В класическия Outlook имате възможност да:
Архив елементи | Архив елементи с клавиатурата | Забраняване на архивирането с клавиша | BackspaceНамиране Архив папка | Онлайн Архив | Архив спрямо онлайн Архив | ЧЗВ
Архив на елементи в класическия Outlook
Изберете едно или повече съобщения във вашата папка "Входящи" или друга папка, които да архивирате.
В групата Изтрий изберете Архивиране. Може да използвате и клавиша Назад, за да архивирате веднага едно или повече избрани съобщения.
Съвет
За акаунти за Microsoft 365, Exchange, Exchange Online и Outlook.com вашата папка "Архив" вече съществува дори ако никога не сте използвали функцията преди. Ще я намерите в списъка на папките на Outlook. Ако не виждате папката и използвате Outlook 2016 или Outlook за Microsoft 365, отидете на "Файл>"Опции>за актуализиранена акаунт >за Office "Актуализирай сега".
Вашите съобщения ще бъдат преместени в папката "Архив". Ако сте архивирали съобщение по погрешка, отидете в папката Архив и преместете съобщението обратно във вашата папка "Входящи".
Забележка
Бутонът "Архив" е видим само в Outlook 2016, Outlook 2019 и Outlook за Microsoft 365. По-старите версии на Outlook нямат бутон Архив на лентата.
Архивиране на съобщения с помощта на клавиатурата в класическия Outlook
Може да архивирате едно или повече избрани съобщения, като натиснете клавиша Назад. Ако натиснете клавиша Изтрий, съобщенията отиват в папката Изтрити. Не можете да промените поведението на клавиша "Назад".
Забележка
Ако съобщението е отворено в собствен прозорец, а не в екрана за Четене, клавишът "Назад" няма да архивира съобщението. Ще трябва да затворите съобщението и да го прегледате в екрана за Четене, за да използвате клавиша "Назад" за архивиране на съобщението. Когато съобщението е отворено в нов прозорец, единственият начин да го архивирате е като използвате бутона Архив на лентата.
Как да забраня архивирането чрез клавиша "Назад" на Outlook за Microsoft 365?
За да предотвратите преместването на елементи в папката за архивиране, можете да добавите следните записи от системния регистър, за да забраните тази функция.
Важно
Следвайте стъпките в този раздел внимателно. Ако промените системния регистър неправилно, е възможно да възникнат сериозни проблеми. Преди да го промените, архивирайте системния регистър за възстановяване, в случай че възникнат проблеми.
Път за групови правила в системния регистър:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Име: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Стойност: 1
Път в системния регистър на инструмента за персонализиране на Office (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
Име: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Стойност: 1
Забележка
Тази корекция не се отнася за версиите на Outlook, придобити с еднократна покупка.
Как да намирам папката "Архив"?
Вашата папка Архив е в списъка на папките. За да покажете списъка на папките, изберете "Преглед>на екрана > с папки "Нормален".
Как да търся папката "Архив"?
По подразбиране, когато търсите елементи на Outlook с помощта на функцията за търсене в горния край на списъка с папки, класическият Outlook търси в цялата ви пощенска кутия.
Ако искате да ограничите търсенето само до папката "Архив", първо изберете папката "Архив" във вашия списък на папките. Полето за търсене сега ще извърши търсене само в папката "Архив".
По какво това се различава от онлайн архива?
Онлайн Архив е функция за корпоративните клиенти на Microsoft 365, които имат необичайно големи пощенски кутии. Тези клиенти могат да използват онлайн архив, вместо да изтриват старата поща. Онлайн Архив на потребителя е нещо като втори акаунт в Outlook със своя собствена структура на папките. Ето защо той не се включва в търсенията, извършвани от папка "Входящи".
Ако онлайн архивът е разрешен, администраторите и потребителите могат да настроят пощенската си кутия да премества автоматично старите съобщения в онлайн архива, използвайки правила за архивиране.
Кога трябва да използвам "Архив" и онлайн архив?
Препоръчваме да използвате функцията "Архив", за да поддържате своята папка "Входящи" чиста от съобщения, на които вече сте отговорили или сте предприели необходимите действия. Мислете за папката "Архив" като за файл. Можете да съхранявате елементи в папката "Архив" и все още да имате лесен достъп до тях. Можете също да изтривате съобщения или да ги премествате в определени папки, ако това отговаря повече на вашия стил.
За потребители с големи пощенски кутии в организация с Office 365 Enterprise препоръчваме на администраторите да зададат правила за Архив, които преместват елементите в онлайн Архив след 1 година или по-малко, ако потребителите достигат по-бързо квотата си за пощенска кутия. Това гарантира, че няма да се налага потребителите да изтриват старата поща, за да направят място за нова. Имейлите, по-стари от указаното време, могат да бъдат премествани както от папката "Входящи", така и от локалната папка "Архив".
Често задавани въпроси относно архивирането
Мога ли да променя мястото, където отиват моите архивирани елементи?
Ако използвате акаунт за Microsoft 365, Exchange, Exchange Online или Outlook.com, не можете да променяте местоположението, където се преместват архивираните елементи. Папката "Архив" е една от класическите системни папки на Outlook по подразбиране и не може да бъде преименувана, премествана или изтривана. Ако използвате POP или IMAP акаунт, като например Gmail, Yahoo или iCloud, можете да промените местоположението на папката "Архив", като изберете "Файл>Пощенска> кутияНастройки на Инструменти>,Задаване на Архив Папка".
Защо новата функция за архивиране има толкова сходно име с функцията за онлайн архивиране?
Архив е добре известна функция, която вече е налична в Outlook Mobile, Outlook Web App и Outlook.com, а дори и в други имейл доставчици, като например Gmail. Понеже това е утвърдено име и понеже онлайн архивирането е съществуваща функция, решихме да запазим еднакви двете имена.
Какво ще стане с автоархивирането?
Автоархивирането е по-стара функция на Outlook, която дава възможност за автоматично преместване на старите имейли в .pst файл. Това означава, че имейлите се премахват от сървъра и стават по-трудни за търсене. Ако твърдият диск, който съдържа AutoArchive.pst файлът, стане неизползваем, можете да загубите тези съобщения. Онлайн архивът е функция от корпоративно ниво, която замества функцията за автоархивиране.
Автоархивирането все още може да се използва, ако не разполагате с онлайн Архив и ако вашият ИТ отдел не е деактивирал функционалността. За повече информация за автоархивирането в Outlook 2016 вж. Архивиране на по-стари елементи ръчно в класическия Outlook за Windows.
Аз съм администратор на Office 365 Enterprise. Мога ли да дезактивирам функцията за архивиране, като използвам групови правила?
Архив е широко достъпна в Outlook за Windows, Outlook Mobile, Outlook в уеб и Outlook.com. Функцията Архив не може да бъде дезактивирана чрез групови правила.
Свързани статии
Ръчно архивиране на по-стари елементи в Outlook за Windows
Създаване на подпапка
Архив в лентата с инструменти.