借出文件。如果檢視中沒有此資料行，您仍可將游標暫留在 [ 已借出] 圖示 以查看提示，告訴您誰已簽出檔案。
• 在覆蓋其他人的結帳前先詢問。
• 避免編輯已出庫使用的檔案。
• 請記住，其他人在簽入之前看不到變更。

其他資訊

• 設定文件庫以要求簽出檔案。
• 文件共同作業和共同撰寫。
• 建立清單或文件庫中的欄。
• 建立、變更或刪除清單或文件庫的檢視。

我閱讀並嘗試了所有東西，但我仍然卡住了——我現在該怎麼辦？

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