Απαίτηση έγκρισης στοιχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη
Ισχύει για
Συνδρομητική έκδοση SharePoint Server SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint στο Microsoft 365 SharePoint Foundation 2010 SharePoint Server 2010 Λίστες MicrosoftΛίστες και οι βιβλιοθήκες συχνά περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες, όπως προϋπολογισμούς εκστρατείας μάρκετινγκ ή πρωτοβουλίες ανθρώπινου δυναμικού. Μπορεί να είναι σημαντικό να βλέπετε μόνο "επίσημες" εκδόσεις στοιχείων ή αρχείων από συγκεκριμένους χρήστες.
Μπορείτε να απαιτήσετε την έγκριση ενός στοιχείου ή αρχείου πριν το περιεχόμενο γίνει ορατό σε συγκεκριμένους χρήστες. Απαιτώντας έγκριση, οι οργανισμοί μπορούν να εφαρμόσουν σημαντικό επίπεδο ποιότητας και ασφάλειας στο ευαίσθητο περιεχόμενό τους.
-
Μεταβείτε στη λίστα για την οποία θέλετε να απαιτείται έγκριση.
-
Επιλέξτε Ρυθμίσεις
-
Στην ενότητα Γενικές ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις εκδόσεων.
-
Στην ενότητα Έγκριση περιεχομένου , επιλέξτε Ναι ως απάντηση στην ενότητα Να απαιτείται έγκριση περιεχομένου για στοιχεία που έχουν υποβληθεί; Στην ενότητα Ιστορικό εκδόσεων στοιχείου , καθορίστε εάν θέλετε να δημιουργείτε εκδόσεις κάθε φορά που γίνεται επεξεργασία ενός στοιχείου. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να περιορίσετε τον αριθμό των εκδόσεων που διατηρούνται.
-
Στην ενότητα Ασφάλεια πρόχειρου στοιχείου , προσδιορίστε ποιοι χρήστες μπορούν να δουν πρόχειρα στοιχεία στη λίστα.
Συμβουλή: Εάν χρειάζεστε έγκριση περιεχομένου για μια λίστα ή βιβλιοθήκη που περιέχει ήδη στοιχεία, όλα τα στοιχεία στη βιβλιοθήκη επισημαίνονται με την ένδειξη Εγκρίθηκε.
-
Μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε από τα εξής:
-
Χρήστες που μπορούν να διαβάσουν στοιχεία στη λίστα.
-
Μόνο οι χρήστες που μπορούν να επεξεργαστούν στοιχεία στη λίστα.
-
Μόνο οι χρήστες που μπορούν να εγκρίνουν στοιχεία στη λίστα και ο συντάκτης του στοιχείου.
-
-
Επιλέξτε OK.
Εάν κάποιος υποβάλει ένα στοιχείο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη που απαιτεί εγκρίσεις, είναι σε κατάσταση σε εκκρεμότητα μέχρι κάποιος (που έχει τουλάχιστον επίπεδο διαχείρισης Λίστες δικαιώματα) να το εγκρίνει. Ενώ αναμένει έγκριση, παραμένει σε κατάσταση σε εκκρεμότητα .
Συνήθως, όταν ένα στοιχείο είναι σε κατάσταση "Σε εκκρεμότητα", μόνο ο αποστολέας του στοιχείου και τα άτομα που έχουν δικαιώματα διαχείρισης λιστών και βιβλιοθηκών μπορούν να το δουν. Όταν η κατάστασή του αλλάξει από Σε εκκρεμότητα σε Εγκρίθηκε, γίνεται ορατή σε οποιονδήποτε έχει δικαιώματα προβολής της λίστας ή της βιβλιοθήκης.
Τα άρθρα που απορρίφθηκαν παραμένουν στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη μέχρι να τα διαγράψει ο δημιουργός ή κάποιος άλλος που έχει τα απαραίτητα δικαιώματα. Σε όλα τα στοιχεία ή αρχεία που υπάρχουν ήδη στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη εκχωρείται αυτόματα κατάσταση Εγκρίθηκε .
Σημαντικό: Εάν η ασφάλεια στη βιβλιοθήκη τοποθεσίας έχει ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει σε οποιονδήποτε χρήστη να διαβάζει στοιχεία, τότε οποιοσδήποτε έχει δικαιώματα ανάγνωσης στην τοποθεσία μπορεί να δει όλα τα στοιχεία στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, εάν τα στοιχεία είναι σε κατάσταση Εγκρίθηκε .
Σημείωση: Μόνο οι χρήστες με δικαιώματα πλήρους ελέγχου ή σχεδίασης μπορούν να αλλάξουν τις ρυθμίσεις βιβλιοθήκης του SharePoint.
-
Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη του SharePoint για την οποία θέλετε να απαιτείται έγκριση.
-
Επιλέξτε Ρυθμίσεις
Αν δεν βλέπετε αυτά τα στοιχεία μενού, επιλέξτε Βιβλιοθήκη και, στην ομάδα Ρυθμίσεις, επιλέξτε
Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.
-
Για να ανοίξετε τη σελίδα Ρυθμίσεις διαχείριση εκδόσεων , στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις εκδόσεων.
-
Στην ενότητα Έγκριση περιεχομένου , επιλέξτε Ναι ως απάντηση στην ενότητα Να απαιτείται έγκριση περιεχομένου για στοιχεία που έχουν υποβληθεί; Στην ενότητα Ιστορικό εκδόσεων εγγράφου , καθορίστε εάν θέλετε SharePoint να δημιουργείτε εκδόσεις κατά την επεξεργασία ενός αρχείου. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να περιορίσετε τον αριθμό των εκδόσεων που διατηρούνται.
-
Στην ενότητα Ασφάλεια πρόχειρου στοιχείου , προσδιορίστε ποιοι χρήστες μπορούν να δουν πρόχειρα στοιχεία στη βιβλιοθήκη εγγράφων.
Συμβουλή: Εάν χρειάζεστε έγκριση περιεχομένου για μια λίστα ή βιβλιοθήκη που περιέχει ήδη στοιχεία, όλα τα στοιχεία στη βιβλιοθήκη επισημαίνονται με την ένδειξη Εγκρίθηκε.
-
Μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε από τα εξής:
-
Χρήστες που μπορούν να διαβάσουν στοιχεία στη λίστα.
-
Μόνο οι χρήστες που μπορούν να επεξεργαστούν στοιχεία στη λίστα.
-
Μόνο οι χρήστες που μπορούν να εγκρίνουν στοιχεία στη λίστα και ο συντάκτης του στοιχείου.
-
-
Επιλέξτε OK.
Εάν κάποιος υποβάλει ένα στοιχείο ή αρχείο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη που απαιτεί εγκρίσεις, είναι σε κατάσταση σε εκκρεμότητα μέχρι κάποιος που έχει τα απαραίτητα δικαιώματα για να το εγκρίνει. Ενώ αναμένει έγκριση, παραμένει σε κατάσταση σε εκκρεμότητα .
Συνήθως, όταν ένα στοιχείο ή αρχείο είναι σε κατάσταση "Σε εκκρεμότητα", μόνο ο αποστολέας του στοιχείου ή του αρχείου και τα άτομα που έχουν δικαιώματα διαχείρισης λιστών και βιβλιοθηκών μπορούν να το δουν. Όταν η κατάστασή του αλλάξει από Σε εκκρεμότητα σε Εγκρίθηκε, γίνεται ορατή σε οποιονδήποτε έχει δικαιώματα προβολής της λίστας ή της βιβλιοθήκης. Τα άρθρα που απορρίφθηκαν παραμένουν στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη μέχρι να τα διαγράψει ο δημιουργός ή κάποιος άλλος που έχει τα απαραίτητα δικαιώματα. Σε όλα τα στοιχεία ή αρχεία που υπάρχουν ήδη στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη εκχωρείται αυτόματα κατάσταση Εγκρίθηκε .
Σημαντικό: Εάν η ασφάλεια στη βιβλιοθήκη τοποθεσίας έχει ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει σε οποιονδήποτε χρήστη να διαβάζει στοιχεία, τότε οποιοσδήποτε έχει δικαιώματα ανάγνωσης στην τοποθεσία μπορεί να δει όλα τα στοιχεία στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, ανεξάρτητα από το αν τα στοιχεία είναι σε κατάσταση Εγκρίθηκε .
Μόνο τα άτομα που έχουν δικαιώματα πλήρους ελέγχου ή σχεδίασης μπορούν να αλλάξουν τις ρυθμίσεις λίστας ή βιβλιοθήκης.
Για να ρυθμίσετε την απαιτούμενη έγκριση στοιχείων ή αρχείων
-
Εάν η λίστα τοποθεσιών ή η βιβλιοθήκη δεν είναι ήδη ανοιχτή, στο παράθυρο Γρήγορη εκκίνηση, επιλέξτε το όνομά της.
-
Στην κορδέλα, επιλέξτε την καρτέλα Βιβλιοθήκη στην ομάδα Εργαλεία βιβλιοθήκης ή Εργαλεία λίστας .
-
Εάν εργάζεστε σε μια βιβλιοθήκη, επιλέξτε Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης. Εάν εργάζεστε σε μια λίστα, επιλέξτε Ρυθμίσεις λίστας. Σε αυτό το παράδειγμα, ανοίγει η σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης .
-
Στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις εκδόσεων. Ανοίγει η σελίδα Ρυθμίσεις διαχείριση εκδόσεων .
-
Στην ενότητα Έγκριση περιεχομένου, επιλέξτε Ναι ως απάντηση στην ερώτηση Να απαιτείται έγκριση περιεχομένου για στοιχεία που έχουν υποβληθεί;
-
Στην ενότητα Ασφάλεια πρόχειρου στοιχείου , προσδιορίστε ποιοι χρήστες μπορούν να δουν πρόχειρα στοιχεία στη βιβλιοθήκη εγγράφων. Σε αυτό το παράδειγμα, είναι επιλεγμένο μόνο οι χρήστες που μπορούν να εγκρίνουν στοιχεία (και ο συντάκτης του στοιχείου ).
-
Επιλέξτε OK.
Το παρακάτω παράδειγμα δείχνει εγκεκριμένα στοιχεία σε μια βιβλιοθήκη μετά την επιλογή Απαίτηση έγκρισης περιεχομένου που έχει οριστεί σε Ναι. Επειδή αυτά τα αρχεία βρίσκονταν ήδη στη βιβλιοθήκη, εγκρίθηκαν αυτόματα.
Ο οργανισμός σας μπορεί, τελικά, να θεωρεί ακατάλληλο ή περιττό να απαιτεί έγκριση για κάθε στοιχείο αρχείου σε μια συγκεκριμένη λίστα ή βιβλιοθήκη. Αυτή η απαίτηση όχι μόνο απαιτεί χρόνο από το άτομο που πρέπει να εκχωρήσει ή να αρνηθεί έγκριση, αλλά εμποδίζει επίσης τους χρήστες να συνεργαστούν εύκολα σε ένα αρχείο ή στοιχείο. Εάν διαπιστώσετε ότι ο οργανισμός σας δεν χρειάζεται πλέον να έχει εγκριθεί κάθε στοιχείο ή αρχείο, μπορείτε να καταργήσετε την απαίτηση.
Για να καταργήσετε την απαίτηση για έγκριση στοιχείων ή αρχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη
-
Εάν η λίστα τοποθεσιών ή η βιβλιοθήκη δεν είναι ήδη ανοιχτή, στο παράθυρο Γρήγορη εκκίνηση, επιλέξτε το όνομά της.
-
Στην κορδέλα, επιλέξτε την καρτέλα Βιβλιοθήκη στην ομάδα Εργαλεία βιβλιοθήκης ή στην καρτέλα Λίστα στην ομάδα Εργαλεία λίστας .
-
Εάν εργάζεστε σε μια βιβλιοθήκη, επιλέξτε Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης. Εάν εργάζεστε σε μια λίστα, επιλέξτε Ρυθμίσεις λίστας. Σε αυτό το παράδειγμα, ανοίγει η σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης .
-
Στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις εκδόσεων. Ανοίγει η σελίδα Ρυθμίσεις διαχείριση εκδόσεων .
-
Στην ενότητα Έγκριση περιεχομένου, επιλέξτε Όχι ως απάντηση στην ερώτηση Να απαιτείται έγκριση περιεχομένου για στοιχεία που έχουν υποβληθεί; Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου προειδοποίησης.
-
Για να κλείσετε το μήνυμα, επιλέξτε OK.
-
Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις διαχείριση εκδόσεων , επιλέξτε OK. Όταν επιστρέψετε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη σας, η Κατάσταση έγκρισης δεν είναι πλέον διαθέσιμη στη σελίδα. Όλοι οι χρήστες που έχουν δικαίωμα προβολής της λίστας ή της βιβλιοθήκης μπορούν να προβάλουν όλο το περιεχόμενο που βρίσκεται εκεί.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Έγκριση ή απόρριψη στοιχείων ή αρχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη τοποθεσίας και Όλες οι πληροφορίες σχετικά με τις ροές εργασιών έγκρισης.
Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;
Θέλετε περισσότερες επιλογές;
Εξερευνήστε τα πλεονεκτήματα της συνδρομής, περιηγηθείτε σε εκπαιδευτικά σεμινάρια, μάθετε πώς μπορείτε να προστατεύσετε τη συσκευή σας και πολλά άλλα.
Οι κοινότητες σάς βοηθούν να κάνετε και να απαντάτε σε ερωτήσεις, να δίνετε σχόλια και να ακούτε από ειδικούς με πλούσια γνώση.
