關於取出、存回和版本的常見問題

如何在 SharePoint 函式庫中借出、簽入或丟棄檔案變更。

我的檔案在我簽入時會自動儲存嗎？

不，借閱檔案只會改變檔案的狀態，讓只有你能編輯。

如果你借出檔案卻沒有存回去，你的更改就不會被保存。 如果你想保留變更，務必先儲存檔案。

你怎麼儲存檔案取決於你使用的編輯器或工具。 如果你在線上編輯文字檔，必須明確點 選儲存。 不過，如果你在 Microsoft 365 應用程式中編輯，例如 Word 或 Excel，你可以關閉文件，它會自動儲存。

如果你借出檔案、儲存，然後丟棄該借出，你的更改不會被儲存回資料庫。

為什麼我可以編輯檔案而不去檢查？

預設情況下，任何在文件庫中擁有編輯權限的人都可以更改檔案。 不過，你可以設定函式庫要求有人先借閱檔案，然後才會更改。

你需要是文件庫擁有者或網站管理員，或擁有相當的權限才能執行此設定。

1. 打開你想借的圖書館。

2. 在 SharePoint 裡，點選設定齒，然後點選圖書館設定。

   

   在 SharePoint 2016 中，選擇 頁面，然後 選擇函式庫設定。

   

3. 在設定頁面，選擇 版本設定。

   

4. 在版本設定頁面，往下滑並選擇「需要在編輯前借出文件」。

   

如何？要求檔案在我的圖書館中被借出？

預設情況下，文件庫允許擁有編輯權限的成員修改和編輯檔案，而不必借閱檔案。為避免此情況，請在圖書館啟用「必借」。 你需要是文件庫擁有者或網站管理員，或擁有相當的權限才能執行此設定。

1. 打開你想借的圖書館。

2. 在 SharePoint 裡，點選設定齒，然後點選圖書館設定。

   

   在 SharePoint 2016 中，選擇 頁面，然後 選擇函式庫設定。

   

3. 在設定頁面，選擇 版本設定。

   

4. 在版本設定頁面，往下滑並選擇「需要在編輯前借出文件」。

   

如何查看誰的檔案已經被借出？

快速查看誰的欄位被借出的方法是將滑鼠移到「 已借出 」圖示上，圓 看到一個提示，告訴你誰已經借出了檔案。

你也可以將 「借出者 」欄位加入圖書館的預設檢視。 這樣大家都能輕鬆看到誰已經借出文件。想了解如何在 SharePoint 中新增「 已借出者」 欄位，請參閱「 在清單或函式庫中建立欄位」。

其他資訊

• 關於 SharePoint 2016，請參見 「建立、變更或刪除清單或函式庫的檢視」。
• 關於 SharePoint 的做法，請參見 建立文件庫的自訂檢視。

如何？啟用版本控制？

版本設定是一種建立文件變更歷程記錄的方法，文件主要版本或主要與次要版本的發佈週期需要受到控管。

開啟版本管理

欲了解如何開啟版本控制，請參閱 「啟用並設定列表或函式庫的版本管理」。

上傳檔案的最佳方式是什麼？

使用拖放功能

上傳檔案的最常見方式是從電腦或網路資料夾拖曳檔案到文件庫。 首先，開啟您網站上的文件庫。 接下來，在電腦上找出並選取要上傳的文件，然後將該文件拖曳到文件庫中標示 [將檔案拖曳到這裡] 之處。

如果你找不到拖放檔案的選項，請安裝最新版本的瀏覽器軟體或 Microsoft 365。 此功能至少需要使用 Office 2016，或是最新版本的 Microsoft Edge、Firefox 或 Chrome。

在 SharePoint 2016 中使用「以資源總管開啟」指令

此指令會在你的電腦上開啟檔案總管，但它會顯示伺服器電腦上所依據網站的資料夾結構。 您偶爾可能需要複製或移動文件庫中的多個文件到另一個文件庫。

例如，您可能想要將文件庫中一年多前建立的所有文件移動到另一個文件庫中，以封存資訊。 或者，當您變更工作群組時，您可能會想要將文件庫中您所擁有的文件從網站複製到子網站上的其他文件庫中。

您也可以處理資料夾中的檔案，例如複製、重新命名、刪除，依此類推。

使用 SharePoint 2016 中的 Upload 指令

從你的文件庫中，選擇上傳，再選擇選擇Files，然後瀏覽以上傳個別檔案。

這種方法的優點是，不論您目前擁有的瀏覽器或瀏覽器版本為何，此方法均能運作。

取出、存回和版本的相關秘訣

不論您上傳的方式為何，請記住下列有關啟用之取出、存回及版本的資訊：

• 如果你要上傳檔案到需要借出檔案的函式庫，該檔案最初會被借出給你。 您仍然必須先將檔案存回，其他人才能進行檢視和編輯。
• 如果設定讓文件庫追蹤檔案的版本，您通常可以將上傳的檔案作為新版本加入，這個新版本就會是檔案版本歷程記錄的一部分。
• 如果文件庫需要您將值新增至一或多個文件庫欄，例如部門名稱或專案編號，您仍然必須在上傳作業完成之前編輯值並存回文件。

其他資訊

• 關於 SharePoint 2016，請參見 「上傳檔案與資料夾至函式庫」。
• 關於 SharePoint 和 Microsoft 365，請參見 「上傳、檢視及移除專案檔案或文件」。
• 欲了解更多文件資訊，請參閱 影片：向圖書館新增文件。

我該如何新增一份文件，作為現有文件的版本？

你可以透過檢查已退出的文件並替換所有內容，讓新文件被新增為新版本。 一旦借出版本修改好，再重新登記。 SharePoint 會建立新的副本，只要你有設定該) ，舊版本就會 (。 欲了解更多版本控制資訊，請參閱 列表與函式庫中的版本管理運作方式。

我可以收到提醒，說我有文件被借出一段時間嗎？

不，很遺憾 SharePoint 環境無法設定提醒或查詢文件被借出的日期。有應用程式介面 (API) 允許，但需要撰寫自訂程式。 請與你的管理員或網站設計師討論。

作為視覺上的變通，請注意圓，或在資料庫中新增「借出者」欄位。 想了解如何在 SharePoint 中新增「 已借出者」 欄位，請參閱「 在清單或函式庫中建立欄位」。

為什麼其他人看不到我剛上傳的檔案？

如果您將檔案上傳到一個需取出檔案的文件庫，該檔案首先會由您取出。 你可以看到檔案，但其他人看不到，這點很容易被忽略。 請確定填入所有必要屬性，然後存回檔案，其他人才可以檢視或編輯檔案。

其他資訊

• 關於 SharePoint 檔案的更多細節，請參閱文件 庫中的「Check out」或「check in files in a document library」。
• 關於 SharePoint 2016 中檔案的更多細節，請參閱 「借出」、「簽入」或「丟棄」檔案變更。
• 關於上傳檔案到 SharePoint 2016，請參見 「上傳檔案與資料夾至函式庫」。
• 關於上傳檔案到 SharePoint，請參見 「上傳、檢視及移除專案檔案或文件」。

我在電子郵件裡點了文件連結，但它卻只開啟了唯讀——為什麼？

如果有人傳給你 SharePoint 檔案的連結，你選擇它，務必先閱讀標題欄，確認是否顯示 唯讀 ，然後再開始編輯。 如果有顯示，且文件庫已啟用取出，您必須取出檔案。 您隨時都可以透過檢查 URL 來尋找文件庫，以瀏覽至文件庫。

但如果是 Office 文件，例如 Word、Excel 或 PowerPoint，會簡單許多。 首先，將文件設為 編輯模式，選擇 「檔案 」標籤，然後找到 「管理版本 」按鈕，你可以用它來查看檔案。

但也有可能有人已經把檔案借出了，所以在這種情況下，Check Out 指令就無法使用。

我應該使用我的本機草稿資料夾嗎？

您看見以下內容的頻率為何？

本機草稿功能存在於數個版本中。 選取 [使用我的本機草稿資料夾] 可讓您將檔案離線並輕鬆在電腦上尋找檔案，以便您之後在未連線至網路的情況下開啟檔案。 預設情況下，這個資料夾叫做 SharePoint Drafts，位於你的 Documents 或 My Documents 資料夾裡。 順帶一提，如果你選擇兩個或以上的檔案要借出，你不會看到這個對話框。

但時代不同了。 如果你想離線處理檔案，最好的選擇是用 OneDrive 來工作或上學，這樣可以讓任何文件庫離線並自動同步變更變得非常方便。

其他資訊

• 用 OneDrive 將你的 OneDrive 或其他 SharePoint 函式庫同步到你的電腦。
• 下載免費的 OneDrive 同步處理客戶端。

如何？跨資料夾檢查檔案？

組織成資料夾的文件庫通常會有顯示所有資料夾的預設檢視。 如果你想在很多資料夾裡檢查大量檔案，可以建立一個新的檢視，讓函式庫「扁平化」，這樣你就能在同一個視圖中看到所有檔案，沒有資料夾。 若要執行此動作，請在 [編輯檢視] 頁面上選取 [資料夾] 下的 [顯示所有項目但不顯示資料夾]。 順便說一句，你可以提高檔案限制，讓你能一次看到所有檔案，方法是增加項目限制下要顯示的項目數量。 這種方式可以讓您輕鬆透過一次操作選取需要存回的所有檔案。

其他資訊

• 關於 SharePoint 2016，請參見 「建立、變更或刪除清單或函式庫的檢視」。
• 關於 SharePoint 的做法，請參見 建立文件庫的自訂檢視。

為什麼我在 OneDrive 的工作或學校本地資料夾裡看不到「已結帳」圖示？

如果你已經將某個圖書館與 OneDrive 同步，還是可以在瀏覽器裡借用檔案。 你可以看到「 已結帳 」圖示 在瀏覽器中顯示該檔案已被借出。然而，在你裝置的本地資料夾裡，檔案上沒有「 已結出 」圖示，因為本地資料夾不知道該檔案在 SharePoint 上的簽出/簽入狀態。

但是在您的本機資料夾中，您可以執行下列動作：

1. 以滑鼠右鍵按一下檔案名稱。
2. 選擇 「線上檢視 」或「工作 或學校」選擇 OneDrive，然後選擇 「前往瀏覽器」。

您現在可以快速地查看 SharePoint 文件庫及文件庫中任何檔案的取出/存回狀態。

某人休假，忘了將檔案存回。現在該怎麼做？

你不必等他們回來。

網站或文件庫管理員可以使用覆寫取出權限，啟用文件存回或捨棄其他使用者取出的文件。 但是請注意執行此操作的後果。 你休假的同事可能想把本地版本的修改資料加回函式庫，兩個版本需要手動或使用比較工具（如 Word 和 Excel 提供）來核對。

其他資訊

• 了解 SharePoint 中的權限等級。
• 使用 Spreadsheet Compare 比較兩個版本的工作簿。
• 合併文件修訂。

我是否應該啟用檔案取出與存回？

簡單來說，取出和存回檔案是一種鎖定檔案以進行獨佔式編輯，之後再對其他人解除鎖定的方式。 建立文件庫、組織檔案及決定共同作業的最佳方法時，請考慮您與他人共同作業的風格。 有數種方式可與其他人共同處理文件。 以下表格可以幫助你決定什麼最適合你。

共同作業的風格	一般用法	最佳作法
非正式	日常團隊文件、輕微或不頻繁的編輯，以及偶爾的編輯衝突。	關閉借出要求 (這是預設的函式庫設定) 但你仍然可以依需要借出個別檔案。
共同撰寫	透過客戶端電腦及使用 Office 網頁版，輕鬆即時與 Office 產品進行文件協作	關閉檢查要求，避免借閱檔案，因為這和共同作者不相容。
正式	依序評論、審查及文件審核。	啟用必要結帳。

如果您在文件庫中啟用取出，以下是一些其他秘訣及竅門：

• 避免將檔案取出太久。
• 將 [取出者] 欄新增至文件庫的預設檢視。 這樣其他人就能輕鬆看到誰有文件被借出。如果這欄不在檢視中，你仍然可以將滑鼠移到看到一個提示，告訴你誰已經借出了檔案。
• 在覆寫別人退房前先問清楚。
• 避免編輯已經借出的檔案。
• 請記得，變更在報到前不會對他人顯示。

其他資訊

• 設置一個函式庫，要求檔案借出。
• 文件協作與共同撰寫。
• 在清單或資料庫中建立欄位。
• 建立、變更或刪除清單或函式庫的檢視。

我讀過所有嘗試的方法，但還是卡住了——我現在該怎麼辦？

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