Каква е разликата между група на Microsoft 365 и списък с контакти в Outlook?

Списъкът с контакти, или списък за разпространение, е колекция от имейл адреси, използвани за изпращане на съобщения или покани за събрания до много хора едновременно. Научете как се създава, редактира или изтрива списък с контакти в Outlook.

Групата на Microsoft 365 в Outlook отговаря на тези прости нужди и предоставя масив от споделени ресурси, на които членовете на групата автоматично се присвояват при създаването на групата.

Когато настройвате група на Microsoft 365 в Outlook, можете да изберете набор от хора, с които искате да си сътрудничите, и лесно да настроите колекция от ресурси, с които тези хора да споделят. Не е нужно да се безпокоите за ръчното задаване на разрешения за всички тези ресурси, тъй като добавянето на членове към групата автоматично им дава нужните разрешения за инструментите, които предоставя вашата група.

Ето някои от функциите, които правят групите по-мощно решение от списъците за имейл разпространение:

Споделена папка "Входящи " – мястото, където се провеждат разговорите, които традиционно водите в списъците си за разпространение. В тази споделена папка "Входящи" можете да търсите изпълнят, така че се създава жив архив на съобщенията на групата. Новодошлите в групата могат да търсят или да превъртат назад през хронологията, за да влязат бързо в крак с това, което е било публикувано в групата по-рано. Вижте: Провеждане на групов разговор в Outlook.

Съвет

Ако вашите потребители все още искат съобщенията на групата да се показват в тяхната лична папка "Входящи", както направиха със списъка за разпространение, всичко, което трябва да направят, е да се абонират за групата, като щракнат върху бутона за членство в лентата на Outlook.
Библиотека със споделени файлове – вашата група има библиотека с файлове на SharePoint, където потребителите могат да съхраняват, споделят и работят съвместно по документи, работни книги, презентации, изображения или всякакъв друг вид файл, върху който трябва да работят. Вижте: Споделяне на файлове с група в Outlook.
Споделен календар – вашата група получава споделен календар, за да публикува събития, свързани с групата. Всеки член, който се е абонирал за групата, автоматично се кани за събитията, публикувани в календара, така че тези събития да могат да се показват и в неговите лични календари, ако желае. Вижте: Използване на Групов календар в Outlook за планиране и редактиране на събития.
Споделен бележник на OneNote – групата автоматично има споделен бележник на OneNote, където членовете на групата могат да събират и да работят съвместно по информация. Много групи използват бележника, за да създадат жива wiki страница с често задавани въпроси и други ресурси. Вижте: OneNote: Първи стъпки.
Достъп на гости – преди можехте да добавяте външни контакти към групите за разпространение, но всичко, което те получават, е имейл. С групите можете да предлагате на гостите достъп до имейл разговори, файлове и дори споделения бележник на OneNote. Вижте: Добавяне на гости към групи в Outlook.
Съдържанието е откриваемо – групите в Outlook са публични по подразбиране, което означава, че е лесно за други хора във вашата организация да откриват и да се присъединяват към или преглеждат материалите в групата. Ако съдържанието на групата е по-поверително, можете да я превключите на лична, което скрива съдържанието от хора, които не са членове, и изисква собственикът на групата да одобрява всяко искане за присъединяване.
Самостоятелно създаване – ИТ не трябва да затъва в искания от потребители за създаване на групи. Потребителите могат да създават собствени групи, ако е необходимо. Ако искате да контролирате кои потребители във вашата организация могат да създават групи, вижте: Управление кой може да създава Групи на Microsoft 365.

Администриране на вашите групи

Microsoft 365 предлага редица полезни инструменти и възможности за по-лесно управление и администриране на вашите групи. Научете повече в ръководството за администратори за Групи на Microsoft 365 в Outlook.