Όταν εισαγάγετε το όνομα ενός παραλήπτη στο πεδίο "Ιδιαίτ. κοιν." (ιδιαίτερη κοινοποίηση) ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο παραλήπτης αυτός λαμβάνει ένα αντίγραφο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς το όνομά του να είναι ορατό στους άλλους παραλήπτες.
Επιλέξτε μια επιλογή καρτέλας παρακάτω για την έκδοση του Outlook που χρησιμοποιείτε. Ποια έκδοση του Outlook έχω;
Σημείωση
Εάν τα βήματα σε αυτή τη νέα καρτέλα του Outlook δεν λειτουργούν, ενδέχεται να μην χρησιμοποιείτε ακόμη το νέο Outlook για Windows. Επιλέξτε Κλασικό Outlook και ακολουθήστε αυτά τα βήματα.
Στο νέο Outlook, ανοίξτε ένα νέο μήνυμα ή απαντήστε σε ένα μήνυμα.
Από το στοιχείο "Επιλογέςεμφάνισης πεδίων", επιλέξτε "Εμφάνιση>ιδιαίτερης κοινοποίησης".
Προσθέστε τα ονόματα των ατόμων που θέλετε στη γραμμή "Ιδιαίτ. κοιν.".
Σημείωση
Όταν προσθέτετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάποιου ατόμου στο πλαίσιο "Ιδιαίτ. κοιν.", ένα αντίγραφο του μηνύματος αποστέλλεται σε αυτό το άτομο. Τα άλλα άτομα που θα λάβουν το μήνυμα δεν βλέπουν ποιανού η διεύθυνση υπάρχει στη γραμμή "Ιδιαίτ. κοιν.".
Βέλτιστες πρακτικές για τη χρήση της επιλογής "Ιδιαίτ. κοιν."
-
Δείξτε το δρόμο Προτού προσθέσετε το όνομα του παραλήπτη στο πλαίσιο " Ιδιαίτ. κοιν ." σε ένα μήνυμα, βεβαιωθείτε ότι ο παραλήπτης αναμένει το μήνυμά σας. Αυτό το άτομο ίσως χρειαστεί να ακολουθήσει τα βήματα για να σας καταχωρήσει ως ασφαλή αποστολέα (ή ασφαλή παραλήπτη, εάν το όνομά σας πρόκειται να εισαχθεί στο πλαίσιο Προς του μηνύματος).
Γιατί είναι απαραίτητο αυτό; Η χρήση της επιλογής "Ιδιαίτ. κοιν." είναι μια τεχνική που προτιμούν οι αποστολείς ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Επομένως, πολλά φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας σημειώνουν τα μηνύματα που χρησιμοποιούν το πλαίσιο Ιδιαίτ. κοιν. ως ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Επομένως, εάν ο προβλεπόμενος παραλήπτης δεν έχει προσθέσει το όνομά σας στη λίστα ασφαλών αποστολέων στο Microsoft Outlook, το μήνυμά σας ενδέχεται να μεταφερθεί απευθείας στο φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή κάτι αντίστοιχο.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση του φίλτρου ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στο Outlook, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη ονομάτων στις λίστες φίλτρων ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. - Σκεφτείτε ότι πριν συμπεριλάβετε μια λίστα διανομής στο πλαίσιο "Ιδιαίτ. κοιν.", People που χρησιμοποιούν κανόνες για την ταξινόμηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους σε φακέλους θα βρεθούν σε δύσκολη θέση εάν εμφανίσετε το όνομα της λίστας διανομής στο πλαίσιο "Ιδιαίτ. κοιν.". Επειδή οι κανόνες τους εξαρτώνται από το αν το όνομα της λίστας διανομής βρίσκεται στο πλαίσιο "Προς " ή στο πλαίσιο "Κοιν. ", το μήνυμά σας δεν θα ταξινομηθεί σύμφωνα με τους κανόνες τους.
- Έχετε επίγνωση των ορίων σας Πολλές υπηρεσίες παροχής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ορίζουν όρια για τον αριθμό των ονομάτων που μπορούν να συμπεριληφθούν στα πλαίσια "Προς", "Κοιν." και " Ιδιαίτ. κοιν." σε ένα μήνυμα. Για παράδειγμα, η υπηρεσία παροχής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να περιορίσει την αποστολή ενός μηνύματος σε 100 διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το πολύ. Εάν αυτές οι διευθύνσεις κατανέμονται μεταξύ των πλαισίων "Προς", "Κοιν." και " Ιδιαίτ. κοιν .", να θυμάστε ότι τα ονόματα στο πλαίσιο " Ιδιαίτ. κοιν ." θα προσμετρηθούν στο συνολικό όριο. Επικοινωνήστε με την υπηρεσία παροχής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σχετικά με τις πολιτικές για το λογαριασμό σας.
Ιδέες για τη χρήση της επιλογής "Ιδιαίτ. Κοιν."
Διατήρηση της ιδιωτικής λίστας παραληπτών Η επιλογή "Ιδιαίτ. κοιν." μπορεί να σας βοηθήσει να σέβεστε την προστασία των προσωπικών δεδομένων των άλλων χρηστών, διατηρώντας τους ενημερωμένους χωρίς να αποκαλύπτετε την ταυτότητά τους. Για παράδειγμα, εάν στείλετε μια αγγελία για εργασία σε πολλά άτομα, μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο "Ιδιαίτ. κοιν." για να μην αποκαλύψετε την ταυτότητα όσων αναζητούν εργασία.
Συμβουλή
Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Microsoft Office Word 2007 ως εναλλακτική λύση για την "Ιδιαίτ. Κοιν.". Με τη συγχώνευση αλληλογραφίας, μπορείτε να στείλετε γρήγορα το ίδιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μεμονωμένους παραλήπτες. Η Συγχώνευση αλληλογραφίας σάς επιτρέπει να κάνετε μαζική αποστολή αλληλογραφίας με ένα μόνο όνομα στο πλαίσιο Προς του μηνύματος.
Προσπαθήστε να περιορίσετε μια συνομιλία που έχει βγει εκτός ορίων Εδώ είμαστε σε μια κατάσταση όπου η χρήση της επιλογής "Ιδιαίτ. κοιν." για μια λίστα διανομής ή για ένα μεγάλο αριθμό ονομάτων μπορεί να είναι χρήσιμη.
Ας υποθέσουμε ότι στέλνετε ένα μήνυμα στο οποίο υπάρχουν πολλά άτομα στο πλαίσιο Προς. Η συζήτηση αρχίζει να ζωντανεύει και ο καθένας θέλει να πει τη γνώμη του. Ο αριθμός των μηνυμάτων αυξάνεται δραστικά επειδή πολλοί παραλήπτες απαντούν θέλοντας από τους άλλους να "σταματήσουν να απαντούν όλοι σε αυτό το μήνυμα". Το πρόβλημα είναι ότι όταν το κάνουν αυτό, κάνουν κλικ στην επιλογή Απάντηση σε όλους. Ένας τρόπος για να περιορίσετε τη χρήση της επιλογής Απάντηση σε όλους είναι να τοποθετήσετε το όνομα της λίστας διανομής στο πλαίσιο Ιδιαίτ. κοιν.. Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Απάντηση, να τοποθετήσετε μόνο το όνομά σας στο πλαίσιο Προς, να μετακινήσετε τη λίστα διανομής στο πλαίσιο Ιδιαίτ. κοιν. και να γράψετε ένα μήνυμα παρόμοιο με το παρακάτω:
"Εκτιμώ τις απόψεις των ατόμων σχετικά με αυτό το θέμα. Αν έχετε περαιτέρω σχόλια, απαντήστε απευθείας σε μένα. (Έχω τοποθετήσει αυτήν τη λίστα διανομής στο πλαίσιο Ιδιαίτ. κοιν. για να μειώσω τα μηνύματα απάντησης σε όλους.)"Μείωση ανεπιθύμητης αλληλογραφίας Παρόλο που οι χρήστες που στέλνουν ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να θέλουν να χρησιμοποιήσουν την επιλογή "Ιδιαίτ. κοιν.", δεν θα τους αρέσει αν την χρησιμοποιείτε. Εάν αποκρύψετε τα ονόματα των παραληπτών καταχωρώντας τα στο πλαίσιο Ιδιαίτ. κοιν., δεν θα έχει κανείς τη δυνατότητα αντιγραφής των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών από τα μηνύματά σας.