Οι λίστες και οι βιβλιοθήκες περιέχουν συχνά ευαίσθητες πληροφορίες, όπως προϋπολογισμούς εκστρατείας μάρκετινγκ ή πρωτοβουλίες ανθρώπινου δυναμικού. Μπορεί να είναι σημαντικό να υπάρχουν μόνο "επίσημες" εκδόσεις στοιχείων ή αρχείων που μπορούν να προβληθούν από συγκεκριμένους χρήστες.
Μπορείτε να απαιτήσετε την έγκριση ενός στοιχείου ή αρχείου πριν το περιεχόμενο γίνει ορατό σε συγκεκριμένους χρήστες. Απαιτώντας έγκριση, οι εταιρείες μπορούν να εφαρμόσουν ένα σημαντικό επίπεδο ποιότητας και ασφάλειας στο ευαίσθητο περιεχόμενό του.
Μπορείτε να δημιουργήσετε λίστες στο Microsoft SharePoint, την εφαρμογή λίστες στο Microsoft 365 ή ομάδες. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη στοιχείων λίστας. Μάθετε πώς να ξεκινήσετε με τις λίστες στο Microsoft teams.
Καθορισμός ότι τα στοιχεία σε μια λίστα απαιτούν έγκριση
-
Μεταβείτε στη λίστα για την οποία θέλετε να απαιτείται έγκριση.
-
Επιλέξτε ρυθμίσεις
και, στη συνέχεια, Ρυθμίσεις λίστας. -
Στην ενότητα Γενικές ρυθμίσεις , επιλέξτε Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων.
-
Στην ενότητα έγκριση περιεχομένου , επιλέξτε Ναι ως απάντηση στην επιλογή να απαιτείται έγκριση περιεχομένου για τα στοιχεία που έχουν υποβληθεί; Στην ενότητα Ιστορικό εκδόσεων στοιχείου , καθορίστε εάν θέλετε να δημιουργείτε εκδόσεις κάθε φορά που γίνεται επεξεργασία ενός στοιχείου. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να περιορίσετε τον αριθμό των εκδόσεων που διατηρούνται.
-
Στην ενότητα Ασφάλεια στοιχείου Προχείρου , Προσδιορίστε ποιοι χρήστες μπορούν να βλέπουν πρόχειρα στοιχεία στη λίστα.
Συμβουλή: Εάν χρειάζεστε έγκριση περιεχομένου για μια λίστα ή βιβλιοθήκη που περιέχει ήδη στοιχεία, όλα τα στοιχεία της βιβλιοθήκης επισημαίνονται ως εγκεκριμένα.
-
Μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε από τα εξής:
-
Χρήστες που μπορούν να διαβάσουν στοιχεία στη λίστα.
-
Μόνο οι χρήστες που μπορούν να επεξεργαστούν στοιχεία στη λίστα.
-
Μόνο οι χρήστες που μπορούν να εγκρίνουν στοιχεία στη λίστα και ο συντάκτης του στοιχείου.
-
-
Επιλέξτε OK.
Κατάσταση έγκρισης
Εάν κάποιος υποβάλει ένα στοιχείο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη που απαιτεί εγκρίσεις, είναι σε κατάσταση εκκρεμούς μέχρι κάποιος (ο οποίος έχει τουλάχιστον το επίπεδο δικαιωμάτων "Διαχείριση λιστών") να το εγκρίνει. Ενώ αναμένει έγκριση, παραμένει σε κατάσταση εκκρεμούς .
Συνήθως, όταν ένα στοιχείο βρίσκεται σε κατάσταση εκκρεμούς, μόνο ο δημιουργός του στοιχείου και τα άτομα που έχουν δικαιώματα για τη διαχείριση λιστών και βιβλιοθηκών μπορούν να το δουν. Μετά την αλλαγή της κατάστασής του από Εκκρεμείς σε εγκεκριμένη, γίνεται ορατό σε οποιονδήποτε έχει το δικαίωμα να προβάλει τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.
Τα άρθρα που απορρίφθηκαν παραμένουν στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη μέχρι ο εντολέας — ή κάποιος άλλος που έχει τα απαραίτητα δικαιώματα — να τα διαγράψει. Όλα τα στοιχεία ή τα αρχεία που υπάρχουν ήδη στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη εκχωρούνται αυτόματα ως εγκεκριμένη κατάσταση.
Σημαντικό: Εάν η ασφάλεια στη βιβλιοθήκη τοποθεσίας έχει ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει σε οποιονδήποτε χρήστη την ανάγνωση στοιχείων, τότε οποιοσδήποτε έχει δικαιώματα ανάγνωσης στην τοποθεσία μπορεί να δει όλα τα στοιχεία στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, ανεξάρτητα από το αν τα στοιχεία βρίσκονται σε εγκεκριμένη κατάσταση.
Καθορισμός στοιχείων σε μια βιβλιοθήκη του SharePoint που απαιτούν έγκριση
Σημείωση: Μόνο οι χρήστες με δικαιώματα πλήρους ελέγχου ή σχεδίασης μπορούν να τροποποιήσουν τις ρυθμίσεις της βιβλιοθήκης του SharePoint.
-
Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη του SharePoint για την οποία θέλετε να απαιτείται έγκριση.
-
Επιλέξτε ρυθμίσεις
και, στη συνέχεια, Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.Εάν δεν βλέπετε αυτά τα στοιχεία μενού, επιλέξτε βιβλιοθήκηκαι, στην ομάδα ρυθμίσεις, επιλέξτε
Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.
-
Για να ανοίξετε τη σελίδα Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων , στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων.
-
Στην ενότητα έγκριση περιεχομένου , επιλέξτε Ναι ως απάντηση στην επιλογή να απαιτείται έγκριση περιεχομένου για τα στοιχεία που έχουν υποβληθεί; Στην ενότητα Ιστορικό εκδόσεων εγγράφου , καθορίστε εάν θέλετε SharePoint να δημιουργείτε εκδόσεις όταν γίνεται επεξεργασία ενός αρχείου. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να περιορίσετε τον αριθμό των εκδόσεων που διατηρούνται.
-
Στην ενότητα Ασφάλεια στοιχείου Προχείρου , Προσδιορίστε ποιοι χρήστες μπορούν να βλέπουν πρόχειρα στοιχεία στη βιβλιοθήκη εγγράφων.
Συμβουλή: Εάν χρειάζεστε έγκριση περιεχομένου για μια λίστα ή βιβλιοθήκη που περιέχει ήδη στοιχεία, όλα τα στοιχεία της βιβλιοθήκης επισημαίνονται ως εγκεκριμένα.
-
Μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε από τα εξής:
-
Χρήστες που μπορούν να διαβάσουν στοιχεία στη λίστα.
-
Μόνο οι χρήστες που μπορούν να επεξεργαστούν στοιχεία στη λίστα.
-
Μόνο οι χρήστες που μπορούν να εγκρίνουν στοιχεία στη λίστα και ο συντάκτης του στοιχείου.
-
-
Επιλέξτε OK.
Καθορισμός ότι τα στοιχεία ή τα αρχεία σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη απαιτούν έγκριση
Εάν κάποιος υποβάλει ένα στοιχείο ή αρχείο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη που απαιτεί εγκρίσεις, αυτή η κατάσταση βρίσκεται σε εκκρεμότητα μέχρι κάποιος που έχει τα απαραίτητα δικαιώματα να το εγκρίνει. Ενώ αναμένει έγκριση, παραμένει σε κατάσταση εκκρεμούς .
Συνήθως, όταν ένα στοιχείο ή αρχείο βρίσκεται σε κατάσταση εκκρεμούς , μόνο ο δημιουργός του στοιχείου ή του αρχείου και τα άτομα που έχουν δικαιώματα για τη διαχείριση λιστών και βιβλιοθηκών μπορούν να το δουν. Μετά την αλλαγή της κατάστασής του από Εκκρεμείς σε εγκεκριμένη, γίνεται ορατό σε οποιονδήποτε έχει το δικαίωμα να προβάλει τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. Τα άρθρα που απορρίφθηκαν παραμένουν στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη μέχρι ο εντολέας — ή κάποιος άλλος που έχει τα απαραίτητα δικαιώματα — να τα διαγράψει. Όλα τα στοιχεία ή τα αρχεία που υπάρχουν ήδη στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη εκχωρούνται αυτόματα ως εγκεκριμένη κατάσταση.
Σημαντικό: Εάν η ασφάλεια στη βιβλιοθήκη τοποθεσίας έχει ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει σε οποιονδήποτε χρήστη την ανάγνωση στοιχείων, τότε οποιοσδήποτε έχει δικαιώματα ανάγνωσης στην τοποθεσία μπορεί να δει όλα τα στοιχεία στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, ανεξάρτητα από το αν τα στοιχεία βρίσκονται σε εγκεκριμένη κατάσταση.
Μόνο τα άτομα που έχουν δικαιώματα πλήρους ελέγχου ή σχεδίασης μπορούν να τροποποιήσουν τις ρυθμίσεις της λίστας ή της βιβλιοθήκης.
Για να ρυθμίσετε την απαιτούμενη έγκριση στοιχείων ή αρχείων
-
Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη τοποθεσίας δεν είναι ήδη ανοιχτή, στο παράθυρο γρήγορης εκκίνησης, επιλέξτε το όνομά της.
-
Στην κορδέλα, επιλέξτε την καρτέλα βιβλιοθήκη στην ομάδα εργαλεία βιβλιοθήκης ή Εργαλεία λίστας .
-
Εάν εργάζεστε σε μια βιβλιοθήκη, επιλέξτε Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης. Εάν εργάζεστε σε μια λίστα, επιλέξτε Ρυθμίσεις λίστας. Σε αυτό το παράδειγμα, ανοίγει η σελίδα " Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης ".
-
Στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων. Ανοίγει η σελίδα " Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων ".
-
Στην ενότητα έγκριση περιεχομένου , επιλέξτε Ναι ως απάντηση στην ερώτηση απαιτείται έγκριση περιεχομένου για στοιχεία που έχουν υποβληθεί; ερώτηση.
-
Στην ενότητα Ασφάλεια στοιχείου Προχείρου , Προσδιορίστε ποιοι χρήστες μπορούν να βλέπουν πρόχειρα στοιχεία στη βιβλιοθήκη εγγράφων. Σε αυτό το παράδειγμα, επιλέγονται μόνο οι χρήστες που μπορούν να εγκρίνουν στοιχεία (και ο συντάκτης του στοιχείου) .
-
Επιλέξτε OK.
Το παρακάτω παράδειγμα εμφανίζει τα εγκεκριμένα στοιχεία σε μια βιβλιοθήκη, αφού η επιλογή " απαίτηση έγκρισης περιεχομένου " έχει καθοριστεί σε Ναι. Επειδή αυτά τα αρχεία βρίσκονταν ήδη στη βιβλιοθήκη, εγκρίθηκαν αυτόματα.
Κατάργηση της απαίτησης έγκρισης από μια λίστα ή βιβλιοθήκη τοποθεσίας
Ο οργανισμός σας μπορεί, τελικά, να το βρει άβολο ή περιττό να απαιτήσει έγκριση για κάθε στοιχείο αρχείου σε μια συγκεκριμένη λίστα ή βιβλιοθήκη. Αυτή η απαίτηση όχι μόνο απαιτεί χρόνο από το άτομο που πρέπει να χορηγήσει ή να αρνηθεί την έγκριση, αλλά εμποδίζει επίσης τους χρήστες να συνεργάζονται εύκολα σε ένα αρχείο ή στοιχείο. Εάν διαπιστώσετε ότι ο οργανισμός σας δεν χρειάζεται πλέον να έχει εγκριθεί κάθε στοιχείο ή αρχείο, μπορείτε να καταργήσετε την απαίτηση.
Για να καταργήσετε την απαίτηση για έγκριση στοιχείων ή αρχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη
-
Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη τοποθεσίας δεν είναι ήδη ανοιχτή, στο παράθυρο γρήγορης εκκίνησης, επιλέξτε το όνομά της.
-
Στην κορδέλα, επιλέξτε την καρτέλα βιβλιοθήκη στην ομάδα Εργαλεία βιβλιοθήκης ή την καρτέλα λίστα στην ομάδα Εργαλεία λίστας .
-
Εάν εργάζεστε σε μια βιβλιοθήκη, επιλέξτε Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης. Εάν εργάζεστε σε μια λίστα, επιλέξτε Ρυθμίσεις λίστας. Σε αυτό το παράδειγμα, ανοίγει η σελίδα " Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης ".
-
Στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων. Ανοίγει η σελίδα " Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων ".
-
Στην ενότητα έγκριση περιεχομένου , επιλέξτε Όχι ως απάντηση στην ερώτηση απαιτείται έγκριση περιεχομένου για στοιχεία που έχουν υποβληθεί; ερώτηση. Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου προειδοποίησης.
-
Για να κλείσετε το μήνυμα, επιλέξτε OK.
-
Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων , επιλέξτε OK. Όταν επιστρέψετε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη σας, η κατάσταση έγκρισης δεν είναι πλέον διαθέσιμη στη σελίδα. Όλοι οι χρήστες που έχουν το δικαίωμα να προβάλουν τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη μπορούν να προβάλουν όλο το περιεχόμενο που βρίσκεται εκεί.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα έγκριση ή απόρριψη στοιχείων ή αρχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη τοποθεσιών.
