版本設定在清單和文件庫中的運作方式

在清單或文件庫中啟用版本設定後，您可以在清單中的項目和文件庫中的檔案變更時儲存、追蹤和還原它們。 版本設定與其他設定 （例如結帳） 相結合，可讓您控制自己網站上張貼的內容。 您也可以使用版本設定來檢視或還原舊版本的清單或文件庫。

版本設定概觀

任何擁有管理清單權限的人員都可以開啟或關閉清單或文件庫的版本設定。 版本設定適用於所有預設清單類型中的清單項目，包括行事曆、問題追蹤清單和自訂清單。 它也適用於所有可儲存在文件庫中的檔案類型，包括網頁組件頁面。 如需設定和使用版本設定的詳細資訊，請參閱 啟用和設定清單或文件庫的版本設定。

您可以使用版本設定來：

• 版本的追蹤歷程記錄 啟用版本設定之後，您可以查看項目或檔案何時變更，以及是誰變更了。 您也可以查看檔案) 的屬性 (相關資訊何時變更。 例如，如果有人變更清單項目的到期日，該資訊會顯示在版本歷程記錄中。 您也可以查看人員將檔案簽入文件庫時所發表的註解。
• 還原舊版 如果您在當前版本中犯了錯誤，如果當前版本已損壞，或者您只是更喜歡以前的版本，您可以用以前的版本替換當前版本。 還原的版本會變成新的目前版本。
• 檢視舊版 您可以檢視先前的版本，而不覆寫目前的版本。 如果您檢視 Microsoft Office 文件（例如 Word 或 Excel 檔案）中的版本歷程記錄，您可以比較兩個版本以判斷差異。

如果您的清單或文件庫限制版本，您應該確保參與者知道，當達到版本限制時，將刪除較舊的版本。

建立版本時

啟用版本設定後，會在下列情況下建立版本：

• 首次建立清單項目或檔案，或上傳檔案時。

  注意

  如果需要取出檔案，您必須入庫使用檔案以建立其第一個版本。

• 上傳檔案且與現有檔案具有相同名稱時。

• 清單項目或檔案的屬性變更時。

• 開啟並儲存 Office 文件時。 再次開啟文件之後，系統會在儲存編輯內容後建立新的版本。

• 定期編輯和儲存 Office 文件時。 並非所有的編輯和儲存都會建立新的版本。 例如，在頻繁儲存編輯時，每個新版本都會擷取一個時間點，而不是每個個別的編輯。 啟用 自動儲存 時，這是很常見的狀況。

• 在共同撰寫文件期間、當不同的使用者開始處理文件，或當使用者按一下 [儲存] 以上傳變更至文件庫時。

檔案在任何時候最多可以有三個目前版本：已取出的版本、最新的次要或草稿版本，以及最新發佈或主要版本。 其他所有版本均視為歷程記錄版本。 某些目前版本只有對有權限檢視的使用者可見。

主要與次要版本

通常，主要版本代表一個里程碑，例如提交以供審閱或發布的文件，而次要版本則是尚未準備好供所有網站參與者閱讀的進行中工作。 視團隊的工作方式而定，團隊可能更可能需要其最新的次要版本，例如最近編輯的版本。 一段時間後，您的小組可能不太需要較舊的次要版本。

有些組織會追蹤其媒體櫃中檔案的主要和次要版本。 其他的則只追蹤主要版本。 主要版本以整數識別，例如 5.0;次要版本則以十進位數字識別，例如 5.1。

大多數組織在檔案正在開發時使用次要版本，並在達到某些里程碑或檔案準備好供廣大受眾檢閱時使用主要版本。 在許多組織中，草稿安全性設定為只允許檔案擁有者和有權限核准檔案的人員。 也就是說，在發行主要版本之前，其他人都看不到次要版本。

[清單] 僅支援主要版本。 清單項目的每一個版本都會以整數編號。 如果您的組織需要核准清單中的項目，則項目會保持在擱置中狀態，直到由有權限核准這些項目的人員核准為止。 當處於擱置中狀態時，它們會以十進位數字編號，並稱為草稿。

次要版本數量上限為 511，主要版本數量可加以調整。 如需設定主要版本數目的相關資訊，請參閱 控制儲存的版本數目 一節。

如果您使用的是線上應用程式或最新的傳統型版本，且嘗試儲存另一個超過最大數量的次要版本，將會覆寫最新的次要版本。 如果您使用的是舊用戶端，則根本無法儲存或上傳任何變更。 若要避免覆寫或繼續上傳變更，您必須發佈下一個主要版本。 然後，您就可以再次發佈該主要版本的次要版本數目上限。 若要瞭解如何發佈新版本，請查看 發佈或取消發佈檔案版本。

如需啟用和設定版本設定的詳細資訊，包括主要和次要版本，請參閱 啟用和設定清單或文件庫的版本設定。

版本號碼

每次建立新版本時，系統會自動新增版本號碼。 在已啟用主要版本設定的清單或文件庫中，版本採用整數，例如 1.0、2.0、3.0 等等。 在程式庫中，您的系統管理員可能會同時啟用主要和次要版本的版本設定。 追蹤次要版本時，它們會以十進位數字表示，例如 1.1、1.2、1.3 等等。 當其中一個版本發佈為主要版本時，其編號會變成 2.0。 後續次要版本會編號為 2.1、2.2、2.3 等等。

當您捨棄結帳時，版本號碼並不會變更。 如果最新版本是 3.0 版，則在捨棄結帳後，它仍會是 3.0。

刪除版本時，該版本會移至 [資源回收筒]，其編號也隨之消失。 [版本歷程記錄] 會顯示其餘的版本號碼。 其他版本號碼不會變更。 例如，如果您的文件包含次要版本 4.1 和 4.2，而您決定刪除版本 4.1，則產生的版本歷程記錄只會顯示版本 4.0 和 4.2。 下圖顯示了這一點。

如需啟用和設定版本設定的詳細資訊，包括主要和次要版本，請參閱 啟用和設定清單或文件庫的版本設定。 

決定誰可以查看草稿項目

您可以設定可以檢視清單項目和檔案草稿的人員。 建立草稿有兩種情況：

• 在追蹤主要和次要版本的文件庫中建立或更新檔案的次要版本時。
• 當清單項目或檔案已建立或更新，但尚未在需要內容核准的清單或文件庫中核准時。

當您追蹤主要和次要版本時，您可以指定人員是否必須具備編輯檔案的權限，才能檢視及讀取次要版本。 套用此設定時，具有編輯檔案權限的人員可以處理檔案，但僅具有讀取檔案權限的人員就無法看到次要版本。 例如，您可能不希望在編輯檔案時讓每個有權存取您文件庫的人看到註解或修訂。 如果正在追蹤主要和次要版本，且還沒有人發佈主要版本，則沒有查看草稿項目權限的人員會看不到該檔案。

當需要內容核准時，您可以指定擱置核准的檔案是由具有讀取權限的人員、具有編輯權限的人員，或僅限作者和具有核准項目權限的人員檢視。 如果同時追蹤主要和次要版本，作者必須先發佈主要版本，才能提交檔案以供核准。 需要內容核准時，有權限讀取內容但沒有查看草稿項目的人員，將會看到上次核准的檔案或主要版本。

不論人員是否有編輯檔案的權限，如果使用者搜尋次要版本中的檔案，將無法取得結果。

控制儲存的版本數量

有些組織允許無限版本的檔案，而其他組織則適用限制。 您可能會在簽入最新版本的檔案之後，發現舊版本遺失。 如果您的最新版本是 101.0，而您注意到不再有 1.0 版，這表示系統管理員將文件庫設定為只允許 100 個主要版本的檔案。 新增第 101 個版本會導致刪除第一個版本。 只剩下 2.0 到 101.0 版。 同樣地，如果新增第 102 版，則只會保留 3.0 到 102.0 版。

管理員也可以決定將次要版本的數目限制為僅限特定數目的最新版本。 例如，如果允許 100 個主要版本，系統管理員可能會決定只保留最近五個主要版本的次要草稿。 主要版本之間的次要版本數目上限為 511。 如需主要和次要版本發佈的詳細資訊，以及當您擁有的次要版本上限超過上限時會發生什麼情況，請參閱 主要和次要版本一節。 若要瞭解如何發佈新版本，請查看 發佈或取消發佈檔案版本。

在限制保留次要版本的主要版本數目的程式庫中，當達到版本限制時，會刪除先前主要版本的次要版本。 例如，如果您只保留 100 個主要版本的草稿，而您的小組建立了 105 個主要版本，則只會保留最早版本的主要版本。 與五個最早主要版本相關聯的次要版本（例如 1.2 或 2.3）會遭到刪除，但主要版本（1、2 等）會保留，除非您的程式庫也限制主要版本。

通常，限制版本數目是很好的作法。 這意味著您可以節省伺服器空間並減少使用者的混亂。 但是，如果您的組織因為法律或其他因素而需要儲存所有版本，則請勿套用任何限制。

如需啟用和設定版本設定的詳細資訊，包括限制，請參閱 啟用和設定清單或文件庫的版本設定。

在清單和文件庫中啟用、設定和使用版本設定

• 如果您是 Microsoft 365 客戶，當您建立文件庫或清單時，系統會自動開啟版本設定。 您可以使用 PowerShell 或開發人員 API 停用版本設定。 注意：不建議停用版本設定，因為它會關閉版本復原的保護。
• 針對 SharePoint Server，版本設定會在您建立文件庫時自動開啟，但不會在您建立清單時開啟。

任何有權限管理清單的人都可以開啟或關閉版本設定。 在許多網站上，這是管理網站的同一個人，因為清單和文件庫會繼承網站的權限。 除了啟用版本設定之外，網站擁有者 (或管理清單或文件庫的其他人員) 決定是否要求核准內容、誰可以檢視草稿項目，以及是否需要結帳。 這些決策中的每一個都會對版本設定的運作方式產生影響。 例如，如果管理文件庫的人員決定要求簽出，則只有在檔案簽入時才會建立版本號碼。 如果需要內容核准，則在檔案由有權限的人員核准之前，不會套用主要版本號碼。

若要瞭解如何開啟清單或文件庫的版本設定，請參閱 啟用和設定清單或文件庫的版本設定。

版本設定如何與必要內容核准搭配使用

如果在文件庫中啟用了版本設定，則設定版本的人員會決定是否要同時追蹤主要和次要版本，並決定誰可以看到次要版本。 在大多數情況下，當需要內容核准時，只有檔案的擁有者以及有權限核准項目的人員才能看到次要版本。 在其他文件庫中，任何可以編輯文件庫中檔案的人，或擁有文件庫 [讀取] 權限的任何人，都可以查看所有版本。 核准版本之後，擁有清單或文件庫 [讀取] 權限的每個人都可以看到該版本。

雖然清單沒有主要和次要版本，但任何處於 擱置中 狀態的項目都會被視為草稿。 在大多數情況下，只有項目的建立者及具有「完全控制」或「設計」權限的人員可以看到草稿。 這些人員的草稿顯示為 [擱置中 ] 狀態，但其他人只能看到版本歷程記錄中最新的 [核准 ] 版本。 如果檔案遭到拒絕，則檔案會處於 擱置中 狀態，直到擁有必要權限的人將其刪除為止。

根據預設，擱置中的項目或檔案僅對其建立者和具有管理清單權限的人員可見，但您可以指定其他使用者群組是否可以檢視該項目或檔案。 如果您的文件庫設定為同時追蹤主要和次要版本，則編輯檔案的人員必須先發佈檔案的主要版本。

如需設定文件核准的詳細資訊，請參閱 需要網站清單或文件庫中項目的核准。

版本設定如何搭配檔案結帳使用

當您從已開啟版本設定的文件庫簽出檔案時，系統會為該檔案的後續每次簽入建立新版本。 如果已開啟主要 和 次要版本，您可以在簽入時決定要簽入的版本類型。 在需要簽出的文件庫中，只有在簽入時才會建立版本。

在不需要借出的文件庫中，當您開啟檔案後第一次儲存時，系統會建立新版本。 後續每次儲存都會覆寫您第一次儲存時建立的版本。 如果您關閉應用程式，然後重新開啟文檔，第一次儲存將再次產生一個版本。 這可能會導致版本數目急劇增加。

如需簽入和簽出的詳細資訊，請參閱 簽出、簽入或捨棄對文件庫中檔案的變更。

如何透過 [在檔案總管中檢視] 使用檔案重新命名時進行版本設定

使用 [在檔案總管中檢視] 功能來處理檔案時，請務必注意，與使用瀏覽器相比，行為會稍有不同。

在 [在檔案總管中檢視] 功能中，重新命名檔案不會被視為觸發建立新版本的變更。 這表示當您透過 [在檔案總管中檢視] 功能變更檔案名稱時，SharePoint 不會建立新版本的檔案，而是重新命名檔案。

不過，當使用瀏覽器 (或 OneDrive 同步處理用戶端) 時，重新命名檔案會導致建立新的版本。

僅要求) (庫簽出

要求簽出可協助您的團隊充分利用版本設定，因為人員會特別指定何時建立版本。 只有當有人簽出檔案、變更檔案，然後再次簽入該檔案時，才會建立版本。 不需要簽出時，會在某人第一次儲存檔案時建立一個版本，並在該人員關閉檔案時更新此版本。 如果該人員或其他人隨後再次開啟並儲存檔案，則會建立另一個版本。 視情況而定，您可能不打算建立多個版本，例如，如果您必須先關閉檔案才能出席會議，才能完成對檔案的變更。

需要簽出時，人員必須先簽出檔案，才能新增檔案、變更檔案或變更檔案屬性。 當使用者簽入檔案時，系統會提示他們提供有關其所做變更的註解，這有助於建立更有意義的版本歷程記錄。

如需要求取出的詳細資訊，請參閱 設定文件庫以要求取出檔案。

清單或文件庫權限

清單和文件庫具有與版本設定和簽出相關的權限，這些權限會根據套用至使用者或特定群組的權限層級而有所不同。 可以編輯權限等級的人員可以以不同的方式設定這些權限，也可以建立具有自訂權限等級的新群組。

這些權限可讓您以彈性管理文件庫。 例如，您可能希望某人能夠刪除檔案的版本，但沒有刪除檔案本身的權限。 刪除 版本 的權限與 刪除項目的權限不同，因此您可以提供自訂的控制層級。

下表顯示與版本設定和簽出相關的權限;以及它們套用至哪些預設權限等級。

權限	預設權限等級
檢視版本	完全控制、設計、參與和讀取
刪除版本	完全控制、設計和參與
覆寫取出	完全控制和設計
核准項目	完全控制和設計

如需權限的詳細資訊，請參閱 了解權限等級。

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